發布時間:2023-03-21 17:09:19
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科研院所的科技管理過程是在相關科技管理部門的主導或參與下完成的,由科研院所的科技管理部門擔任主要的科技管理任務,運用管理科學理論和方法,對科研院所的人力、物力、財力、制度、信息等各類科技資源進行優化配置、獲取更大科技產出的過程。在歸納科研院所科技管理過程基礎上,進一步探討科研院所科技管理能力問題??萍脊芾硎强蒲性核鶅炔康墓芾砗头眨灤┯谡麄€科技和管理創新活動的始終??萍脊芾砘顒邮窃诳萍脊芾碇贫?、科技管理信息、科技管理人員、科技管理設備的基礎上,以科技需求為起點,科技成果供給為終點,包含了科技計劃管理、科技實施管理、科技成果管理在內的全部科技活動過程。在管理過程中,科研院所表現出來的管理職能運用程度直接影響到科技管理過程的有效性。正因為科研院所科技管理活動對科技活動產生重要影響,因此其科技管理效果,亦可表述為科技管理績效,對科研院所的科技活動發揮重要的影響作用,可歸結為科研院所科技管理能力的高低與能力發揮程度。根據以上分析,結合管理學理論,對科研院所科技管理能力進行準確界定??蒲性核萍脊芾砟芰κ侵缚蒲性核鶎萍蓟顒拥挠媱潯⒔M織、指揮、協調和控制過程中表現出來的穩定的組織特征。這種穩定的組織特征是在科技管理活動中表現出的一貫的組織文化、行為規范、評價標準等,能夠被組織成員所認同并共同遵守,進而對科研院所科技活動施加影響。
二、科研院所科技管理能力構成
關于科技管理能力的研究成果并不多。吳潔、尹寧研究了科技管理人員能力評價體系構成,認為科技管理人員能力評價指標包含品德修養、知識素質、工作能力和獲得信息能力等四個方面;劉潔、麻戈提出科研管理綜合能力的概念,認為科研管理綜合能力是指在科研活動中制訂、執行科研計劃,了解和研究有關學科進展,組織科研活動順利實施,對科研機構和科研人員進行高效率、低成本的全方位管理的能力。并把科研管理綜合能力可以劃分為專業能力、方法能力和社會能力;李曉航認為科研管理部門的地位和作用、科研管理人員、科研經費、科研管理制度、現代化科研信息設備等構成高校科研管理能力;王作軍認為科技管理能力關鍵在于科技管理部門和人員的預測力、決斷力、執行力、控制力、協調力表現出來的整體管理和創新能力;吳林妃等研究了農業科研管理能力提升問題。認為科研管理能力由業務能力和關鍵能力構成,業務能力是從事農業科研管理所需要的必須業務知識和技術,關鍵能力有獲取與利用信息的能力、分析判斷與決策能力、創新能力和獨立制訂計劃能力、組織協調能力、交往合作能力、口頭與書面表達能力等構成;李志巧針對研究型大學科研管理人員的能力素質結構,提出能力素質優化策略。在綜合國內相關研究的基礎上,結合科研院所職能的特殊性,本研究提出科研院所科技管理能力的構成要素??蒲性核萍脊芾砟芰ΠㄖR能力、文化能力、工作能力、信息能力四部分構成。這四種能力要素既相互聯系又互為獨立,在科研院所科技管理能力體系中缺一不可,是科研院所科技活動順利完成的基礎要素。知識能力是科研院所科技管理能力的基礎能力要素,是保障科技管理工作順利進行的基本條件,是科技管理行為的物質基礎,涵蓋了掌握科研管理理論與方法,通曉國家科技政策和制度、熟悉科研院所的專業技術知識等等,涉及科技管理的各類必要約束條件。文化能力是科研院所科技管理能力中的社會制度文化、組織制度文化等,也是科研院所科技管理能力的前提和基礎,保證科研院所科技管理能力在思想和行為方面發揮作用應遵守的準則和規范。具體包括組織協調、合作交往、適應轉換、責任精神等。信息能力是科研院所科技管理能力中運用各類信息資源的能力要素??蒲性核M行的科技活動必須時刻關注知識和技術的發展方向,理解和把握內外部信息狀況,不斷收集、識別、加工、吸收、運用各類科技信息資源,調整和控制科研院所科學技術研究活動。工作能力是科研院所科技管理能力中為管理活動順利開展提供保障的程度,是科研院所進行科技管理水平提升的突破方向,也是科研院所科技管理能力的制約因素,是在知識能力、文化能力、信息能力共同作用基礎上升華而成的能力。綜上所述,科研院所科技管理能力各個構成要素之間既是相互獨立的能力要素,但這四個能力要素也直接或間接地相互制約和相互促進,形成了一個穩固的網狀結構的科研院所科技管理能力結構體系,為科研院所科技管理活動順利開展提供了穩定而有效的平臺。
三、結語
1.1全國R&D經費投入總量和投入強度不斷增加
R&D經費投入是衡量一個國家或地區科技競爭力的重要指標,大多數國家在制定本國科技發展目標及規劃時都要把這一指標作為重要的參量。R&D經費投入分為兩大類指標:絕對指標和相對指標。絕對指標即R&D經費投入的金額,相對指標即與國內生產總值的比值。我國科研經費投入規模日益擴大,2000年以來,全國R&D經費投入逐年增加,從2000年的不足900億元,到2012年總支出為10298.4億元,突破萬億元,增長了11.5倍。近十年來R&D經費投入平均增長速度為22.33%;R&D經費投入強度(與國內生產總值之比)從2000年1%,到2012達到歷史最高水平1.98%。一般認為R&D經費投入強度不足1%的國家是缺乏創新能力的,說明該國R&D活動處于初級階段;在1%到2%之間,則說明該國R&D處于中間階段;大于2%的,則說明這個國家創新能力比較強。對比世界上主要的科技強國,R&D經費投入強度美國由2001的2.64%增長到了2.79%,日本由3.07%增長到了3.34%,德國由2.47%增長到了2.92%。雖然我國與上述這些國家R&D經費投入強度還有一定的差距,但是這些年的增長速度非常之快。
1.2科研經費管理存在的問題
(1)科研經費管理體制過度行政化。
目前科研項目申請、評審、研究、驗收等環節均由行政部門主導,項目進程幾乎完全按照行政命令進行運作,經費由財務主管部門掌握、管理,經費管理的規范性不強、經費使用效益低下,造成科研經費使用的巨大浪費。
(2)預算管理缺乏科學性。
課題負責人缺乏一定的財務預算知識,課題組也缺少會計專業的成員,課題經費預算編制不夠科學、規范,經費預算常常超過項目實際完成需要,或不足以支撐項目研究工作的完成;課題立項評審專家往往重視項目的可行性,對項目預算審定不足。
(3)科研經費使用過程管理不嚴。
項目負責人對科研經費使用缺乏計劃,往往項目開展與經費使用的進度不一致;科研工作者的“馬太效應”造成一個科研團隊可能同時承擔多個科研項目,造成經費混用、挪用現象時有發生,科研經費的使用過程管理不嚴。
(4)項目管理與經費管理相互獨立。
