發布時間：2023-05-15 16:36:05
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【關鍵詞】高校 學生 檔案工作 “學生類”檔案
2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》（簡稱：27號令），首次明確將“學生類”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規性、指導性文件，27號令并未頒布其實施細則，只指出“學生類”檔案的歸檔范圍?！皩W生類”檔案是否就是學生個人檔案，“學生類”檔案工作如何開展？
目前高校“學生類”檔案工作的現狀
1.國內學者對 “學生類”檔案解析存在很大分歧
一部分學者認為高?！皩W生類”檔案僅僅是指學生的個人檔案，也就是高校大一新生進校時由招辦提供的，由學生管理部門或檔案機構暫時管理的，學生畢業后又流轉到用人單位人事部門或是人才交流中心的學生人事檔案；而也有部分學者認為“學生類”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機構長期保存；還有部分學者認為，“學生類”檔案是由學生的個人檔案和十大類中涉及學生個人資料兩部分組成，其中學生個人檔案是可以理解為暫時保管，但在教學類中，如增加學生登記表、畢業生登記表等。
2.目前絕大部分高校在27號令下發之后，“學生類”檔案管理工作并沒有實質性進展
27號令下發之前，學生檔案一般是指的學生個人檔案，一般是由高校的學生管理部門進行管理，學校檔案機構并不參與管理。27號令頒布之后，“學生類”檔案與其他類十類檔案一同被納入高校檔案實體管理體系。然而，由于27號令并未出臺其實施細則，缺乏實際的、可操作性的措施，再加上學生檔案的產生部門較多，內容又較為復雜，同時高校專職檔案人員數量較少。因此，目前絕大多數高校仍然是由學生管理部門管理學生的個人檔案。而檔案機構并未對“學生類檔案”工作有實質性開展。
從“檔案工作的最終目的”看“學生類”檔案內涵
什么是“檔案”？自古以來不同的國家、學者對“檔案”具體定義的探討從來沒有停息過。但不同的國家和學者都不約而同地認為，為利用者提供利用服務是檔案的工作的最終目的。國家檔案局局長楊冬權指出“做好檔案的社會服務是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見，高校學生產生的只要是對學校、學生和社會有利用價值的檔案材料都可以被稱為“學生類”檔案。為新時期指導高校檔案工作的法規性文獻，將“學生類”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機構“以人為本” 服務學校、學生和社會的重要體現和新時代的要求。
做好“學生類”檔案工作的幾點建議
1.“學生類”檔案工作的順利開展，領導的重視和關心是關鍵
“學生類”檔案工作是一個長期過程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關領導給予關心和重視。27號令指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”。高校校長要批準“學生類”檔案工作制度，要將“學生類”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學生類”檔案工作提供充足的人力、物力和財力。
2.“學生類”檔案由高校檔案機構集中統一管理
27號令明確指出“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構”。高校檔案機構能更好地收集整理檔案和為利用者服務。一方面，高校檔案機構在實際的工作中更了解學校、學生、社會對“學生類”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學生類”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機構工作人員在檔案意識和業務技能方面都普遍高于部門兼職檔案人員。
3.加強對“學生類“檔案的宣傳力度
近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業生不清楚自己的個人檔案有沒有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補辦?？梢钥闯?，很多學生和用人單位對學生個人檔案不是很重視。高校應該通過各種渠道宣傳“學生類”檔案的重要性：一方面，對內加強對學生檔案意識教育；另一方面，對外通過高校網站、檔案機構網站宣傳“學生類”檔案的內容、價值、重要性等。
4.關口下移，加強對“學生類”檔案材料的收集和規范管理
“學生類”檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，需要有高校檔案機構主導，學院各學生工作部門、管理部門共同協助才能做好。專職檔案人員要經常深入相關“學生類”檔案產生部門，督促兼職檔案員做好平時歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進行手把手、面對面的技術指導與服務，針對問題及時提出解決方案，真正做到“關口前移，重心下移”，確?！皩W生類”檔案歸檔材料規范、齊全、完整。
為學校、學生、社會提供利用服務是開展“學生類”檔案工作的最終目的。高校檔案機構和學者應充分認識到這一點，在實際工作中有意識地、自覺地開展和改進“學生類”檔案工作方法，才能更好為學校、學生、社會服務。
參考文獻：
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[2]王樂.職業院校學生檔案管理中存在的問題及對策[J].淮南職業技術學院學報，2009，3.
