發布時間：2023-09-13 17:12:10
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案與合同管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：學生檔案管理；數據庫設計；需求分析；客戶端/服務器模式
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)35-2486-04
The Design and Implementation of Hotan Teachers College Students' Records Management System
ADIL Gulam
(Department of Physics, Xinjiang's Hotan Teachers College, Hotan 848000, China)
Abstract: A new method of student's scores management system forHotan Teachers College is introduced in this paper. combining the design and implementation of student's scores management system ,we have made research on the distributional application system. many universities have been trying to develop an opened and distributed student's scores management system on their campus networks. In this paper, the optimum solutions on scores management system according to the characteristics of Xinjiang special regions are discussed by considering the relations between the network architecture and score management systems.
Key words: scores management system; database design; needs analysis; client/server model
1 引言
學生檔案管理系統是教育單位不可缺少的部分。一個功能齊全、簡單易用的學生檔案管理系統不但能有效地減輕學校各類工作人員的工作負擔，其內容對于學校的決策者和管理者來說也至關重要。所以學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案、統計和查詢數據，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低，保密性差，人工大量浪費；另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對查找、更新和維護都帶來了不少困難。隨著科學技術的不斷提高和計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們所深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。
基于校園網的學生檔案管理系統完成后可以降低工作量，提高辦公效率，學生管理人員、教師和學生都不受時間和地點的限制查詢學生資料，而目前使分散的學生管理得到集中管理，這對減輕管理工作負擔，提高管理水平，實現學生管理的現代化、系統化、規范化具有重要意義。本文結合和田師范專科學校學生檔案管理工作的實際情況，在需求分析、系統分析的基礎上，對和田師專學生管理系統做出總體設計、詳細設計和程序設計，并進行系統測試。
2 需求分析
這個階段的任務是確定“為了解決這個問題，目標系統必須做什么”，主要是確定目標系統必須具備哪些功能。對于需求分析不僅是軟件定義時期的最后一個階段，而且是軟件開發期的第一個階段，也是關系到軟件開發成敗的關鍵步驟。只有通過需求分析才能把軟件功能和性能的總體概念描述為具體的軟件需求規格說明，從而奠定軟件開發的基礎。在本階段所研究的對象是軟件項目的用戶要求，且必須全面理解用戶的各項要求，但又不能全盤接受所有的要求。為了達到這一目的，必須對其中模糊的要求進行澄清，然后才能決定是否可以采納。而且準確地表達被接受的用戶要求，也是需求分析的另一個重要方面，只有經過確切描述的軟件需求才能成為軟件設計的基礎。
2.1 學生檔案管理系統的功能
學生檔案管理系統旨在提供一貫可以操作的，方便管理，提高工作效率，易于修改的輔助管理系統。考慮到我校校園網落的實際情況，本系統采用Visual Basic+SQL Server 2000 結構。
考慮到系統所要實現的功能以及系統的安全性，在用戶進入系統之前進行合法用戶檢測。所以系統中應該有一個用戶名和密碼檢測的模塊，當然與此相對應，還必須有操作員管理模塊，它必須能夠進行操作員的增加、刪除和修改，并且能夠進行授予相應的操作權限。系統中必須有一個默認的管理用戶，它在應用系統剛安裝好就能夠使用該用戶進入，該用戶能夠建立其他用戶。同時還必須有密碼修改的模塊。普通用戶能夠修改自己的密碼，但系統管理員用戶能夠修改所有的資料。
