發布時間：2023-09-17 15:03:32
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電力建設工程合同區別于一般的經濟合同，有其自身的特殊性，在進行項目合同管理時應把握其一般的特點。
1)合同管理長期性。由于電力建設工程周期長，相應合同的生命周期就會長，合同管理的周期長、跨度大，會使其受到外界各種因素的影響大，而且合同本身還可能存在很多不可預見性的風險，妨礙合同的正常實施，造成經濟損失。
2)合同管理動態性。項目合同實施的過程中牽涉較多，合同內外干擾事件較多、合同變更頻繁，實施過程中合同也要因時調整，是動態化的管理過程。
3)合同管理的復雜性。項目進行過程中需要眾多的參建單位，接口復雜，合同履行過程中涉及到業主與承包商、不同承包商之間、承包商與分包商及業主與材料供應商之間的各種復雜關系，使得項目合同的管理極其復雜，處理不當會帶來經濟損失。
4)合同管理的效益性。電力建設投資大、合同金額高，合同管理的好壞直接影響企業的利益。
2合同管理現狀
電力工程建設的復雜性決定了其合同管理的艱難程度，我國電力市場建設發育還不完善，交易行為也不規范，電力建設合同管理中也存在一些比較主要的問題。
1)合同法律意識不強。工程合同一般為承發包雙方的法制性文件，必須依法簽字履行。往往有許多企業法人及合同主管人員忽視法律對工程合同的保護和監督作用，在合同實施過程中沒有依循法律約束自己的行為和按照法律條款來保護自己，在簽訂合同中主觀辦事，隨意變更，甚至另行隨意起草合同等。
2)重視工程建設，輕視合同管理。合同管理在國外被視為承包商盈虧的關鍵環節。而現有的電力企業中很多部門人員只注重項目的工程建設，對合同管理不重視甚至不予理睬，從而出現一些不必要的損失。從行業管理方面來看，管理部門對施工合同的管理力度不夠，采用的措施不到位，方法也不得當。
3)合同管理脫節。工程合同管理是有效控制工程進度、質量、資金投入的法律性文件，然而在實際履行過程中所中的標書與施工管理合同管理分屬不同職能部門，施工單位與建設單位簽約后，合同就會以文件形式轉達項目經理部，而項目經理部只管合同，不管技術，這種施工合同管理與招標管理在實施過程中產生分支、脫節的現象，最終使技術流于形式。
4)合同索賠難以實現。在電力工程施工中，有時由于設計變更或工程量的增加，業主未按合同辦理簽證，增加的工程量無法簽證，增加了承包商的施工成本，降低了利潤，增加了市場風險。但許多施工企業因為害怕與業主的關系搞僵，不利于今后的合作，為了未來的合作，承包方往往不依據合同進行索賠。
5)專業人才匱乏。電力建設合同涉及專業面廣、內容多，合同管理需要專業的技術人員。然而很多建設項目管理機構中，沒有專業技術人員管理合同，或者合同管理人員缺少培訓，將合同管理簡單地視為一種事務性工作，一旦發生合同糾紛，缺少必要的法律援助。
3合同管理的幾點意見
1)提高對合同的法律認識。合同是保護自己合法權益的有利武器和工具，要通過宣傳、培訓，讓相關人員真正地認識到這一點。要依法運用合同審查等手段，在事前避免或減少由于合同不嚴謹而帶來的經濟糾紛和不必要的損失。施工過程中要加強項目管理和施工人員的法制觀念，從根本上保證合同的履行。
2)加強合同管理。作為合同管理部門要從思想上高度重視，提高合同管理的重視程度，與企業其他管理并抓;在制度上，建立合同實施保證體系，將合同責任制落實到具體工程和人員;配備專人管理，對相關文件進行風險分析;健全合同文檔管理系統，對于工程進行過程中來往有關合同的書函文件進行資料收集、整理及存檔。
3)增強索賠意識。索賠是企業保護自己合法權益、防范合同風險比較重要的方法，是企業進入市場必須具備的市場觀念和行為。作為企業要敢于索賠，學會索賠，認真研究文件內容，尋找機會，建立相關索賠的詳細檔案，并按合同約定的時間及時反映報送索賠文件，獲得合法、合理的索賠。
4結語
關鍵詞：合同;合同管理;工程總承
包項目合同是總承包商開展工程項目建設管理工作的基本依據。合同管理貫穿于整個工程項目管理活動中，工程合同的管理能力是項目管理團隊必備的能力之一。因此，本文提出了工程總承包企業應當加強合同管理，進而實現項目管理的投資控制、進度控制和質量控制。
1合同管理在工程項目管理中的地位及現狀
抓住合同管理才是抓住了問題的本質。對工程企業來說，良好的合同管理一方面可以使企業的生產經營與市場接軌，提高企業適應市場及參與市場競爭的能力；同時，還可以使企業在執行項目過程中維護自身的合法權益，提高企業的經濟效益。據統計，對于正常的工程項目，合同管理的成功與失敗對工程造價的高低有20%的影響。盡管合同管理在工程項目中的地位如此重要，但對于合同管理的研究，卻沒有獲得應有的地位。當前我國的項目管理中，普遍采取的是美國項目管理協會的PMI管理體系，研究重點也是以下九大問題的管理：以質量管理、進度管理、費用管理為核心的目標管理，以采購管理、人力資源管理、溝通管理組成的資源管理，以及以集成管理、范圍管理、風險管理組成的綜合管理上。合同管理之所以沒有被列入PMI管理手冊，并不是因為合同管理不重要，而是因為合同管理已經成為了發達國家經濟建設的基礎，FIDIC中的每一條款都必須要落實到合同中，按合同文字說話及執行項目已經成為美國及其他發達國家的工作習慣。然而，我國由于長期受計劃經濟影響，人情關系代替法制的現象普遍，所以在項目執行過程中，合同的權威性很難樹立。有些中方企業會因無法遵守合同而被業主解除合同、沒收保函、并追償巨額賠償。其根本原因在于不熟悉EPC合同模式下的風險分配機制和游戲規則，貿然簽訂EPC合同，沒有公平公正的履約基礎加上在執行合同過程中法律意識淡薄導致。
2工程合同管理的主要內容：
以FIDIC合同為例，工程承包合同是不單指合同協議書，其主要組成部分及解釋順序是：合同協議書、中標通知書、投標書、合同條款、圖紙、技術規范、工程量清單、其他協議和文件。所以合同管理工作圍繞以上內容，要包括：（1）對合同執行情況進行實時監督及檢查。主要包括：檢查合同法及有關法律法規的執行情況、實時監控及檢查合同簽訂及履行情況。建立健全工程合同管理制度，具體包括合同歸口管理程序、合同管理考核程序、合同用章管理程序以及合同歸檔程序。（2）對合同執行情況進行統計分析，具體包括合同造價、履約率、糾紛次數、原因、變更次數及變更原因分析等。
3工程總承包項目中合同管理的特點
由于現代工程項目較龐大，結構復雜，工程參加及設計的單位和分包較多，對技術、質量要求的標準高，所以，在工程總承包項目的合同管理過程中，會因為這些原因導致合同管理有一些更特殊之處，主要體現在：其一、工程總承包合同價值量大，合同價格高，所以合同管理的經濟效益更加顯著。其二、工程總承包合同在執行過程中，干擾因素更多，合同變更會更加頻繁，稍大點的工程在合同執行過程中的變更可能會有幾百項，因此，合同管理是動態的，要按照變更后的情況不斷地調整管理工作。
4加強合同管理的建議及意見
4.1動態化地進行合同管理，實時監督調整
在項目施工過程中，由于各種內在及外界的干擾因素影響，合同實施過程中難免會偏離初定的總目標，因此要用動態化的方法，根據現場施工進度，實時調控合同管理的目標。但每次合同的調整或者變更的產生，都必須做好必要的原始數據整理及匯總工作。按照FIDIC合同條件中的要求，對項目施工過程進行嚴密的計劃、及準確、詳細的現場記錄，可以給后續合同變更管理提供必要的證據。如以周為單位制定施工計劃、現場施工記錄組織每日會簽。這些記錄是合同管理的基礎數據，同時是施工索賠的處理合同糾紛的最原始的證據。基于這些基礎數據，可以更準確地分析施工進度與合同偏差所在及偏差產生的原因，進而采取調整措施。
4.2將合同事件及目標分解
項目開始初期，項目管理組應組織項目管理人員學習熟知合同條款，使大家熟悉合同的內容，了解承包商的合同職責和工程范圍。然后將項目的總體目標明確，并將各個項目事件的責任分解到各個專業、各個時間段。這樣，工程的總目標及任務被分解成各階段、各小項，對這些小目標分階段、分工組的進行質量、工期、技術掌控，進而實現項目的總體目標。
4.3合同管理要專業化、科學化
除對項目管理人員組織必要的合同條款培訓，實行全員參與合同管理，更重要的是，每個總承包合同需要配備專門的合同管理人員，這些人員需要具備工程經驗并學習過法律，其職責是對合同資料、工程資料的跟蹤、整理、及存檔工作。根據項目特點，制定合同管理程序及編號程序，建立數據庫對合同統一管理，保證資料的完整性。另外，隨著項目的執行，分包合同及資料的不斷累積，需要管理的數據會急劇增長，單純依靠人工方法無法更準確便捷地查找資料，不能依賴回憶來維系各資料之間的內在聯系。因此，還應借助計算機信息處理的有關技術，加強計算機軟件的開發，建立計算機信息管理系統，盤活項目的信息資產。
總之，合同管理是目前我國工程總承包企業項目管理中最薄弱的環節，也是我國企業走向國際總承包市場的一大障礙。本文以FIDIC合同條件作為理論依據，探討了如何加強合同管理，希望能對工程總承包企業提高合同管理水平有一定的啟發和幫助。
參考文獻：
[1]菲迪克FIDIC施工合同條件.機械工業出版社，1999年第1版.