1.1保證人事檔案的真實性、完整性
個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現了職工干部的工作狀態及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發揮培養人才的目的，發揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經歷及事業發展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經歷都體現在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。
1.2實現人事檔案管理的目的
實現人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現體制化、規范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。
1.2.1按程序歸檔
檔案內資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內容要求字跡清晰，手續完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。
1.2.2檔案規范化整理
檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發現虛假資料需要按照有關規定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發現問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規定進行處理。
1.2.3建立符合標準的設施
檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調，以防止紙質的檔案發霉等情況發生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。
2增強檔案信息化管理水平
提高檔案的管理水平及能力是實現現代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發揮其自身優勢。建立電子檔案，實現電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統及人事檔案數據庫，實現各省市的聯網應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內容準確可靠。
3增強檔案管理人員整體素質
一、高職院?，F今檔案管理狀況
當今社會，部分高職院校已經開始信息化管理檔案，但在這個過程中，仍有許許多多的不足之處，技術人員的缺乏使大量工作沒有辦法開展，這也成為了高職院校的一大漏洞。當前，懂得檔案管理信息化建設的人才較少，缺乏專職的技術人員。一些工作人員缺少專業知識和基本的技能，更沒有接受過專業的檔案信息管理的教育，這些都一直制約著檔案信息化的進程。同時，檔案管理的設備也是拖延進程的一個原因。雖然部分高職院校已經開始啟用信息化管理檔案，但設備不足，技術手段落后，檔案部門所使用的計算機比較陳舊，系統早已老化，甚至都沒有一個系統的管理軟件。但尤為重要的一點就是，高職院校并沒有意識到檔案信息化管理的重要性，因為在高職院基本建設、師資力量和設備等方面，檔案信息化管理并不是被院校擺在很重要的位置，從而忽略了這個看似不重要實則很重要的一項進程。
二、高職院校成立信息化檔案管理的必要性
在這個信息時代，高職院校的信息化檔案管理建設有著舉足輕重的位置，以上通過對高職院校的檔案現狀進行分析后，我們充分認識到了檔案信息化建設對高職院校的重要作用。高職院校的信息化建設是很重要的一項工作，它標志著院校走向科技化的偉大進程，也標志著人類的進步。高職院校主要的兩種檔案管理運行穩定，能促進院校不斷發展。高職院校學生個人信息檔案管理對學生而言，是非常重要的。學生的個人檔案、成績等都掌握在學校的管理庫里。學生個人檔案的安全與完整是學生最關心的事情，學生可以看到自己發展過程中的不足并反思自己的錯誤，促進學生全面發展。而學校發展檔案的管理，對學校來說是非常重要的，它的作用和學生個人檔案對學生的重要性是一樣的。學校歷年來的發展進程全部在檔案資料庫里，從檔案中學校可以看到學校發展歷程中的優劣，總結經驗加以改正，促進學校長遠發展。檔案管理信息化的同時，我們可以看到檔案功能的全面與完善，相對于過去只有登記、錄入等單一管理方式，如今的檔案管理更具有凝聚力。我們之所以要推廣高職院校進行信息化管理檔案，就是因為在當今，檔案自動化的管理建設已經初見成效，并且大勢所趨，這必將是各大院校以后必須實行的一項準則。檔案信息化的管理方式，將是時代的趨勢，所以建立完善的信息化檔案管理是非常有必要的。
三、實施檔案管理信息化的具體措施