大中專學校的學生檔案管理內容十分豐富，工作繁多，所以本例規定開發的學生檔案管理系統只處理每學年的招生信息導入、新生學籍注冊、學生檔案管理和其它管理。
在招生信息導入管理方面提供的服務功能如下：
1) 導入新生的民族、籍貫、專業代碼；
2) 錄入院系信息和生成班級信息；
3) 導入招生數據和新生圖片；
4) 統計和清除新生數據；
5) 修改密碼。
在新生學籍注冊管理方面應提供的服務功能如下：
1) 新生入校學籍注冊；
2) 新生專業調整；
3) 新生統計與報表生成以及報表打印；
4) 修改密碼。
在學生檔案管理方面應提供的服務功能如下：
1) 錄入學生每學期的情況；
2) 生成學生鑒定表；
3) 生成回執單；
4) 檔案查詢及打印；
5) 修改密碼。
學生檔案管理系統的直接用戶有學生、教師和教學管理員。管理員有權操縱數據庫的數據，進行添加、更新、刪除等操作。學生和教師一般只查詢信息。本校的各部門，教研室、學生幾乎有PC機，學校全部計算機已經連網。
2.2 學生管理主要工作流程分析
學生管理的各項工作之間有嚴格的順序性，這就要求在開發時對學生管理的業務流程有明確的了解。學生管理工作中的運行管理是核心工作，就對運行工作中涉及的業務流程進行分析。具體的業務流程圖如圖3、圖4所示。
3系統設計
3.1 設計思路
基于C/S的學生檔案管理系統的設計是一個不斷改進和反饋的過程。圖8是進行基于C/S的學生檔案管理系統的設計思路圖。
1) 系統界定
首先必需對系統進行界定，即劃分系統的范圍，分析系統與其他系統之間的關系、系統與環境的關系。如圖5，這個過程產生對系統的一個清晰的描述，確定研究的問題。
2) 系統規劃、分析和方案設計
針對一個已經界定清楚的系統，下面的工作便是進行系統的規劃和分析及設計方案。在這個過程中，首先對系統進行規劃，進行了子系統的劃分和系統的實施計劃的設計，同時對系統進行分析，這些分析包括系統的特性和結構的分析、需求分析、系統的可行性分析等內容，系統規劃和分析經常交織在一起。另外，在這個階段還完成系統方案的設計和選擇工作。
3) 系統概要設計
系統概要設計主要是對系統業務進行流程分析，完成系統的特性設計以及系統的功能劃分和初步設計，并對系統具體結構和技術方案進行設計。
4) 系統詳細設計
系統詳細設計包括數據流的設計、數據庫的設計、系統模塊的詳細設計、界面設計、程序流程的設計等內容。
5) 代碼開發
代碼開發是按照詳細設計的要求進行代碼的編寫工作。
6) 系統測試
系統測試是在系統投入使用前，對系統的需求分析、設計規格說明和編碼的復審。
7) 系統修改、運行和維護
維護系統的運行，保證系統有效、可靠的運轉。
8) 系統評價和總結
對系統的完成和運行情況進行評價，總結系統開發過程中的得失，有些好的體會、思想和資源可以積累下來，并且這個過程還可以對系統的改進和再設計進行分析。實際上，以上這些過程并不要求嚴格按順序的，前后過程之間存在反饋，這些過程之間并不一定存在明顯的界限。
3.2系統功能模塊設計
對上述各項功能進行集中、分塊，按照結構化程序設計的要求，學生檔案管理系統需要完成的主要功能有以下幾大模塊：
1) 招生信息導入
新生數據和圖片導入、新生數據統計，輸入院系和班級信息，導入民族、專業、籍貫信息，查詢新生信息以及密碼管理等功能。
2) 新生學籍注冊
學籍注冊，分班，自動生成學號，圖片下載，手工輸入，調動學籍、學籍統計和查詢，打印個人信息表和統計表、密碼管理等功能。
3) 學生檔案管理
學生檔案查詢、統計、生成花名冊、打印個人信息表、打印學生證、打印花名冊、打印統計表、回執單以及自定義表格打印
3.3 數據庫設計
進行數據庫的概念設計，首先必須選擇適當的數據模型。用于概念設計的數據模型既要有足夠的表達能力，可以表示各種類型的數據及其之間的聯系和語義，又要簡明易懂，能夠為非專業人員所接受。可供選擇的數據模型不少，比如各種語義數據模型、面向對象數據模型等，目前應用最廣泛的是E-R數據模型（Entity-Relationship data Model）。必須根據需求分析，確定E-R模型中的實體、聯系和屬性。
首先要確定學生檔案管理的實體，從前面章節的分析中可以看出，所有的活動都是以學生基本信息（Student）展開的，初步確定有以下實體：用戶（UserID）實體、專業代碼實體、地區代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體，其中專業代碼實體、地區代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體、完全依賴于設備實體的存在而存在，所以屬于弱實體的范疇。
其次要確定學生管理中各實體的鍵、屬性、屬性的數據類型及取值范圍。在確定實體的主鍵時，要確保這個主鍵可以唯一的標識這個實體。在概念模型的設計中，經常會遇到這種情況，最簡單的解決方法就是對實體集合中每個實體有一個互不相同的學號，選擇這個學號作為實體集合的關鍵字。因此在學生基本信息實體中增加了學生學號這個屬性，這種增加學號屬性也是設計中常用的一種確定實體鍵的方式。在確定實體的屬性及其數據類型時，要考慮到系統的可擴展性以及特殊情況。在確定屬性代碼的時候，要避免同一概念數據模型中出現相同的屬性編碼，同時還要使人一目了然。在這里給出各實體的屬性和主鍵，以下劃線標識出主鍵。
學生基本信息實體：考號、學號、院系代碼、專業代碼、現在專業、班級編號、現在班級、姓名、性別、出生年月、政治面貌編號、婚姻狀況、家庭出身、戶口性質、畢業中學、考生設備名稱特長、家庭地址、聯系電話、郵編、入學日期、高考成績、Picture.