科研管理部門和財務管理部門是項目承擔單位兩個相對獨立的部門,項目管理與經費管理職能劃分明確,導致科研管理與經費管理相脫節??蒲泄芾聿块T只重視爭取項目,對于經費使用的合理性和有效性管理不足;財務部門由于對科研管理的相關規定不熟悉,只能判斷經費使用是否符合財務管理規定,無法判斷費用使用是否具有效率。針對我國當前科研經費管理中出現的一系列問題,迫切需要完善我國科研經費管理機制,建立、健全科研經費審計監督制度,科技主管部門應配備一批高素質、專業化的審計、檢查隊伍,不定期對科研項目經費進行審計,實時監督科研經費的使用情況。但是,由于我國科研項目的數量非常巨大,2013年國家自然科學基金委批準資助的科研項目達到34958項,此外,“863”計劃、科技攻關計劃、基礎研究計劃、國家社科基金等一系列批準資助的科研項目,每年累計批準資助高達數十萬項,要對如此數量龐大的科研項目經費全部進行監督檢查是不現實的,必須將信用管理引入到科研經費管理中,在科研經費信用管理各個主體之間,建立一種互信的承諾。對科研經費管理的主體進行信用記錄,接受社會監督,公開透明,把審計檢查部門的職能與建立完善的科研經費信用管理機制有效結合起來,規范科研經費預算管理和過程控制。
2國外科研經費信用管理的借鑒
加強科研經費監督管理,建立完善的政府科研經費監督管理體系,是提高科研經費分配的規范性,保證科技資源配置和使用的合規性和合理性,提高科研經費使用效益和效率的重要舉措。世界各主要科技強國都將信用管理引入到科研經費監督管理中,例如,德國的法律、各種科研經費管理辦法、研究機構的各種規定及管理條例都強調科研人員的“良好科學行為”,以保證科研經費的正當使用并取得最佳效果;美國衛生部的總檢察長辦公室工作計劃中對衛生部主要政府資助項目進行監督,對信用差的經費使用單位進行重點監督。美國則非常強調科學法治、責任性、科學誠信和透明度等科學道德信念。美國國家科學基金會(NSF)的現實運作,具有一定的標桿作用??蒲薪涃M的誠信管理主要圍繞預算誠信、金融誠信、管理誠信等,每年NSF必須遵循聯邦政府的有關法令,定期對各項經費的使用情況進行評估,并提交相關報告。比如,涉及管理誠信方面,NSF的首席運營官(COO)在首席財務官(CFO)行政秘書支持下,對管理控制方面的結果進行調查并提供評估意見,然后上報基金會主任;由CFO領導的高級管理誠信小組(TheSeniorManagementInte-grationGroup,SMIG)就機構運營的概述性情況提供財務和管理控制報告,并由主任助理和員工辦公室主任就機構的內部管理控制情況提供申報報告。國外政府注重以正確的理念引導科學家的理性選擇,對科研人員進行科學道德教育,并加強科研人員和承擔單位的信譽制度管理,建立科學家信譽制度,對于信譽好的科研人員和承擔單位減少監督的頻次和力度,對信譽不好的重點監督。由于國外個人信用體系已經非常完善,信用評估、信用監控、信用風險和信用懲罰4個方面已經深入個人生活的各個方面,已經過了科研經費信用管理這一階段,而中國的信用體系還未建立起來,這在很大程度上,制約了我國科研經費管理。
3我國科研經費信用管理的主要內容
我國科研經費信用管理研究內容呈現出三維結構,涉及信用管理的主體,包括項目承擔單位、項目負責人、項目評審專家和中介機構;對整個科研項目生命周期全過程進行信用管理,包括申請階段、評審階段、研究階段和驗收階段;信用管理的程序,主要包括前期準備階段、相關科研經費信用信息采集階段、信息分析及對主體評價階段、審核公布階段、后期的動態跟蹤階段。在科研經費信用管理流程中,需要特別重視科研經費信用信息收集工作。因為信息采集是進行后期信用評價,進行信用管理工作的基礎,由科技管理部門組織科技人員組成信用信息征集管理機構。選擇合適的科研經費信用評價方法對相關信用主體進行評價。參考國外信用評價方法的基礎上,結合當前我國科研經費管理的特點,采用綜合評價方法,以定性分析為主、定量分析為輔,對被評主體的信用狀況如何進行分析、判斷并確定其等級。分析評價階段包括定量指標的初步評價、定性指標評價、撰寫信用評價報告等。審核公布階段,對各相關主體信用記錄的信息和進行信用評級的結果向社會公布,公開透明,一方面可使得科研經費相關主體的失信信息迅速傳播,接受全社會監督,加大對失信行為的懲罰力度;另一方面滿足科技交易對信用信息的需求,減少科技活動中信用信息不對稱的現象。科研經費信用管理程序除了上述的信息采集階段、分析評價階段、審核公布階段外,還包括前期準備階段和后期的動態跟蹤階段。前期準備階段包括成立評價專家組和工作組、制定信用評價方案、信用評價通知等。動態跟蹤階段是在評價工作結束后,定期跟蹤被評主體信用等級的變動情況??蒲薪涃M信用管理程序是一個動態的反饋過程,需要定期對管理主體進行跟蹤調查,及時補充更新相關信用數據,重新進行信用評級。
4我國科研經費信用管理系統設計
國家科研經費信用管理系統是科研經費監督管理有效進行的手段和條件,包括科研經費信用管理制度、科研經費信用評價指標體系、科研經費信用征信系統,以及科研經費信用監管機制。
4.1科研經費信用管理法律、法規和管理文件
通過對科研經費管理相關法律的收集和整理,發現對科研經費進行信用管理已經成為共識?!吨腥A人民共和國科學技術進步法》提出為科學技術人員建立學術誠信檔案,財政部和科技部《關于調整國家科技計劃和公益性行業科研專項經費管理辦法若干規定的通知》、《國家重點基礎研究發展計劃專項經費管理辦法》、《國家科技支撐計劃專項經費管理辦法》、《國家高科技研究發展計劃(“863”計劃)專項經費管理辦法》、《國際科技合作與交流專項經費管理辦法》、《國家科技計劃和專項經費監督管理暫行辦法》等明確提出建立健全信用管理機制,將課題承擔單位、課題負責人、中介機構和咨詢專家在經費管理使用、評估評審方面的評價和記錄的信譽度,作為今后項目申請及評估評審等活動的重要依據。雖然,已經有不少文件涉及科研經費信用管理相關內容,但是缺乏一定的系統性、協調性和可操作性。一方面,科研經費管理的系統性和協調性不足,缺乏一部專門的法律法規來統籌規劃科研經費信用管理的相關問題,此外,還缺乏相關的政策文件協調和銜接科研經費信用管理和科研項目的關系;另一方面,科研經費信用管理政策制定的本身缺乏一定的可操作性,對于科研經費信用評價制度的設計要具體和明確,指標體系的設計必須具有可行性。
4.2科研經費信用評價指標體系
在科研經費信用管理系統的建立中,科研經費信用評價指標體系是最具有關鍵意義的一步,是科研經費信用管理系統的基礎。設計和確定科研經費信用評價指標體系是一項技術性很強的工作,科研經費信用評價指標體系包含多個層次,其中指標既包括定量指標,也包括定性指標??茖W、實用的科研經費信用評價指標體系應滿足以下條件:一是必須與有關科研經費管理制度文件內容相符合;二是一級指標應能適應不同類型被評主體的特點;三是二級指標包含的要素要能比較全面地反映不同類型被評主體的科研經費信用狀況;四是要求具有實際的可操作性。按照評審對象的不同,整個科研經費信用評價指標可以分為4大板塊,即項目承擔單位、項目負責人、項目評審專家和參加審計科研經費中介機構的科研經費信用評價體系。項目承擔單位科研經費信用評價指標體系是對科研項目承擔單位進行信用評價的體系。眾所周知,項目承擔單位不僅是科學技術研究的主體,更是科研經費的主要使用者,是整個科研經費信用評價中最重要的一環,可以說,整個科研經費信用評價過程都是圍繞其展開進行的。為了能讓每一個科研項目都分配到適合的科研承擔單位之上,我們從經費預算、經費管理、組織聲譽3個方面著手,設計了項目承擔單位科研經費信用評價指標體系。其中經費預算包括預算欄目是否全面細致,金額是否合理;是否存在虛假承諾,自籌經費是否到位;是否按規定執行和調整預算;科研經費年度預算的執行效率。