（一）檔案信息數字化――管理建設。檔案管理信息化打破了傳統檔案管理的形式，用電子記錄形式代替了傳統紙質記錄的形式，在一定程度上方便了檔案管理員的工作，增加了辦事效率。對于檔案管理信息化，我們首先要采取的措施就對檔案信息進行數字化的管理，把傳統紙質、聲像文件通過信息化網絡技術將其轉換為電子檔案，進行系統有序的編號，組成有規律可循的檔案信息庫。通過關鍵字的搜索，能夠快速有效地查找到對應資料，使需要查找的信息一目了然，內容全面。例如，將學生個人信息輸入到信息庫里，通過搜索該學生姓名，即可查找到該學生所有資料。對學校發展檔案管理的建設也是如此，這樣可以在最短的時間內，通過關鍵字搜索獲取最多、最全的信息，既方便又快捷。
（二）檔案信息數字化――網站建設。現如今，網站作為人們日常生活中經常用到的工具在生活中起著重要作用。檔案僅僅數字化還不夠，因為數字化僅僅供內部管理人員使用，檔案資源的利用率大大降低，且如若僅僅由檔案管理人員掌握檔案信息，學生或學校對自己檔案的查詢也將會增加檔案管理員的工作負擔，且在一定程度上浪費了學生或學校工作人員的時間。檔案進行網站建設，給予學生及學校工作人員一個固定的賬號與密碼，使學生能夠自己通過網絡查詢相關資料，節省時間的同時也降低了檔案管理員的工作強度，使其能夠對檔案管理有進一步的研究，更好地造福院校。檔案網站建設的主頁需要提供基本端口，這個端口需集服務、宣傳與交流為一體，方便學生能夠快速了解學校的發展歷程及其他內容。
（三）信息數字化管理中應注意的問題。1.檔案管理信息化，并不是完全取代傳統檔案管理，只是在傳統管理基礎上進行優化，但并不是取代。傳統檔案管理與信息化管理相互依賴，傳統檔案管理作為基礎，在一定程度上影響著信息化管理。2.檔案管理信息化分目錄與全文，但無論是哪一個，在進行數字化的過程中都會有諸多問題，例如技術問題、合作問題等。3.檔案信息管理需要有安全保障。數據的管理與使用，必須設定一定的權限。數據管理者必須經過嚴格挑選與考察，確保對信息化檔案管理技術掌握熟練，避免誤操作現象發生。對于檔案查詢者的權限，則應考慮其是否是院校學生或老師，避免被校外不良分子利用。4.檔案信息需定期備份。管理員進行定期備份能夠保證數據丟失或損壞時能夠及時恢復，保證系統盡快恢復運行。
三、高職院校的檔案信息管理應注意的環節和遵循原則
高職院校的檔案管理，需要從以下幾個環節出發：一是高職院校從自身實際出發，一定要避免盲目建設。二是高職院校的檔案信息應有系統的規范標準，使檔案管理信息化進入科學化和制度化的正規管理模式。三是處理好院校系統與其他系統的交流性和兼容性，這樣將更便于資源的有效利用。
高職院校同時也要遵循以下幾個原則：一是為了使高職院校的檔案信息充分被利用，我們要將利用率高的資源信息進行優先數字化。二是優先選擇比較稀有的高職院校檔案集中進行數字化的管理，使稀有檔案的珍貴性得到完全保護。三是通過篩選，選擇具有代表性的、有特色的檔案信息進行資源共享，對外開放。這樣，檔案的資源開放性也充分地被體現出來。
大學生檔案是學生在校生涯的翔實記錄，也是社會人事檔案的的重要部分。大學生檔案對學生就業單位人才的選拔任用、工作后工齡的計算、申報職稱、轉正定級、出國及公務員考試、養老保險的辦理等都會產生很大影響，大學生檔案的重要性不容小視。目前很多高校大學生檔案的管理工作不盡人意，高校大學生檔案管理的失責使得大學生檔案丟失、變為“死檔”、各項社會福利無法得到確認等現象屢屢發生，學生的直接利益無法得到保障。本文正是基于大學生檔案的管理現狀出現的問題，分析認為高校缺失專門的檔案管理機構、檔案管理技術有待提高、大學生檔案安全性有待加強，建議政府硬性要求并且財政支持高校設立專門的大學生檔案管理室、將電子檔案引進到大學生檔案管理工作中，并且探索施行新的檔案存放制度。
【關鍵詞】
大學生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學畢業生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區級人才市場不能提供相關證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級，但是檔案所在的區級人才市場不能提供相關證明；畢業后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變為“死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。
1.高校大學生檔案管理的重要性
大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業單位，很多高校畢業生的就業單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄，也是企業人事部門考核應屆畢業生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人，是在學生畢業之際由學校代為轉出，學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業及其就業單位人才的考核、選拔任用產生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門
