發(fā)布時間：2023-08-31 16:36:19
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的城市建設(shè)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
第二條本規(guī)定適用于城市內(nèi)（包括城市各類開發(fā)區(qū)）的城建檔案的管理。
本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
第三條國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全國城建檔案工作，業(yè)務(wù)上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
城市的建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或者配備城建檔案管理人員，負(fù)責(zé)全市城建檔案工作。城市的建設(shè)行政主管部門也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作。
第四條城建檔案館的建設(shè)資金按國家或地方的有關(guān)規(guī)定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范要求。城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第五條城建檔案館重點(diǎn)管理下列檔案材料：
（一）各類城市建設(shè)工作檔案：
1、工業(yè)、民用建筑工程；
2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；
3、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；
4、公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；
5、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；
6、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；
7、城市防洪、抗震、人防工程；
8、軍事工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。
（二）建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。
（三）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料等方面的基礎(chǔ)資料。
第六條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收后六個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的工程建設(shè)檔案。凡工程建設(shè)檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)限期補(bǔ)充。
停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。
撤銷單位的工程建設(shè)檔案，應(yīng)當(dāng)向上級主管機(jī)關(guān)或者城建檔案館移交。
第七條對改建、擴(kuò)建和重要部位維修的工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補(bǔ)充和完善原工程建設(shè)檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程建設(shè)檔案，并在工程竣工后三個月內(nèi)向城建檔案館報送。
第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，其竣工驗收應(yīng)當(dāng)有城建檔案館參加。
第九條建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有永久保存價值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案，由城建檔案館根據(jù)城市建設(shè)的需要選擇接收。
城市地下管線普查和補(bǔ)測補(bǔ)繪形成的地下管線檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)接收進(jìn)館。
房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理，建設(shè)部另行規(guī)定。
第十條經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金，須納入城市財政專戶管理。其利息經(jīng)建設(shè)行政主管部門報財政部門同意，用于城建檔案的保管和保護(hù)事業(yè)。建設(shè)單位按規(guī)定向城市建設(shè)檔案館報送工程檔案資料后，工程檔案保證金全部退還。
第十一條城建檔案館對接收的檔案應(yīng)當(dāng)及時登記、整理、編制檢索工具。做好檔案的保管、保護(hù)工作，對破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時搶救。特別重要的城建檔案應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保其安全無損。
城建檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)檔案信息資源，并按照國家的有關(guān)規(guī)定，向社會提供服務(wù)。
第十二條建設(shè)行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎勵。
第十三條違反本規(guī)定有下列行為之一的，由建設(shè)行政主管部門或檔案行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）無故延期或者不按規(guī)定歸檔、報送的；
（二）涂改、偽造檔案的；
（三）檔案工作人員，造成檔案損失的。
關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；創(chuàng)新
1 城建檔案管理面臨的新形勢
1．1世界經(jīng)濟(jì)一體化下與國際慣例接軌的要求
世界經(jīng)濟(jì)一體化的形勢在不斷的變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點(diǎn)新要求：①要求我們的檔案管理工作要更加規(guī)范，要盡可能縮短與世界發(fā)達(dá)國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求；②要求檔案管理要發(fā)揮為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供支撐和依據(jù)作用，隨時為城市規(guī)劃與建設(shè)、招商引資等提供“全、新、準(zhǔn)”的信息。
1．2我國加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的形勢
對于城鎮(zhèn)特別是大城市來說，加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發(fā)展。老城由于空間有限，進(jìn)步更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發(fā)展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區(qū)拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。
1．3我國加快法制建設(shè)和公民法律意識加強(qiáng)的形勢
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識也進(jìn)一步加強(qiáng)。特別是與城建檔案管理相關(guān)的《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》和《中華人民共和國物權(quán)法》的出臺，城建檔案所具有的與規(guī)劃、房產(chǎn)等相關(guān)的法律性依據(jù)特征，往往成為解決法律糾紛的重要依據(jù)，這就對檔案信息的準(zhǔn)確性、時效性、全面性等方面提出了更高的要求。
2城建檔案管理的特點(diǎn)
2．1復(fù)雜性
城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。
2．2動態(tài)性
城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動態(tài)性的特征。動態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時效性作用。