經費管理包括對項目經費是否進行單獨核算;對各項目經費審查的勝任能力;對各項目經費的監督管理能力;科研經費合理安排支出情況;科研經費結存結余情況。組織聲譽包括被投訴或舉報的情況;違法違規行為發生次數。該體系可以全面衡量項目承擔單位在項目申請、評審、研究、驗收過程中,是否遵循有關科研經費管理的規則、程序和辦法。整個科研經費信用評價指標體系中,項目負責人科研經費信用評價指標體系也是一個至關重要的考評環節。這是因為,科學研究極其強調創新性,其不同于一般的活動,只有內行的項目負責人才能夠很好地在監督和創新之間保持平衡,為了促進創新,項目負責人的權限往往較大。對項目負責人的信用評價,包括經費預算、經費管理、經費驗收,以及職業道德4個方面。經費預算包括是否編報虛假預算,套取科研經費;科研經費合理安排支出情況。經費管理包括虛假承諾、自籌經費不到位。經費驗收包括是否對專項經費進行單獨核算;是否截留、擠占、挪用專項經費;是否發生違反規定轉撥、轉移專項經費;是否發生未按規定執行和調整預算。職業道德包括是否提供虛假財務資料;項目經費使用的合理性;被投訴或舉報的情況;違規發生的次數。項目評審專家科研經費信用評價工作是一個極其復雜的活動,廣泛涉及到科研經費相關知識的運用和信息的處理,任何單一層面的評價都不能反映兩者的科研經費信用,從評審勝任能力、職業道德、關聯信用3個層面來評價。評審勝任能力,包括對科研經費相關規章制度及政策的熟悉程度;評審專家研究領域與評審領域聯系的緊密程度。職業道德,包括被投訴或舉報的情況;違規行為發生次數。關聯信用,包括對評審項目科研經費信息的保密情況;經費評審的客觀公正性;與被評審對象的關聯性。對于參加審計科研經費中介機構的科研經費信用評價主要從機構聲譽、金融信用、審計信用3個方面來考察。機構聲譽包括被投訴或舉報的情況;違規行為發生次數。金融信用包括機構的財務狀況;機構償還債務的能力。審計信用包括審計工作的透明度。
4.3科研經費信用征信系統
科研經費信用征信系統包括建設和完善科研經費信用數據庫和信用信息共享機制。
(1)制定科研經費信用數據庫統一標準是科研信用數據庫建設的關鍵和基礎。
目前,已經建立并逐漸成熟的全國征信系統有11315企業征信系統和中國人民銀行征信系統,而我國尚未建立全國性的科研經費征信系統。為了對科研經費進行規范而有效的監督,全國范圍內對科研項目經費信用進行征信勢在必行,信用數據庫建設需要一個統一的設計標準。建議有關部門按照科研經費信用信息收集、記錄、整理、使用的要求,研究信用信息共享平臺系統總體方案,構建總體框架,設計科研經費信用數據庫全國統一標準。
(2)重視科研經費信用信息的共享使用。
科技經費主管部門,建立科研經費信用共享機制,充分發揮科研經費信用信息共享的作用。應把信用信息作為管理和決策的重要依據之一,仔細查詢相關承擔單位、課題負責人、項目評審專家,以及中介機構的信用信息,確保經費信用管理貫穿于項目申請、評審、立項、預算、實施、結題、驗收等項目管理的全過程中。
4.4科研經費信用監管機制
科研經費信用監管機制包括科研經費信用評級和科研經費信用分級監督管理。根據相關主體科研經費信用指標體系的設計,通過科研經費信用征信系統對相關定性和定量指標的收集,對收集到的定量數據進行分析,定性指標則由聘用的專家進行評價。進而對相關主體進行信用評級。評級分值按100分計,結合國際上對信用的5級劃分法,將科研經費信用等級分為5類,即AAA、AA、A、B、C。信用評價分值90~100的信用等級為AAA,80~89的為AA,70~79的為A,60~69的為B,60以下的為C。科研經費信用分級監督管理,是一種全新的科研經費監管模式,分級管理,重點監督,準確評定其信用等級,然后有針對性地加強管理,等級越低監管越嚴,應該對相關主體信用等級為A、B的,加大重點巡視檢查的力度;而對于信用等級為AAA、AA減少巡視檢查或抽查;對于信用等級為C,一般不予立項資助,直至整頓整改,信用等級提高。
5總結
1.1科研水平相對落后,不能形成強有力的科技創新
團隊和科研管理隊伍科研水平有待進一步提高,突出表現在缺乏高水平的研究成果??萍假Y源優勢不突出,缺乏承擔重大科研項目和工程項目的能力??萍紕撔聢F隊建設工作有待加強??萍脊ぷ鞯目焖侔l展,以及學科(實驗室)建設水平的不斷提高,需要有一支人員齊全、高素質、高水平的科研管理隊伍,就學校目前的狀況來看不能適應快速發展的要求。
1.2科研投入不足,難以形成濃厚的科研氛圍
由于科研投入及經費短缺,學校還沒有相應的科學研究中試基地,這阻礙了科技成果的轉化,并已經成為制約學??萍汲掷m發展的一個“瓶頸”??蒲蟹諊粷?,部分教師對參加科研工作的必要性和重要性認識不足。校內科研學術報告偏少,缺乏積極從事科研工作,努力追求學術發展的氛圍。
1.3科研發展失衡,導致強者越強,弱者越弱
科技發展不均衡,科研經費及成果主要集中在少數幾個有特色的專業上。產學研工作沒有真正落在實處,重點實驗室和工程中心作用還沒有得到很好地發揮。
1.4國際合作與交流環節薄弱
在科學研究前沿領域,學校參與的國際合作和交流,大多僅僅停留在一般性人員交流和學術互訪,特別是與世界發達國家一流大學的合作沒有取得實質性進展,不利于學??蒲腥藛T及時把握國際高水平科學研究的最新動態。
1.5高端人才和領軍人物嚴重短缺
學校缺乏頂尖人才和關鍵領域的領軍人物,爭取并承擔國家重大科研項目的競爭能力較差,高顯示度的標志性科學研究成果不多,基礎研究和高技術前沿領域原始性創新能力薄弱,與國內一流大學或高水平的研究型大學相比,差距較為明顯。
2完善學??蒲泄芾眢w制的對策及建議
當前,學校正處在“十二五”發展的關鍵時期,科技工作的發展至關重要。從總體上看,加速科技發展所面臨的機遇與挑戰并存,希望與困難同在。這就需要我們科研處的干部隊伍要立足崗位服務、主動上門服務、優化公共服務、推進陽光服務。要樹立正確的干部作風、工作作風,把心思用在干事業上,把精力用在抓落實上,把功夫用在促發展上,為順利完成學校“十二五”規劃任務貢獻力量。通過“黨的群眾路線教育實踐”活動,在聽取了學校教職員工對科研管理政策、科研管理制度提出的意見與建議的基礎上進行總結歸納,并針對制約學??萍及l展的瓶頸問題提出如下建議:
2.1統一思想,提高認識,加速學校科技發展
著力提高自主創新能力,以科學發展觀為指導,準確把握我國經濟和社會發展現狀、世界科技發展趨勢,著眼于全面推進中國特色社會主義事業而做出的重大戰略部署。學校在建設創新型國家中具有不可替代的作用,是國家和地方創新體系的重要組成部分,承擔著科技興校和人才強校的雙重使命。因此學校要進一步統一思想,提高認識,認真貫徹落實在“十”和“十八屆三中全會”上的講話精神,緊緊圍繞增強自主創新能力這個核心,抓住機遇,乘勢而上,努力開創學??萍及l展的新局面。
2.2加大科研經費投入,積極培養優秀科技人才及重點學科建設
“十二五”期間除各類科研課題經費之外,學校還要爭取多渠道、多形式籌集經費支持科技創新,設立科研專項基金,建立健全有效的激勵機制和競爭機制,鼓勵中青年教師積極參與科學研究工作,支持具有良好發展前景的高新技術研究項目,特別是要增加對科技平臺的投入。對國家級、省級“縱向”研究課題給予配套支持,加大對被國際三大檢索系統收錄的學術論文的獎勵力度,對各級政府獎勵表彰的科研成果予以配套獎勵,努力為人才培養和學科建設提供強有力的保障。
