發(fā)布時(shí)間：2023-03-16 15:56:52
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的文件檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
為拓展檔案館業(yè)務(wù)，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國(guó)首個(gè)文件檔案服務(wù)中心（下簡(jiǎn)稱文檔中心）。它拓展了國(guó)內(nèi)早期文件中心的職能，承擔(dān)了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過(guò)程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門(mén)對(duì)文件移交單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開(kāi)展了機(jī)關(guān)事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)李明華在全國(guó)文件（檔案）管理中心工作座談會(huì)上指出：“統(tǒng)一集中管理各機(jī)關(guān)形成的文檔，是新形勢(shì)下創(chuàng)建機(jī)關(guān)檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機(jī)關(guān)文檔資源，實(shí)行集約管理，適應(yīng)了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，是檔案部門(mén)貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、推進(jìn)管理體制改革和工作機(jī)制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率的迫切要求，是推動(dòng)檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的時(shí)代要求。”
2文檔中心業(yè)務(wù)外包實(shí)踐
目前，檔案界對(duì)文檔中心的定位不盡相同，對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)也在發(fā)生變化。隨著理論與實(shí)踐的發(fā)展和成熟，學(xué)者和檔案部門(mén)對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負(fù)責(zé)行政中心內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能和機(jī)關(guān)檔案室的檔案保管職能，是處于機(jī)關(guān)事業(yè)單位和檔案行政管理部門(mén)的中間機(jī)構(gòu)，是一個(gè)特殊的政府性的檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)提供機(jī)構(gòu)。
2.1文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位不再設(shè)立檔案室，原來(lái)由機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)的檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用及移交工作轉(zhuǎn)由文檔中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位甚至不再設(shè)立專職檔案人員，只配一名兼職人員負(fù)責(zé)歸檔文件收集工作，文檔中心負(fù)責(zé)歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過(guò)程工作。因此，文檔中心和各機(jī)關(guān)檔案室之間是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心除了承接各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室的相關(guān)檔案管理工作外，還對(duì)集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督職責(zé)。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)，文檔中心成立后，檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到這些機(jī)關(guān)及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門(mén)之間也是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現(xiàn)實(shí)困境
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉(zhuǎn)變，“小政府、大社會(huì)”已成為機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展方向和目標(biāo)。檔案行政管理部門(mén)由于專業(yè)優(yōu)勢(shì)，首先提出了創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理的思路并付諸實(shí)踐，于是文檔中心應(yīng)運(yùn)而生。也正是因?yàn)槠渥畛跤蓹n案行政管理部門(mén)首先提出，文檔中心一經(jīng)成立就成為檔案行政管理部門(mén)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，與當(dāng)?shù)卣案鳈C(jī)關(guān)關(guān)系不大，隨之而來(lái)的是文檔中心在機(jī)構(gòu)定位、人員編制、管理職責(zé)、經(jīng)費(fèi)來(lái)源等方面問(wèn)題長(zhǎng)期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結(jié)文檔中心運(yùn)行情況時(shí)指出，文檔中心限于檔案部門(mén)自身下達(dá)和完成任務(wù)，各級(jí)黨委、政府對(duì)此項(xiàng)工作還不夠重視和支持，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不夠了解和主動(dòng)。各地文檔中心實(shí)踐中存在的主要問(wèn)題是：其一，由于文檔中心成立時(shí)定位過(guò)低，依附于檔案行政管理部門(mén)，沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，人員編制普遍較少，財(cái)政經(jīng)費(fèi)不足，致使文檔中心開(kāi)展各項(xiàng)工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實(shí)上是檔案行政管理部門(mén)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，檔案行政管理部門(mén)不僅要繼續(xù)做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對(duì)的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機(jī)關(guān)從檔案業(yè)務(wù)工作中解脫出來(lái)，體驗(yàn)到了文檔中心帶來(lái)的益處，但逐漸淡忘了自身責(zé)任，檔案意識(shí)有所減弱。可見(jiàn)，如今文檔中心管理模式的優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門(mén)帶來(lái)了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢(shì)沒(méi)能得到凸顯，長(zhǎng)期下去，也將對(duì)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作造成不利的影響。