2．3準(zhǔn)確性
大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會給國家、企業(yè)、個人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。
3 以創(chuàng)新的服務(wù)手段逐步實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化
3．1 以創(chuàng)新的工作管理模式逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力，也是一個政黨永葆生機(jī)的源泉。當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，改革開放深入進(jìn)行，城市化步伐加快，城市建設(shè)日新月異，這些對新時期城建檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案觀念和老的做法已經(jīng)難以適應(yīng)新的形勢。所以，如何創(chuàng)新性的開展城建檔案工作，逐步實現(xiàn)工作的現(xiàn)代化是我們城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現(xiàn)代化其實質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主向現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送等轉(zhuǎn)變，以信息化形式為社會提供服務(wù)。因此，只有創(chuàng)新工作管理模式才能逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
（1）檔案載體不斷發(fā)展導(dǎo)致管理載體方式的創(chuàng)新。檔案載體是檔案信息存儲的介質(zhì)，它與社會發(fā)展階段相適應(yīng)，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發(fā)展到現(xiàn)在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術(shù)載體。尤其是隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，計算機(jī)系統(tǒng)所需的信息載體越來越成為現(xiàn)代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現(xiàn)在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化．也需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行搶救。檔案載體的現(xiàn)代化必然導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化。
（2）現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展是實現(xiàn)創(chuàng)新管理的主體。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的真實記錄，是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和城市管理科學(xué)化的窗口。與一般檔案中目比，城建檔案有其獨(dú)特性、真實性、廣泛性、系統(tǒng)性和依據(jù)性。隨著我國城建開發(fā)事業(yè)的蒸蒸日上，城建檔案數(shù)量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現(xiàn)代化技術(shù)手段過渡，由實體化管理向信息化管理發(fā)展。
3．2以創(chuàng)新的服務(wù)理念逐步實現(xiàn)管理現(xiàn)代化
為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是我們城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。所以，城建檔案工作必須關(guān)注社會變化、跟蹤經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市建設(shè)和社會各項事業(yè)的潛在需求，注重服務(wù)觀念、方式、手段的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)傳統(tǒng)型服務(wù)向新型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
服務(wù)觀念上實現(xiàn)創(chuàng)新。在服務(wù)觀念上，要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，要破除“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念。破除舊觀念、樹立新觀念，必須根據(jù)社會的需求對檔案的文件材料進(jìn)行認(rèn)真地分析，開展主動上作，把城建檔案由“死”變“活”。
服務(wù)方式上實現(xiàn)創(chuàng)新。服務(wù)方式的創(chuàng)新是服務(wù)工作創(chuàng)新的具體體現(xiàn)。社會愈發(fā)展．社會需求愈呈現(xiàn)多元化、個性化，信息的接收也多樣化，要求服務(wù)方式社會化、多元化、高效化。城建檔案服務(wù)也不例外。①利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立本單位的信息網(wǎng)站，將有關(guān)城建檔案的文件材料、現(xiàn)行文件等向社會開放。②積極主動地參與本單位有關(guān)城建方面的各項活動，提供主動服務(wù)。③開展多種形式的編研工作，及時將城建方面的信息進(jìn)行整理、加工，提供給公眾和領(lǐng)導(dǎo)，使公眾了解城市規(guī)劃與建設(shè)，使領(lǐng)導(dǎo)決策有科學(xué)的依據(jù)。
服務(wù)手段上實現(xiàn)創(chuàng)新。服務(wù)手段的創(chuàng)新是城建檔案工作創(chuàng)新的載體。傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)落后．已經(jīng)跟不上時代的步伐。現(xiàn)在全國正掀起信息化的浪潮，各地正積極建設(shè)“數(shù)字城市”，城建檔案是城市建設(shè)不可分割的一部分．應(yīng)該抓住機(jī)遇先行實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。
3．3在創(chuàng)新工作中隨時發(fā)現(xiàn)和關(guān)注現(xiàn)代化建設(shè)中出現(xiàn)的問題
信息化發(fā)展參差不齊。目前，我國各地城建檔案信息化水平發(fā)展參差不齊，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規(guī)范，而中小城市由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和業(yè)務(wù)發(fā)展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規(guī)范，有些就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，制定全國統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的需要，也是我國城建檔案管理事業(yè)的需要。檔案管理模式的規(guī)范化，便于以計算機(jī)為核心的信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，沒有規(guī)范化的模式就沒有檔案管理的現(xiàn)代化。只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，才能更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
不斷加強(qiáng)檔案人員隊伍建設(shè)。實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化離不開高素質(zhì)、多元化的復(fù)合型檔案管理人才。城建檔案的內(nèi)涵十分廣泛，涉及城市規(guī)劃、城市勘測、城市建設(shè)、土地管理、建筑管理等多個專業(yè)部門的檔案．具有涉及面廣、環(huán)節(jié)眾多、內(nèi)容復(fù)雜、綜合性和整理性強(qiáng)等特點(diǎn)。因此．城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業(yè)知識，同時又要熟練掌握計算機(jī)系統(tǒng)管理、計算機(jī)數(shù)據(jù)庫、硬件管理、程序管理和信息系統(tǒng)管理技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，以適應(yīng)信息化建設(shè)時代的發(fā)展要求，最大程度地發(fā)揮好城建檔案作用。