2.3創新科技管理體制與運行機制
積極承擔國家和省內的重大科技任務,積極探索新的科研組織形式,對科研項目實行分類管理,對基礎性研究和應用開發性研究實行不同的管理辦法和激勵機制,通過強化科研基地建設,實行課題組長負責制等措施,整合科研資源和力量,建立創新團隊,促進學科間的交叉融合,增強自主創新能力和服務經濟社會發展能力。立足行業項目,擴大橫向項目,爭取省級項目,積極攻關國家項目。同時要充分發揮學校人力資源和學科的綜合優勢,克服力量比較分散的弊端,組織專家圍繞國家和遼寧省的重大目標有效地進行科技攻關和前沿領域研究,大力加強重大項目的培育和組織管理,不斷取得高水平研究成果和高級別科研獎勵,使科研整體實力和水平大幅度提升。
2.4突出科研項目在職稱評審中的導向作用
堅持項目與職稱評定掛鉤的原則,推行以科研項目為主線的職稱評審辦法,把承擔科研項目作為職稱評審的必要條件,引導科技工作者積極承擔更多更大的科研項目,努力提高科技創新能力和科研水平。
2.5堅持產學研合作,加快科技成果轉化
圍繞省、市老工業基地振興,開展有針對性的科技創新活動,推進科技成果的轉化和推廣。積極參與以企業為主體,學校和科研機構共同參與的技術創新體系。“十二五”期間,力爭在現有基礎上,再建3~5個產學研基地,年均科技成果轉化率達到20%。堅持面向經濟建設主戰場,通過聯合、共建、融合等方式,加強與企業和科研院所的多種形式合作,廣泛開展人員交流,合作研發,合辦科技創新機構、人員培訓機構等。增強為地方經濟服務的意識,注重開放,促進與行業、企業、地方政府之間的聯合與合作,通過共建研究開發基地、技術中心、承接研究項目、共同申請國家和地方政府的科技計劃項目等形式,形成產學研結合的有效機制,把學科特色轉化為競爭優勢,加速推動高新技術成果的轉化和產業化。
2.6加強科研基地建設,創造良好的科研條件
籌備好國家級重點實驗室和工程技術研究中心的申報工作,建設好省級重點實驗室和工程技術研究中心、省級高校重點實驗室和工程技術研究中心,通過調整現有人員結構和布局,開拓研究方向,增強研究實力,努力創建具有學校特色的國家、省、校三級重點實驗室和工程技術中心。
2.7采取走出去,請進來等方式
加強科學研究的國際交流與合作。隨著科學技術的全球化和經濟的一體化,高等教育國際化是21世紀高等教育發展的必然趨勢。因此,我們要創造條件,爭取開展與國外大學、國際知名企業的交流和合作,提高學校的人才培養和科學研究水平。充分利用國家有利政策,鼓勵學術帶頭人出國參加國際學術會議,邀請國外同行講學。有計劃地選派青年學科帶頭人和學術骨干到國外著名大學做訪問研究,了解學術前沿,認清本學科的地位和差距,選準主攻方向,形成研究特色,提升學術水平。要進一步了解和疏通渠道,爭取國際組織、國外知名企業資助,開展國際合作研究。
2.8建設高素質的科技管理隊伍
根據班組長訪談和對班組的問卷調查,發現五院科研類班組建設工作還“欠一些火候”,特別是管理效能還有很大的提升空間。針對科研類班組管理效能提升的問題,本文課題組查閱有關班組建設的理論書籍,借鑒其他央企的有效做法,多次實地調研基層班組建設情況,同事間頭腦風暴法提出了很多很好的建議和意見,其中的核心就是通過研究、探索科研類班組的內在規律,不斷更新理念、提高認識,把班組建設工作真正作為打造核心競爭優勢的重要手段。從源頭抓起,調查科研類班組的建設現狀,找準工作“短板”,科學地確立班組管理效能進一步提升的內容、方法和途徑,推動班組建設工作創新奠定扎實基礎。
二、經過及主要做法
為進一步提升五院科研類班組建設的針對性和有效性,采取“三步走”的方式。第一步:加強基礎研究,準確了解科研類班組管理現狀五院共有1315個班組,其中科研類班組683個。為了解基層班組員工的工作狀況,查找科研類班組管理中存在的不足,以便有針對性地改進工作,提升科研班組的管理效能,根據相關理論,本文課題組開展了一次五院科研班組員工工作狀況調查,調查內容包括工作目標和計劃、工作效率和質量、學習和培訓情況、壓力和激勵情況、班組長領導力等五個方面。問卷調查采取匿名制形式,由課題組直接把問卷發放到員工手中,員工獨立完成之后密封上交課題組,全程沒有班組管理人員干預。第二步:錨定短板,深入分析影響管理效能的因素通過問卷調查,結合科學的統計分析方法,本文課題組深入調研并綜合應用管理學中的“X理論”、“Y理論”、“Z理論”分析得出班組管理效能“短板”和需重點提升的要素項。通過對科研班組員工工作狀況的問卷調查,以及對部分科研班組進行實地調研,發現五院的科研班組管理對于“Y理論”和“Z理論”的應用比較到位,人性化管理和企業文化都做得不錯,對于“X理論”的應用比較欠缺,科學管理的建章立制還不夠完善,執行力不強。第三步:提升五院科研類班組管理效能的對策研究根據科研班組管理效能影響因素的分析結果,本文認為必須從計劃管理、學習管理、激勵管理、現場管理、班組長領導力五個方面入手,強化對“X理論”的應用,將國際理念與班組建設實踐相結合,集成國際、國內班組管理的先進方法、工具和模板,歸納總結現有的班組管理經驗和案例,為班組建設開辟道路,提供強有力的支撐。具體方案如下:
1.班組計劃管理提升
班組計劃管理,就是圍繞單位年度發展目標以及上級部門下達的工作任務制訂具體實施計劃,并進行階段性總結以便及時發現問題、調整計劃,以提高集體與個人的工作效能,確保各項工作圍繞組織總體目標高效開展,最終順利完成企業各項生產經營指標。根據五院的科研任務特點,班組計劃管理的思路是“制度統一化、模板差異化、實施信息化”,即在制度上統一要求制訂周期性計劃,定期或不定期進行小結;在具體表格模板上采用適合各自工作特點的計劃填報模板;在計劃管理的實施上采用信息化支撐系統。通過優秀的計劃管理,使班組計劃既產生于工作目標又服務于工作目標,切切實實給班組以及個人的工作起到有力的推動作用,確保實現企業總體發展目標。
2.質量管理提升
質量是航天的生命??蒲邪嘟M最直接的工作產品就是一份份技術報告和技術成果,其質量高低,取決于是否有嚴格的要求、嚴肅的態度和嚴謹的作風?;鶎影嘟M要通過練好內功,達到建立、實施質量管理體系和運行機制來推動班組工作的深化改革,逐步建立起適應單位需要的科研管理新體系,達到資源配置優化、專業化、科學化、規范化的服務要求和產出。班組質量管理適用于班組全體成員,班組長(或班組長指定的人員)應要求全體成員在日常工作中嚴格按照班組質量管理的流程、制度執行,并對執行的情況進行打分,適當給予獎懲。質量管理必須形成一種“草根文化”,廣泛依靠群眾的力量,形成群眾性的長期運動。
3.班組學習管理提升