[2]李啟明.工程建設合同與索賠管理[M].北京:科學出版社，2004.
關鍵詞:工程項目;合同管理;辦法
一、引言
四川省某單位災后重建工程是汶川地震災后恢復重建重點項目,項目建設的目的是滿足學院的正常教學需要和恢復正常的教學秩序。項目總投資2.4億元左右,建設資金來源于國家災后重建專項資金;建設規模為120000平方米,新建設項目包括綜合辦公樓、教學樓、圖書館、食堂、學生宿舍及其輔助設施。該項目是學院發展史上規模最大、一次性投資較大的建設工程項目。
整個工程項目包括立項階段、設計階段、招標合同階段、建設階段及后期收尾階段的配套工程、綠化等工程,工程量大、工期緊。為了加快工程項目建設步伐,整個工程分為若干個批次和不同的標段。目前和相關承包方已經簽署各種合同達100多份。針對合同的數量大、種類多、合同管理范圍廣的情況,四川建筑職業技術學院充分利用各種資源,制定了全面而詳盡的合同管理辦法,保證建設工程項目的順利完成。
二、合同管理的具體辦法
建設單位根據災后重建工程項目的具體特點分別制定了招投標階段的合同管理、合同簽訂階段的合同管理、工程項目實施階段的合同管理及項目竣工后的合同管理。
(一)招標階段的管理
招標文件直接關系到招標后的簽訂工程項目合同的內容,也與此后的合同管理績效有著直接的聯系。因此,四川建筑職業技術學院在災后重建工程部內成立了相應的部門:合同組和造價組。成員都是從四川建筑職業技術學院教師隊伍中抽調出來的,具有豐富的理論和實踐經驗。造價組在招標前主要負責各單體的工程量清單編制,工程量清單編制要求符合招標文件,每一個子項目的工作內容與工作要求都要表達準確完整,做到分項不錯不漏、不留缺口,為工程管理和造價控制打下了良好的基礎。合同組在這個階段主要負責起草招標文件。招標文件制定主要根據造價組制定的工程量清單、中華人民共和國標準施工招標文件(2007年版)以及恢復重建的相關規定。在制定招標文件中的合同主要條款時,對于可能在施工中增加較多的單項工程量,明確約定雙方所承擔的風險范圍;對于工程量清單所列分項外的可預見的變更情況,也對造價和工期的控制事先進行約定,使工程項目管理過程中始終處于可控狀態;對于市場價格差異較大的裝飾材料的性能、型號、技術要求、外觀色彩應盡量做到詳盡描述、可約定一個上限價,要求承包商在施工前必須提供樣品,在招標確認價格后才能施工,并保留如所提供樣品市場價達不到上限價時,招標人有相應調低價格的權利;確定合理的工程計量方法、投標報價方法和招標方式,對投標人的資質在招標文件做了明確規定。對于起草好的招標文件,合同組向有經驗的建筑承包商和招標公司進行咨詢,通過這種方式來進一步的完善和細化招標文件的內容和條款。對于招標文件所存在的問題,及時地簽發招標文件的變更、補遺通知書,從而使投標人能夠準確地掌握招標文件的內容,準確地編制投標文件。上述的工作為中標后的合同制定打下良好的基礎。
(二)合同簽訂階段的管理
合同文本是合同管理的依據,一份編制依據充分、內容翔實嚴謹、形式科學規范的施工合同文本,是其得以順利履行的前提,也是建設工程質量的有力保障。
在確定中標單位后,合同組則根據招標、投標文件起草合同文本,在起草時合同組嚴格執行合同法、招投標法及其相關法律法規政策。合同文本起草完后,四川建筑職業技術學院的相關部門組成合同審查小組對合同文本進行審查。小組包括災后重建工程部的合同組、造價組,四川建筑職業技術學院的國資處、監審處、財務處、設計組。造價組、國資處、監審處、財務處共同審查的內容涉及到合同文本的合法性、真實性、合理性及合同價格條款;設計組和現場代表對合同的可行性、技術要求、質量要求、工期要求、材料供應、提交成果等內容的審查。對于補充條款的制定,小組則結合工程項目和學院的具體情況,制定相關的條款。如為保證四川建筑職業技術學院正常的教學生活秩序,承包人按發包人要求增加的圍墻、道路、水電線路等工作內容,由承包人提交方案及費用估算,經監理及發包人批準后實施。合同文本編制修定完畢后由合同組會同各相關部門與承包商進行協商談判,最終達成一致。然后,按照建筑業合同存檔的要求,存檔一定份數的合同文本。
對一些零星、小規模工程,如室內外的裝飾、安裝工程。按照我國招投標法的要求,這些建設工程不需要進行公開招投標的,四川建筑職業技術學院則采取規定的比價方式擇優選定承包商和合同會簽審批制度,堅決杜絕暗箱操作,借此來防止一些不法承包商利用非法手段獲得承包資格,簽訂無效合同。
(三)項目實施階段的合同管理
項目實施階段的合同管理是建設工程項目合同管理的重要環節,合同的管理好壞直接影響到項目經營效益的高低,雙方簽訂合同的目的最終也要通過合同的履行來實現。但在實施合同過程中,由于主客觀的因素,往往導致合同履行過程中出現很多問題,最終影響到簽訂合同目的實現。為此,四川建筑職業技術學院相關部門加強合同履行過程中的管理。
1、進行合同條件分析,做好合同交底。為了讓參與項目建設的所有人員都明白合同的重要性,讓他們都知道合同內容,在項目實施之初,合同負責部門及早對合同進行分析,將合同內容用比較淺顯的語言和簡單明了的形式表達出來,使人一目了然,并對合同管理和工程管理中的重要地位通過召開會議方式,讓全體參加人員對合同有一個統一的理解和認識,增強合同管理和風險防范意識,積極參與合同管理,有效防止合同權利義務界限不清引起的內部職責爭議和外部合同責任爭議,提高合同管理效率。
2、做好專業工程和材料暫估價確定工作,推動工程按期竣工。由于災后重建項目具有項目集中、工程量大、工期緊等特點,對重建項目中需要由專業承包人完成但暫時又無法確定具體價格的情況和部分裝飾工程、安裝工程、綠化工程等工程中較為特殊的材料或是信息中沒有的材料,由于材料標準不明確或暫時無法確定標準,造成投標單位無法報價的,招標時分別采取專業工程暫估價和材料暫估價的方式進行處理。專業工程和暫估材料由設計組制定暫定材料的技術標準;造價組通過市場詢價確定暫估價后列入招標文件中,在招標文件合同條款中明確規定實施過程中由招標人確定材料的規格、型號、技術參數及其他的相關事項,實施時由招標人和總承包單位按照相關規定進行招標或比價確定專業工程和材料暫估價,招標工作由招標人牽頭,工程承包人協助招標人完成這些工作。
3、及時處理工程變更、合同的解除。工程變更是合同管理的一項重要內容。怎樣管理好工程變更直接關系到項目合同各方經濟利益,也可以說工程變更是合同各方在合同實施過程中經常碰到和處理的問題。工程變更因素有主體行為因素、個體行為因素、環境因素和經濟因素。為了處理好這個問題,災后重建工程部指定設計組、造價組、合同組負責這項工作。當施工過程中變更提出時,設計組經過仔細研究施工圖紙,并考慮其他的相關因素,及時設計出相應變更后的圖紙;造價組根據變更后的圖紙確定工程造價的變化,并調整相應部分的造價。災后重建工程部及時把變更圖紙和造價變化以書面形式發到施工單位,并做好發文記錄;監理工程師、現場組則跟蹤合同變更后的執行情況,如發現執行過程中出現問題,及時會同相關部門去解決。這樣就使工程變更處于可控狀態。在合同履行過程中,如果發現施工單位不具備相應的施工能力,且在短時間內不能及進改進的情況下,工程部在合同組協助下與施工單位解除合同,并進行相應的索賠。
4、及時、足額支付工程的預付款、進度款。及時、足額支付工程的預付款、進度款不僅有利于承包商按時、保質完成所承包的建設工程,而且在一定程度上減少了雙方的風險。災后重建工程部采取如下方式處理這項工作:承包人每月25號向監理及發包人提交已完工程量報表,監理工程師則對工程量報表進行初步審核,把審核的結果傳遞到災后重建工程部的造價組,造價組對承包人提交的工程量報表進行核實,定量的核定該項目的工程完成情況,計算出兩者差異,按合同約定核定應付工程進度款。財務部門則根據上述的信息向承包商支付工程進度款,嚴格控制支付比例,支付進度款同時要按照合同約定扣除施工的預付款。通過上述程序,不僅保證建設工程項目能夠順利實施,而且降低了工程款支付中的風險。
5、加強合同及相關文件歸檔管理工作,為合同順利履行創造條件。合同文本及相關資料同屬重要法律文件,發生之后應及時建賬并妥善保存。重視合同文本而不重視相關資料歸檔的情況在建設領域普遍存在。由于建設項目周期長,涉及專業多,面臨情況復雜。在經過一個長時間的建設過程之后。很多具體問題要依靠相應資料予以解決。為了做好合同及相關文件的管理,工程部成立了秘書組,由兩位教師專門負責檔案工作。其主要負責文件的分類存檔、會議紀要的整理及存放,對于與工程有關的變更、發文等也按照要求存檔。另外,工程部還強化合同跟蹤管理,及時應用先進管理手段,提高數據處理的速度、準確性、一致性。