新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學(xué)習(xí)帶來方便：快捷的同時，也帶來一定的麻煩和不安全因素。它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比。有著本質(zhì)的不同：如電子文件的數(shù)子化信息形態(tài)、信息與載體的可分離性、讀寫情息的系統(tǒng)依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點(diǎn)，存在嚴(yán)重不安全性。因此，檔案管理系統(tǒng)必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統(tǒng)的安全性，保護(hù)系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為破壞、確保檔案信息的安全。
【關(guān)鍵詞】檔案管理 城市建設(shè) 管理意識
中圖分類號：K206文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
0、前言
城市建設(shè)檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源，但城市建設(shè)檔案的整理工作繁瑣，而且勞動強(qiáng)度大。利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技的協(xié)助下檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可以充分發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在城市建設(shè)檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點(diǎn)擊查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時間。只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理，在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計，同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。其中應(yīng)重點(diǎn)對最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。
一、城市建設(shè)檔案及其相關(guān)規(guī)范
在《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》中，對城市建設(shè)檔案的定義為：城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。做好城市建設(shè)檔案的管理工作，對一個地區(qū)社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，有著重要意義，對城市規(guī)劃建設(shè)、管理和維護(hù)有著重要作用。早在2001年，建設(shè)部和國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局聯(lián)合制定了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，并作為一個檔案國家標(biāo)準(zhǔn)于2002年5月1日頒布實施，該規(guī)范是對城建檔案流向的進(jìn)一步細(xì)化，對建設(shè)單位進(jìn)行城建檔案的整理、移交具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是城建檔案館驗收、接收城市建設(shè)檔案的主要依據(jù)性文件。隨后，國家檔案局于2002年制定了《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，并作為一個檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)于2003年4月1日頒布實施，該規(guī)范強(qiáng)調(diào)了重大建設(shè)項目的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)性，強(qiáng)化了建設(shè)單位在重大建設(shè)項目檔案管理中的主導(dǎo)地位，有利于建設(shè)單位重視并做好自身檔案的管理工作。
二、加強(qiáng)管理意識
城市建設(shè)檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。
三、掌握現(xiàn)代化管理技能，
提高綜合素質(zhì)以前，城市建設(shè)檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要城市建設(shè)檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是城市建設(shè)檔案工作者的必然方向。所以，城市建設(shè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理能力。
四、利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源，但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。
五、加強(qiáng)繼續(xù)教育
城市建設(shè)檔案管理員首先要明確繼續(xù)教育的原則從而選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和和時效性，繼續(xù)教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行。要堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學(xué)以致用的原則。
第一，要刻苦學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會，盡快提高其專業(yè)水平。
第二，學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新。
第三，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為此，繼續(xù)教育肩負(fù)著更為重要的職責(zé)。
泉州市城市建設(shè)檔案館 362000
[摘要]城市建設(shè)是我國當(dāng)前重要工作之一，而城市建設(shè)檔案管理又是城市建設(shè)工作的重中之重，傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案管理逐漸難以跟上當(dāng)前社會的步伐，于是新型的即與信息化技術(shù)相結(jié)合的城市建設(shè)檔案管理模式逐漸被應(yīng)用于當(dāng)前的城市建設(shè)檔案管理之中。本文首先對城市建設(shè)檔案管理及其信息化技術(shù)進(jìn)行概述，而后分析信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用及必要性，最后給出加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理信息化的建議。
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關(guān)鍵詞 ]信息化技術(shù)；城市建設(shè)；檔案管理
信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案的應(yīng)用主要涉及以下幾個方面：其一，信息化網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)，如電腦等硬件設(shè)備是前提。其二，單位應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)收集、資源交換等途徑對相關(guān)資料進(jìn)行大范圍尋找，以建成強(qiáng)大的信息資源檔案。其三，信息化管理應(yīng)配以能夠?qū)n案采集、處理、管理、存儲及共享等的技術(shù)軟件。其四，信息檔案資料等應(yīng)有健全的分類及管理制度等。其五，單位需要對參與至信息化城建檔案管理的人仔細(xì)甄選并提供培訓(xùn)。