班組學習管理,就是有計劃、有目的地組織班組內部學習,促進班組成員掌握新知識和新技術、提高班組學習力、創新力和凝聚力的過程和活動。通過班組學習,可以提升班組成員的專業能力和綜合素質,更好的為科研服務;可以讓班組成員勞逸結合,減輕工作壓力,體驗到工作的樂趣;可以引入科學的工作方法和工具,提高服務水平和勞動生產率。要想打造基層班組的學習能力,首先要改變班組成員的觀念,倡導一種“工作學習化、學習工作化”的學習理念,并具體細化在四個方面:一是強調“終身學習”。班組的每一位成員要把學習當作是一種成長的狀態,當作是一個需要畢生努力和堅持的方向,通過個人的持續學習來實現自我的完善和生命價值的完滿。二是倡導“全員學習”。班組的業績來自于全體班組成員的工作績效,沒有個體的努力則不可能換來班組集體的成功。因此,不管是班組長還是班組成員都要長期具備“學習”的狀態。三是提倡“全過程學習”。班組要將“學習”貫穿于各項工作的計劃、控制、執行、反饋等環節,使班組前進的每一步都打上學習的烙印。這就要求班組成員要做個學習的“有心人”,時時處處留心學習。四是注重“共同學習”。每個人要堅信集體的智慧高于個人的智慧,以“共同學習”的心態促進個人的成長,不斷提升班組集體的學習能力,打造卓越班組。
4.班組激勵管理提升
激勵就是通過影響人們在追求某些既定目標時的愿意程度,增強或削弱其積極性,從而影響人們的實際行動。實施班組激勵管理,旨在加強員工對企業文化的認知度,調動員工的工作熱情,舒緩員工的工作壓力,激發員工的主觀能動性和創造性,營造積極向上的工作氛圍,打造一支執行力高、戰斗力強的團隊。
5.班組長領導力提升
班組長領導力的提升是基層班組管理效能提升的重要組成部分。德魯克說:領導能力是把握組織的使命及動員人們圍繞這個使命奮斗的一種能力。班組長是否具備自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、團隊學習、系統思考這五項修煉,能否創建學習型班組,是衡量班組長是否卓越的主要依據之一。針對調研中發現的科研班組長技術過硬、管理技能缺乏的問題,結合五項修煉的要求,可以從領導力的五個要素:領悟能力、執行能力、溝通能力、激勵能力、凝聚能力著手,通過12項具體整改措施來提升班組長的領導力。
三、思考與啟示
1.深入掌握科研班組管理現狀是加強班組建設的前提。
加強科研班組建設要充分掌握這一群體的特點,了解其管理現狀,進而有針對性地找出管理短板。
2.準確分析影響因素是加強班組建設的關鍵。
找準科研班組管理短板,班組建設出現什么問題就解決什么問題,只有準確地分析影響因素,科學地制定對策措施,才能真正促進班組建設,提升班組管理效能。
3.科學制定對策措施是加強班組建設的根本。
1.1儀器設備增加,實驗室面積不足
隨著國家科研投入加大,科研院所承載的項目及課題不斷增多,大型儀器設備購置不斷增加,相當部分的科研院所實驗室面積不能滿足科研需求,儀器設備擺放密集,有限空間變得更加擁擠,水電等公共設施負荷加大,存在明顯的安全隱患。另外,對于新購置的一些大型儀器設備,購置前缺少儀器布局規劃,儀器設備購置后由科研人員隨意擺放至實驗室內,缺少安全、環境的綜合論證。
1.2科研工作量大,夜間實驗增多
加快科技創新步伐,促進科技跨越發展,是科研院所新時期的發展目標,科研工作沒有捷徑,需要以大量的實驗工作為基礎,這就促使科研人員要加大精力投入。時間有限情況下,部分實驗室出現了連續運轉的狀況,過夜實驗增多,夜間操作人員容易產生精力不集中,忽視安全操作等情況,急需制定相關制度來保障夜間實驗的安全性,如夜間實驗操作需最少兩個人,加強相互督促等。
1.3實驗室分散,藥品信息難掌握
科研院所科研活動一般以課題組為主體,課題組人數不多,擁有自己的實驗室,有相對獨立的科研實驗空間,實驗室較為分散,在實驗室內的科研活動基本由課題帶頭人來安排,不會經過處室或研究所等上級部門審核,以至研究所對這些實驗室的安全監管非常困難。另外,由于實驗藥品購買基本上都是課題組自行購買,管理部門很難掌握到藥品信息,對于一些劇毒藥品的購置和管理也容易出現疏忽和漏洞。
1.4實驗室開放共享,人員流動性大
資源共享是新時期國家科技基礎條件發展的核心目的,科研院所實驗室的儀器設備特別是大型儀器設備基本都列入了科技部計劃司、財政部科文司和國家科技基礎條件平臺中心聯合的《大型科學儀器設備開發共享目錄》,科研院所實驗室普遍堅持“開放、流動、聯合、競爭”的運行機制,可以使實驗室吸引優秀人才,發揮群體優勢,參與國際競爭,有利于提升實驗室的整體實力,但同時也增加了人員的流動性,對實驗室安全管理提出了更高要求。
2國外及港臺地區實驗室安全管理經驗
美國、英國及中國香港等國家和地區的大學及科研機構十分重視實驗室安全管理,大部分設有環境、健康和安全部門,有濃厚的安全與環保管理文化,高效安全的管理組織構架,硬性的準入制度,完善的教育和培訓體系,為保護人員、財產的安全、建設優美環境開展大量工作,為各個實驗室和研究中心提供各種有關環境和安全方面的服務[6]。
2.1國外實驗室安全管理經驗
美國和加拿大的高校對實驗室安全的重視體現在防患于未然,非常重視實驗室安全教育,但不會單獨設立實驗室安全管理,而是將所有技術層面的安全問題統一管理,包括建設許可論證、空氣質量管理及動力工業車輛管理等問題,這種模式雖然人力資源和設施投入較大,但行動綜合管理效果顯著,事故處理能力強,行動能力強[7-8];澳大利亞聯邦政府及各州政府都有相應的法律法規來管理與安全和健康有關的各項事務[9],高校一般都有一套以職業健康和安全操作為準則的實驗室安全管理體系,設置職業健康與安全部,由校長直接負責,各學院院長兼任職業健康與安全主任,學院的各研究室主任對下屬的實驗室安全負總責[10],實驗室管理非常細,普通工作日、周末及假期、過夜實驗操作都有一套嚴格的監管措施[11];英國牛津大學實驗室的安全管理條例和規章制度基本涵蓋了各安全領域,包括防火安全、設備安全、化學品安全、機械加工安全、放射性安全、生物安全、常規安全、特殊工種安全、意外防護安全等[12];日本高校非常重視環保安全工作,每所大學都設有環保安全教育必修課程,這種濃厚的安全、環保氛圍潛移默化地影響校園中的每個人,形成了一種安全、環保的良性循環[13];新加坡大學非常重視“安全文化”理念,以人的健康、安全為各項工作開展的前提,一般建有2個專門組織負責安全管理工作,一個是實驗室安全和生物安全委員會,一個是環境與健康安全辦公室,大學內所有的項目負責人需要通過學校安全部門的認證和許可才能夠開展相關科研工作[14]。
2.2港臺地區實驗室安全管理經驗
中國香港高校在成立初期就把安全管理作為所有運轉的重要元素,用定量的指標數據反映實驗室安全狀況,開展實驗室安全狀況的評估,掌握情況,對危害與風險做出預測,各部門、各級別的教職員工每年必須做績效考核,安全職責能否達到標準是考核的重要內容之一[15-16]。中國臺灣高校為了確保實驗室的安全衛生與環保,設立多個不同層次的實驗室安全管理組織機構,一是學校安全衛生與環保委員會,二是學校安全衛生及環保中心,三是科、系、所安全衛生及環保小組,四是各實驗室安全衛生及環保責任人[17]。另外,香港及臺灣的高校都十分重視校際之間實驗室安全管理方面的做法和經驗交流,使高校實驗室的安全和環保狀況得到了極大的提高[6]。
3科研院所實驗室安全管理體系建設重點
在科學技術迅猛發展的今天,作為科技創新基礎保障的實驗室安全管理體系建設,更應受到倍加重視。綜合國內外實驗室安全管理經驗及現階段我國科研院所實驗室安全管理中亟需解決的問題,實驗室安全管理體系重點包括以下幾個方面。