專業代碼實體：專業代碼、專業代號、錄取專業、院系。
地區代碼實體：區號、籍貫。
民族代碼實體：民族代碼、民族。
院系代碼實體：院系代碼、院系、院系主任。
班級實體：班級編號、院系、錄取專業、班級、班主任。
用戶實體：用戶名、密碼、權限。
第三要確定實體之間的聯系。實體與實體之間的聯系除了一對一、一對多之外，還存在有多對多的形式。可以將聯合理解為構建于M:N聯系實體之間的一個橋梁，通過它將這個M:N聯系轉化為兩個1:N聯系。完成了學生檔案管理模塊的概念數據模型之后，可以用相同的步驟來完成系統中其他模塊的概念模型的設計，在這里就不一一贅述。
4 系統實現
系統的實現選用Microsoft Visual Basic 作為前臺開發工具。Visual Basic 是一套完整的開發工具，提供了企業級模板。系統采用多層結構設計，可以生成具有高度可伸縮性和靈活性的應用程序。使用Visual Basic架構開發，生成可編程Exe窗體，Visual Basic界面與代碼相分離。
4.1用戶注冊與登錄模塊的實現
每個模塊的登陸界面以及密碼算法是統一的，但是所運行的模塊不同，所訪問的數據庫不同，因此登陸用戶身份以及密碼不同，如圖7。
4.2 招生信息導入模塊的實現
界面實際上是系統與用戶之間的接口，也是控制和選擇信息輸入輸出的主要途徑。界面設計規定界面的布局、風格、色彩等約定，界面設計應該堅持友好、簡單、實用、易于操作等的原則。
這個模塊的主要功能是，把招生的信息導入到招生數據庫中，以便于學生學籍注冊時使用。
4.3 學籍注冊模塊的實現
這個模塊的主要功能是，新生到校報名時，根據考號調用相關信息，并分班，同時自動生成學號后，保存到學生檔案數據庫中，以便于學生檔案管理時使用。
圖9 學籍注冊模塊的實現
4.4 學生檔案管理模塊的實現
這個模塊的主要功能是，輸入學生每學期獎懲情況、政治思想狀況、以及修改、查詢學生相關信息。打印院系學生花名冊、個人信息表、回執單等，如圖10。
5 結束語
本論文結合和田師專學生檔案管理系統的設計與實現，研究了基于C/S的分布式應用系統原理、設計和實現的問題。首先，論文概述了和田師范專科學校學生檔案管理系統的應用背景，對學生檔案管理系統進行了需求分析。在此基礎上提出了基于C/S的分布式應用系統的解決方案。接著，論文對學生檔案管理系統的解決方案─基于C/S的分布式應用系統的結構和原理進行了深入研究，并從系統的角度對基于 C/S 的分布式系統的特性進行了分析。在論文中，結合筆者實際研究過程中的經驗，對基于 C/S 的分布式應用系統的設計方法進行了研究，提出了基于校園網的一些安全和復合密碼算法思想，并給出了基于 C/S 的分布式應用系統的設計流程。最后，論文對學生檔案管理系統進行了詳細設計和實現，重點分析了學生檔案管理系統的技術方案設計和應用平臺選擇、系統設計以及系統的實現。
參考文獻：
[1] 王行言,俞盤祥.計算機信息管理系統[M].北京:高等教育出版社,2000:58-153.
[2] 鄧亞平.計算機網絡安全[M].北京:人民郵電出版社,2004:284-287.
各區（縣）勞動和社會保障局、各職業介紹服務中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經研究，在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現將有關問題通知如下：
一、辦理在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員按提前退休工種退休的有關工作，按照我局《關于嚴格按照國家規定辦理企業職工退休有關問題的通知》（京勞社養發〔1999〕63號）的有關規定執行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業介紹服務中心或街道（鎮）勞動科按規定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。
Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.
關鍵詞：工程 合同 檔案
Key words: project contract archives
任何一項工程都要有業主委托設計、監理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯系和相互制約的機制，從而實現工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協調有序地運行。
一、對工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設單位、發包人完成某項工程項目勘察、設計、建筑、安裝工作、建設單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內容包括投標、中標書、信件以及數據、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數據交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設計、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務
在工程建設的市場經濟條件下，我們要培養工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發展。首先，在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強工程合同檔案管理質量
工程合同管理對材料的收集是管理的基礎工作，對此，工程施工技術人員、監理人員要加強對檔案管理人員的聯系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續性與完整性。收集的材料除了要完整，還應該確保其正確。因而工程監理還應該檢查合同內容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業檔案部門留存的建設工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機制
21世紀是法制的社會，在工程建設過程中我們應該簽訂合同，明確了發包人和承包人在工程中的權利和義務，因而企業要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關鍵問題是如何依法履行。我們應該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規定合同雙方應認真履行各自的權利和義務，任何一方無權隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規定，都必須承擔相應的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學地規范檔案法規，更進一步地加強檔案法規建設。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業各層次關系明確，在企業《工程技術資料管理辦法》中應明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產生激勵作用，確保建設工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應學會用現代的科學理論完善工程合同檔案管理，進行動態性、實時性的管理，及時全面地總結經驗教訓，并要做好必要的保密工作，維護企業自身的合法權益。