當(dāng)然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對(duì)文檔中心的法律地位、行政隸屬關(guān)系、工作職能、管轄范圍等進(jìn)行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對(duì)文檔中心法律地位的認(rèn)知有以下幾種：第一，應(yīng)定位為檔案行政管理部門(mén)的下屬機(jī)構(gòu)，依附于檔案行政管理部門(mén)；第二，應(yīng)定位為政府的直屬機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)；第三，應(yīng)定位為獨(dú)立的企業(yè)法人。從目前國(guó)內(nèi)各地文檔中心實(shí)踐看，第一種觀點(diǎn)被檔案行政管理部門(mén)普遍認(rèn)可，如深圳市文檔服務(wù)中心、太倉(cāng)市機(jī)關(guān)文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機(jī)構(gòu)。然而這種實(shí)踐已經(jīng)給檔案行政管理部門(mén)帶來(lái)了尷尬。第三種觀點(diǎn)直接受歐美國(guó)家商業(yè)文件中心實(shí)踐的啟發(fā)，但忽視了國(guó)內(nèi)文件、檔案管理工作的實(shí)踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國(guó)內(nèi)文檔中心的工作對(duì)象是機(jī)關(guān)檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會(huì)上的一般檔案服務(wù)外包企業(yè)，不宜直接推行社會(huì)化。基于對(duì)國(guó)內(nèi)文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門(mén)之間的業(yè)務(wù)外包關(guān)系分析，結(jié)合各地文檔中心實(shí)踐，本文比較認(rèn)同第二種觀點(diǎn)，即文檔中心為政府直屬機(jī)構(gòu)，擁有獨(dú)立法人資格，在業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)。其優(yōu)勢(shì)在于：一是文檔中心更能得到政府及各機(jī)關(guān)的重視，以便在人員編制、經(jīng)費(fèi)等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門(mén)之間的職責(zé)，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展；三是有利于強(qiáng)化文檔中心對(duì)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開(kāi)展檔案接收、保管及提供利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。
3.3文檔中心的職能定位
雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒(méi)有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒(méi)能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，也會(huì)降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略
1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳和教育，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來(lái)技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，加大對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時(shí)，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國(guó)家的制度要求，達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過(guò)與企業(yè)各個(gè)部門(mén)的管理者和檔案管理工作人員召開(kāi)會(huì)議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門(mén)先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對(duì)性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識(shí)別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識(shí)別代碼型發(fā)展，機(jī)器識(shí)別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實(shí)現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時(shí)，在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢(shì)被廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲(chǔ)和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、聲像檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過(guò)利用計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來(lái)隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢(shì)下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理
中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對(duì)電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢(shì)必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因次，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接受到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)，提高單位電子檔案管理水平勢(shì)在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。
（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規(guī)范公文制作和控制程序。
（5）加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理。
在城市建設(shè)中，會(huì)存在一定的痕跡，人們可以從城市建設(shè)中感受城市的魅力，城市立體真實(shí)的還原了所屬文化，標(biāo)志性建筑能夠反映出城市的文化，及其當(dāng)時(shí)的城市理念，經(jīng)過(guò)時(shí)間的推移，不同時(shí)代的理念匯總，成為城市獨(dú)有的文化。城建過(guò)程中會(huì)形成城市檔案，其真實(shí)的記載了城市建設(shè)中的不同文化，人們對(duì)城市文化的了解，并非簡(jiǎn)單的了解城市外貌，更要深入挖掘其內(nèi)涵，城建檔案則能夠幫助人們更好的了解這些城市文化。
1 城市文化內(nèi)涵及其與城建檔案管理的關(guān)系
1.1內(nèi)涵