目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。
2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.3大學生檔案的安全性有待提高
學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對大學生檔案管理工作的一些建議
高校檔案工作與和諧校園關系密切。檔案“是重要的信息資源和歷史憑證，是學校的文化遺產”。檔案資料為和諧校園文化建設提供最真實，最祥盡，最能感動師生的史料依據。檔案工作是一項基礎性、服務性的工作，是以服務和諧校園為前提，服務廣大師生員工為目的。反過來，和諧的校園氛圍，又為檔案的完整收集、規范整理，以及按時歸檔創造了條件，促進和完善檔案工作的發展。因此，構建和諧校園離不開檔案事業的發展，而檔案事業與其他事業的同步、協調發展，也是和諧校園的重要體現之一。
二、高校檔案工作在和諧校園建設中的服務功能主要體現在以下幾個方面：
1.為學校建立完善、健全的規章制度提供重要依據
建章立制是高校行之有效的管理手段。隨著社會環境的不斷變化，高校必須制定出符合校情、符合社會進步的規章制度。高校檔案室(館)在完善學校的體制機制工作中，責無旁貸地為學校提供材料依據。學校利用檔案室(館)提供的重要材料依據，總結歷年來成功的管理經驗和管理措施，借鑒前人辦學的經驗和教訓，清理和廢止不合理的管理制度，完善和制定新的制度，讓校規校紀成為學校各種活動能夠正常運行的保障，成為規范師生員工行為的尺度。努力創設一個有制可依、有制可循的和諧校園環境。
2.為廣大利用者提供幫助
首先為學校教職工及離退休人員提供幫助。高校檔案室(館)服務對象最多的就是學校的教職工。教職工除了評職稱查檔外，也有因為參加各種評優活動要填報相關表格而來查找檔案；還有的是為了了解國家、學校各種優惠政策而來查找檔案資料的。離退休人員來查檔案的，有的是人退了心不閑，撰寫自己工作的經歷和經驗，繼續為學校作貢獻；有的是為了參加各種社會組織而來查自己工作期間的一些相關材料；還有一些要參加社會保險而來獲取相關的檔案資料。
其次為在校大學生提供幫助。來檔案室(館)查找資料的學生中，一般大多是校團委或各系部的學生干部。他們都是在準備舉辦各種活動時來查往年舉辦活動的相關資料。另外也有一些學生，他們來查檔案是為了了解學校針對學生而制定的一些規章制度，如評選優秀班團干的條件、獲得獎助學金的條件等等。
還有為外來人員提供幫助。來檔案室(館)查找資料的外來人員，大多是學校畢業出去的學生。這些人員來查檔案，大多是在工作中要申辦各種資格證書時，來學校查找自己當年在校時的相關檔案資料。
三、高校檔案工作服務于和諧校園建設的幾個措施
1.積極收集檔案信息資料，不斷豐富室(館)藏，讓檔案信息資料更具完整性、時效性
檔案部門在日常收集整理的基礎上，應廣開途徑，面向廣大教職員工征集有價值的檔案資料。有條件的可以開展形式多樣的活動，全面收集廣大師生員工最關心、最直接、最密切、最現實的檔案信息資料，使原始的、分散的、有保存和利用價值的檔案成為系統的、有序的、動態的檔案信息資料，更迅速地、準確地、全面而完整地被利用，為創建和諧的校園環境提供信息資源。作為地方高校，也可以收集能反映當地風土人情的有價值的檔案資料，豐富和諧的校園文化內容。
2.解放思想，開拓創新，積極開展形式多樣的服務類型
第一，變單向被動服務為多向主動服務，努力創建網絡環境下的檔案利用。
高校檔案的服務形式多為單向被動服務，這對于充分發揮檔案的利用價值有一定的局限性。所以檔案工作者要變單向被動服務為多向主動服務，可以采取走出去的方式，多向廣大師生宣傳檔案的利用與功能。也可以和當地有關部門合作，創辦檔案展覽，積極向社會宣傳檔案的魅力。還可以創建網絡環境下的檔案利用，在“網絡環境”下，檔案以電子文件的方式，運用網絡通道提供利用服務。這種網絡環境下的檔案利用形式有共享性、復用性、交互性、多樣性和開放性的特點。一份文件可實現多人同時、異地利用，不受時間和空間的限制，以達到對檔案信息資源更廣泛的利用，更好地為創建和諧的校園、創建和諧的社會服務。
第二，加強民生檔案服務，促進和諧校園發展。
高校的民生檔案是維護師生員工利益的原始憑證。由于民生檔案的特殊性，同一份檔案包含多人的信息，有的內容還涉及個人隱私，不方便查閱；有的民生檔案由于利用率高，形成檔案的部門為了日后工作的方便，不愿將檔案移交檔案室(館)，造成檔案室(館)民生檔案的缺失；還有的民生檔案是由不同的幾個相關部門整理形成，如果此類檔案不移交到學院檔案室(館)，勢必造成查找檔案程序的繁雜，影響教職工的工作和生活?；诖?，加強民生檔案的管理與服務，勢在必行。
第三，面向學生，制定專項服務。
【關鍵詞】技師學院 學生檔案管理 畢業生就業