3.3建立健全合同管理網絡體系
建筑安裝施工企業具有跨地區跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統一領導，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、完整的、穩固的合同管理網絡體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網絡體系就要求合同管理員經常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經營部門，然后由公司交企業檔案部門留存。因為完整的企業建設工程施工合同管理網絡是信息暢通的渠道，輔以計算機的應用則更快捷、容量大。第三，企業檔案部門收到工程合同后應該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發現有缺的要及時進行追回。接著企業檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。
三、結束語
工程建設是社會經濟發展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質量，以更好的為工程各方創造利益，為社會發展服務。
參考文獻：
[1] 劉曉明.合同檔案的特點及其管理[J]. 科技情報開發與經濟.2006年04期
關鍵詞：建筑工程合同，工程建設，分類，作用，措施。
中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：
建設工程合同是承包人進行工程建設，發包人支付價款的合同。是指由承包人進行工程建設，發包人支付價款的合同，通常包括建設工程勘察、設計、施工合同。
一、建設工程合同的管理內容
在我國建設工程項目從立項開工到竣工檢查過程中，工程合同管理工作需做到以下幾點。
（1）建立工程合同管理的體系及管理制度，同時建立健全相關的合同管理檔案制度。
（2）在建立工程合同簽訂關系之前，需持以認真嚴謹的工作態度，以事前做好相應的市場預測、資訊調研等準備工作。
（3）在工程合同簽訂中，需要進行嚴格管理。由于簽訂工程合同是一種法律行為，簽字雙方要擔負一定的權責，責任雙方必須以嚴謹的態度擬定合同的內容條款，同時確保工程合同的合法、公平原則。
（4）在責任雙方簽訂工程合同后，要認真履行合同相關的內容要求，按照合同內容對在建設過程中發生的相關變更索賠事件和合同糾紛事件予以及時處理。
二、建設工程合同的分類及要求
工程合同通常都貫穿于工程項目的整個建設過程中，尤其是大、中型建設項目，需要從立項開始經歷一個異常繁雜的過程。我國建設工程中合同類型可分為以下4 種。
（1）建筑工程勘察設計合同。建設項目的項目責任人要在與設計單位代表完成事前的勘察及設計任務后，明確責任雙方的權利及義務，合同內容通常涉及有關的基礎資料、勘察設計文件、質量控制要求及實體工程造價等。
（2）建設工程委托監理合同。建設單位派請具有相關資質的監理機構代表為權利代表，對工程項目實體建設過程進行全程監督與管理。簽訂的建設工程委托監理合同的內容一般涉及監理對象、雙方責任主體的權利以及其他一些相關的內容，而合同要求的工作內容是通過監理機構為建設項目提供高質量的技術服務。
（3）建設工程承包施工合同。建設工程承包施工合同是承包責任人履行施工任務的依據性文件，其內容主要包括工程范圍、施工工期、開工與竣工時間、工程施工質量及驗收標準、工程造價成本、技術資料的交付時間、材料及設備的供應、質量保修范圍、保質期和雙方互相協作條款等。
（4）建設工程物資采購合同。建設工程項目的物資采購合同具有一般合同的法律約束力，它指的是具有平等主體的自然法人、其他物資組織之間為實現建設工程項目的物資買賣關系而建立的關于供求雙方相互權利與義務關系的文本協議。
建設工程合同管理要求。建設工程合同需要合法的管理與維護，以防范在建設工程中出現的合同風險，這也對相應的工程合同管理工作提出了一定要求。簽訂工程合同的主體必須具有相應的法人資質，并且要求法人必須是能夠獨立承擔風險責任的企業組織。不具有資質的其他部門、機構以及自然人不能私自簽訂合同。因此，在簽訂合同之前應對簽訂合同的當事人的資質和資信能力進行全面調查，以確保簽字的法人單位有能力履約工程合同；簽訂的工程合同需以書面形式表達，其內容要包括當事人的名稱、住所，合同的抬頭、落款、公章以及簽字當事人提供的資信情況與載明的當事人的法人名稱、住址要保持一致。
三、建設工程合同在工程中的作用
本文主要以建設施工合同為例分析建設工程合同在工程中的重要作用。建設施工合同是建設項目業主與承包人需共同遵守的具有法律效力的技術經濟文件，具有特殊性和繁雜性。在簽訂施工合同之后，為實現工程建設目標，建設單位與施工單位在協議中都會明確雙方的相互權責與義務關系，因此，在履約過程中都要以施工合同的內容要求作為主要依據，并將其作為業主單位進行項目建設，撥付計量款，控制施工質量、工期和成本，以順利促進工程建設項目活動的重要憑據。由此可見，一份內容全面的施工合同將對實現質量、進度和成本目標起到事半功倍的效果，同時也會對規范工程管理和提高管理效率起到較好的促進作用。
四、加強工程合同管理的措施
為加強合同管理，提高合同質量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業的合法權益和提高企業經濟效益，應做好以下幾方面的工作：
（1）增強管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質與要求，對合同管理工作起著至關鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎和基礎前提。
（2）建立完善的管理制度
企業必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責，保證日常工作的規范，充分發揮工程合同在工程各個方面的作用。
（3）加強合同信息化建設
伴隨現代化科學技術的飛速發展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統，如合同檔案庫、合同分析系統等。工程建設應該運用這點，充分利用先進的科學技術，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數據庫，加快合同信息化建設的節奏，全面提升工程的檔案管理水平。
（4）加強專業知識的培訓