城市，就如同一本打開(kāi)的立體的書(shū)，其風(fēng)貌能夠表現(xiàn)出城市文化的本質(zhì)。城市精神風(fēng)貌，涵蓋的內(nèi)容比較多，是由包含物質(zhì)環(huán)境與人文素質(zhì)體現(xiàn)的精神面貌等在內(nèi)的城市整體綜合素質(zhì)工程。其中，（1）、硬件因素，主要是城市體現(xiàn)出的物質(zhì)的、人為的、直觀性強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)，是物質(zhì)文明時(shí)間與空間的有機(jī)整合，也是人?日常生活的舞臺(tái)，充分體現(xiàn)了人類的聰明才智與創(chuàng)造能力。其主要包含城市建設(shè)群、道路鋪設(shè)、交通體系、工藝雕塑、活動(dòng)場(chǎng)所、植被綠化、環(huán)境建造、通訊設(shè)備的完善、文化體育硬件設(shè)備的建造、公益環(huán)境設(shè)施、城市空間規(guī)劃及群眾日常娛樂(lè)活動(dòng)場(chǎng)所。（2）、軟件因素，主要是內(nèi)涵，包含精神層面的，可以通過(guò)感官體會(huì)到的熏陶與陶冶情操的人文環(huán)境。人文環(huán)境又可細(xì)分為歷史傳承、文化傳統(tǒng)積淀、民情風(fēng)俗傳播與感染、城市文化理念的認(rèn)識(shí)、道德展現(xiàn)、文娛活動(dòng)的豐富性、全民素質(zhì)教育、義務(wù)教育水平與等級(jí)、價(jià)值觀、社會(huì)風(fēng)氣與輿論導(dǎo)向、群眾間的和諧相處、城建的合理規(guī)劃、綜合治理水平、設(shè)備的智能化與先進(jìn)化，信息流通與獲得的及時(shí)性、文化感染力程度。
1.2城建檔案管理與城市文化的關(guān)系
城建檔案，主要是對(duì)城市建立與完善中各項(xiàng)工作包含的文化要素的記錄，其自身涵蓋了豐富法內(nèi)容，在城市精神文明建設(shè)，具有非常重要的作用。城建檔案，是對(duì)城市政治、經(jīng)濟(jì)、科技與文化等方面發(fā)展水平與時(shí)代差異的表現(xiàn)，一個(gè)城市的城建檔案，體現(xiàn)了這個(gè)城市的豐富文化資源與底蘊(yùn)，也是非常重要的城市歷史文化遺產(chǎn)。在城市文化建設(shè)中，有計(jì)劃、組織及規(guī)范化的城建檔案管理，有條不紊的記錄城建各個(gè)環(huán)節(jié)，并保存好，為城市文化建設(shè)的科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展，奠定良好基礎(chǔ)。
2 城市文化建設(shè)中，城建檔案管理發(fā)揮的作用
隨著城建檔案資源的不斷豐富、形式多樣、保存與傳播的電子信息化水平日益提高，城建檔案管理的潛在文化建設(shè)功能日益明顯。通過(guò)合理開(kāi)發(fā)與利用，在城市文化建設(shè)中，充分發(fā)揮城建檔案管理作用。“以史為鑒、存史育人”，城建檔案管理，可以引導(dǎo)人們更好的認(rèn)識(shí)城市進(jìn)步與發(fā)展，向世界展示自身的文化層面。在城建檔案資源開(kāi)發(fā)中，發(fā)掘與城市文化建設(shè)相匹配的內(nèi)容，并加強(qiáng)宣傳與利用，推動(dòng)城市文化建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)上，便于社會(huì)各界更好的認(rèn)識(shí)城建檔案，從而充分發(fā)揮城建檔案工作對(duì)城市文化建設(shè)的作用。對(duì)城市發(fā)源建造及其溯源進(jìn)行研究，利用宣傳教育、文物展覽、直觀的音視頻文件或宣傳片的支座，加深人們對(duì)所在城市文化知識(shí)的印象，更加熱愛(ài)城市，這些宣教活動(dòng)的作用是不容忽視的。
3 通過(guò)城建檔案加強(qiáng)城市文化建設(shè)的策略
3.1加強(qiáng)檔案編制與研究
對(duì)于城建檔案編研，要嚴(yán)格依照相應(yīng)的專題，合理挑選、分析、研究、綜合、編排及評(píng)價(jià)等手段分析城建檔案相關(guān)內(nèi)容，編輯資料，進(jìn)行城建服務(wù)的研究工作。將原本分散、專業(yè)性強(qiáng)的城建檔案信息集中起來(lái)，使之系統(tǒng)與通俗化，將生硬的文化與圖片轉(zhuǎn)換為大眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的產(chǎn)品。同時(shí)，加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)，拓寬群眾城建檔案的使用渠道，充分發(fā)揮其文化效益。
3.2加強(qiáng)交流與宣傳教育
在新時(shí)期，文化理念推陳出新，通過(guò)價(jià)值表現(xiàn)其魅力，文化競(jìng)爭(zhēng)應(yīng)運(yùn)而生，文化沖突也不斷出現(xiàn)。而文化沖突問(wèn)題的解決，離不開(kāi)整體文化的協(xié)調(diào)。整體文化是對(duì)文化，只有認(rèn)同城市，才能更好的與文化相融。城建檔案通過(guò)文字或圖片記錄了城市文化的發(fā)展，很多城市不熟悉本城市原有面貌，城市檔案的作用也就不言而喻的。在檔案記錄中，群眾可以明白的了解建筑意義，或城市過(guò)去的樣子，產(chǎn)生心理共鳴，以此增強(qiáng)市民對(duì)城市的認(rèn)同感。城建檔案館的責(zé)任主要是引導(dǎo)群眾了解城市的舊貌，在為群眾展示城市文化過(guò)程中，可以借助展覽或放映技術(shù)，宣傳城市文化，還可選擇市民喜歡的方式，合理利用檔案館中的豐富資源，為城市居民耐心的宣傳城市文化。
3.3對(duì)聲像檔案資料加強(qiáng)收集
在城建檔案管理中，聲像檔案也是非常重要的內(nèi)容，其記錄了城市的規(guī)劃、建設(shè)與管理過(guò)程的重大活動(dòng)與事件，記錄了有歷史意義的建筑、構(gòu)筑、名勝古跡及市容市貌，記錄了城市的地理封錨特征，城鄉(xiāng)建設(shè)前后風(fēng)貌、景觀、城市變遷與社會(huì)風(fēng)情等。對(duì)于歷史古建筑，或可能消失的城市風(fēng)貌，甚至居民生活習(xí)俗，城建檔案館可主動(dòng)向民間征集，或利用聲像技術(shù)將其固定并保存好，做好城市文化變遷的記錄。相較之氣體形式的城建檔案，聲像檔案更加直觀，完善的記錄了城市風(fēng)貌。
據(jù)美國(guó)的一家數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)和預(yù)測(cè)，1998年美國(guó)的Email使用者每天發(fā)送500萬(wàn)條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬(wàn)條，據(jù)預(yù)測(cè)，到2002年這一數(shù)據(jù)將達(dá)到15億條。1998年，該國(guó)的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個(gè)星期收到的Email比電話多得多，達(dá)到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國(guó)名不見(jiàn)經(jīng)傳，由此可以想見(jiàn)電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機(jī)構(gòu)。因此西方國(guó)家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強(qiáng)調(diào)分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內(nèi)容”更重要；考慮機(jī)構(gòu)的哪些職能活動(dòng)、哪些工作更重要，并把相關(guān)的文件保存下來(lái)，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個(gè)例子只是說(shuō)明“職能鑒定”的基本思路。實(shí)際上，我們后面還會(huì)討論，雖然電子文件的產(chǎn)生是“職能鑒定”得以提出和實(shí)現(xiàn)的契機(jī)，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。