1.信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用及必要性
1.1信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用
信息化技術(shù)逐步應(yīng)用于人們的日常生活之中，為各方面提供了極大的便捷，同時信息技術(shù)還在不斷地壯大發(fā)展，將信息化技術(shù)應(yīng)用于城市建設(shè)檔案管理中也是大勢所趨。當(dāng)前信息化技術(shù)主要以電腦為工具，來處理文字、圖片、聲音、影像等內(nèi)容，比之傳統(tǒng)的處理模式，信息化處理更為安全、準(zhǔn)確、高效。信息化技術(shù)使城市建設(shè)檔案管理不再僅限于對管理層面，而深入到了更多操作層面。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，對城市建設(shè)起到輔助作用，其信息化技術(shù)的應(yīng)用朝著資源共享的方向發(fā)展。信息化的城市檔案管理稱得上是城市的名片，能對城市起到很好的宣傳作用，進(jìn)而有助于其建設(shè)發(fā)展。
1.2信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的必要性
時代在變革，每一階段均有新鮮事物出現(xiàn)，推動著社會的發(fā)展及進(jìn)步，為人們創(chuàng)設(shè)出更為便捷和理想的生活環(huán)境和方式，同時創(chuàng)造著巨大的財富。放眼未來，數(shù)據(jù)將成為極其巨大的財富，將對人們生活產(chǎn)生更大的影響。城建檔案信息化管理，實質(zhì)上是對數(shù)據(jù)的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)的存儲模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝А⒈憬?、安全且突破了時間、空間上的限制使資源實現(xiàn)共享、創(chuàng)造更多價值的電子模式，使城建檔案內(nèi)容更豐富，展現(xiàn)出更為真實且立體的城市風(fēng)貌。同時，與磁盤、光盤、錄像等存儲介質(zhì)比較，信息化更具安全性，通過信息化技術(shù)可以將文字、光盤、錄音等各形式的檔案轉(zhuǎn)換為電子文件并進(jìn)行備份，能有效使其保存時間更長，應(yīng)用范圍更廣。利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，比之傳統(tǒng)管理而言更為標(biāo)準(zhǔn)化，將相關(guān)檔案分享至網(wǎng)絡(luò)，可達(dá)到提升城市形象及知名度的效果。
2.加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理信息化的建議
2.1加強(qiáng)管理，確保館藏信息安全
安全始終是第一位的，城市建設(shè)檔案管理信息化的首要工作應(yīng)是確保館藏信息的安全。應(yīng)從硬件配置、技術(shù)手段、制度這三個方面來實現(xiàn)：首先，改善硬件配置。應(yīng)淘汰的老舊設(shè)備不適合再繼續(xù)使用，以免出現(xiàn)因硬件損壞造成的檔案信息損毀。對于已有的信息化載體因定期檢查，及時進(jìn)行更新或備份。其次，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。信息化檔案置身于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，網(wǎng)絡(luò)安全也成為一個重要課題。避免受到病毒的侵害與攻擊,從物理上隔絕病毒，從技術(shù)上提升對抗病毒及黑客的能力，實現(xiàn)檔案信息安全。第三，建立健全管理制度，明確責(zé)任人員，避免閑雜人等出入，定期進(jìn)行維護(hù)。
2.2提升管理人員素質(zhì)能力
城市建設(shè)檔案的信息化管理，對其管理人員的素質(zhì)能力有了更高的要求，需要其在能夠有城市建設(shè)相關(guān)經(jīng)驗的同時，又能夠?qū)n案管理工作有所了解。城市建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)及能力的提升需要單位及個人的共同努力來實現(xiàn)，對于單位而言，應(yīng)從多方面開展工作學(xué)習(xí)交流會，使員工在互相學(xué)習(xí)與交流中找到不足并獲取進(jìn)步。同時，應(yīng)加大培訓(xùn)力度，組織有針對性的定期培訓(xùn)，如檔案法規(guī)培訓(xùn)、保密培訓(xùn)、消防演練、新設(shè)備的技術(shù)培訓(xùn)等，在為相關(guān)理論知識進(jìn)行梳理的同時，與實踐相結(jié)合，使員工能學(xué)有所用。對于個人而言，應(yīng)積極配合單位組織的培訓(xùn)與交流，客觀認(rèn)識到自身的不足，并通過不斷地學(xué)習(xí)來提升自身的素質(zhì)與能力。
2.3準(zhǔn)確開展城市建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)性工作（接收、歸檔等基礎(chǔ)性工作）
城市建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作包括檔案的收集、接收、歸檔等。首先，設(shè)備是基礎(chǔ)，電子計算機(jī)是必需，空調(diào)、防火、防盜等設(shè)施也應(yīng)具備。為了使城市建設(shè)檔案資料盡可能地豐富，這就需要借助網(wǎng)絡(luò)等途徑進(jìn)行大范圍的、有目的的收集和篩選，應(yīng)著重收集與城市重點(diǎn)工程、城市地下管線工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)的類別，同時加大信息化電子文件的比重。為了便于查找和儲存，應(yīng)為所有檔案制定具體的分類細(xì)則，將收集而來的檔案進(jìn)行明確的分類，管理人員在分類過程中應(yīng)足夠仔細(xì)，以避免因分類不當(dāng)而造成檔案的丟失。
結(jié)束語
加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理信息化進(jìn)程，主要可通過三方面進(jìn)行，其一應(yīng)加強(qiáng)管理，確保館藏信息安全，其二應(yīng)提升管理人員素質(zhì)能力，其三應(yīng)準(zhǔn)確開展城市建設(shè)檔案管理中如接收、歸檔等基礎(chǔ)性工作。城市建設(shè)檔案管理是長期性工作，需要每個環(huán)節(jié)的積極配合，穩(wěn)中有序方能持久發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：城建檔案管理 創(chuàng)新工作 服務(wù)
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
切實提高人們對城市規(guī)劃建設(shè)檔案工作必要性和重要性的認(rèn)識。城市規(guī)劃建設(shè)檔案是一種巨大的信息資源，人們要提高對城市建設(shè)檔案工作的認(rèn)識。要增強(qiáng)治檔的觀念，把檔案工作列人相關(guān)部門日程，切實解決檔案工作所存在的實際困難。隨著城市規(guī)劃建設(shè)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，城市規(guī)劃建設(shè)檔案一定會在城市規(guī)劃和城市建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。筆者認(rèn)為，抓好城建檔案管理，更好地為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)，應(yīng)當(dāng)從如下方面做好工作：
一、轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作思路
過去，城建檔案管理工作者普遍對城建檔案管理工作認(rèn)識不足，對城建檔案的真正價值認(rèn)識不足，不管檔案交不交、齊不齊，不管收到的檔案用不用、有何用，存在“老檔案”、“死檔案”、“不作為”的思想，造成城建檔案管理工作比較被動，難于開展，檔案收不到、收不齊、無作用。因此，轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作思路，改變城建檔案管理被動局面，開拓創(chuàng)新，主動服務(wù)城市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，服務(wù)政府決策，服務(wù)建設(shè)項目，服務(wù)社會群眾，就是城建檔案管理工作的重要內(nèi)容。為此，必須轉(zhuǎn)變陳舊的檔案觀，不斷宣傳新的檔案觀，樹立“數(shù)字檔案”、“信息檔案”、“資源共享”的觀念，樹立“檔案的收集是基礎(chǔ)，管理是關(guān)鍵，利用是目的”、“檔案的價值在于利用，沒有利用的檔案就是廢紙”、“檔案的利用不僅是實體的利用，更重要的是信息的利用”的新觀念，要克服“老檔案”、“死檔案”、“不作為”的思想，要跳出檔案看檔案，要走出辦公室，主動到基層單位去，到項目工地去，為基層為項目提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，收好檔案，收齊檔案，挖掘檔案價值，讓檔案服務(wù)于城市社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和科研工作，為各級政府提供有用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、資料和決策依據(jù)，為項目服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)，讓館藏檔案產(chǎn)生效益，發(fā)揮作用。