(四)項目竣工后的合同管理
建設工程完工后,災后重建工程部組織相關部門進行竣工工程驗收,在驗收前要求承包商按合同約定的標準進行自驗。自驗合格后申請初驗竣工工程,驗收是根據施工合同約定的施工質量驗收規范進行工程質量評定,由災后重建工程部組織各相關單位進行驗收。驗收合格后,各相關單位共同簽署工程驗收證明。在驗收過程中,災后重建工程部做好合同資料和相關的工程竣工資料的收集、整理和歸檔工作,這為處理好工程變更和合同糾紛提供了有力依據。
竣工結算,承包人同發包人雙方根據施工合同約定的工程結算辦法進行辦理,要求承包商在工程竣工驗收后一定期限內,提交工程結算書送有關單位進行審計。工程完工后承、發包雙方按照施工合同約定簽署保修協議;工程保修期滿,發包人向承包人付清所有工程款項后施工合同終止。
三、結束語
建設工程項目合同管理貫穿項目整個過程,對一個項目經營成果的好壞起著決定性的作用,同時也能充分反映建設單位的管理水平。因此,經營項目必須高度重視合同管理工作,建立、健全合同管理制度,規范簽訂、履行、變更、解除和終止合同的行為,及時解決合同糾紛,保證建設工程順利實施,為企業創造更好的經濟效益和社會效益。
參考文獻:
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關鍵詞：集體企業 合同 管理
一、集體企業合同管理的概況
合同管理是對企業自身的合同依法進行訂立、變更、解除、轉讓、履行、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。
作為市場經濟為主體的集體企業，在具體的經營管理中要以《合同法》為依據，在法治環境制度下不斷更新企業合同管理的觀念和意識，實現合同管理機制與運行機制的創新，做到"機構、人員、制度三落實"，運用科學理論和現代科學技術依法經營，維護企業合法權益提高其經濟效益，服務于集體企業的建設和發展。
合同管理是集體企業管理制度的重要組成部分，是集體企業管理觀念和管理方式相結合的管理，而且集體企業的合同管理是自我管理。
合同管理是預防、控制、協調、制約的有機結合，既要嚴格管理又要積極治理，既要發揮集經處指導約束力，又要注重集體企業中的合同管理特點，務實地做好集體企業的合同管理工作。在具體的合同管理實踐中，集體企業合同管理一般應堅持適三個原則：一是適應發展、與時俱進，二是依法管理，保護集體企業的合法權益，三是協同管理，預防違法行為。
二、集體企業合同管理的作用
隨著市場經濟的不斷發展，集體企業也在不斷開拓新的市場領域，合同應用也更加廣泛。為此，企業在經營中的合同管理有著它顯著的重要性。
（一）合同管理與集體企業經營
1.合同管理是集體企業進行經營決策的關鍵環節。 企業經營管理的決策依賴于市場信息，而合同則是反映市場需求、價格導向的重要途徑。隨著集體企業走向市場，對不同領域的開發，合同成為其獲得信息最廣泛、最直接、最迅速的信息渠道，成為經營管理者提供經營決策的主要信息源。
2.合同管理是集體企業參與市場競爭必不可少的條件。企業經營離不開市場，走向市場所進行的多元化經濟業務往來與合同的簽訂是密不可分的，社會經濟的承諾依據就是合同。在物的流轉中要簽訂買賣合同；工程施工要簽訂工程承攬合同；企業資金不足會與銀行發生借貸關系，隨后的經濟往來中還要產生相關的抵押和擔保合同。經營生產活動都以合同為依據，為此，只有遵循合同訂立的原則，才能有效的參與市場競爭，只有善于利用合同和有效管理合同，才能適時地適應市場變化，滿足市場需求，更好的維護企業合法權益，在競爭中始終處于主動地位。
3.合同管理是集體企業生產經營市場化的重要手段。在社會主義市場經濟體制下，集體企業必須面向市場，向市場要效益，緊緊圍繞市場需求，適時地調整經營方向。為強化企業運行機能，集體企業只有加強合同管理才能協調好與社會主體間的經濟組織關系，發揮以合同為紐帶的橋梁作用，實現集體企業做大做強的發展目標。
（二）合同管理與集體企業的效益
集體企業走向市場并開拓新的市場領域，擴展經濟活動規模離不開合同的簽訂。
1.集體企業的發展有賴于合同的管理。增加企業活力；降低企業經營成本、減少耗費，這些都與合同管理息息相關。所以，加強和改善合同管理可以產生良好的經濟效益，推動集體企業的發展。
2.集體企業依法護企有賴于合同管理。各企業在簽訂合同時，雙方當事人需要進行資信審查；對于合同條款更需要反復推敲，深思熟慮后方可簽訂合同。合同簽訂后，雙方當事人可互相監督履行責任和義務；發生合同爭議或發現有欺詐行為時，及時運用法律手段維護自己的利益。
3.集體企業良好形象有賴于合同管理。信守合同，認真履行合同賦予的責任和義務，是集體企業依法治企的主要表現。隨著經濟騰飛，已將原本單一的經濟制度帶入了契約時代，合同信譽是企業的生存之本。
三、集體企業合同管理存在的問題
當前，各集體企業的合同管理制度大都建立并逐步完善，但是在合同管理上，還不完全適應集體企業深化改革和發展的需要，主要存在以下幾個問題：
（一）不重視資信調查
有些企業在簽訂合同前，為了急于成交而忽略了對對方的資信調查，對合同簽訂對方的企業性質、注冊資金、資產狀況及信譽，包括當事人的法人營業執照、工商年檢記錄、合同簽訂資格……沒有詳盡地核審，盲目地簽訂了合同，這樣極易給日后的合同履行中帶來不必要的困難，甚至會承擔相應的經濟損失。
（二）合同簽訂不規范
有些單位在使用合同文本中缺少應用性的知識，補充條款也不作具體的約定，缺少合同的主要條款，甚至連十分重要的項目條款也不作約定填寫，諸如交貨時間、付款時間、違約責任的承擔及發生糾紛的解決方式等，還有的單位在合同的簽訂上，條款內容過于簡單，使合同難于達到明確雙方權利義務關系的目的。
（三）不全面履行合同
一些企業自身沒有完全履行合同，尤其是具有一定行業優勢的企業，淡化合同履行意識，其結果發生糾紛不僅會給企業造成經濟損失，關鍵還影響企業的經營形象。
（四）不重視合同管轄
協議管轄是指雙方當事人在民事糾紛發生之前或之后，以書面方式約定訴訟的管轄法院。法律規定的可供當事人選擇的法院有被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告所在地、標的物所在地。為避免延誤糾紛，及時解決經營中的合同糾紛，最大限度地保護自身合法權益。對外簽訂合同時，應當有意識的爭取與對方達成發生糾紛利于本企業所在地的法院管轄的協議條款，以利減少訴訟的基礎上節約訴訟成本。
（五）合同發生糾紛和債權不及時妥善清理
目前，集體企業合同糾紛增加而主動少的問題比較突出，其原因之一是有部分企業領導不習慣依法解決合同糾紛；之二是怕影響雙方合作的關系；之三是費用多，缺乏相應的法律知識，對案子本身吃不準怕有敗訴風險。于是部分企業領導以放棄企業財產利益為代價，回避正常的訴訟活動。有的單位不采用合理的法律手段清理債權，長久多次派人催要，結果耗費大量的人工費和差旅費，加大了成本支出，最終給企業造成了一定的經濟損失。
（六）基礎性合同管理不到位
一是合同管理制度不落實。有的單位各部門分頭簽訂合同，各自保管互不溝通，合同管理人員不能全過程參與所有合同的簽訂和履行，無法審查合同的內容，使合同管理工作流于形式，起不到預防損失的作用。
二是企業相關部門缺乏對合同實施有效的監督控制，雖然制定了合同管理制度，但合同不履行審批登記手續，合同資料不存檔，不建立合同臺帳等問題十分普遍和突出，有的甚至將合同存件丟失。
三是合同報審報批制度不落實。目前，呼鐵局集經處也明確要求各集體企業進行合同報審制度，但仍有一些企業使該制度流于形式，這將給企業在日后的經營中留下風險隱患。
四、集體企業合同管理的加強與完善
（一）普及合同法律知識，增強簽訂合同的觀念和意識
在市場經濟條件下，集體企業的經營活動離不開合同的簽訂。這就需要企業的相關人員，不僅要知道和懂得與經營相關的法律法規，還應掌握法律的操作技能，應知道如何簽訂合同，明白履行合同應當注意什么問題，避免遭到合同詐騙，全力維護集體企業的合法權益。
（二）把合同管理納入企業管理的重要日程，使其日常化、規范化、科學化
各集體企業都要把合同管理作為一項工作內容，納入領導班子工作的議事日程，特別是對涉及數額較大或者關系企業重大經濟利益的合同，要舉辦專門的會議進行審議，由主要領導把關，保證合同簽訂的正確性，符合法律的規定。