一、職能鑒定法形成的四個(gè)原因
一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國(guó)家模式到社會(huì)模式的轉(zhuǎn)化
有關(guān)鑒定的理論最早見(jiàn)于英國(guó)的希拉里·詹金遜于1922年寫(xiě)成的《檔案管理手冊(cè)》。在這部書(shū)中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金遜認(rèn)為，文件是行政活動(dòng)和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會(huì)損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責(zé)是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷(xiāo)毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對(duì)他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點(diǎn)提出過(guò)異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團(tuán)的利益而故意銷(xiāo)毀或剔除那些對(duì)其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)走入極端，會(huì)導(dǎo)致行政意志和國(guó)家意志塑造檔案。
二十世紀(jì)四、五十年代，面對(duì)激增的機(jī)關(guān)文件，美國(guó)的檔案工作者開(kāi)始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國(guó)當(dāng)時(shí)另幾位檔案工作者的觀點(diǎn)：檔案工作的重點(diǎn)已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。謝倫伯格認(rèn)為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時(shí)主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價(jià)值中的情報(bào)價(jià)值。情報(bào)價(jià)值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點(diǎn)也就意味著，以歷史學(xué)家的實(shí)際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。這種鑒定理論也并未在檔案界達(dá)成共識(shí)，有的學(xué)者認(rèn)為這樣會(huì)使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無(wú)法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴(yán)重的問(wèn)題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有機(jī)聯(lián)系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學(xué)鑒定理論發(fā)展中的兩個(gè)具有代表性的觀點(diǎn)。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個(gè)鮮明的特點(diǎn)，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價(jià)值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來(lái)源于對(duì)檔案價(jià)值主體的確認(rèn)。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標(biāo)準(zhǔn)尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)而展開(kāi)，而檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)取決于檔案價(jià)值主體的需求。從這一角度出發(fā)來(lái)觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關(guān)注的與檔案這一客體發(fā)生關(guān)系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)歷史研究者的情報(bào)價(jià)值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來(lái)鑒定檔案的價(jià)值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質(zhì)區(qū)別正在于價(jià)值主體的不同。那么這兩種價(jià)值主體就代表了檔案價(jià)值發(fā)揮的全部的潛在“市場(chǎng)”嗎隨著檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫(kù)克所言：“本世紀(jì)檔案論述的主題是，根據(jù)國(guó)家檔案概念建立起來(lái)的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會(huì)——文化檔案概念的變革。”他接下來(lái)又作了更為深刻和具體的闡述：“從荷蘭學(xué)者所處的時(shí)代到詹金遜、卡薩諾瓦時(shí)代，直至美國(guó)注重政府文件管理的時(shí)代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個(gè)國(guó)家建立，為這個(gè)國(guó)家服務(wù)，作為該國(guó)政治結(jié)構(gòu)和機(jī)構(gòu)文件的組成部分。檔案理論因此在國(guó)家理論、模式和概念中建立了合法地位。現(xiàn)在情況不同了，20世紀(jì)末期公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少對(duì)用納稅資金建立起來(lái)的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來(lái)，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人權(quán)益，而且更多的還應(yīng)該為他們提供根源感、身份感和集體記憶。”當(dāng)前在西方發(fā)達(dá)國(guó)家檔案界普遍存在的這種“社會(huì)檔案”觀念是受五、六十年代以來(lái)的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對(duì)權(quán)威、否定中心的個(gè)性正是檔案理論思想基礎(chǔ)從國(guó)家模式到社會(huì)模式的變革的哲學(xué)根源。