技師學院學生的檔案材料，不僅記載了其在校期間的學習成績、思想品德、身心健康狀態等信息，而且是學校推薦學生和用人單位錄用學生的主要參考依據，在學生步入工作崗位后，其個人檔案仍然是職稱評定、學習深造和各級組織選拔、任用、考核的重要憑證。因此，加強學生檔案管理，對于促進畢業生就業、規范就業市場具有重要意義。
一、技師學院學生檔案管理存在的問題
（一）學生檔案管理理念和管理模式落后。雖然學生檔案管理對于畢業生就業具有十分重要的作用，但是目前一些技師學院學生檔案在管理理念上卻十分落后，具體表現在一方面不夠重視學生檔案管理，沒有把學生檔案管理放在學校重點工作項目上，并且投入的資金十分有限，導致學生檔案質量不高，不能充分起到促進畢業生實現成功就業，幫助用人單位盡快了解、用好畢業生的功能。另一方面具體表現在學生檔案管理觀念上仍然停留在匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，而對用人單位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技師學院學生檔案管理比較混亂，或是人事部門管，或是學生處管，又或是在各院系分散管理，由于沒有固定的管理部門，導很多學生檔案都沒有進行系統整理，都是要等到學生快要畢業的時候才進行集中整理。這些零散的不規范的學生檔案根本不能夠促進學生的就業，而學校這種陳舊落后的管理模式根本無法適合信息化時代的發展要求。
（二）學生檔案材料內容陳舊。學生檔案材料應該具有豐富多樣性和實用權威性的特點，特別是隨著我國社會經濟的不斷發展和教育體制改革的逐步深入，再加上技師學院相對于高校而言，和企業的合作更為頻繁和緊密，用人單位在選擇和錄用人才時更想要看到的是學生的心理測試成績、各種技能競賽證書和社會實踐活動材料等，但是大部分技師學院的學生檔案材料仍然停留在學生的學習成績、獎懲情況、黨團材料、體檢表等內容上，這樣的檔案材料根本不能夠準確而全面地反映學生的綜合素質，不能全方位地展示學生的精神面貌，不能體現學生的競爭力，因此，內容陳舊的學生檔案材料是不能夠很好地服務于學生就業的。這就要求技師學院在學生檔案管理方式上，特別是對畢業生在校期間成長成才的行為表現方面形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案資料。
（三）學生檔案意識普遍薄弱。隨著社會主義市場經濟的不斷發展和教育體制的不斷改革，畢業生的就業方式和就業觀念也在不斷地發生變化，畢業生畢業由以前的國家統一分配變成了現在的用人單位和學生的雙向選擇，用人單位更加看重的是學生的綜合素質和實踐能力，并不過多關注學生的個人檔案，而學生更加關心的則是工作待遇和工作前途，特別是技師學院的畢業生，大多都進入了外資企業或民營企業，而這些企業基本上都是實行人事，把畢業生的檔案放在人才中心保管，這樣就導致許多畢業生不關心檔案的去留或者干脆不要檔案，形成檔案有沒有關系不大的錯誤意識，這樣最后就導致出現畢業生和檔案分離的現象，這些問題都不利于學生將來的發展。
（四）檔案管理人員素質有待進一步提高。由于技師學院普遍不重視學生檔案管理工作，沒有引起專門的檔案管理專業的人才，導致大部分檔案管理人員都是從其他學科轉行而來，因此他們的素質業務水平普遍不高，專業能力普遍不強，由于這些管理人員不具備檔案管理的專業知識和理論功底，因此，他們在具體工作中經常出現文字材料紙張規格不一、書寫不規范、材料缺失等問題，再加上缺乏相關部門的監督檢查和業務指導，最終造成學生檔案缺乏完整性和準確性，因此也就不能夠真實地反映學生的個人信息和能力素質，也就不能夠有效地服務畢業生就業。
二、加強高校學生檔案管理，做好為畢業生就業服務工作
首先，提高思想認識，加強學生檔案材料的收集和整理工作。學校領導部門要提高思想認識，不斷更新學生檔案管理理念，把學生檔案管理工作當作學校的重點工作去抓，要加大資金投入力度，加強學生檔案材料的收集和整理工作。將更能反映學生綜合素質和實踐能力的材料歸入學生檔案之中，保證學生檔案材料的完整性，同時在收集和整理學生檔案時一定要寫要規范、字跡工整，不要出現錯別字，保證學生檔案材料的準確性。
其次，要引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平。技師學院的學生檔案管理要隨著信息技術的發展而不斷提高，必須要通過引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平，一方面我們要將學生的基本信息錄入數據庫，建立學生的電子檔案，來實現信息資源的共享；另一方面，我們可以通過計算機系統對學生檔案進行迅速而有效的整理、分類和重組，從而有利于學校、學生和用人單位以最便捷、最快速的方式進行搜索和利用。
再次，加強宣傳力度，提升學生的檔案意識。我們要從大一階段就要加引導學生認識、重視、明白檔案的重要性，從而讓他們在不知不覺中形成檔案意識，以便在畢業時學生能夠妥善地處置和保管好個人檔案。
最后，技師學院要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的綜合素質。技師學院要在資金和政策上全力支持學校的學生檔案管理工作，一方面要加大在職人員的培訓力度，采取“請進來、走出去”的方式來提高檔案管理人員的業務能力、政治素質、職業道德和主動服務意識；另一方面，要引進一批高素質的專業的檔案學人才，建設一支高素質、高能量的人才隊伍，以便以最專業、最快速的標準為畢業生的就業做好服務。