（三）建立完善的合同管理機構，配備相應的合同管理人員
在現有的集體企業中大都配備了兼職的合同管理人員，其職責是對簽訂合同進行法律性的審查，建立合同臺帳，對合同進行保管、統計、檢查督促合同的履行。
（四）應用科學理論和現代技術管理合同
在合同管理中，應用各種科學理論、現代管理方法和先進技術手段，是集體企業合同管理適應社會經濟發展的客觀要求，也是集體企業合同管理現代化、科學化的必然趨勢。
【關鍵詞】 應收賬款； 內部控制； SOP系統
【中圖分類號】 F275.1 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）15-0068-03
一、引言
J公司是一家具有一百多年歷史以制造業為主的外資企業，在中國成立了投資公司及DBC商務服務共享中心，承接了該公司在亞洲地區的大部分財務活動。J公司在中國地區主要經營應收及應付業務，目前該公司應收賬款、應付賬款和總賬的財務活動位于DBC商務服務共享中心。J公司應收賬款業務的運營都會按照事先與客戶共同協商并一致同意的規范合法的標準操作流程（Standard Operate Process，簡稱SOP）來進行。
J公司有完善的公司內部制度和結構，管理理念先進并實時更新，權責明確，相互制衡。公司應收款項財務工作使用的是QAD財務軟件，支持為客戶開具發票、處理收款、計算費用、反映交易明細和記錄客戶余額等功能，充分滿足了應收賬款業務流程需求，保障了資產安全。同時，該公司在事前就做好了應收賬款會計人員職責分工與QAD財務軟件操作權限的授權批準，會計人員能夠履行其責任，保障自身操作的安全，有預見性地抵御財務風險的發生。
每月月末召開的總結會議，為財務信息溝通、解決出現的問題和日后改進方案創造了良好的條件。J公司制定了能夠有效規避風險的風險評估政策，監督制度包括管理者對應收賬款會計人員日常財務操作的監督、內部審計和QAD系統對財務操作的監督與記錄。
公司的應收賬款控制活動有一套非常健全有效的流程，本文對該流程進行較為詳細的介紹，以便為企業應收賬款管理提供有益的借鑒和參考。
二、應收賬款合同控制
（一）應收賬款業務流程
應收賬款業務以合同管理與維護為起點，終于存檔工作的完成，詳見圖1。
（二）合同管理與維護
作為整個應收賬款控制活動的起點，該項管理主要是與開發票等財務信息相關的客戶合同信息管理。財務部以E-mail從HR、IT、采購部門或者其他部門收到J公司領導部門與客戶簽訂合同的掃描件，根據合同內容與客戶再次確認相關信息，尤其是合同中有關財務信息的部分，例如費用、價格、服務期限和外派人員姓名等。如果是一個新客戶，需要從負責總賬的財務人員那里得到該新客戶的成本中心、客戶代碼和應收賬款代碼，根據合同及成本中心的信息建立并維護合同注冊的Excel表格，以便日后交易中該客戶財務信息的獲取與管理，并將合同復印件歸檔。特別需要注意的是，應著重看合同扉頁雙方的簽字或者公章，二者必須至少有一樣來保證合同的真實有效，如果有異議，應及時與合同的提供者聯系確認，以保證交易合法正常進行。
（三）客戶信息管理與維護
合同管理與維護后，第二步驟是對客戶信息的管理與維護。應收賬款會計會讓客戶提供營業執照、稅務登記證、銀行開戶許可證和文件的掃描件信息進行存檔，以便客戶的合法性認證和日后管理。如果是新客戶，則將新客戶申請表發給上海本地CSC財務中心，由其領導部門進行審核批準后，應收賬款會計將審批證明材料和客戶信息發給總賬會計，由其建立客戶代碼和應收賬款代碼。得到代碼后，應收賬款會計會將客戶的納稅人識別號、地址、聯系電話、開戶銀行、代碼信息和聯系人等信息進行整理并保存到公共盤上。特別需要注意的是，如果是國內客戶的話，應收賬款會計會要求上海的本地財務中心在金稅系統（GTS）中維護增值稅注冊信息。以上客戶檔案的建立，為日后財務工作的開展做好了充足的信息準備。
（四）開發票前信息維護
該部分主要任務是計算出售服務的價格，形成價格計算明細表，為開發票奠定基礎，應收賬款會計根據客戶特點分別進行開發票前信息維護。
IT部門人員主要為集團內部公司客戶提供技術，服務包括建立數據庫和增加操作權限等。每年，應收賬款會計會收到IT主管部門的工作報告，并于每個月收到該部門提供的相關費用明細分類表，根據費用明細分類表、增值稅稅率和匯率，在價格計算表格中計算該項服務的價格，為方便計算，最終以人民幣的形式表現出來，并交給應收賬款部門的管理者進行審批，做好監督和檢查工作。
外派人員和技術咨詢人員（MSA&TA）為集團內部公司客戶提供服務。該人員主要為管理部門負責人或財務總監。應收賬款會計會收到HR部門的工作報告、合同和對該外派人員或技術咨詢人員的年度報酬、預付起始日期和每月分期付款額等信息，根據這些信息在價格計算表格中計算該項服務的總價格，并將價格明細交給應收部門的管理者進行審批，為日后開發票搜集支持材料。
管理部門向公司集團內部國外的公司客戶提供服務，應收賬款會計收到HR部門發來的郵件，即為代墊代付薪酬的費用明細，應收賬款會計通過QAD系統導出上個月利潤表的報告，結合二者信息摘取總費用金額，每項費用金額都有其唯一的費用科目代碼和中文明細，在價格計算表格中將費用歸集到相應科目代碼中，并計算總金額，再加上8%的手續費為最終價格，最后交給應收部門的管理者進行審批，做好監督和檢查工作。
一次性費用，收到管理者發來的一次性費用的郵件，根據交易信息做好價格計算工作，為日后填制憑證、開發票和收款等工作做足準備。
三、應收賬款核算控制
（一）填制和審核憑證
隨著價格計算的完成，應收賬款會計應根據所計算的價格填制憑證，并將價格計算表、郵件等作為原始支持材料附在憑證后面。J公司的會計憑證屬于自制憑證，具有公司圖案標志、計算稅額是否準確的公式、檢查借貸平衡的公式和固定格式，在電腦中填好電子版憑證后再進行打印與審核工作。憑證中應包括憑證編號、時間、公司代碼、供應商代碼、客戶代碼、摘要描述、借貸金額、應收賬款、主營業務收入、應交稅費――應交增值稅（銷項稅）等賬戶代碼、賬戶金額和相關部門簽字蓋章等基本信息。信息填好后，用憑證中事先設計好的公式來計算稅費并審核借貸方金額是否相等，這種做法大大節約了傳統填制會計憑證的時間，便于管理本月憑證，并提高了會計數據計算的準確性和工作效率，降低了財務風險。
（二）為客戶開具發票
要強調的是，應收賬款會計應該待憑證通過應收賬款部門管理者審核后再進行開發票工作。在QAD系統中錄入已審核通過的憑證上的相關信息，系統將自動產生發票（憑證號即發票號），并在系統中將發票打印，發票開好后QAD系統顯示。
月底，應收賬款會計將發票通過QAD系統發給總賬部門，此后，發票不可被刪除和修改，最終將憑證、發票、價格計算表和郵件等支持材料裝訂在一起進行存檔。
要特別注意的是，在系統中打印發票后，應判斷該發票幣種是否屬于人民幣。當幣種屬于人民幣時，應收賬款會計應以郵件的形式將QAD系統發票、支持材料和增值稅注冊信息發給上海CSC本地財務中心，由其負責開增值稅發票的財務人員通過金稅系統（GTS）開具增值稅發票和發票信息維護，并將增值稅發票以快遞的形式給予客戶，同時，將增值稅發票明細的掃描件和增值稅注冊維護表以郵件的形式發給大連DBC商務共享服務中心的應收賬款會計進行存檔，月末，QAD系統發票與GTS系統發票將進行對賬；當幣種屬于美元、歐元等時，應直接將系統發票以郵件的形式發給客戶，并將其存檔，以便日后對賬和款項收回。
（三）發票調整
這種調整過程是以客戶向大連DBC商務共享服務中心應收賬款會計退還發票為前提的，這種情況一般發生在月初或者月末。應收賬款會計應與相關部門查明退還原因并判斷是否需要重新填制憑證。原因通常有以下三種：一是HR部門提供信息有問題，比如外派人員已經離職并未提供對外服務，但費用已被開出；二是應收賬款會計記賬錯誤；三是IT部門提供信息有誤。查明原因后如果的確有問題將作出調整，從客戶來源和退票時間采取相應方法。
如果屬于國內客戶退票，該筆交易當月發生并當月退票，應收賬款會計可以直接在QAD系統中開出負數發票來調整；該筆交易發生與退票不屬于同一月時，應收賬款會計在QAD系統中開負數發票的同時，上海CSC本地財務應根據應收賬款會計準確無誤的信息和管理者的認證，到當地稅務局申請，重新開具紅字增值稅發票、
如果屬于國外客戶退票，無論該筆交易當月發生并當月退票，或者該筆交易發生與退票不屬于同一月，應收賬款會計都可以直接在QAD系統中開出負數發票來調整即可。
（四）收款并清發票