檔案理論基礎(chǔ)的變化，全新地確認(rèn)了檔案價(jià)值主體——不再是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員和歷史研究人員，而是社會(huì)中的全體公民。這種價(jià)值主體的改變毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)深刻地影響檔案價(jià)值鑒定理論，最初是德國(guó)的漢斯·布姆斯在60年代末期，開(kāi)始強(qiáng)調(diào)社會(huì)應(yīng)確定自身的價(jià)值，檔案必須如實(shí)地反應(yīng)這些價(jià)值，檔案價(jià)值不應(yīng)該取決于詹金遜所說(shuō)的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說(shuō)的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。他強(qiáng)調(diào)，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準(zhǔn)則。”他號(hào)召檔案工作者通過(guò)歷史地研究公眾輿論來(lái)發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會(huì)價(jià)值，并將這種價(jià)值用于文件鑒定。這是一個(gè)華麗而充滿魅力的口號(hào)，但很遺憾，它并不具有指導(dǎo)鑒定活動(dòng)所應(yīng)有的可操作性。1991年，布姆斯在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的思考和研究之后，提出“文件的社會(huì)價(jià)值最好不是直接通過(guò)對(duì)社會(huì)動(dòng)力和公眾輿論的研究確定，而應(yīng)間接地通過(guò)了解那些為實(shí)現(xiàn)社會(huì)需求和愿望的重要文件形成者的職能來(lái)判斷。”按照這種新的方法，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)從復(fù)雜的社會(huì)價(jià)值、問(wèn)題或趨勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來(lái)源。
二文件數(shù)量的激增
有關(guān)職能鑒定的提出，檔案學(xué)思想基礎(chǔ)的變化是重要的，然而不是唯一的。現(xiàn)代管理機(jī)構(gòu)中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經(jīng)不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會(huì)象一個(gè)“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國(guó)的一次檔案年會(huì)上就有人建議，機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產(chǎn)生的文件，劃分文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)職能的級(jí)別而非鑒定每一份文件的觀點(diǎn)形成了。當(dāng)時(shí)情況下有學(xué)者認(rèn)為，這是一種逃避的方法，因?yàn)檫@被認(rèn)為是面對(duì)大量文件感到無(wú)助時(shí)的對(duì)策。檔案工作者想通過(guò)決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機(jī)構(gòu)的文件，來(lái)減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動(dòng)局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實(shí)構(gòu)成了“職能鑒定理論和方法”產(chǎn)生的又一大驅(qū)動(dòng)力。
三越來(lái)越多的文件產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)的協(xié)作活動(dòng)中
社會(huì)機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會(huì)活動(dòng)中不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系也日益密切和復(fù)雜，職能鑒定的觀點(diǎn)也適應(yīng)了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國(guó)的海倫·塞穆?tīng)査梗缙趶氖麓笮涂萍柬?xiàng)目文件的處理，這些項(xiàng)目形成的文件分散在政府部門(mén)、大學(xué)、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機(jī)構(gòu)為核心，以單份文件為對(duì)象的傳統(tǒng)鑒定法帶來(lái)的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設(shè)想通過(guò)“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”，一種多機(jī)構(gòu)的，以研究為基礎(chǔ)的分析，將眾多檔案館的鑒定活動(dòng)結(jié)合在一起，使檔案文件反映社會(huì)的主要論題、問(wèn)題、活動(dòng)或職能的方法來(lái)妥善解決現(xiàn)代復(fù)雜機(jī)構(gòu)的龐大文件的問(wèn)題。
四電子文件的產(chǎn)生
如果說(shuō)以上的三方面的原因驅(qū)動(dòng)我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實(shí)也只能描述到這種程度，沒(méi)有電子文件的出現(xiàn)和對(duì)其鑒定活動(dòng)的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問(wèn)題看得更清楚，同時(shí)電子技術(shù)也賦予“職能鑒定”以更強(qiáng)的可實(shí)現(xiàn)性。
電子文件的性質(zhì)和數(shù)量對(duì)鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認(rèn)為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來(lái)，效率不高。
2電子文件產(chǎn)生分散，一個(gè)龐大機(jī)構(gòu)內(nèi)部將會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務(wù)活動(dòng)彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件，而進(jìn)入每個(gè)系統(tǒng)中對(duì)具體的文件執(zhí)行“內(nèi)容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時(shí)刻與一個(gè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會(huì)象一只永遠(yuǎn)在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產(chǎn)生之初就完成，我們面臨的更為嚴(yán)峻的問(wèn)題可能不是害怕被巨量的文件淹沒(méi)，而是意識(shí)到可能根本不會(huì)有文件被送來(lái)鑒定。現(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動(dòng)態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對(duì)于許多通過(guò)瞬間邏輯聯(lián)結(jié)形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計(jì)算機(jī)之中，那么電子文件即使曾經(jīng)存在過(guò)，也終會(huì)流失。電子文件管理研究的專家普遍認(rèn)為：“檔案保管系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段提供了保證鑒定決策最有效實(shí)施的最佳機(jī)會(huì)”。