二、建設(shè)“數(shù)字城建檔案館”，實現(xiàn)城建檔案管理信息化、現(xiàn)代化
在信息化建設(shè)過程中，電子檔案是現(xiàn)代社會活動的真實記錄，在記錄歷史、傳遞信息、傳播文化、服務(wù)社會、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、造福人民群眾等方面發(fā)揮著重要的作用，具有紙質(zhì)檔案無可比擬的優(yōu)越性，能夠準(zhǔn)確、及時、高效地形成、收集和提供全面的信息。建設(shè)“數(shù)字城建檔案館”已經(jīng)是城建檔案館發(fā)展的必然方向。建設(shè)“數(shù)字城建檔案館”，要從檔案的形成、接收、保管和利用中實現(xiàn)電子化，要與電子政務(wù)建設(shè)相銜接，要建立城建檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成保密層、半開放層（內(nèi)部層）、開放層信息系統(tǒng)，通過權(quán)限管理，對不同的群體提供不同的服務(wù)，實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上辦公，在互聯(lián)網(wǎng)上直接形成、接收、保管、編研、鑒定、查詢利用，實現(xiàn)信息共享，從而實現(xiàn)城建檔案管理信息化、現(xiàn)代化。
三、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，創(chuàng)造干事創(chuàng)業(yè)的良好環(huán)境
各級城建檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視城建檔案管理工作環(huán)境的建設(shè)，創(chuàng)造良好的城建檔案管理的體制環(huán)境、法律環(huán)境、人才環(huán)境、創(chuàng)新環(huán)境等。要加強(qiáng)與各部門、各單位的協(xié)調(diào)，認(rèn)真理順各種關(guān)系，正確處理好與各級檔案行政主管部門、各級規(guī)劃建設(shè)行政主管部門、各級市政、交通和水利建設(shè)主管部門等的關(guān)系，理順好各級城建檔案管理部門之間的關(guān)系，取得各部門各單位的大力支持配合。做到體制順暢，依法治檔，創(chuàng)優(yōu)爭先，業(yè)績突出，保證城建檔案管理工作的順利推進(jìn)。
四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，抓好檔案收集工作
“檔案的收集是基礎(chǔ)”，收不到檔案就談不上檔案的利用，要保證檔案能收到，收得齊。過去，不少報建資料、地下管線資料、測繪資料等收不到收不齊，竣工圖沒有真實反映建設(shè)成果的問題時有發(fā)生。因此，抓好城建檔案的收集工作就顯得特別的重要。為此，必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，主動到項目工地開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期舉辦各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，通過電話、QQ等多種形式開展服務(wù)，進(jìn)一步提高基層單位、工程建設(shè)項目和廣大群眾對城建檔案重要性的認(rèn)識，了解城建檔案法律、法規(guī)和規(guī)定，了解城建檔案收集的工作職責(zé)、內(nèi)容、質(zhì)量要求和驗收移交的程序，提高城建檔案的收集質(zhì)量、收集效率和進(jìn)館率。
五、抓好館庫建設(shè)管理，保障檔案的安全完好
檔案接收進(jìn)館以后，保證檔案的安全完好就是天大的事。為此，必須加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案安全保障水平。要加快檔案館庫建設(shè)，按照新的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，根據(jù)各地條件建設(shè)檔案館庫，以保證檔案能有好的保管條件。據(jù)了解，我國很多城市檔案館庫都在80年代和90年代初建設(shè)，面積小，設(shè)施落后，不少城市特別是中小城市館庫條件非常差，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前城建檔案發(fā)展的需要，急需建設(shè)檔案館庫。因此，各地要抓處機(jī)會爭取建設(shè)新的檔案館庫。要加大檔案庫房安全設(shè)施建設(shè)，建設(shè)自動消防設(shè)施，提高防火能力，建立溫濕度自動調(diào)節(jié)設(shè)施，保證檔案庫房控制在規(guī)定的溫濕度范圍，裝備安全監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全受控，同時，要根據(jù)檔案保管要求，加強(qiáng)各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證庫房檔案的安全。
六、挖掘檔案價值，提高檔案利用水平
“檔案的價值在于利用”。我們管理的城建檔案不僅反映的是工程建設(shè)活動的基本情況，能為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和科研提供重要的依據(jù)和參考作用，而且管理了城市的固定資產(chǎn)投資，能為城市提供重要的財產(chǎn)依據(jù)，更重要的是，它承載著城市發(fā)展的文明，對研究城市發(fā)展具有重要的意義。我們?nèi)绾卫煤眠@些資源，挖掘檔案的內(nèi)在價值，積極為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)，為政府、項目、社會、群眾提供準(zhǔn)確、及時、高效的服務(wù)，是我們工作的重要內(nèi)容。
當(dāng)前，館藏檔案可以在“三舊”改造、建筑節(jié)能、公共建筑的抗震加固、防災(zāi)減災(zāi)、房屋建筑普查等方面發(fā)揮更大的作用，可以在研究城市建筑文化的發(fā)展、研究城市建筑歷史等方面發(fā)揮重要的作用，總之，要不斷挖掘城建檔案的價值，開拓城建檔案的利用范圍，更好地為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)。
七、依法行政，依法治檔
依法治檔作為依法治國的一個重要組成部分，是檔案事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展的重要保證。城建檔案事業(yè)的發(fā)展，必須增強(qiáng)法治意識，堅持依法治檔，堅持依法行政。無法可依，有法不依，執(zhí)法不嚴(yán)，違法不究，不依法行政，必然會阻礙城建檔案事業(yè)的發(fā)展。要做到有法可依，建立和完善城建檔案法律體系，如建議盡快出臺城建檔案利用規(guī)定，各省、市要根據(jù)上位法制定地方的法規(guī)和實施細(xì)則等；要做到有法必依，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)，如嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)驗收制度等；要做到執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，對不按規(guī)定向城建檔案館移交檔案及其它違法行為，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，保證各項工作順利開展。要實行政務(wù)公開，增加工作透明度，把有關(guān)城建檔案管理的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策文件和辦事程序、有關(guān)要求在門戶網(wǎng)站、辦事窗口公布，增加辦事的透明度；要嚴(yán)格按程序辦事，在業(yè)務(wù)工作中按照有關(guān)規(guī)定和辦事指南的要求開展各項服務(wù)工作。這樣，才能保證城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
結(jié)語：