3.1建立實驗室安全管理組織體系
科研院所一般是以研究院為主體,以不同研究方向的研究所為分支的綜合性科研機構。實驗室安全管理要通盤考慮、全院協調,從環保、健康、安全出發,由院領導任院安全管理委員會主任,組織制定全院長遠的安全管理目標,建立完善全院的安全管理體系,規范安全管理流程。各研究所成立所級安全委員會,根據實際情況制定詳細、實用的實驗室管理辦法,負責協調聯絡院和各級實驗室開展安全檢查、培訓等工作。各實驗室由所在的課題組負責安全管理,再設立安全管理員,根據實驗室自身特點及儀器設備狀況制定詳細的操作規程,指導開展實驗的相關人員進行安全操作。
3.2建立實驗室安全管理制度體系
實驗室安全管理涉及很多方面,每一個方面都需要制定相應的安全管理制度,采取切實可行的防范措施[18]。(1)建立實驗室準入制度是排除人為引發安全問題的最有力措施,準入制度對準備進入實驗室開展實驗的一切人員適用,包括初次進入本實驗室的研究員、教授、客座及學生等。準入制度可以通過實驗室準入考試來實現,考試內容包括:院所實驗室安全管理辦法、實驗室基本情況、實驗室內儀器設備操作規程、廢棄物處理、實驗樓內安全撤離通道、突況應對方法、危險化學藥品訂購程序等。(2)結合固定資產管理建立儀器設備購置人安全負責制度是對儀器設備安全操作及維護的保障措施??蒲性核鶅x器設備一般由科研人員根據需求自行購買,購買人對儀器設備的性能及操作規程比較熟悉,儀器購入后,資產錄入購置人名下,通過建立儀器資產購置人安全負責制度,能夠進一步督促相關人員對儀器的使用狀況進行監管,為儀器安全操作增添一份保障。(3)建立實驗室安全自檢檔案制度,是排除實驗室安全隱患的關鍵措施。安全排查,定期自檢,并形成安全自檢報告,存檔,能夠及時發現問題,排查安全隱患。自檢內容包括水電線路老化排查、實驗藥品放置、廢棄物處理、壓縮氣瓶使用及防護等。為督促自檢制度的定期實施,各級安全管理委員會要建立定期例會、檢查通報和績效評估制度等,將實驗室安全管理制度體系進一步完善。
3.3建立實驗室安全文化培育體系
一位安全管理專家說過,短期安全靠運氣,中期安全靠管理,長期安全靠文化[19]。安全文化和其他文化一樣,具有極強的滲透性、柔韌性和持久性,能夠以無形的觀念深刻影響著有形的存在。安全文化建設就是培養自覺意識和安全能力的過程,科研院所的安全文化是指在組織和實施科學研究、人才培養、社會服務和文化傳承過程中的安全意識、安全態度、安全責任、安全知識、安全能力、安全行為方式的總和[20-21]。在實驗室安全管理中烘托一種文化有人會認為是小題大做、無辜渲染,實際上實驗室的安全文化能夠逐步影響到整個單位的安全意識,改變科研院所的整體安全環境,通過安全文化的導向功能、凝聚功能、約束規范功能和傳播功能,來提高全體科研人員的綜合安全素質,抓好科研院所實驗室的安全生產工作。
3.4建立實驗室安全管理聯動運行機制
建立多部門協作管理機制,實驗室安全管理涉及的部門比較多,包括實驗室平臺管理、后勤保障管理、安全保衛管理、儀器設備的資產管理等。安全管理過程中要明確誰牽頭、誰組織、誰執行,要將各部門的安全負責人聯合到一起,形成一個有機整體,形成協作機制。整個實驗室安全管理體系要以熟知安全問題具有極強安全責任意識的技術人員為主,組織體系內要定期召開會議,討論管理過程中問題,對管理辦法及相關制度及時修正調整。建立與上級主管部門的聯動機制,院所安全管理部門與市級環保局、消防局及公安局形成聯動,定期邀請上級管理人員對實驗室的藥品庫、放射源、壓縮氣瓶等危險物品進行檢查,對實驗室的人員進行安全操作培訓。如發現安全隱患,及時糾正,并限期整改,杜絕可能出現的安全問題。
4結語
根據班組長訪談和對班組的問卷調查,發現五院科研類班組建設工作還“欠一些火候”,特別是管理效能還有很大的提升空間。針對科研類班組管理效能提升的問題,本文課題組查閱有關班組建設的理論書籍,借鑒其他央企的有效做法,多次實地調研基層班組建設情況,同事間頭腦風暴法提出了很多很好的建議和意見,其中的核心就是通過研究、探索科研類班組的內在規律,不斷更新理念、提高認識,把班組建設工作真正作為打造核心競爭優勢的重要手段。從源頭抓起,調查科研類班組的建設現狀,找準工作“短板”,科學地確立班組管理效能進一步提升的內容、方法和途徑,推動班組建設工作創新奠定扎實基礎。
二、經過及主要做法
為進一步提升五院科研類班組建設的針對性和有效性,采取“三步走”的方式。第一步:加強基礎研究,準確了解科研類班組管理現狀五院共有1315個班組,其中科研類班組683個。為了解基層班組員工的工作狀況,查找科研類班組管理中存在的不足,以便有針對性地改進工作,提升科研班組的管理效能,根據相關理論,本文課題組開展了一次五院科研班組員工工作狀況調查,調查內容包括工作目標和計劃、工作效率和質量、學習和培訓情況、壓力和激勵情況、班組長領導力等五個方面。問卷調查采取匿名制形式,由課題組直接把問卷發放到員工手中,員工獨立完成之后密封上交課題組,全程沒有班組管理人員干預。第二步:錨定短板,深入分析影響管理效能的因素通過問卷調查,結合科學的統計分析方法,本文課題組深入調研并綜合應用管理學中的“X理論”、“Y理論”、“Z理論”分析得出班組管理效能“短板”和需重點提升的要素項。通過對科研班組員工工作狀況的問卷調查,以及對部分科研班組進行實地調研,發現五院的科研班組管理對于“Y理論”和“Z理論”的應用比較到位,人性化管理和企業文化都做得不錯,對于“X理論”的應用比較欠缺,科學管理的建章立制還不夠完善,執行力不強。第三步:提升五院科研類班組管理效能的對策研究根據科研班組管理效能影響因素的分析結果,本文認為必須從計劃管理、學習管理、激勵管理、現場管理、班組長領導力五個方面入手,強化對“X理論”的應用,將國際理念與班組建設實踐相結合,集成國際、國內班組管理的先進方法、工具和模板,歸納總結現有的班組管理經驗和案例,為班組建設開辟道路,提供強有力的支撐。具體方案如下:
1.班組計劃管理提升
班組計劃管理,就是圍繞單位年度發展目標以及上級部門下達的工作任務制訂具體實施計劃,并進行階段性總結以便及時發現問題、調整計劃,以提高集體與個人的工作效能,確保各項工作圍繞組織總體目標高效開展,最終順利完成企業各項生產經營指標。根據五院的科研任務特點,班組計劃管理的思路是“制度統一化、模板差異化、實施信息化”,即在制度上統一要求制訂周期性計劃,定期或不定期進行小結;在具體表格模板上采用適合各自工作特點的計劃填報模板;在計劃管理的實施上采用信息化支撐系統。通過優秀的計劃管理,使班組計劃既產生于工作目標又服務于工作目標,切切實實給班組以及個人的工作起到有力的推動作用,確保實現企業總體發展目標。
2.質量管理提升
質量是航天的生命。科研班組最直接的工作產品就是一份份技術報告和技術成果,其質量高低,取決于是否有嚴格的要求、嚴肅的態度和嚴謹的作風?;鶎影嘟M要通過練好內功,達到建立、實施質量管理體系和運行機制來推動班組工作的深化改革,逐步建立起適應單位需要的科研管理新體系,達到資源配置優化、專業化、科學化、規范化的服務要求和產出。班組質量管理適用于班組全體成員,班組長(或班組長指定的人員)應要求全體成員在日常工作中嚴格按照班組質量管理的流程、制度執行,并對執行的情況進行打分,適當給予獎懲。質量管理必須形成一種“草根文化”,廣泛依靠群眾的力量,形成群眾性的長期運動。