因此，有關(guān)專家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產(chǎn)生之初就開(kāi)始執(zhí)行，鑒定標(biāo)準(zhǔn)甚至應(yīng)該在文件尚未產(chǎn)生之前，就作為文件保管系統(tǒng)的一部分而存在。”這樣一種要求的實(shí)現(xiàn)必須通過(guò)“職能鑒定”來(lái)達(dá)到，“職能鑒定”根植于對(duì)文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)以及其職能活動(dòng)和工作流程的深刻認(rèn)識(shí)之上，通過(guò)分析機(jī)構(gòu)活動(dòng)的有機(jī)聯(lián)系以及機(jī)構(gòu)職能、活動(dòng)和業(yè)務(wù)的重要性，決定文件的存留，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)論必須要體現(xiàn)為一套詳細(xì)、具體和技術(shù)可實(shí)現(xiàn)的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統(tǒng)中去。“職能鑒定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經(jīng)被普遍地接受。
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來(lái)，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時(shí)血液采集及供給過(guò)程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強(qiáng)烈，若歸檔不及時(shí)、資料缺失嚴(yán)重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI(xiàn)血者的基本資料、獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血量等進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，為臨床用血提供參考，同時(shí)助推無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實(shí)現(xiàn)。近年來(lái)，由獻(xiàn)血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會(huì)出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對(duì)各方責(zé)任進(jìn)行判斷。另外，血站檔案管理能夠?yàn)榕R床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者輸血時(shí)，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻(xiàn)血者，為患者的治療爭(zhēng)取時(shí)間。除此之外，我國(guó)《獻(xiàn)血法》明確規(guī)定無(wú)償獻(xiàn)血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費(fèi)用血[2]，憑獻(xiàn)血證便能夠享受用血報(bào)銷(xiāo)，一旦獻(xiàn)血證丟失，將無(wú)法補(bǔ)辦。而通過(guò)血站檔案查閱則能夠查詢到獻(xiàn)血者的相關(guān)信息，為獻(xiàn)血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1檔案管理意識(shí)薄弱
大部分血站檔案管理部門(mén)在檔案收集管理過(guò)程中，對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開(kāi)發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國(guó)的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強(qiáng)等特點(diǎn)，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理模式，實(shí)用性不強(qiáng)。另外，部分采供血人員在具體的工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，容易出現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤、資料填寫(xiě)不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來(lái)了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當(dāng)前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對(duì)檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機(jī)整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開(kāi)發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價(jià)格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購(gòu)工作的開(kāi)展；另一方面血站采購(gòu)人員對(duì)信息設(shè)備了解不足，所采購(gòu)的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，血站檔案管理工作對(duì)管理人員有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識(shí)與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無(wú)法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對(duì)混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強(qiáng)血站檔案管理意識(shí)
血站檔案管理關(guān)系著無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻(xiàn)血者、用血者雙方權(quán)益的順利實(shí)現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認(rèn)識(shí)到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實(shí)際工作中，體會(huì)血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過(guò)講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達(dá)檔案管理工作的意義與價(jià)值，提升其責(zé)任意識(shí)與道德意識(shí)，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認(rèn)識(shí)，結(jié)合血站檔案管理工作實(shí)際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時(shí)要定期對(duì)檔案管理制度實(shí)施效果進(jìn)行反饋，對(duì)存在的不足之處擬定整改計(jì)劃，并認(rèn)真及時(shí)予以改進(jìn)提升，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案長(zhǎng)效管理，嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開(kāi)發(fā)利用各類檔案信息，推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強(qiáng)血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機(jī)版管理模式；②要加強(qiáng)三大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[5]；③做好檔案開(kāi)發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γ虼吮仨毤訌?qiáng)對(duì)血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時(shí)，要結(jié)合血站檔案部門(mén)的工作實(shí)際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作，與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認(rèn)識(shí)到自身的不足，并加以彌補(bǔ)，確保檔案管理的每一項(xiàng)工作都落實(shí)到位