客戶支付應付款項到達J公司的銀行賬戶，國內客戶會將款項付到花旗銀行（Citi），國外客戶會將款項付到渣打銀行（SCB），這種處理方式方便客戶進行付款也便于公司的貨幣資金管理。
當收到款項的幣種是人民幣時核算方法如下：每周五，應付賬款會計將從花旗銀行（Citi）下載的能反映J公司AE CN項目資金進賬的銀行報表以E-mail的形式發給應收賬款會計，應收賬款會計根據相關資金進賬的客戶信息到Aging report里查找未清發票的信息，Aging report即從QAD系統導出并經過人工處理的Excel表格，反映所有已經開發票但未收到客戶付款的信息，包括交易摘要、應收金額、客戶信息、發票號、付款期限和應收賬款數據分析透視表信息等。同時，將可以清掉的發票和在Aging repot里搜集的該發票所有信息集中維護到cash application（收款）表格中記錄，cash application表格排好收款編號，記錄本月總收款筆數，下一步進入到QAD系統清發票模塊，錄入cash application表格信息清發票。
最終將系統產生的清發票憑證打印，將銀行報表中有關該筆進賬金額的信息打印作為清理發票的支持材料并同清發票憑證打印件準備好，待通過應收賬款管理部門蓋章審核后一起存檔。
當收到款項的幣種不是人民幣（通常為美元或歐元）時核算方法如下：客戶會將款項付到渣打銀行（SCB）待核查賬戶中，應收賬款會計會收到渣打銀行以E-mail形式發來的確認函。根據確認函提供的客戶名或發票號信息，到Aging report里找到該筆金額對應的發票信息，在客戶填寫欄將信息填好后把掃描件以E-mail形式發給上海CSC本地財務，由其蓋章認證后將掃描件發給大連DBC商務服務中心應收賬款會計和渣打銀行。此后，渣打銀行審核已蓋章的確認函，通知應收賬款會計，登錄國家外匯管理局應用平臺網站錄入確認函中信息再次進行確認金額和費用明細，渣打銀行會將款項打到J公司銀行賬戶上。隨后，應收賬款會計根據確認函中提供的金額和付款客戶信息，在Aging report 中找到對應發票，進入到QAD系統清發票模塊，錄入發票信息清發票，最終將系統產生的清發票憑證打印，同確認函打印件準備好，待通過應收賬款管理部審核后一起存檔。
特別需要說明的是，J公司針對不同幣種進行收款核算，并在關鍵環節采取郵件、蓋章認證和文件存檔的措施降低財務風險，存檔的材料為內部審計的開展打下了基礎。同時，Aging report表格的制作過程是一個復雜的數據搜集過程，為降低收款風險提供了數據保障。另外，J公司為客戶指定的默認收款期限為30天，當超過90天時，應收賬款會計會聯系客戶，提醒收款期限或者查明原因，這項事中控制措施有利于及時收款，降低呆賬壞賬的風險。
四、應收賬款監督控制
（一）月中和月末對賬
包括與客戶對賬、收款與銀行報表對賬和子賬與總賬進行對賬。
與客戶進行對賬時，分別于每月10日和17日進行操作。由應收賬款會計給客戶發郵件目的有兩點：第一，與客戶核對是否收到發票并且核對金額是否正確，如果未收到發票或金額不一樣，則進行調整[ 1 ]；第二，如果該項賬款付款天數超過90天，應收賬款會計查明原因的同時要求客戶提供付款計劃。每月至少兩輪對賬，如果客戶已經于10日前付款則不需要再次對賬，如果10日前未回信或未付款，則需要在17日進行下一輪對賬，待收到客戶付款后再清發票。特別需要注意的是，以上通常是當幣種屬于人民幣時的做法。如果幣種屬于美元，應收賬款會計會收到應付賬款會計發來的關于賬戶金額不平的信息和在QAD系統里導出的未付款發票客戶信息，待收到客戶付款后再清發票。
月末，當月收款全部結束時，應收賬款會計會將本月維護的收款清單與從銀行下載的J公司銀行報表進行核對，以確保本月系統收款金額與公司實際進賬金額相等。
子賬與總賬進行對賬，一般是月初第三天。開展已收款項和未收款項對賬工作時，從系統導出總賬明細和子賬明細，開展對賬工作，檢查借方金額和貸方金額是否平衡，進行試算平衡，確保期初金額與本期發生額之和等于期末金額；如果不平，則找出哪一筆交易不平，是哪位會計人員進行這項操作的，查明并分析原因，采取相應的解決辦法并作出調整。
特別需要說明的是，應收賬款會計會在月初根據總賬發來的當月美元兌人民幣的匯率進行調匯工作，保證當月金額準確，有利于財務工作的正確開展。
（二）存檔工作
應收賬款會計應將當月的所有憑證和發票打印件等支持材料統一按照憑證號進行存檔，將電子版信息維護等表格進行歸集存檔，做好記錄，以備日后查詢和審計工作。
綜上，企業應收賬款的控制活動主要包括業務方面和核算方面分別進行的控制以及對業務和核算共同的監督控制。應收賬款的管理首先應從源頭做好控制，防患于未然。應收賬款控制活動是一種貫穿于賒銷業務全過程的決策、執行、監督動態機制[ 2 ]，對規范、約束賒銷業務人員的行為，保障賒銷業務按規定的程序辦理具有十分重要的作用。相關企業可借鑒J公司應收賬款內部控制建設和實施的成功經驗，確保企業經濟活動健康和可持續發展。
【參考文獻】
關鍵詞：合同管理；法律風險；企業經營；風險管控
一、合同各階段的風險管控
合同管理是企業法律風險管控的重要內容，也是企業管理制度的重要組成部分。企業基于對于安全運營的需求，對這項工作非常重視，企業由單純重視訴訟管理，轉為重視日常合同管理。合同管理各階段的法律風險，需要切實有效的管控。
（一）合同簽訂階段的法律風險控制
1．合同簽訂階段的法律風險：合同相對人是各種經濟體制、所有制形式以及不同國家的民事主體，企業經營過程中存在大量的“風險交易”。應當警惕從簽訂階段就存在的法律風險，從內部看：合同簽訂出現問題將嚴肅處理責任人；從外部看，我國刑法規定了簽訂、履行合同失職被騙罪等罪名，觸犯刑律將依法承擔刑事責任。簽約過程中構成締約過失責任或簽約后出現違約行為，還要承擔民事責任。合同簽訂應當授權專業法律人員管理，全程進行法律風險管控，重視相關法律規范與司法解釋。
2．部門聯合會簽制度：企業內部的聯合會簽，是法律風險管控的核心制度，各部門依照管理職能緊密銜接、相互制約、獨立決策，共同參與合同審批流程。聯合會簽制度應當科學高效、公開透明，防止出現商業賄賂或謀取非法利益等內部法律風險。結合實踐，較為科學的聯合會簽流程一般涉及：（1）采購或銷售部門發起簽約申請，提交合同草本、會簽單、審核上報相對人資信材料；（2）考核部門審閱價格、進行成本和利潤分析，制作經營報表；（3）會簽部門依次審批、分管經理批示，例如：技術研發、質量監督、倉庫、交接車間等涉及履行部門；（4）財務部門核實應收賬款，管理收放款業務，負責資產放行證件；（5）合同管理部門負責全程法律風險管控，辦理用印并、負責合同檔案管理。
（二）合同履行中的風險管控
1．財務風險監控：合同履行階段的財務風險監控，包括對資金問題主動調查活動，不是出現經濟損失后的消極反應。合同管理部門對財務部進行賬目監控，經營業務中的賒銷賬款等資金使用進行例行核查。發現存在履行瑕疵及時處理，避免履行中出現抗辯權事由而導致法律風險。發現不能按期回款情況，行使抗辯權并及時溝通解決。發現相對人出現嚴重的資產或商業信譽問題，行使不安抗辯權。按照法律事務管理辦法對責任人督辦問責，規避企業法律風險，登記履行情況對客戶進行信譽評級，依照信用等級分別評議賒銷額度和賒銷時限。
2．資金動態核查：合同管理按照資金輸出和資金輸入兩個環節核查動態賬目。對合同履行發生的資金動態進行賬目核查，當天核算、當天公布并記錄在案，避免出現隨意更改賬目現象。由合同管理部門監督制度實施，代表公司實施資金動態監控，發現可疑往來賬目尤其是極端賬目，及時采取必要的法律措施維護企業利益。監管工作前移至履行階段而不是在合同爭議階段，履行過程中的資金變化情況，直接反映出履行中的法律風險狀況。企業應當立足于資金動態監控，建設合安全、順暢和高效的風險管控模式。
（三）合同爭議的解決
1．合同管理善意原則：維護企業利益是企業風險管控的核心目的，出現合同爭議優先采用低成本糾紛解決辦法。企業之間依照善意原則處理問題，主動溝通解決，不能直接追究責任或者依照合同法主張維權，使得原本可以協商解決的爭議走向極端方式。企業出現經濟損失，直接責任人和分管領導因此承擔管理責任，應當避免出現損失，遵循善意原則把爭議解決在履行過程中或者協商階段，如果爭議出現在責任追究或訴訟階段將增加企業法律風險。解決爭議以考慮經濟利益為關鍵因素，同時考慮社會影響和企業長遠利益。