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業知識，全面了解合同的內容、特點、規律和方法，又要學習了解相關的管理法規，增強對工作崗位的責任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現行合同管理專業知識的培訓工作，使工程從由始至終都規范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質量。
（5）嚴格控制竣工驗收關
一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發揮出來。
五、結論
對于工程建設項目，需要事前分析施工合同履約過程中的風險因素，對風險大的工程更要強化合同分析工作，以避免或減少合同風險因素帶來的問題。
參考文獻：
[1]李幼琴.建設工程合同管理探析[J].企業技術開發,2007,26（6）：54-55．
關鍵詞：工程合同；管理
中圖分類號： TU723.1 文獻標識碼： A 文章編號：
工程合同是指涉及工程范疇的平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的書面協議。包括代建、勘察、設計、施工、監理、招標、工程咨詢、工程檢測、工程管理、拆遷等內容。工程合同管理（以下簡稱合同管理）是企業管理的重要內容之一，是降低企業風險、實現企業合法權益的根本保障。本文就合同管理的簽訂、履行等方面談一下自己的認識和理解。
一、合同的簽訂
合同的簽訂必須符合國家法律、法規，符合國家有關方針政策，并遵循：“平等互利、協商一致”的原則。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須在企業法人授權的范圍內代表企業簽訂合同。簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。合同一律采用書面格式，必須采用統一合同文本，并對合同各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。合同承辦人、合同簽署代表簽訂合同的委托人應該認真核查對方當事人的主體資格，包括主體資格證明、資質證明及相關文件；若對方法定代表人委托他人簽訂合同的，還應審查人的資格，必須提供書面授權委托文件；同時，還要考察對方的履約能力和商業信用；評估合同內容的可行性、嚴密性。
二、合同的履行
1、合同依法成立，具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。
2、合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。
3、在合同履行過程中，無論遇到任何困難，首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。
4、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。第一，變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，并應在公司內辦理有關手續。第二，變更、解除合同的手續，應按規定的審批權限和程序執行。第三，變更、解除合同一律采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。第四，變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，繼續履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。第五，因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責外，均應承擔相應責任，并在變更、解除合同協議書中明確規定。
5、關于合同糾紛的處理方式和原則
第一，合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按《合同法》等有關法規和本《制度》規定妥善處理。第二，合同糾紛由有關業務部門協法律顧問負責處理，經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。第三，處理合同糾紛的原則是：(1)堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。(2)以雙方協商解決為基本辦法，糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。(3)因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第四，合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或的足夠時間。
三、加強合同管理的措施
合同管理不是一門簡單的學問，很多細節很多條款都要在日常工作中加以注意并及時掌握合同管理中各種動態的信息，以保證對合同管理的完整性與及時性。
1、加強合同管理的組織機構建設，設立專門合同管理機構和配備合同管理人員。機構建設是創建“重合同守信用”企業的組織保證。要在公司組建一支合同管理員隊伍，并全部經過專業培訓，形成了公司合同管理由管理機構具體負責和管理人員經辦負責的有序運行機制。做到公司合同信用管理機構健全，配備合同管理人員，建立健全有關規章制度。
2、認真做好合同管理的基礎工作
(1)建立合同管理制度，工程合同管理辦法中應涵蓋合同專管員崗位職責、合同專用章與合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函與談判紀要管理制度、合同管理學習與培訓制度、工程合同臺帳與檔案管理制度等相關配套的管理制度，以便細化和規范合同管理的全過程。
(2)合同檔案集中管理。應定期將履行完畢或不再履行的工程合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔。
(3)建立合同管理臺帳。應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺賬和總臺賬。臺賬應逐日填寫，做到準確、及時、完整。合同檔案應當包括紙質檔案和電子檔案，及時更新，保證合同管理員能夠掌握合同的最新動態。
3．監督檢查。依據合同管理工作的實際情況，合同管理領導部門應對工程合同管理工作進行定期或不定期檢查，其檢查結果將作為年終考核的依據。
【摘要】科研項目合同檔案是維護合同雙方的合法權益，履行合同和解決糾紛的依據，是科研活動不可或缺的重要組成部分。本文結合實際工作，針對普遍存在的問題，提出了新的管理思路和管理方法，以便科學合理地開展科研項目合同檔案管理工作。
關鍵詞 科研項目；合同檔案；管理
科研項目合同檔案是記載科研項目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據憑證性、形式與內容的規范性程序較高、時效性強等特點，這些特點決定了科研項目合同檔案的特殊性和重要性。科研項目合同檔案是維護合同雙方的合法權益，履行合同和解決糾紛的依據，同時為科研生產、經營管理提供依據和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項目合同檔案管理工作，不斷創新工作思路，探索新的管理模式，實現規范化管理。