4結(jié)語(yǔ)
新時(shí)期，社會(huì)對(duì)血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗(yàn)，因此，必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前血站檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提高思想認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會(huì)作用與價(jià)值。
作者:鄭萬(wàn)森 袁遠(yuǎn) 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
[參考文獻(xiàn)]
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關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
前言：
建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍５恢币詠?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國(guó)建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。
一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備
1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來(lái)看，90年已有許多單位開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國(guó)建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。
3.開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)：
根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。
二、建立完整的檔案工作體系
根據(jù)相關(guān)文件對(duì)檔案工作的要求，項(xiàng)目建設(shè)初期，必須成立相應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理。因此，在項(xiàng)目正式開(kāi)工前，業(yè)主單位（指建設(shè)單位）須明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，并組織成立包括業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工（以下簡(jiǎn)稱：各參建單位）等單位在內(nèi)的各級(jí)檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、人員的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其次，各參建單位應(yīng)將檔案的形成、收集、整理和歸檔等相關(guān)工作納入各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)，并將檔案工作納入部門(mén)及個(gè)人崗位日常工作考核，這是一項(xiàng)有利于各項(xiàng)檔案工作持續(xù)有效開(kāi)展的重要手段。
三、加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，難成方圓”。高速公路建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就必須建立完善的檔案制度。1.業(yè)主單位應(yīng)在項(xiàng)目開(kāi)工前制定項(xiàng)目的檔案工作總體規(guī)劃，按項(xiàng)目建設(shè)前期、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工階段等項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)階段進(jìn)行工作的具體規(guī)劃，再按年度、季度進(jìn)一步細(xì)化工作內(nèi)容，使整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的開(kāi)展目標(biāo)明確、思路清晰。2.業(yè)主單位應(yīng)在項(xiàng)目開(kāi)工前后，制定項(xiàng)目的竣工檔案編制辦法、實(shí)施細(xì)則等制度，并在開(kāi)工后作為項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)性文件及時(shí)印發(fā)至各參建單位，并要求其嚴(yán)格按制度執(zhí)行。
四、設(shè)定明確的檔案管理總目標(biāo)
設(shè)定一個(gè)明確的檔案管理總目標(biāo)是整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的努力方向、前進(jìn)動(dòng)力。站在管理的角度，設(shè)定的目標(biāo)越高，人員的努力程度和工作積極性就會(huì)越高，所達(dá)到的管理目標(biāo)也就相對(duì)越高。業(yè)主單位可將項(xiàng)目檔案總目標(biāo)設(shè)定為：通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的組織與管理，確保項(xiàng)目竣工文檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，專項(xiàng)驗(yàn)收達(dá)95分及以上，爭(zhēng)取申報(bào)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案“金冊(cè)獎(jiǎng)”（目前廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理最高獎(jiǎng)項(xiàng)）。
五、嚴(yán)抓過(guò)程控制管理
（一）定期召開(kāi)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議。為順利開(kāi)展項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理，在項(xiàng)目開(kāi)工后，業(yè)主單位及時(shí)組織召開(kāi)檔案工作交底會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目檔案管理的總目標(biāo)、管理及整理要求、注意事項(xiàng)等進(jìn)行工作交底。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，定期召集有關(guān)參建單位及檔案人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度及存在問(wèn)題等，安排部署下階段工作。 （二）組織檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升各參建單位檔案人員的檔案業(yè)務(wù)水平，保障項(xiàng)目檔案工作的質(zhì)量及進(jìn)度要求，業(yè)主單位應(yīng)定期或不定期組織或要求各參建單位檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如上級(jí)文件的貫徹落實(shí)、管理制度的執(zhí)行、檔案編制的技術(shù)及要求，電子檔案的形成及歸檔要求等等。