3.班組學習管理提升
班組學習管理,就是有計劃、有目的地組織班組內部學習,促進班組成員掌握新知識和新技術、提高班組學習力、創新力和凝聚力的過程和活動。通過班組學習,可以提升班組成員的專業能力和綜合素質,更好的為科研服務;可以讓班組成員勞逸結合,減輕工作壓力,體驗到工作的樂趣;可以引入科學的工作方法和工具,提高服務水平和勞動生產率。要想打造基層班組的學習能力,首先要改變班組成員的觀念,倡導一種“工作學習化、學習工作化”的學習理念,并具體細化在四個方面:一是強調“終身學習”。班組的每一位成員要把學習當作是一種成長的狀態,當作是一個需要畢生努力和堅持的方向,通過個人的持續學習來實現自我的完善和生命價值的完滿。二是倡導“全員學習”。班組的業績來自于全體班組成員的工作績效,沒有個體的努力則不可能換來班組集體的成功。因此,不管是班組長還是班組成員都要長期具備“學習”的狀態。三是提倡“全過程學習”。班組要將“學習”貫穿于各項工作的計劃、控制、執行、反饋等環節,使班組前進的每一步都打上學習的烙印。這就要求班組成員要做個學習的“有心人”,時時處處留心學習。四是注重“共同學習”。每個人要堅信集體的智慧高于個人的智慧,以“共同學習”的心態促進個人的成長,不斷提升班組集體的學習能力,打造卓越班組。
4.班組激勵管理提升
激勵就是通過影響人們在追求某些既定目標時的愿意程度,增強或削弱其積極性,從而影響人們的實際行動。實施班組激勵管理,旨在加強員工對企業文化的認知度,調動員工的工作熱情,舒緩員工的工作壓力,激發員工的主觀能動性和創造性,營造積極向上的工作氛圍,打造一支執行力高、戰斗力強的團隊。
5.班組長領導力提升
班組長領導力的提升是基層班組管理效能提升的重要組成部分。德魯克說:領導能力是把握組織的使命及動員人們圍繞這個使命奮斗的一種能力。班組長是否具備自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、團隊學習、系統思考這五項修煉,能否創建學習型班組,是衡量班組長是否卓越的主要依據之一。針對調研中發現的科研班組長技術過硬、管理技能缺乏的問題,結合五項修煉的要求,可以從領導力的五個要素:領悟能力、執行能力、溝通能力、激勵能力、凝聚能力著手,通過12項具體整改措施來提升班組長的領導力。
三、思考與啟示
1.深入掌握科研班組管理現狀是加強班組建設的前提。
加強科研班組建設要充分掌握這一群體的特點,了解其管理現狀,進而有針對性地找出管理短板。
2.準確分析影響因素是加強班組建設的關鍵。
找準科研班組管理短板,班組建設出現什么問題就解決什么問題,只有準確地分析影響因素,科學地制定對策措施,才能真正促進班組建設,提升班組管理效能。
3.科學制定對策措施是加強班組建設的根本。
(一)科研管理信息化系統構建方案。開發集學校行政管理、教學科研活動、學生管理等全校事務為一體的校園網絡平臺,依托校園網平臺構建相對獨立的功能應用系統:科研管理信息化系統、人事管理信息化系統、研究生管理信息化系統等??蒲泄芾硇畔⒒到y通過校園網絡平臺調用人事系統中的全校科研人員數據以及研究生系統中的全校研究生數據,經過處理形成自身的人員數據庫。科研管理信息化系統從科研管理的業務內容、日常流程出發,按照規范管理的要求,構造一個相互聯系、相互溝通的科研信息環境,使得科研信息的收集、傳遞、處理、貯存、反饋、利用都能在這個系統中正常運行,并且還能適應內外環境條件的變化,充分發揮科研信息的作用??蒲泄芾硇畔⒒到y應包括以下模塊:縱/橫向項目管理,經費管理,成果管理,基地管理,學術活動管理,考核管理,統計管理等。
(二)科研管理信息化系統模式??蒲泄芾硇畔⒒到y的使用權限有以下用戶:科研人員、院系科研秘書、院系科研管理人員、縱/橫向科研管理人員、系統管理員??蒲腥藛T即一線科研教師,科研人員進行科研項目、科研成果、獲獎成果的申報、登記、查詢、統計以及相關進展維護。系統中絕大部分業務數據源是由所有科研人員的輸入產生的。院系科研秘書,可以審核、查詢、統計本學院的科研人員在系統中的所有科研信息。院系科研管理人員一般是二級學院院長或科研院長,主要可以查看本學院的所有科研信息??v/橫向科研管理人員是學??萍继幑芾砣藛T,分別負責全??v/橫向的管理,主要有審核、維護、統計、查詢等權限。系統管理員一般是科技處領導、分管科研校領導,可以查詢、統計縱/橫向所有數據。以校園網絡為平臺,建立的科研信息化管理模式(如圖2所示),其核心是一個功能強大的網絡科研信息化管理系統,它將成為聯系校級科研管理部門、各學院或二級機構以及科研人員個人的樞紐,對各個部門、個人提供的凌亂數據進行規范、分析、歸類與整合,科技處、各學院或二級機構以及科研人員都將化身為一個個與之相連、各盡其職的信息載體,均可通過科研信息管理系統進行實時的交流并隨時向系統提供、獲取信息。
(三)科研管理信息化系統功能模塊。系統框架采用B/S/DBMS三層模式設計,即瀏覽器+WEB服務器+數據庫服務器的三層結構系統。系統功能由科研信息管理和科研信息服務兩大部分,前者主要為科研管理人員構建網絡化管理體系,實現科研管理現代化;后者主要為學校教師提供科研信息服務。1.科研信息管理部分。其主要由科研管理人員使用,幫助學校科研管理人員輕松完成科研信息的管理,并且使科研管理工作更加科學化、規范化??蒲行畔⒐芾聿糠种饕韵履K:一是縱向項目管理:主要包括縱向項目的立項管理、變更管理、結題管理、項目過程管理、項目維護、項目查詢;二是橫向項目管理:主要包括橫向項目的立項管理、變更管理、結題管理、項目維護、項目查詢;三是經費管理:對項目經費如立項經費、到帳經費、校配套經費等基本信息進行管理,建立經費明細;四是成果管理:主要包括論文管理、著作管理、獲獎管理、專利管理、軟件著作權管理、成果推廣管理、鑒定成果管理對各種成果進行登記、審核、維護、查詢功能;五是基地管理:主要包括基地信息管理、基地申報管理;六是學術活動管理:主要包括學術交流管理、學術報告管理、學術會議管理;七是考核管理:主要包括考核方案管理、考核計算、考核結果查詢、考核結果管理、考核工作量分攤;八是統計管理:提供業務部門要求的各種統計信息;九是系統管理:主要對模塊查看授權、角色權限、對象屬性、相關參數設置的系統本身的管理。2.科研信息服務部分。其主要由縱向項目管理、橫向項目管理、成果管理、基地管理、考核管理等幾個模塊組成。主要由教師使用,方便教師主動參與到學校的科研管理工作中來,并為教師提供科研信息服務。
二、結語
1.1項目管理
1.1.1縱向項目管理
縱向項目是指從國家、部委、省(市)政府等撥款資助的研究項目.系統的縱向項目管理主要包括立項登記、過程管理、項目變更管理、結題管理等.由于科研人員需要在各級政府科研管理部門的不同系統中申請縱向項目,因此無需在本系統申報.獲得政府批準立項的項目需要在本系統中立項登記,納入學??蒲泄芾砹鞒蹋v向項目信息錄入采用個人登記—院系審核—科研院/文科處審核的流程.也允許院系或科研院/文科處直接錄入立項登記信息.