一 、類別
我所對科研項目合同檔案進行了梳理，根據不同的內容和特點，將我所的科研項目合同主要分為以下幾類：1. 科研生產合同：主要指型號科研、預先研究、裝備生產、維修保障等方面的合同。2. 儀器設備合同：主要指外購儀器設備、非標設備等方面的合同。3. 基本建設合同：主要指工程建設等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類合同。
二、存在的問題
由于科研項目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現以下一些問題。
（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現象時有發生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。
（二）合同簽署信息不完整。個別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準確性和有效性。
（三）存在復印件、圓珠筆書寫等現象。歸檔的合同中，如委托授權書等文件，經常出現復印件現象；簽訂合同時，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。
（四）存在歸檔計劃落實性差。出現隨時歸檔或者集中大批量歸檔等現象。
三、管理的方法和措施
檔案部門應及時掌握及歸納科研項目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業單位科研生產經營管理各項工作對檔案管理的要求。
（一）健全制度，落實管理。科研項目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項目同時歸檔 ，故我所檔案部門與合同相關的管理部門進行了溝通，在執行檔案管理標準的基礎上，結合檔案管理工作的實際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進行管理。建立并修訂完善了相關的制度來規范和實施，進一步明確了歸檔計劃、歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，在合同規范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時、完整歸檔有了制度保證，為進一步提高合同檔案管理水平提供了堅實的保障。
（二）實現網絡管理體系。根據科研項目合同檔案的特點和要求，實行網絡管理體系，由檔案部門集中統一管理，專門負責收集、整理、管理全所的合同文檔，同時檔案部門負責監督指導各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。建立合同檔案管理網絡體系，明確職責，強化責任，才能事半功倍；同時進一步深化職能，加強檔案管理與業務部門之間的業務交流和工作溝通，有序開展科研項目合同檔案管理工作。
（三）明確管理程序。我所領導非常重視科研項目合同的制作過程，規定了合同檔案必須如實記載合同簽訂、履行的真實情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內容，經過各相關部門領導的校對審核，由主管的所領導批準，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統性、完整性負責，程序嚴明，要求明確，進一步降低風險，依法維護單位的合法權益，使合同檔案充分發揮其突出的依據憑證性作用。
四、采取有效的管理措施
館藏檔案質量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時，要充分發揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計劃性地做好收集、整理等工作，同時因地制宜做好科研項目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發揮。
（一）制定歸檔計劃，主動介入。考慮到有些科研項目合同檔案有其獨特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。
要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計劃，每年年初，根據合同檔案管理網絡體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預計當年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發揮主觀能動性，配合業務部門有計劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補充協議等的檢查和指導工作，主動介入，保證科研項目合同材料完整、齊全、準確。
（二）歸檔時嚴格把關。由于合同檔案的種類繁多，所以應該根據實際情況，嚴把歸檔質量關，認真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應當由歸檔責任人負責并在歸檔前進行，列出合同歸檔清單，按照所內統一的合同編號進行系統排列。認真檢查，為合同的真實性和完整性負責，檢查時重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準確，合同中提到的相關培訓材料及驗收依據等必須歸檔完整。加強對合同的檔案管理，完整保存與合同相關的證據材料，糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益，所以，我們必須重視科研項目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴把歸檔質量關。
（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發了一個合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時掌握合同信息，及時開展檢查指導工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網上移交，檔案部門仔細檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。
對于合同檔案的分類、組卷、編號，我所是參照文書檔案的管理標準來進行的，首先將“合同檔案”設置為一級類目，然后按照“問題—年度”分類方法進行分類、組卷、編號。這里的“問題”，就是合同檔案的類別。這個管理方法非常便于合同的統計、查找和利用，充分滿足了合同管理部門的工作需求，給檔案人員的工作也帶來了便利。與此同時，由于合同檔案不是一個獨立個體，與科研生產經營管理各方面有著千絲萬縷的關系，通過建立參見號，關聯至各相關的案卷中去，進一步完善整個檔案管理體系。