2．避免出現訴訟案件：合同爭議的解決應當避免出現訴訟案件，這體現出日常合同管理的重要性，只有實行科學嚴謹的日常管理，才能有效實現企業法律風險管控。企業參與訴訟活動可能產生經濟損失或不良社會影響，尤其國有企業參與訴訟，出現政治影響后企業負責人可能因此失去晉升機會、承擔連帶責任。即使私營企業也應當考慮企業社會形象，不能濫訴、纏訴。合同管理部門依照合法合理性原則開展法律風險管控工作，滿足相對人合理要求靈活處理爭議，維護締約雙方長遠合作關系。爭取用緩和方式解決爭議，出現合同沖突，當事人可能采取不合作態度，導致問題陷入尷尬局面。確實無法達成一致的合同爭議，先發送律師函通知表示善意提醒。最終決定以訴訟方式處理的爭議，委托專業律師提訟主張合法權利。
二、合同管理制度與企業風險管控
合同管理立足于企業法律風險管控，有效的保障了企業發展的穩定環境，保障了企業的經營安全和長遠發展。面對復雜多變的市場環境，企業之間依賴合同形式保障各方權利義務，合同管理制度在企業法律風險管控中占據核心地位。提高企業的合同法律風險管理能力會提高企業整體競爭力，為企業帶來高利潤的回報。
（一）合同管理的法律風險管控體系
1．合同管理制度建設：企業應當先簽訂合同后辦理業務，例外情況依照公司章程的規定辦理業務，良好的合同管理能夠在法律范圍內保護企業合法權益,以免受到不必要的經濟損失。企業應當制定適合本單位實際情況的《合同管理辦法》、《合同管理流程》、《授權委托管理辦法》、《印章管理辦法》等制度，進行體系化的法律風險管控。合同管理不是經營業務的附屬程序，堅決杜絕事后補辦合同行為，業務辦理完畢又補辦合同手續讓整個合同管理制度形同虛設。雖然無紙質合同的實際履行，如符合《合同法》規定也是有效法律行為，但這種情況使企業承受巨大法律風險：對于合同中標的物數量、質量最終認定方式，以及履行時間、地點、方法等方面的約定容易出現爭議，沒有紙質合同作為認定和主張的依據，這些爭議無從確認和查證。
2．資信調查與建立信用檔案：合同申辦部門負責收集和提交合同相對人資信材料，包括合同履行應當具備的資質證件、營業執照、質量證件或法律文書、專利證書等文件。確認對方的民事行為能力和民事責任能力有重要法律意義，這些因素直接影響出現爭議后的法律請求效果。對簽約人的授權委托授權書和身份進行嚴格審核，避免因無權產生法律風險。一些企業沒有謹慎考察相對方主體資格，導致合同歸于無效或效力待定，或者與無履約能力當事人簽訂合同導致合同陷入履約障礙。合同簽訂后全程登記履行情況，建立客戶資信檔案并進行信用評級。
3．合同條款審核：企業經營合同大多是常見類型，依照《合同法》我國承認各種符合成立和生效要件的無名合同，締約各方應當誠信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。經營過程中使用的格式條款合同，制定十幾條主要關鍵條款反復使用，格式條款不能避免法律風險。條款最終由經辦人填寫，其中空白項和附則（其他約定）的填寫中存在巨大法律空間，經辦人在填寫時，與簽署普通合同有同等法律風險。因此，簽署格式條款同樣需要嚴格審核，無論何種類型合同，應當由專業法律工作人員或律師逐一審查合同條款。
4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是簽署合同的關鍵，依照《合同法》規定：約定加蓋印章生效的合同，自加蓋印章并符合生效要件時生效。企業經營合同一般約定加蓋行政章或合同專用章，除非特別約定，財務專用章或部門印章不能用于簽訂合同。合同印章由專門部門保管和使用，未經會簽手續并經分管經理同意，業務員不得隨意使用公司印章。需要攜帶外出的使用的，應當由經理批準按流程使用并及時歸還。
（二）聯網審批流程的法律風險管控
1．聯網審批的監管優勢：現代企業采用合同聯網審批流程具有監管優勢，重視和利用現代科技手段是法律風險管控的發展趨勢。在網絡系統中上傳的合同電子數據長期保留在數據庫，系統能立即發現和記載違規行為。這種監控模式提高了企業法律風險管控效率：法務部門網上管理人員可以全程監督合同業務，聯合會簽部門的辦理情況直接在電腦系統顯示，避免了各部門相互推諉；在網上可以隨時核對合同條款、查閱審批信息，有效減少了工作失誤；由于流程的公開性和互動性，經辦人對于提交材料更加謹慎。聯網審批通過的合同，由經辦人確認后上報合同管理部門加蓋印章，大幅度提高監管效率。
2．紙質資料的網上流程銜接：紙質合同的簽署和監管，是企業法律檔案管理工作的一部分，合同檔案是司法過程中的重要書面證據，這項工作從形式審查到實質審查都直接關系企業利益。實行合同管理聯網管理平臺的企業，申報的各項數據應當與紙質合同檔案完全一致，簽署過程中合同文本在內部網絡上傳遞和儲存，經聯合審批并上報經理批準后，依照審批情況簽署紙質合同，這種公開審批的模式使得決策者更加審慎。各部門有獨立的賬戶和密碼，對合同管理全程有效的管控，各部門相互之間配合、相互監督，紙質材料與電子文件相互印證一致。
（三）合同檔案在法律風險管控中的利用
1．合同檔案的整理利用：紙質同檔案屬于法律風險管控的重要文件，監管部門審查合同履行全程并立卷存檔，合同回收采取統一的編號和歸檔方法，按照“資本輸出類”和“資本輸入類”對合同檔案進行科學分類。建立合同目錄包括（1）合同文本原件，包括補充協議、備忘錄等資料；（2）資信檔案，包括各類與合同有關的證件、質量文件、專利文件等資料；（3）部門聯合會簽單，包括經理批示、各部門會簽、履行情況備注等文件；（4）財務單據，包括借款單據、賒銷單據、銀行單據等資料；（5）法律文書，包括授權委托書、履行情況備注等其他法律文件。
2．合同業務的全程督辦：依照合同檔案進行全程督辦，發現違規行為依照合同管理辦法問責。對合同履行情況進行監控，順利履行完畢的合同登記后存入檔案；沒有合適履行的合同注明原因并及時督辦；出現爭議的合同，將合同檔案上報法律事務部門處理，避免出現超過訴訟時效的情況；進入訴訟程序的合同糾紛，委托法律專業人員或者律師進行維權，建立法律風險檔案。通過系統化、全程化的合同管理制度，有效對企業法律風險進行管控。
三、結語
隨著我國依法治國工作的全面推進，企業更加重視法律風險管控工作。雖然現階段有很多工作要進行完善，但令人欣慰的是，我國的合同管理水平正在大幅度提高，企業的法律風險管控工作逐步走向科學化和精細化。市場經濟法制化體是社會的巨大進步，也是法律事業蓬勃發展的重要信號。在全體法律人的探索和努力下，基于對于合同管理制度與企業法律風險管控的不斷研究和實踐，將形成更加規范、誠信、安全、文明的市場環境，促進我國經濟繁榮發展。
作者:范曉偉 單位:西北政法大學
參考文獻：
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[3]王懷、王正志．公司法律風險防范與管理．法律出版社．2007．
關鍵字：高速公路；項目合同管理；作用與意義
Abstract：The highway project contract as the norms of Party construction unit behavior guidelines, to safeguard the documents of both sides, economic benefits, the role and significance of play in the highway project construction is very important. Highway project contract for scientific and effective management not only enables the progress of the project be guaranteed, but also enables the construction unit achieved good economic benefits at the same time, to gain greater social benefits, and provide a solid foundation for the survival and development . In this paper, the role and significance of the highway project contract management as well as the whole process of management were discussed.