在挖掘檔案價值的過程中，我們要沖破原來的舊思想，不能處處以保密為由，把檔案“密封”在庫房中，當(dāng)作“寶貝”不給使用。城建檔案中報建資料、監(jiān)理資料、施工記錄、檢驗檢測報告、驗收備案資料基本都是政府審批結(jié)果和建設(shè)過程的記錄和檢查結(jié)果，沒有多少是保密的，真正要保密的一些資料應(yīng)該是一些重要部門和單位的圖紙以及地下管線的相關(guān)數(shù)據(jù)，對國家安全影響重大。因此，我們要根據(jù)有關(guān)規(guī)定，在遵循保密原則的同時，制定查詢利用的規(guī)定，大膽的利用城建檔案信息資源，為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)。
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案資料的管理對于像尤溪這樣的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為活躍的海西地區(qū)來說非常重要。目前，尤溪縣有15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，約42萬人。2009年尤溪縣建設(shè)四大規(guī)劃分別有城東新區(qū)建設(shè)、大儒名城建設(shè)、水東大橋、高速公路，隨之出現(xiàn)大量基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目工程檔案。但是在迅猛發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的背后，出現(xiàn)了一個值得關(guān)注的問題，也是我們在實際工作中發(fā)現(xiàn)的問題，那就是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期材料缺失嚴(yán)重。
一、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理的現(xiàn)狀與面臨的挑戰(zhàn)
城市建設(shè)的快速發(fā)展給基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時也面臨了許多挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的管理與整理，保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，得到妥善保管和有效利用，杜絕隱患是建設(shè)和管理單位必須引起關(guān)注的重要問題。
解決好這個問題的關(guān)鍵還是要發(fā)現(xiàn)目前面臨的問題：
1 城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案形成條件不足。從目前尤溪的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案的狀況來看，主要是存在著重建設(shè)，輕檔案，對工程檔案缺乏足夠的重視，使得工程檔案資料不規(guī)范、齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象，同時檔案管理人員大多沒有參加專業(yè)知識訓(xùn)練，管理水平低，服務(wù)意識差，工作往往處于被動應(yīng)付狀態(tài)，從而大大影響了工程檔案的質(zhì)量。另外由于建設(shè)單位對基礎(chǔ)設(shè)施檔案的不重視，造成檔案管理機(jī)制不健全，即使有也沒有一定的協(xié)調(diào)力度。同時由于缺乏一套完整的管理體系和現(xiàn)代化信息管理機(jī)制，使得工程檔案管理落后，缺乏對工程建設(shè)的約束，造成國有資產(chǎn)的流落失。
2 城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案制度不規(guī)范。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作嚴(yán)重滯后的主要原因是：工程建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者對檔案法制和工程檔案規(guī)律認(rèn)識模糊，對工程檔案管理重視不夠、組織協(xié)調(diào)軟弱無力，檔案工作沒有納入工程建設(shè)整體規(guī)劃，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案制度不規(guī)范，無法做到工程檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行。
3 城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理過程中政府管理缺位。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案為使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建提供準(zhǔn)確、真實、可靠的依據(jù)。目前在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中政府作為主導(dǎo)方存在著一定的工作缺陷?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的項目，是一個看得見，摸得著，實實在在，工程參建各方一致努力，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心，社會各界關(guān)注，而項目檔案，只是一個“軟件”，往往被忽視，出現(xiàn)了重建設(shè)輕檔案。要使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目各階段、各部門、各單位形成的項目檔案規(guī)范、準(zhǔn)確、齊全收集，進(jìn)行管理科學(xué)，當(dāng)?shù)卣疅o統(tǒng)一協(xié)調(diào)，依法制定、健全一整套行之有效的規(guī)章制度。
二、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理存在問題的原因分析
1 對城建檔案的重要性認(rèn)識不足。少數(shù)建設(shè)單位重建設(shè)、輕檔案的思想占據(jù)了一定的位置，只重視工程建設(shè)，輕視檔案建立，一直以來在工程建設(shè)當(dāng)中注重工程施工進(jìn)度，輕視文件資料的管理，從根本上講并沒有把檔案管理提到正常工作范圍，更沒有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制；
2 檔案管理自身特點(diǎn)因素?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作作為國家檔案事業(yè)一個重要組成部分，由其自身的特點(diǎn)決定了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理的利用具有區(qū)別于其他檔案的特點(diǎn)。如何進(jìn)一步做好檔案文件的收集、開發(fā)利用工作，使這一寶貴的資源在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)各項活動和工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用是一項值得關(guān)注和重視的問題?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案內(nèi)容繁雜、數(shù)量大、種類多、涉及部門多、綜合性強(qiáng)，能夠較為全面反映基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)各項工作及活動情況，因此檔案的利用率較高。
3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的復(fù)雜性。城市基礎(chǔ)設(shè)施“瓶頸”制約仍然存在，設(shè)施總量和人均指標(biāo)還不能適應(yīng)城市發(fā)展的需要，并且城市基礎(chǔ)設(shè)施大部分處于低標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行狀態(tài)，失修失養(yǎng)嚴(yán)重。城市建設(shè)仍然不能按照市場運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投融資未能形成良性循環(huán)機(jī)制。城市建設(shè)條塊分割、分散建設(shè)現(xiàn)象仍然存在，建設(shè)管理體制不能適應(yīng)社會化城市所要求的社會化大生產(chǎn)的需要。部分工程不按規(guī)定程序辦事，繞開城建檔案館的監(jiān)督。
三、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理解決問題的對策分析