1.1.2橫向項目管理
橫向項目是指學校與企業合作的項目.系統的橫向項目管理主要包括立項登記、結題管理等.橫向項目管理的特點是要記錄比較豐富的委托單位(甲方)信息,系統滿足了對甲方單位信息的規范性、完整性要求.橫向項目信息錄入采用與縱向項目管理相同的流程.
1.1.3校級項目管理
校級項目的管理流程與縱向項目類似,所不同的是增加了申報流程.校級項目申報采用在線填寫申報書的模式,通過OFFICE控件以及申報書的預先配置,減少了教師錄入信息的量,科研院/文科處可以同時收集到可供統計的校級項目信息和WORD申報書材料.通過專家評審模塊,可以邀請校內外專家開展項目申請書的評審工作.被批準的項目,其申報信息直接納入立項登記,無需重復填寫。
1.1.4項目預算管理
科研人員在填寫項目信息時,可以一并填寫項目預算,通過學校數據交換平臺將預算信息連同項目信息同步到財務系統中.
1.2科研經費管理
科研經費管理是科研管理的核心任務之一,其主要內容包括登記項目預算,到款經費的確認、分配與統計,各項管理費的提取、預算執行進度管理等.經費管理流程通過數據交換平臺與財務系統實時交互.針對交大科研經費管理的復雜性需求,項目經費管理做了如下流程規范:(1)科研院/文科處可以靈活地設置項目類別、不同學院的經費分配比例;(2)財務系統每天將最新的到款信息同步到科研系統中,供科研人員認領和查詢;(3)科研人員在線認領項目經費,只需把來款與本人負責的項目關聯即可;(4)院系科研秘書可在線審核認領項目經費,保障數據的真實性、準確性;(5)科研院/文科處可以對認領的到帳信息進行經費的分配;(6)科研院/文科處可以打印出經費分配單或分配表,經費認領數據同步至財務系統;(7)系統實現了項目管理費退免/減免申請、經費校內轉賬審批等科研業務審批流程.
1.3科研成果管理
科研成果管理包括論文、著作、獲獎、技術標準和專利等的管理.系統支持期刊庫的管理,方便教師準確地找到論文的期刊信息,方便學校對論文等級的評定.交大使用專利事務所的軟件管理專利,為使科研管理系統也能實現對專利的管理,系統實現了強大的EXCEL數據導入功能,能根據導入數據的單位、成員姓名等信息,匹配校內單位人員信息,極大地減少了錄入工作量.并且對于國內專利、國際專利、PCT專利、軟件著作權開發了不同的管理功能.系統還增加了技術標準管理模塊.各類成果都能夠關聯到作者的科研項目上,方便科研項目的結題管理.
1.4科研基地管理
科研基地指國家(?。┘壷攸c實驗室、工程研究中心等科研機構.基地管理不僅包含基地相關的科研項目和成果信息,對基地的人、財、物和研究方向等都存在管理需求.本系統實現了對科研基地成員、資源、項目、成果的管理,可以從科研項目、成果模塊直接采納基地成員參與的項目和成果,自動生成基地年報.
1.5查詢與統計
在系統的所有管理業務模塊都建立了查詢功能,還單獨設置了主課題查詢、子課題查詢、科研詳情查詢等滿足不同用戶需要的查詢模塊.例如,科研詳情查詢滿足科研人員查詢本人全部科研信息的需求,把個人的科研項目、成果、經費等信息整合在一起.科研統計作為科研管理部門定期開展的工作,是為學??蒲袥Q策提供支撐的一項重要工作.通過系統的科研統計功能,不僅方便管理員簡單地自定義報表,還可以設置常用報表篩選條件,保存設置條件后,今后需要時只需要選擇已保存的條件即能生成需要的報表.
1.6系統權限管理
系統設計了數據管理權限-菜單管理權限-子分類(例如項目類別)管理權限三層權限架構,滿足不同的權限管理需求,方便科研院管理員對權限的設置.
2系統創新點
2.1科研與財務一體化
通過學校既有的數據交換平臺,打通了科研項目-財務經費管理之間的信息孤島,加強科研經費預算管理,重構科研經費管理流程,實現了科研項目經費管理的一體化,切實方便教師和管理部門.在管理制度和管理體制上,學校研究制訂了“科研經費管理辦法”,建立了科研經費管理的專門機構和專職崗位,提供編制項目預算、辦理到款經費、經費使用過程監督和決算編制與審核等全過程服務.在信息系統中,重新設計并實現新的科研經費管理流程,通過學校數據交換體系,新建或重建財務系統和科研系統中的相關功能模塊,保障科研經費管理相關數據的交換、共享和業務協同。
2.2校級項目在線申報
從2009年開始,教育部、財政部在中央高校全面推廣了高校基本科研業務費制度,用于支持高校的自主科技創新.基本科研業務費已經成為中央高校穩定的政府資助非競爭性科研經費的來源,在學校科研總量中所占的地位越來越重要.教師通過申請基本科研業務費開展的科研項目在系統中稱為校級項目.為了鼓勵青年教師及附屬醫院醫務人員投入科研工作,交大開展了各類校級項目的申報工作,針對校級項目的申報流程系統做了一些創新.校級項目由科研院管理整個流程.項目申報是項目管理的起始點,申報方式既要在數據庫中采集到有用的數據,又要生成方便閱讀的Word文件,還要讓青年教師熟悉縱向項目申報方式,交大采用了類似政府縱向項目申報的模式.既可以填寫詳細的項目數據,也能將申報書通過線上提交.通過采購一套成熟的Office控件,預先將校級項目的申報書模板配置到系統中,并將基本信息中的字段內容配置到該模板上,科研人員填寫完整的項目基本信息后,大部分的項目信息都會直接出現于在線申報書上,包括了成員、預算等擴展表內容.完善申報書上其他信息后,即可提交審核.實現了項目信息的入庫、申報書生成提交的統一.
2.3專家評審管理
校級項目是否通過立項,需要校內外專家進行評審,系統開發了在線專家評審功能.首先,豐富了專家庫的信息,通過增加專家信息,方便將專家通過校內/外、不同領域、不同研究方向進行劃分;其次,在遴選專家方式上,既可以通過領域選擇專家,也可以在設定專家數量后隨機遴選,達到公平的目的.最后,通過郵件將申報書等材料發送專家,專家只需要通過郵件內的鏈接,即可登錄系統進行評審.評審的結果,可以在科研院管理員的頁面進行統計和展示.如果專家比較忙,評審較慢,系統還支持郵件催辦功能.
2.4科研機構管理
在數字大學整體架構中,交大按照國家標準GB/T29808《高等學校管理信息》中規定的TB02標準集“校內單位基本數據類”的要求統一管理校內組織機構,建立了包括院系部處、附屬醫院、國家重點實驗室等科研基地在內的組織機構樹.該組織機構樹通過SOA架構分發到科研系統中.然而,學校的科研管理業務與其他管理業務一樣是復雜的,并不是所有部門在科研系統中都完全按照組織樹進行管理.因此,我們設計了一個解決方案,通過在已經分發到科研系統中的組織機構樹篩選出學院級的科研機構,避免了大量不進行科研活動的單位在系統中出現,同時也解決了某些掛靠學院的機構按學院同等級別進行科研管理的需要.校內科研人員可以通過學校統一身份認證服務登錄科研系統.而對于尚未納入統一身份管理的校外人員(如附屬醫院醫生、已參與科研活動但尚在辦理進校手續的人員),在系統中增加了校外人員維護模塊.添加附屬醫院管理員賬號后,附屬醫院管理員可以維護本院科研人員的登錄賬號.通過校內統一身份認證和系統后臺認證的兩種模式,滿足校內外人員登錄系統的需求.
3建設效果
交大科研管理信息系統已存儲了1988年至今的全部科研項目,以及科研成果和其他科研信息,通過系統在科研管理中的實際應用,系統已新生成了28000多個項目、15000多條成果數據.系統的成功應用,有效地改善了科研經費管理工作,推進了科研項目管理的科學化、制度化和標準化,提高了科研管理和服務的效率.
4結束語