【參考文獻】
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摘要：目前，大學生的誠信問題已經成為擺在高校教育工作者面前不得不面對的重大問題，特別是表現在考試誠信方面。中山大學南方學院雖然在學生的考試誠信方面取得了一定的成績，但是面對存在的問題，通過學院的努力和學生的密切配合，形成二者的合力，就能夠有效構建考試誠信體系，促進學院的學風考風建設，也能有效促進學生的誠信道德建設。
關鍵詞：考試誠信；體系；構建；中山大學南方學院
中圖分類號：G4文獻標識碼：A文章編號：16723198（2013）16012802
高等學校作為培養高素質人才的重要場所，對學生的誠信教育發揮著重要作用。然而目前，大學生的誠信問題已經成為擺在高校教育工作者面前不得不面對的重大問題，特別是表現在考試誠信方面。近年來，不少高校出現因作弊而被勒令退學的現象出現，根據相關部門調查，大約28%以上的學生都曾有過作弊經歷。高校如果不采取相應措施對學生進行誠信道德建設，不但對高校的教學有不良影響，而且會影響到學生的成長成才。
中山大學南方學院由中山大學與廣東珠江投資集團合作，經教育部批準設立的獨立學院，在校生近18000人。近年來，我院高度重視大學生的誠信教育，把考試誠信作為加強大學思想政治教育的重要舉措，通過多年的努力，取得了一定的成就。對此，本文從中山大學南方學院的實際情況出發，通過回顧與反思當前大學生考試誠信教育現狀，分析其中存在的問題，并就進一步加強大學考試的誠信體系建設提供一些意見。
1考試誠信教育所取得的成績
中山大學南方學院高度重視考試誠信的教育，并采取了一些措施加強對大學生的教育。具體表現在以下幾個方面。
1.1學校領導高度重視
學校領導高度重視考試誠信教育，并把考試誠信納入到大學生思想政治教育工作中去。不管是在考試時期，還是在平時的教育階段，學院都高度重視考試誠信教育。根據學院的組織管理體系，學院成立了以分管教學工作的副院長為負責人考試時期監督領導小組，下轄各系的教務負責人，負責對全院各種考試的監督和管理。學院還成立了以分管學生工作的黨委書記為負責人的學生工作組織，下轄學工部、各系的學生管理工作負責人。除此之外，學院還依托公共課部對大學生進行思想政治教育，教育他們養成良好的行為習慣，正確地對待考試，用公平的方式展現個人的文化知識水平。實際上，學院的這種做法確保了考試期間，平時教育和課堂學習期間三位結合，有針對性地對大學生進行了誠信意識的教育。
1.2重視教師的誠信引導
榜樣的力量是無窮的。中山大學南方學院高度意識到了這一點，在對學生進行考試誠信的教育過程中，學院要求所有教師要做到誠信，用誠信去影響學生。對于教師來說，誠信是最起碼的師德要求，也是教師在教學過程中必須要做到的一點。
中山大學南方學院采取了一系列措施加強教師的誠信建設，并要求教師對學生進行誠信影響。一是學院把每次考試當作對教師進行誠信教育的重要契機，要求教師嚴格監考，按照監考要求認真做好監考工作，從思想上讓教師意識到嚴格監考的重大意義。二是加強教師的職業道德教育，把誠信納入到職業道德教育的范疇中去，通過建立各種規章制度，讓教師意識到個人誠信對教育學生誠信所發揮的重大作用。三是教育廣大教師把誠信踐行到具體實踐中去，讓教師不但在監考中做到誠信，還讓教師在課堂教學中對學生進行誠信教育，并要求教師身體力行，說到做到。
1.3全校范圍基本形成遵守考試紀律的良好風氣
在學院領導的高度重視和廣大教師的辛勤努力下，通過一系列的措施，中山大學南方學院的考風得到了一定程度的改善。主要表現在：考試紀律較好，學生都能遵守考試要求；在考試過程中被發現作弊的比率明顯下降；全體教師都能在監考過程中做好本職工作，認真負責；近幾年未發生重大惡性作弊事件等。這些成績的取得有賴于中山大學南方學院領導和全體教師的努力，得到了上級領導部門的贊賞和表揚。
2考試誠信體系的構建策略
雖然中山大學南方學院在考試誠信建設方面取得了一定的成績，但是也存在著一些問題，如個別學生的誠信意識不強、學院的誠信建設與管理的制度不完善等。要解決這些問題，更好的促進考試誠信工作的開展，就需要在堅持原有的優秀經驗的基礎上，采取更加積極穩健的措施，建立考試誠信體系。具體來說，就需要從學校、學生兩個層面著手。
2.1學院層面
學院是考試誠信體系構建的主體，只有充分發揮出學院的主觀能動性，在對學生的誠信教育上和誠信制度上下手，建立個人誠信檔案，就會有效的加強考試誠信教育，為構建考試誠信體系做好學院層面的工作。
2.1.1考試前對學生加強有針對性的誠信教育
學院在做好平時對學生進行誠信教育的基礎上，特別是要加強考試前的誠信教育。對此，學院可以要求各系組織各輔導員或班主任召開各種類型的主題班會，讓學生了解誠信考試對個人成長成才的重大意義，告訴學生做好考試誠信的基本方法，并充分調動學生自主誠信考試的積極性。主題班會召開之后，各系要以班級為單位收集資料，并上交到學院教務管理部門，作為對學生進行誠信教育的資料進行保管。實踐證明，考試前進行過誠信教育的班級比沒有進行過誠信教育的班級的作弊率要低。今后，中山大學南方學院要采取這種考前教育的方法對學生進行誠信意識的教育，最大限度的對學生進行思想意識上的教育，防止考試作弊的現象發生。