（三）抓好各參建單位檔案質(zhì)量和進(jìn)度控制。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出立項(xiàng)到建成投產(chǎn)全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料和聲像材料等。現(xiàn)廣東省建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍主要包括類內(nèi)容（詳見(jiàn)下表）。抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和進(jìn)度管理，是日常檔案管理最基礎(chǔ)、也是最重要的工作。檔案的質(zhì)量主要是指文件資料形成的質(zhì)量及案卷的組卷質(zhì)量；檔案的進(jìn)度管理，是指各參建單位在項(xiàng)目實(shí)施各階段按要求完成各階段的檔案工作，保證檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步。廣東省建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及分工表1.文件資料形成質(zhì)量控制。在項(xiàng)目開(kāi)工初期，業(yè)主單位須向各參建單位明確對(duì)文件資料形成質(zhì)量的要求，并在資料收集整理過(guò)程中聯(lián)合監(jiān)理單位定期或不定期對(duì)形成的文件資料進(jìn)行抽查，對(duì)不符合要求的，要求其整改和完善，直至達(dá)到組卷要求。2.案卷組卷質(zhì)量控制。案卷的組卷工作是整個(gè)檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，案卷的組卷質(zhì)量直接反映出檔案的整體質(zhì)量，并關(guān)系到今后檔案的保管和利用，因此，必須在案卷組卷時(shí)做好質(zhì)量控制。（1）實(shí)行工程計(jì)量與檔案質(zhì)量掛鉤。在項(xiàng)目施工過(guò)程中，因?yàn)榇嬖谑┕みM(jìn)度的壓力，施工過(guò)程中資料形成緩慢、錯(cuò)亂多，施工后資料交接脫節(jié)，又必然導(dǎo)致檔案工作的脫節(jié)。雖然可在合同中明確對(duì)檔案的各項(xiàng)要求及獎(jiǎng)罰措施，但從管理上來(lái)說(shuō)，要根本杜絕這一問(wèn)題，最好采取工程計(jì)量與檔案質(zhì)量掛鉤的方法。每月的計(jì)量支付，是最能調(diào)動(dòng)施工單位積極性的。通過(guò)在計(jì)量前引入檔案質(zhì)量確認(rèn)的環(huán)節(jié)，可以在很大程度上提高其做好檔案的積極性，同時(shí)也可以在施工過(guò)程中形成一個(gè)共識(shí)：只要資料不合格，就延期支付或不完全支付。通過(guò)在計(jì)量前引入資料的質(zhì)量檢查，可以將很多可能積累到最后才來(lái)解決的問(wèn)題在日常就解決，防止“積小疾而成大病”，這對(duì)于項(xiàng)目的后期管理是非常有利的。（2）對(duì)施工、監(jiān)理單位的檔案人員應(yīng)納入管理受控范圍，對(duì)施工、監(jiān)理單位的檔案人員實(shí)行報(bào)備手續(xù)，不得隨意變更，出現(xiàn)變更時(shí)須向業(yè)主單位申請(qǐng)辦理變更手續(xù)，并納入合同制約條款，違者實(shí)施相應(yīng)處罰。以此保障施工、監(jiān)理單位檔案人員的穩(wěn)定性，避免因人員更替導(dǎo)致的工作脫節(jié)，從而保障檔案整理質(zhì)量和進(jìn)度。（3）充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，要求其對(duì)施工單位的檔案整理質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；同時(shí)，業(yè)主單位需聯(lián)合監(jiān)理單位定期開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作的階段性檢查。3.檔案整理工作的進(jìn)度控制。要抓好各參建單位檔案整理工作的進(jìn)度管理，首先應(yīng)將檔案工作納入各施工、監(jiān)理單位的合同管理，明確檔案工作進(jìn)度要求、違約責(zé)任等，對(duì)施工、監(jiān)理單位形成一定的制約。其次，業(yè)主及監(jiān)理單位要履行好各自的監(jiān)督職能，確保檔案工作進(jìn)度與工程進(jìn)度同步。抓好各參建單位檔案的質(zhì)量和進(jìn)度控制，還可采取一種更直接有效的辦法，那就是由業(yè)主單位編制印發(fā)項(xiàng)目檔案工作的綜合評(píng)比辦法，實(shí)行激勵(lì)機(jī)制，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中定期或階段性對(duì)監(jiān)理、施工單位進(jìn)行檔案工作綜合評(píng)比，對(duì)檔案質(zhì)量和進(jìn)度做得較突出的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)達(dá)不到要求的予以通報(bào)批評(píng)，提高他們對(duì)檔案工作的重視度和積極性。（四）重視各參建單位檔案安全管理。檔案安全工作直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。要做好項(xiàng)目檔案的安全管理，應(yīng)主要抓好以下幾點(diǎn)工作：1.檔案的安全管理范圍包括對(duì)紙質(zhì)文件材料的安全管理、對(duì)電子文件材料的安全管理、對(duì)檔案存放環(huán)境的安全管理等。2.在各參建單位中宣貫檔案安全工作的重要性，加強(qiáng)檔案安全工作監(jiān)督管理，業(yè)主單位負(fù)責(zé)對(duì)施工、監(jiān)理單位的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，業(yè)主及監(jiān)理單位對(duì)施工單位進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)各參建單位應(yīng)在日常工作中加強(qiáng)自我監(jiān)督。3.根據(jù)高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工點(diǎn)多、施工單位辦公場(chǎng)所分散、資料分散整理、存放環(huán)境簡(jiǎn)陋等特點(diǎn)，檔案在收集、整理及保管過(guò)程中較容易出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，各參建單位應(yīng)制定檔案搶險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，出現(xiàn)險(xiǎn)情時(shí)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，保障檔案的安全。
六、結(jié)語(yǔ)
本文從建設(shè)項(xiàng)目檔案管理學(xué)習(xí)者的角度出發(fā)，對(duì)如何做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作作出了初步分析，希望能給高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)一定的幫助，并請(qǐng)各建設(shè)項(xiàng)目檔案工作者共同探討、多提寶貴意見(jiàn)及建議。
作者:何燕飛 單位:廣東開(kāi)陽(yáng)高速公路有限公司
【參考文獻(xiàn)】
[1]重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法(檔發(fā)﹝2006〕2號(hào)).
[2]廣東省交通運(yùn)輸廳.關(guān)于印發(fā)﹝廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理辦法〕的通知(粵交辦﹝2012〕406號(hào))[Z].