1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。要成立行政執(zhí)法工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)城市基礎(chǔ)設(shè)施前期檔案管理工作。在收集整理材料階段，要求基礎(chǔ)設(shè)施施工部門先出圖再施工，以保證紙質(zhì)資料的完整，做到有物進(jìn)行某項建筑維修、改建時，事先通知檔案室，檔案窒接到通知后，著手準(zhǔn)備基礎(chǔ)設(shè)施項目的檔案資料，以最快、最有效的方式向維修基礎(chǔ)設(shè)施部門提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料。工程施工階段，對工程技術(shù)資料實行“動態(tài)管理”。由于在施工期間，會產(chǎn)生大量的施工、設(shè)備安裝及各種試驗活動的原始記錄，還有驗收、隱蔽工程記錄、變更和設(shè)計通知單等文件材料，這期間文件收集是難點(diǎn)，我們必須走出檔案館，深入到工地，主動與主管基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，了解施工的進(jìn)展，充分掌握基礎(chǔ)設(shè)施檔案形成的自然規(guī)律，認(rèn)真地分析和研究文件材料，抓好文件資料的收集工作?？⒐で半A段，為把基礎(chǔ)設(shè)施檔案資料存在的主要問題解決在竣工前，防止因缺少資料而影響到工程的驗收和今后的交付使用，我們必須做好竣工圖紙和資料的初步驗收和整理工作，并逐一登記，對于不完整或不系統(tǒng)的部分及時補(bǔ)充，以便于歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、真實性，有利于工程的竣工驗收。工程驗收階段，建設(shè)單位要有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料，檔案行政部門應(yīng)積極配合基礎(chǔ)設(shè)施工程管理部門，齊抓共管，嚴(yán)格把關(guān)。
2 健全前期檔案資料的管理制度。理順目標(biāo)，明確職責(zé)，保持各環(huán)節(jié)的有效銜接，是做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作的基本保障。理順管理機(jī)制，變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級管理，這樣可以較好地解決管理機(jī)制差的問題。在每個工程項目管理部設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)該
項工程的檔案工作，將工程檔案的編制職責(zé)交到項目管理部，并且要求檔案工作與工程項目的建設(shè)同步進(jìn)行。加強(qiáng)管理必須抓住收集齊全，材料系統(tǒng)這兩個環(huán)節(jié)。保持歸檔件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提，也是最重要的工作環(huán)節(jié)。城市建設(shè)檔案來源分散，形成周期長，同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大，給做好收集工作帶來很大的困難。同時要注重特殊形式的文件材料的收集?，F(xiàn)行的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，還會產(chǎn)生許多照片、電子文件等，這些特殊的文件材料也反映了市政建設(shè)的過程，是工程項目檔案不可缺少的組成部分，在收集時不能疏忽遺漏。
3 注重檔案信息資源的開發(fā)。以人為本，維護(hù)服務(wù)對象的根本利益。城建前期檔案管理工作的各個方面，各個環(huán)節(jié)都必須堅持以人為本。市場經(jīng)濟(jì)的確立與社會的日益信息化，檔案用戶需求逐漸向個性化和多樣化發(fā)展，檔案館對社會的服務(wù)理念和方式將會發(fā)生根本性變化，檔案館服務(wù)的重點(diǎn)將向社會大眾轉(zhuǎn)化，人性化、以人為本的服務(wù)將占據(jù)主導(dǎo)地位。檔案館要把握提供檔案信息個性化服務(wù)作為一個重要發(fā)展方向。開發(fā)城建檔案信息資源，為社會各方面需要服務(wù)。改變傳統(tǒng)“重藏輕用”和“被動服務(wù)”的觀念，積極主動地開發(fā)城建基礎(chǔ)設(shè)施前期檔案信息資源已迫在眉睫。避免局限于對原始材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和摹本事實的簡單羅列和堆砌，努力在知識含量高、帶評述性的注釋、按語、序言等編研材料方面多下功夫，充分利用所掌握的城建檔案信息資源研究當(dāng)前城市基礎(chǔ)高州建設(shè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中某些現(xiàn)實問題，為建設(shè)決策提供有效依據(jù)，為城市文化消費(fèi)提供養(yǎng)分。
1.城市建設(shè)檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)
城市規(guī)劃是一定時期內(nèi)城市發(fā)展的目標(biāo)和計劃，是城市建設(shè)的綜合部署，任何城市的形成和發(fā)展，都有其自身的規(guī)律和過程。城市規(guī)劃只有依據(jù)這些規(guī)律和過程，綜合考慮城市的各種自然條件、歷史條件、社會條件等各種因素，才能進(jìn)行城市規(guī)劃。城建檔案真實地記載著城市的形成、發(fā)展規(guī)律和過程。因此，經(jīng)編制城市的規(guī)劃，必須依靠城建檔案，它為城市規(guī)劃、建設(shè)和發(fā)展提供成功的經(jīng)驗和基礎(chǔ)參數(shù)。還可以為新城區(qū)新城市的規(guī)劃、建設(shè)節(jié)省大量的人力、物力和時間。一個城市建設(shè)如何，決定其它發(fā)展方向、規(guī)劃與建設(shè)思想。而正確的發(fā)展方向、好的城市規(guī)劃和建設(shè)思想不是憑空而來的，都是在總結(jié)已建城市的發(fā)展方向、規(guī)劃和建設(shè)得失的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。因此，只有依據(jù)城建檔案，才能制定出合理的城市發(fā)展方向、規(guī)模和城市結(jié)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)者在決策城市規(guī)劃、建設(shè)等重大問題時，需要掌握城市發(fā)展的“過去-現(xiàn)在-未來”的變化軌跡，從已知的城市過去，現(xiàn)在的發(fā)展過程，去描述城市前進(jìn)的軌跡，研究其動態(tài)變化的運(yùn)行格局。
2.城市建設(shè)檔案是城市管理工作的憑證
城市的規(guī)劃、建設(shè)離不開城建檔案?，F(xiàn)代化的城市，地上高樓林立，立交橋、鐵路、公路縱橫交錯；地下各種管線密如蛛網(wǎng)，必須有完整、準(zhǔn)確的城建檔案，才能對城市進(jìn)行科學(xué)的管理。在特殊情況下，當(dāng)城市遭受地震戰(zhàn)爭毀滅性破壞時，城建檔案更具有特殊的作用。它直接關(guān)系到千百萬人民的生命財產(chǎn)，關(guān)系到城市恢復(fù)和建設(shè)的大問題。
關(guān)鍵詞：市政工程；施工企業(yè)；建設(shè)檔案；檔案管理
中圖分類號：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
我們知道，在市政工程建設(shè)中，離不開建設(shè)檔案，它既是建設(shè)過程的真實反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)[1-2]。為加強(qiáng)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的收集、整理工作，統(tǒng)一市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的驗收標(biāo)準(zhǔn)，保證市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案完整、準(zhǔn)確、及時地歸檔和移交，實現(xiàn)工程檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。本文為此具體探討了當(dāng)前市政工程建設(shè)檔案管理存在的問題與對策。
1 當(dāng)前市政工程建設(shè)檔案管理存在的問題
1.1 檔案觀念問題有待更新