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機構
高校合同管理涉及的多個部門，如基建工程與修繕項目（含設計、監理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設備采購、大宗物資采購、低價易耗品的定期采購牽涉到資產設備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學牽涉到招生就業管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現合同糾紛，誰都不承擔責任，誰都負不起責任，最后由學校承擔責任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學校財務管理帶來了風險和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學工處、團委、招就處、后勤與產業處、信息中心簽訂六個不同內容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內部牽制不到位
合同管理是全過程的系統，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個方面的管理，流程管理又分為合同準備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現對對方單位資質和履約能力審查不夠；合同簽署中出現合同沒有經過承辦部門、財務、基建審計等部門聯合會簽，重大金額沒有經過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現沒有部門能監督合同的履行情況，如合同是否按時完成，完成的質量如何，是否有合同糾紛發生等；合同履行結束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協議等重要資料等等，結果給學校造成不必要的財務風險、稅務風險以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機構，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業性差，往往忽視違約責任、爭議解決等條款的約定，導致最終給學校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應付管理部門的審查,對于同一個項目,往往還要簽訂 “正規合同” 和“私下合同”兩份,“正規合同”形式正規,內容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規范化的具體措施。
（一）加強法制觀念，重視合同管理人員的培養
1、高校領導應充分重視學校的合同管理，加強對合同的宣傳和教育力度，強化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律法規講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規章制度。
2、合同管理是一項專業性強、知識面寬、法律法規意識要求高、需要豐富實踐經驗的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養顯得尤為的重要。學校可以根據實際情況，定期或不定期組織合同管理人員進行合同相關法律法規知識的專業培訓和職業道德培訓。通過培訓使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養其職業素養，促使高校合同管理人員的業務水平不斷提高，保證合同的簽訂質量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規范，是全面推進依法治校，切實維護學校合法權益內部合同管理的基本準則。在制度中對合同管理的機構以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責任等每一個工作環節均做出明確規定，明確對于涉及經濟內容的合同，達到規定金額的項目必須經過正常的招投標程序后，才能進入合同簽訂程序，規范簽訂主體，嚴禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運行全過程的各個環節進行細致、深入的規定，使每個步驟的開展都有據可依，并處于有效的監控狀態。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調查制度和信用管理制度、合同授權委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內部監督機制
1、合同準備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進行調查，所有合同在簽訂前需要重點調查合作方有無簽約主體資格，了解其資質、履約能力、既往的履約信譽等。重大合同在簽訂前需要聘請專業人才進行詳細的專項調查并制作調查報告。其次對有過合作關系的單位，平時要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應限制其參與學校的相關經濟活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風險。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規范合同文本。盡量采用國家相關部門統一印制的格式合同或合同示范文本，規范合同文本，有利于明確合同主體的責任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規范合同審批流程。每項合同的簽訂應由承辦部門提出，合同承辦部門應就合同主要條款、可行性及風險進行全面審查，合同的審批流程分別經過財務處、紀檢審計處、學院辦公室等部門審核合同的相關條款，建立合同會簽制。重大合同還需經學校法律顧問審閱，主要對合同文本進行合法性、規范性審查。實行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關，責任到位。再次規范法人授權委托制度。高校對外簽訂合同, 應由作為法定代表人的校長或其委托人進行。未經授權, 任何人不得以學校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實施動態化全程監控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應當對合同履行過程中的各個環節包括簽約、交貨、驗收到結算及時跟蹤、管理，發現問題及時處理。其次合同管理的核心內容就是抓好執行環節的財務控制，財務部門應該嚴格按照合同的條款辦理結算手續，把好合同結算關，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎事物管理，進行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時進行合同評價分析。