Keywords: highway; project contract management; the role and significance.
中圖分類號：U412.36+6 文獻標識碼： A 文章編號：
隨著我國社會經濟的快速發展，基礎交通設施也得到了巨大發展。高速公路作為我國重要的交通運輸渠道之一，項目建設數量也呈逐年上升趨勢，但是目前在高速公路項目合同管理工作中仍然存在著一些問題，如合同管理的意識淡薄、合同條文不規范、合同內容存在片面性以及專業合同管理人才缺失等。因此，我們應從正確認識高速公路項目合同管理的作用與意義開始，對高速公路項目合同進行全過程管理。
一、高速公路項目合同管理的作用與意義
首先合同管理是保證安全生產的前提。隨著我國合同的規范性日益增加，合同中所制定的條款也開始更為細化。合同中對于安全生產的要求保證了高速公路項目施工能夠順利進行，并直接關系到建設企業、施工單位等各方的切身利益。
其次合同管理是高速公路項目建設目標達成的重要方法。高速公路項目合同對于項目建設的全過程都有著一個明確的規定，可以說是始終貫穿于工程項目建設的全過程之中，因此基于對合同的有效管理，以及對合同內容的貫徹落實，施工才能夠保質按時完成高速公路項目的建設。
第三合同管理工作也是有效控制高速公路項目造價成本的方法之一。通過高速公路項目合同中所擬定的具有法律效力的工程量與高速公路項目實際施工過程中的工程量的對比，就能夠在工程項目計量、計價以及支付等方面的操作工作中得以真實反映。從而使建設企業能夠及時掌握工程進度并有效控制高速公路項目造價的成本。
第四高速公路項目管理工作是基于合同管理開展的。整個高速公路項目的合同管理工作應在項目施工之前就開始進行，雖然合同具有一定的共通性，但是合同管理人員應通過對高速公路項目的實際情況的分析與研究，以合同管理為基礎，編制出切合實際的施工組織設計以及一系列項目管理工作的規章制度，并能夠通過制定一些極具針對性的管理規章來防止項目管理工作中存在的通病。因此，可以說高速公路項目管理工作的依據與基礎就是合同管理。
最后項目管理工作的核心就是合同管理工作。因為在合同中明確規定了合同雙方的責任、權利以及利益分配等內容，并對高速公路工程項目作了明確的質量標準規定，所以從另一個角度上來說，合同的管理工作對于工程項目的整個過程都有著控制的作用，在整個項目管理工作中起到的是核心作用。
二、高速公路項目合同的全過程管理
通過對高速公路項目合同的作用與意義進行分析研究后，我們不難看出，合同管理工作是非常重要的，但是目前在高速公路項目合同的管理上，仍然存在著一定的問題，因此對高速公路項目合同進行全過程管理是解決這些問題的有效途徑之一。
首先是在簽訂施工合同之前進行有效管理，其中具體包括以下幾方面：
高速公路項目合同必須符合我國相關法律法規的相關規定。因為高速公路的建設不僅是一個周期長、涉及面廣的過程，而且在建設過程中要耗費大量各類資源，包括土地資源等，同時高速公路建設項目也是國家基礎交通設施的重要組成部分之一。這就要求高速公路項目的建設首先就要符合我國相關法律法規的相關規定，如果高速公路項目未能通過我國有關職能部門的規劃審批，那么所簽證的施工合同也必然是不規范以及不受相關法律法規保護的。為避免因這種情況而產生糾紛，建設單位與施工單位的合同簽訂必須經相關部門審批后方可實施。
簽訂高速公路項目合同之前，應根據實際情況制定出盡可能細化的條款納入合同。在合同簽訂之前，必須將高速公路工程的具體名稱、地點位置以及相應的工程項目內容進行明確，其中工程項目內容包括工程開工、竣工的具體日期、質量保證金與保證期、造價、支付、結算、稅收、安全、違約等各方面的內容。如果通用合同條款中未提及的，則應以工程實際情況為基礎，在合同條款中制定出具有針對性的條款加以彌補。
要與信譽好、規模大、技術實力強的施工單位進行高速公路項目的合同簽訂。只有好的施工隊伍才能保證高速公路項目的施工質量，因此建設企業在對施工單位在進行選擇上，不能盲目追求經濟效益而置施工單位的素質水平于不顧，使高速公路項目工程建設出現隱患。
其次，在施工過程中同樣要進行合同管理，其中具體包括以下幾方面：
規范工程施工合同的交底工作。在工程項目施工開始時，施工單位應向施工管理人員進行合同內容的交底工作，將工程施工內容、進度、技術以及當工程進度與施工質量不能達到合同要求時，所造成的影響、后果等進行詳細交底及說明，明確自身的責任與義務并同時合理預測在工程施工中可能出現的各類問題，便于做出預防與判斷工作。
在高速公路項目合同中涉及變更與索賠的內容要加強管理。工程項目如果出現因變更而產生索賠的，施工單位應規范上交相關變更等文件資料，并經過監理單位、業主的審核批復后，進行保管存檔，作為施工單位在工作竣工期間的重要索賠依據。
在施工過程中出現工程延期情況時的合同管理。如果因業主原因或是重大設計變更而造成工程需要延期施工的，施工單位必須依照相關規定遞交工程施工延期申請報告，報告文件上應明確寫清延期的工程分項、編號、預定完成時間、延期原因、依據以及批復意見等內容，使其具備規范性與法律效力。需要注意的是最終經批準的工程延期天數不能比暫時確定的工程延期天數少。
高速公路項目合同的分包內容管理。所謂工程分包就是整個工程合同的承建方，在保證工程項目質量與進度的前提下，將工程項目分包給分包人進行工程施工。這時的工程合同涉及雙方就是工程項目總承包人與分包人，在進行工程分包合同的簽訂時，總承包人要注意對分包商的資質、技術等各方面因素進行綜合考慮。該分包合同同樣具有相應的責任、義務、利益等具體規定內容，因此對其進行合同管理也是很重要的內容之一。
除此之外，應培養專業的工程項目合同管理人員進行專職管理工作，對合同管理人員進行定期培訓并實施相關考核，從而建立企業自己的合同管理人才。與此同時將一些新技術應用在合同管理工作中，比如計算機、互聯網技術等，使高速公路工程項目合同管理更為實時化、合理化，并能夠合理整合施工資源，提高高速公路項目合同管理的工作效率。
結語：綜上所述，在高速公路項目中進行合同管理是非常重要的，它不但對我國高速公路的建設市場的發展起著助力作用，而且對規范高速公路施工管理、建設企業與施工單位責任、權利與義務的明確等方面也同樣有著至關重要的意義。因此在高速公路項目合同管理上，要進行施工前、施工中、竣工階段的合同管理，從而使我國高速公路項目建設市場更為規范化，為高速公路的建設提供堅實的基礎。
參考文獻：
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建筑工程施工合同是發包人和承包人為完成商定的工程建設項目目標，明確雙方權力和義務關系的協議，它是合同當事人在工程建設中的最高行為準則和經濟活動的依據。建筑工程施工是一項復雜的技術、經濟活動，具有投資額巨大、流動性強、協作性高、管理難度大、受外界干擾及自然因素影響大等特點，簽訂、履行施工合同，對發包人、承包人都是十分重要的。根據國外經驗，合同管理產生的經濟效益往往大于技術優化產生的經濟效益。加強公路工程施工合同管理，規范、完善工程合同，做到管理依法，運作有序，有利于在工程建設中做好建筑工程的“質量、工期、投資”三大目標控制，規避風險，減少不必要的扯皮、糾紛和經濟損失，確保按期完成目標和任務。
2 建筑工程施工合同管理現狀與存在的問題
2. 1 “標準條款”顯失公平
在建筑建設市場中，大多采用 FIDIC 標準合同文本，是一種格式合同。發包人、承包商在此基礎上洽商，經一定的修改后簽訂施工合同。由于公路市場的激烈競爭，往往一個工程項目有幾十家施工單位競爭，有些公路建設單位在設計合同條款時，充滿 " 長官意志 " 和濃厚的行政色彩，更多地考慮自身利益，有意無意地免除自己的責任，加重承包商的責任，限制承包商的權利。在 " 僧多粥少 " 的情況下，加上競爭環境不夠良好，承包商根本沒有討價還價的余地，不得不委屈地接受業主預定的條款，放棄自己的正當權利。
2. 2 “陰陽、黑白合同”充斥市場