2.1.2建立健全誠信建設的相關制度
目前，雖然中山大學南方學院成立了以分管教學工作的副院長為責任人的考試巡查監督小組，也成立了以分管學生工作的黨委書記為負責人的平時思想政治教育工作隊伍，在大學生思想政治道德課程教學中也對學生進行了誠信意識的教育。但是在誠信建設的制度上，學院仍然存在著一些問題。如獎懲措施缺乏，誠信保障機制不足等。因此，學院要想辦法解決這些問題，建立健全誠信建設相關的制度。
一是建立誠信獎懲措施。一方面是獎勵，對于在考試中表現優秀的學生給予一定的誠信獎勵，不單單是要求學生做到誠信，更重要的是讓學生體會到堅持誠信能夠得到一定的獎勵。獎勵可以是物質的，也可以是精神的，甚至可以是精神和物質雙重獎勵的。學生在得到了堅持誠信考試的有效回報之后，不但會自己努力堅持下去，而且還會帶動身邊的同學去誠信考試，起到一傳十，十傳百的優秀效果。另一方面是懲罰，懲罰的對象是那些考試作弊，不遵守考試紀律的學生。在制定懲罰措施時要根據違紀情節來決定，分別制定警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學籍的懲罰級別。在學生違紀的情況下，要切實落實的執行上，絕不姑息，絕不淡化懲罰制度的權威。
二是建立誠信保障機制。誠信保障機制建立的主要目的在于促進誠信建設的發展。一是保障全校形成良好的誠信氛圍，使得全校教職工和學生都能沐浴在誠信的文化氛圍中，形成人人爭做誠信行為的良好風范。二是促進廣大教職工和學生自我約束，在誠信保障機制的作用下，不誠信的行為就會嚴格杜絕，在這種情況下，人人都會自我嚴格要求。三是有效的確保學生的學風考風建設，通過誠信保障機制的作用，教職工會養成良好的誠信工作意識，學生會養成良好的誠信學習意識，那么久而久之，良好的學風和考風就會逐漸形成。
2.1.3建立完整的個人誠信檔案
目前，世界上不少國家都建立個人誠信檔案，這對于保障社會誠信，形成良好的誠信風范具有重要的促進作用。中山大學南方學院可以借鑒國內外優秀經驗，建立全校范圍內的學生的個人誠信檔案，以個人誠信檔案為抓手，對學生進行考試誠信意識的教育。
一是建立個人誠信檔案數據庫。傳統的個人誠信檔案是紙質化的，把個人的誠信行為記錄在內，并裝入個人檔案里。這種做法是基本符合當前檔案管理的基本情況的。實際上，學院還可以在確保紙質化檔案的基礎上，開發個人誠信檔案數據庫，把個人的誠信行為輸入信息庫里。雖然目前數據庫類型的個人誠信檔案建設起來有些難度，但是隨著時代的發展與科技的進步，這種類型的誠信檔案將會取代紙質化的檔案。中山大學南方學院如果能開拓創新，建立個人誠信數據庫，將會成為引領高校個人檔案的先鋒。
二是個人檔案的記錄要實事求是。目前，學生個人檔案的管理者是輔導員（班主任）。但是由于個別輔導員（班主任）可能對某些學生存在著一定的偏見，因而在對待學生的誠信檔案上抱著個人主義或者個人思想。這對于正確反映學生的實際情況不利。如果輔導員（班主任）不能實事求是的記錄學生的實際情況，將會對學生的一生產生不良影響。所以，學生個人檔案信息的記錄要本著實事求是的態度，將學生的真實表現記錄在內，而不要出現任何形式的個人偏見。
2.2學生層面
學生是被教育的對象，在誠信體系的建構過程中，學生發揮著重要的作用，學生認識到位與否、配合學院的誠信體系建設工作與否等方面的問題都直接影響著考試誠信體系的構建。
2.2.1深刻認識到考試誠信對自身發展的重要性
思想層面的認識對行動起著決定作用，如果學生不能在思想上深刻意識到考試誠信的重大意義，不能認識到對自身未來發展的影響，也就不能自主地積極地參與到學院的考試誠信體系構建過程中去。因此，學生只要在意識到了這一問題的重要性的基礎上，才能夠對自己嚴格要求，正確做到誠信考試。
一方面，學生要積極努力的學習科學文化知識，用學習到的知識戰勝考試時的作弊思想。如果學生真正掌握了知識，那么就不會害怕考試，因而也會在考試過程中沉著答題，不會有作弊思想的產生。要做到這一點，學院要加強對學生的教育，并教會學生學習的方法，讓學生真正的學習到知識，為考試而做好前期準備工作。
另一方面，學生要樹立誠信考試的良好意識。對于學生來說，因為人與人的不同，而造成了思想的不同。誠信考試意識較強的學生可以有效的幫助那些誠信考試意識較差的學生。把誠信考試的精神傳遞給他人，并積極的影響著身邊的同學。
2.2.2積極配合學院的考試誠信體系的建設
考試誠信體系的構建需要得到學生的認同和配合才能真正發揮出應有的作用。對于學生來說，要做到以下兩點。
一是認真學習學院的考試誠信管理制度。學生只有在深刻了解了考試管理制度的基礎上才能按照制度的要求誠信考試，因此，學生要自主地積極地參加學院組織的各種考試誠信教育活動，了解考試的基本要求。另外，由于每次考試的實際情況不同，所以每次考試的要求可能也會有所不同，在這種情況下，學生就需要及時了解考試要求，按照考試要求認真備考，在考試過程中誠信考試。