我們知道，隨著現(xiàn)場建設(shè)工作深入開展，建設(shè)檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性，當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視建設(shè)檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。但是當(dāng)前我國建設(shè)檔案在市政工程檔案管理中是較不受重視的類別，花的時間和精力相對較少。而且市政建設(shè)部門往往重視不夠，不想配合，認(rèn)為材料放在手邊用用就行了。建設(shè)部門一般隨意找個臨時工作為檔案管理員，臨時工有的甚至連建設(shè)項目材料的構(gòu)成也不清楚，更不用說是符合歸檔的要求了[3]。
1.2 建設(shè)檔案質(zhì)量有待提高
在己歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，建設(shè)檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，在已歸檔的建設(shè)檔案中，一般施工企業(yè)只能做到目錄級的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)電子稿。還有的施工企業(yè)因為未能進(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步的整理[4]。
1.3 接收歸檔的渠道不順暢
《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定“機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照過規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。因此，歸檔電子文件必須定期向檔案館移交。撤并單位的歸檔電子文件應(yīng)按規(guī)定向接管單位或國家檔案館移交。不過經(jīng)過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多市政工程檔案歸檔不及時，歸檔材料不齊全完整，有的案卷中缺少相關(guān)材料，更有甚者個別案卷中沒有工程設(shè)計圖。
1.4 建設(shè)檔案載體有待豐富
根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定，市政工程對于每個項目施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件。但調(diào)查表明，特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，即使有一些有特殊載體材料，其數(shù)量也不超過5%，給工程與施工企業(yè)留下了不可彌補(bǔ)的損失。另外目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且屬于“賬外”檔案，不易控制。許多建設(shè)聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發(fā)，對聲像檔案任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，其中一些珍貴檔案內(nèi)容丟失[5]。
2 完善市政工程建設(shè)檔案管理的若干對策
2.1 進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識
檔案管理部門可通過舉辦展覽、宣傳板報、召開會議、知識競賽等向廣大職工宣傳國家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)及有關(guān)檔案管理工作的知識，從而澄清檔案利用中存在的模糊認(rèn)識，提高對檔案利用工作重要性的認(rèn)識。比如某某市城鄉(xiāng)管委秉承“為群眾解難，為政府排憂”的服務(wù)理念，于2011年在全系統(tǒng)啟動了 “市政服務(wù)進(jìn)社區(qū)”活動。對一些雖然不屬于市政管理維護(hù)范圍，但嚴(yán)重影響了社區(qū)居民正常生活和出行的社區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施，無償提供人力、物力和資金進(jìn)行整修維護(hù)?；顒悠陂g，城鄉(xiāng)管委系統(tǒng)各單位在全市140余個無人管理社區(qū)建立了基本情況檔案，普遍采用發(fā)放便民服務(wù)卡等形式，搭建起為社區(qū)服務(wù)聯(lián)系的平臺,有 針對性地采取措施解決居民社區(qū)的供水、供氣、供熱、排水、照明等“急、難”問題。據(jù)不完全統(tǒng)計，“市政服務(wù)進(jìn)社區(qū)”活動開展7年來，太原市城鄉(xiāng)管委投入資金近千萬元，共義務(wù)養(yǎng)護(hù)街巷道路120萬平方米；疏通管道800萬米；清掏檢查井 14.06萬口、進(jìn)水井34萬余口；更換檢查井蓋3000余套；處理突發(fā)應(yīng)急事件7000余件；更新改造431條小街小巷照明設(shè)施，安裝路燈8364盞， 改造無燈街巷70余條，有效提升了省城的宜居程度和市民的幸福指數(shù)。
2.2 制定詳盡的建設(shè)檔案歸檔方法
建設(shè)檔案和別的檔案不同，比較大型或重點(diǎn)的建設(shè)項目，在檔案館是一定有一份備案的。因此，建設(shè)檔案館可以對大型、重點(diǎn)建設(shè)項目和本施工企業(yè)的一般建設(shè)項目檔案管理分別對待，只保存施工企業(yè)經(jīng)常利用的建設(shè)檔案。這樣可以在減少物力、財力的同時達(dá)到建設(shè)檔案歸檔和可利用的效果。不如為了提高城市綜合管理水平，某某縣建設(shè)局把為市政道路建立檔案工作列入近期城建工作內(nèi)容，從6月中旬起對城區(qū)內(nèi)所有基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀進(jìn)行全面普查，對每條路每個巷道基本情況，登記造冊，歸類建檔。在完善檔案的同時，某某縣建設(shè)局將對這些檔案進(jìn)行分析，查找城市建設(shè)中存在的問題，為城市建設(shè)規(guī)劃管理提供第一手檔案。
2.3 加強(qiáng)檔案的接收歸檔管理
要結(jié)合市政工程的立卷工作，把握案卷形成過程的每一環(huán)節(jié)，客觀準(zhǔn)確地制定出各市政工程的卷宗目錄內(nèi)容，使管理人員的立卷有遵循、排列有順序、歸檔不缺失。比如某某市政局承擔(dān)的《市政工程類電子文件接收歸檔管理方法研究》課題通過了專家組鑒定。該課題將市政工程系統(tǒng)的業(yè)務(wù)類電子文件和電子公文進(jìn)行有效整合和綜合管理，實現(xiàn)信息共享，較大程度地提高了工作效率。這一管理方法不僅適用于市政工程行業(yè)，對其它行業(yè)的電子文件管理也有借鑒意義。
2.4 加大建設(shè)檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐
我們知道，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件大多都是以書寫記錄或印刷的形式將各類語言、文字、符號等記錄在實實在在的物質(zhì)載體上，其表現(xiàn)和存儲形式直觀、簡單；而在數(shù)字化建設(shè)中，電子文件則以磁性介質(zhì)為載體，需借助計算機(jī)才可變?yōu)橹庇^的視屏信息或輸出打印成紙質(zhì)載體信息。比如某某市政設(shè)施管理處檔案室共有文書檔案1300余件、工程檔案近萬卷，均為紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)檔案具有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但信息容量 小、占據(jù)空間大、管理檢索不便，檔案保存環(huán)境如溫度、濕度、氣候、空氣質(zhì)量和檔案制成材料、書寫材料的優(yōu)劣等直接影響檔案的壽命。傳統(tǒng)檔案的保管和利用正 面臨著極大的挑戰(zhàn)。某某市檔案局于2009年6月中下旬將對機(jī)關(guān)下屬事業(yè)單位檔案年度歸檔工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)包括檔案工作管理制度建立、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化 建設(shè)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案開發(fā)利用等方面。某某市市政設(shè)施管理處市政養(yǎng)護(hù)科將以此為契機(jī)，全面開展文書檔案、工程檔案的整理和數(shù)字化工作，目前2002年以后手寫的文書檔案頁碼和機(jī)構(gòu)名稱的整改、2005形成文件的整理歸檔、目錄輸入和數(shù)據(jù)庫更新工作正在進(jìn)行。
總之，在新時期下，做好市政工程建設(shè)檔案管理，己成為市政工程建設(shè)部門和檔案管理部門工作的重要組成部分，還需要我們共同加強(qiáng)管理與研究。
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