建筑施工合同常常面臨“陰陽、黑白”合同問題，即一份是按 FIDIC 標準合同文本簽訂的并送行政主管部門備案，俗稱“陽合同”；另一份根據實際履行情況簽訂“陰合同”。陽合同往往是迎合法律、法規、規章的要求，只用于報備之用；陰合同往往是在甲方要求之下降低工程款價款、改變計價方式、降低質量標準等，即“墊資”、“割肉”、“讓利”合同。這種“陰陽、黑白”合同在很大程度上破壞了招投標及施工合同的嚴肅性，嚴重干擾了建筑市場的正常秩序，并給雙方履約留下隱患。建筑領域的質量問題、竣工結算糾紛、三角債等問題都與前期合同的簽約不合法、不規范有直接關系，更與“陰陽、黑白”合同有直接關系。
2. 3 合同實施不規范，隨意性強
在合同實施中，簽約的雙方都不認真執行合同，隨意修改合同，或違背合同規定，或對合同規定打折扣。如發包方不按合同規定按時、足額支付工程款，有的業主長期拖欠工程款，隨意調整合同單價或提高公路驗收標準，致使承包人要用建設低等級公路的造價來建設比原設計高一個等級的公路。而承包方往往既不采取索賠措施，也不敢擅自停工，致使施工承包合同半用半廢，對合同雙方都不能起到約束的作用。
2. 4 合同索賠實現難度大
由于社會條件、自然環境的變化，公路建設是一個索賠多發的行業。索賠是合同和法律賦予受損者的權利，也是合同缺陷的補充，其實質是承發包雙方承擔工程風險比例的再分配。對于承包人來講，工程索賠是一種保護自己正當權益、彌補工程損失的有效手段。而由于公路市場行政干預過多，給索賠工作造成了許多干擾因素，導致合同索賠難以進行，承包人往往是受損害者。
2. 5 缺乏高素質的專業合同管理人才
由于我國的教育制度在早期過分地強調專業化，提倡在專業領域中具有高技術水準的專家。合同管理人員多是搞土木工程技術出身，太過于技術化，欠缺經濟、商務、法律、綜合協調管理能力，不能得心應手地進行合同管理工作。例如,不嚴格按合同辦事，出現問題后不能依照合同辦事，而是習慣于找領導協調，即便是正當的索賠也不能理直氣壯地提出，不按規定的程序進行解決；還有大多數項目管理機構都未設立合同管理部門，缺乏可行的、有效的動態合同管理制度和具體的操作流程，不能對工程進行及時的跟蹤和有效的動態合同管理。
3 加強建筑施工合同管理的措施
3. 1 把合同管理真正納入法制管理的軌道
市場經濟首先是法制經濟，加強施工合同管理，保證建筑市場正常健康發展，離不開有效的法律機制作后盾。作為交通行政主管部門，要完善合同管理方面的法律、法規，如最近最高人民法院擬出臺的《關于審理建設工程糾紛案件適用法律若干問題的解釋》（征求意見稿）中傾向于確認 " 陽合同 " 的法律效力，進一步規范了合同雙方行為。主管部門還要加大監管、處罰力度，增強發包人、承包人合同法律意識和合同管理意識，使得合同雙方認真執行《招標投標法》和《合同法》等法律、法規，對違反合同的行為，不論是合同的哪一方，都應依法接受處罰，把合同管理納入法制管理的軌道，做到有法可依、有法必依、違法必究，確保合同的嚴肅性，營造良好的合同管理法律氛圍。
3. 2 設立專門的合同管理機構，培養專職合同管理人才
設立專門的合同管理機構，建立健全合同管理制度，并且重點培養有應變能力、堅持原則、知識面寬廣的工程師擔任合同管理工作，使他們成為工程技術、工程經濟、合同、法律、商務等復合型人才，以利于正確應付合同管理中的各種復雜問題，發揮合同管理的紐帶作用，使得施工合同的訂立、履行、變更和終止等活動的結果，成為工程項目管理科學決策的依據。
3. 3 堅持合同評審制度，做好合同的談判與簽訂
承發包雙方應建立科學規范的合同管理工作程序，合同簽訂前進行嚴格、細致的合同評審，由專職合同管理人員、負責質量安全的總工程師、經濟師、項目經理等成立合同評審小組，對合同條款進行分析、研究，確定能否滿足項目的各項目標。并找出其中存在的缺陷和潛在風險，制定防范措施，最大限度地減少合同漏洞。切記少用或不用口頭協議、君子協定，防止引起合同爭執。確保合同條款明確、完善，達到業主的各項要求和在施工企業內部順利執行。
3. 4 堅持合同交底制度
實行公司和項目部兩級的合同交底制度，將招標文件、招標答疑資料、投標圖紙、投標書和施工合同對項目部各管理人員進行交底，使其明確工程項目的特殊技術和商務要求，將合同責任目標進行分解，落實到部門和責任人，形成全員的合同管理。
3. 5 對合同履行進行全過程的動態管理
合同簽訂后，合同雙方就形成一定的經濟關系和法律上的效力，合同規定了雙方在合同實施過程中的經濟責任、利益、權力和義務，雙方就必須嚴格遵守，嚴格履行，不應違反。但從根本來說，合同雙方的利益是不一致的，容易導致工程建設過程中的利益沖突，造成在工程施工和管理中雙方行為的不一致、不協調和矛盾。在施工合同履行過程中，應加強對施工合同的監督和跟蹤，進行積極主動的全過程管理。1）嚴格遵守工程合同約定的標的、數量、期限、價格，進行保修條款的履行管理。2）必須加強承包人與發包人、設計單位、監理單位的溝通，協調和處理好各方面的關系，及時解決項目實施過程中遇到的各種問題，保證工程計劃有序實施。3）做好工程工作日志、往來電話、函件、文件、會議記錄等并存檔，作為解決糾紛的證據資料。4）按專用條款約定的時間做好增減、變更項目工程量的確認簽證工作，特別是隱蔽工程驗收簽證，涉及工期、費用記錄要記錄清楚，減少因各種原因引起的糾紛，以保證工程建設的順利進行。5)及時辦理合同的變更、中止、轉讓工作。在實際工作中，經常發生如項目承包范圍或者工期等發生實質性變化的情況，因項目實施層即項目部與管理層即原合同簽訂部門信息溝通脫節，這些實質性變化的信息未能及時反饋給管理層，導致未能及時辦理相關變更，造成工程最終完工進行清算時出現糾紛，嚴重影響企業形象及市場聲譽。一旦業主出現類似資金危機等則會嚴重影響工程進一步開展的情況，必須及時辦理合同中止、轉讓工作，確保企業自身利益不受嚴重侵害。
3. 6 加強對工程分包的管理，學會使用“指定分包商”
目前，工程分包是建筑市場最容易出現的問題，也是出現問題最多的一個環節。“指定分包商‘是現在公路工程承包施工實踐中經常采用的一種分包方式，由于種種原因，總包商對指定分包商應承擔的責任往往和普通分包商同等對待，造成施工合同管理工作的被動。按照國際慣例，在合同關系和合同責任方面，“指定分包商”的不同主要表現在：由于特定的工程部位由業主指定的分包商來完成，當這個“指定分包商”沒有完成合同義務時，業主要承擔一定的責任；如果總承包商不按時按量地向“指定分包商”支付他已從業主方面領到的工程款時，業主可以直接地向“指定分包商”支付工程款；“指定分包商”所負責實施的工程部位，其報價列入總承包商的報價書，但此項款額由“暫定金額”項目支付。由上述特點看，如果“指定分包商”違約，無論是施工的質量不符合合同要求，或者是施工期限落后于合同進度，業主負有推脫不開的責任，總承包商可以擺脫合同責任。在合同執行過程中，對一些根本沒有能力完成分包任務的“指定分包商”，要向業主建議要求更換，以確保整個工程的質量、進度和投資目標。
3. 7 充分發揮工程監理的第三方作用
工程項目實施中，有不少的業主認為委托監理只是找一個承擔質量的責任者，出了質量問題可以推卸責任，責任是監理的，權利是業主的，不愿在選擇承包商、資金支配管理、進度管理等方面放權，發包人把監理工程師視為監理員、質檢員等，增加監理工程師對承包人管理工作的難度。在工程實施中，業主應該充分發揮監理工程師作為工程項目建設第三方的作用，對發包人、承包人的協調作用，這對規范合同雙方的行為、合理解決承包雙方的合同糾紛會有積極的作用。
3. 8 及時進行索賠和反索賠
在合同履行中，注重雙方違約、合同缺陷、施工條件變化、工程變更、工期拖延、工程師指令、國家政策及法律、法令變更等，按規定的索賠程序，及時有效地進行索賠，以索賠促管理，促進公路工程管理水平的提高。
3. 9 建立合同管理的微機信息系統
合同管理在工程建設項目管理中具有十分重要的作用，隨著工程建設項目規模擴大，合同標的日趨龐大，涉及合同的內容、條款日益復雜，采用傳統合同管理手段和方法已經無法適應現代化大、中型工程項目動態管理的要求，借助于微機處理系統為合同管理人員提供支持，已經成為必然趨勢。利用微機數據庫系統，進行數據收集、整理、存貯、處理和分析，從而可以滿足在合同管理方面的信息需要，提高管理水平。