二是嚴格要求自己，做到誠信考試。在學習階段，學生要認真學習。在考試階段，學生要嚴格要求自己，即便是遇到難題，也不要總想著去作弊。總之，要養成良好的誠信考試習慣，讓誠信考試的優良作風不斷得到發揚。
綜上所述，中山大學南方學院雖然在學生的考試誠信方面取得了一定的成績，但是在面對存在的問題的同時，通過學院的努力和學生的密切配合，形成二者的合力，就能在構建考試誠信體系的道路上就能越走越寬，為學院的學風建設和考風建設貢獻力量，也能為培養誠信的合格的人才奠定基礎，更能促進學生人格的自我完善和發展，確保學生成人成才。
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[關鍵詞]學生；檔案管理；改革
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349(2010)12-0076-01
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是個人信息的重要載體。學生檔案是學生在校學習生活期間真實情況的反映，它記錄了學生在校期間親身經歷的、親自參與的各種活動的信息，是學生個人信息的原始資料，是用人單位衡量學生個人綜合素質和能力的真實準確的憑證。所以，學生檔案管理工作是學校學生工作的重中之重，檔案管理工作的好壞，將直接關系到學生未來的前途和發展。但隨著教育制度的改革和發展，學生檔案管理工作也面臨著新的挑戰，出現了很多問題，如學生檔案不完整、檔案內容不準確、檔案更新不及時等問題。這些嚴重影響了用人單位對學生個體的判斷，進而影響了學生個體的發展。因此，加強和完善學生檔案管理工作是勢在必行的。我們可以從以下幾個方面來加強和完善檔案管理工作。
一、宣傳檔案知識，強化檔案意識
由于學校很少提供給學生了解檔案的機會，所以絕大多數的學生檔案知識是相對薄弱的。久而久之，造成學生對檔案不了解，不關心，覺得檔案僅僅是隨個人而走的一紙文件，并不具有什么作用，和個人利益不相干。為了保護學生的個人利益，提高學生對檔案的重視程度，學校要重視檔案知識的普及工作，讓學生了解個人檔案在學生在校學習生活期間以及畢業后就業時的重要作用。學?？梢酝ㄟ^對剛入學的學生開展檔案知識的普及教育工作；對在校學習期間的學生，設置檔案管理選修課，讓學生深入到檔案管理之中去；對畢業生設置就業指導課等多種方法，靈活運用，以達到加大對檔案知識宣傳力度的目的，使學生認識到檔案是和個人利益息息相關的，認識檔案的重要性。
二、提高檔案管理者素質，加強檔案管理隊伍建設
學生檔案管理工作具有較強的專業性，并且有其自身的特點和方法。因此，學校對于學生檔案的管理應當建立一支專業性較強的管理隊伍，以達到高效、準確地管理檔案的目的。但是，由于目前學校學生檔案管理工作大多是以非專業人員為主，檔案管理人員缺少相應的培訓和相關的專業技能知識。面對諸如此類的問題，學?？梢砸环矫婕涌炫囵B或聘用專業管理人員。一方面定期組織現有檔案管理人員進行檔案管理專業方面知識的培訓，以適應檔案管理工作的需要，進而滿足不斷發展的教學體制和教育制度改革的需求。另外，還應加強學生檔案管理人員的責任意識，提高檔案管理人員的責任心和對檔案的重視程度，防止人為地破壞或更改學生個人檔案。
三、健全檔案管理制度，完善檔案管理模式
建立健全的檔案管理制度是學生檔案管理工作有條不紊地進行的先決條件，是學生檔案管理工作的基本保障。學校應根據國家相關法律制度，結合學校自身檔案管理的特點，不斷摸索，總結經驗：建立起一整套完善的、在學生檔案管理工作中實際可行的、規章制度來規范工作流程，使學生檔案管理工作做到有法可依、有章可循，逐步走上規范化、制度化的道路。另外，規章制度建立后，要嚴格按照規章制度行事，要注重制度的實施，這樣才能建立起行之有效的檔案管理制度和模式。
四、實現檔案管理信息化
目前，學校檔案管理多為人工管理，檔案材料也主要以紙質材料為主，管理方法落后，工作效率不高，檔案資源易損壞，這種管理模式已經越來越顯得陳舊。在信息技術高度發達的當今社會，高品質、高層次的信息化管理手段變得尤為重要，應用計算機和網絡技術的現代化手段已然成為未來檔案管理工作發展的必然趨勢，是學生檔案管理工作能否快速、有效進行的關鍵所在。我們要借鑒當代檔案信息化管理中優秀的科學理論依據和方法，結合學校自身學生檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，形成一套符合我們自身發展的信息化管理手段。建立符合我們自身發展的信息化平臺，并將其逐步融于學生檔案管理之中，加快檔案管理的時代步伐，提高檔案管理效率，更好地服務全校師生。
綜上所述，學生檔案管理工作雖然是一項十分繁雜瑣碎的工作，但是意義非凡。做好學校學生檔案管理工作，既有利于促進學校自身的發展建設，又有利于學生畢業后就業工作的順利開展，同時也為用人單位打開了方便之門。
[參考文獻]
[1]李洪蘭，高校學生檔案管理中存在的問題及對策[J]，青海民族大學學報(教育科學版)，2010(2)：126-128