合同簽署后，合同管理部門應及時將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協議等重要資料，實現合同檔案的信息化管理，同時適時引進合同的軟件化管理、使其能進行網絡化審核，規范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀檢監督部門要檢查合同管理制度的執行情況，每年對合同進行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發現問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規范化管理，實際上是把經濟監督關口前移，用合同管理的方式去規范、約束經濟行為，避免了經濟活動中由于缺乏法制觀念給學校造成的不必要損失，由于校內各職能部門全方位的參與，形成了監督的機制，增強了經濟活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強了黨的廉政建設。學校應當把依法治校與加強學校管理、提高學校競爭力和維護學校自身合法權益有機結合起來。建立和完善合同管理，加強法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產物。
參考文獻：
“財富的一半來自合同”，合同是企業從事各項經濟活動獲取經濟效益的橋梁和紐帶。當前，合同管理非常重要，關乎企業生死存亡，合同管理是企業管理的重要內容，做好合同管理工作，是維護企業合法權益的最基本的要求。筆者針對黑龍江墾區國有農場土地等資源合同管理中出現的突出問題，提出了具體解決辦法，旨在提高企業經營管理水平和經濟效益，規避各種經濟風險。
【關鍵詞】
土地資源；合同管理；存在問題；措施及辦法
黑龍江墾區擁有土地總面積5.54萬平方公里，耕地4338萬畝，其中水田2268萬畝。黑龍江墾區占全國農墾耕地面積近一半，是我國耕地面積最大的墾區，土地是墾區立足之本，發展之基，土地等資源收入是墾區目前主營收入，占其自身資源收入的80%以上。土地承包合同好與壞，不僅關乎墾區的發展，而且直接關系到墾區的穩定及廣大職工的切身利益。
一、合同簽訂情況
黑龍江省農墾齊齊哈爾管理局土地總面積398.23萬畝，其中耕地面積219.83萬畝，按照管理局關于對農（牧）場2016年上半年經濟活動開展考核調研的通知要求，管理局黨委責成相關部門組成調查組，對全局土地資源合同執行情況進行檢查，對下一步如何完善合同管理體制、合同簽訂和履約等情況進行充分的調研，通過檢查，共清理各類經濟合同24540份，其中：當年簽訂土地承租合同21837份，長期出租土地承租合同502份，草原合同1684份，林地合同391份，水面合同55份，資產租賃合同8份，建筑施工合同59份，其他資源合同4份。在對土地承包合同進行查閱過程中發現，全局共有外來承包戶408戶，占全局土地承包總戶數的1.8%。這些外來戶一部分是當年農場種植業結構調整，職工沒有水稻種植經驗，從外地引來的水稻種植戶；另一部分是2000年初農場土地效益不好，農場職工沒有種地積極性，土地發包較困難，在周邊農村通過做工作吸引來場的種植戶。從合同管理來看，總體情況較好，但個別農場仍然存在一些不可忽視的問題。
二、合同管理現狀
黑龍江墾區由于歷史機構、管理體制、客觀形勢和相關管理制度的變更等多方面因素影響，引發合同糾紛呈逐年增長態勢，合同管理需加強，主要體現在以下幾方面。
（一）合同簽訂不規范
通過調查發現，一些農（牧）場在合同簽訂規范上存在大量問題：一是格式化合同筆填出現失誤后，經辦人直接在合同上修改。二是一些補充條款不注明在相應的位置，而是填寫在合同空白處。三是土地承包合同漏填相關項目條款。四是土地承包合同承包人簽字有錯誤。五是合同數字書寫潦草難辨。六是合同審查校對不細，存在多、少、錯字。七是合同漏填重要內容。八是簽約人簽字蓋章不全。九是合同變更不簽補充協議。
（二）合同內容存在問題
1.缺乏必備條款。重點體現在缺少合同的變更、解除、中止等條款以及違約責任條款。這樣將直接導致有的合同不能變更解除，有的合同不能中止，如當事人違約不能受到相應的制裁。
2.條款內容存在問題。一是內容簡單，約定不細。二是表述存在問題，容易產生疑義。三是約定不合規、不合理。四是權利義務條款有失公允。
3.無用條款過多。主要是一些采用格式化范本的合同。一些范本為了適應大范圍使用，規定羅列了很多方面的條款。有的農場簽訂合同將范本照搬照抄，一些無用的或雙方未約定的條款也不刪除，造成合同條款過多，很多條款不能執行。
（三）簽約技術存在問題
1.不達成合同約定生效條件。達成合同中約定生效的條件是合同生效的基礎。因此要使合同真正生效，合同的約定必須達成，但實際上這方面也存在問題。如合同中約定簽字蓋章后生效，但合同只簽字不蓋章或只蓋章不簽字，或簽字蓋章不全。有的合同約定公證后生效，但簽訂合同不辦理公證。
2.合同生效時間與合同約定生效時間存在矛盾。如某承包合同為2011年7月30日簽訂，但在合同中約定“承包期限自2011年1月1日起……”，造成2011年1月1日至2011年7月29日承包不發生效力。
3.既又承包，合同簽訂無效。在各場簽訂的承包合同中，有的約定了人，由人代表農場在合同上簽字，但同時有的人承包了土地，又在承包人一欄上簽字，造成了合同的無效。
4.簽約時間過長，合同難以履行。有一租賃合同，期限50年，但租賃人已經57歲，如合同履行完，其已百歲以上，但合同中還約定合同履行完，租賃人有優先承租權。其中提前終止合同條款約定如乙方確需提前解約，須提前3個月書面通知甲方。本合同應針對乙方年齡特點，重點考慮合同期限及中止解除等條款。
（四）簽約主體存在問題
一是無主體資格者簽訂合同。各場簽訂的各類合同，簽約主體只能是農（牧）場，不應當為其他的非法人單位。但還有少部分合同由非法人單位作為甲方簽訂承包合同。二是代表人無主體資格。有的合同人在法定代表人一欄上簽字，顯然不具備主體資格。有的合同未約定人，合同簽字一欄也未載明是法定代表人還是人，卻由人簽字。三是無主體資格認定材料。雙方是單位的無營業執照，是個人的無身份證明，建筑公司等特殊行業無資質證明，法定代表人無法定代表人身份證明，委托人無授權委托書。
（五）長期合同問題較多
一是個別農（牧）場簽訂土地長期合同，存在問題較多，如承包期限太長。二是承包費過低。每畝幾元、十幾元、幾十元的都有。三是合同條款過于簡單。有的合同就是幾句話，普遍缺少切實可行的變更和解除條款，造成無法有效地調整承包費用或解除合同。四是發包方五花八門，有的是農場、有的是分場、有的是連隊、甚至是莫名其妙的單位。長期合同基本上都是歷史遺留下來的，體現了當時機構管理體制和經營管理出現了許多問題。
（六）合同管理制度滯后
一是合同管理檔案沒有完全建立，底數不清，合同編號不統一。個別農（牧）場合同管理檔案還沒有建立，單位究竟簽訂多少份合同底數不清，各類經濟合同編號無序、混亂。二是合同管理缺少審批、會簽、登記、備案歸檔等管理制度。農（牧）場基本上沒有完善的合同管理制度，合同管理的各環節沒有制度約束，管理存在漏洞。三是重大的經濟合同簽訂無會議紀要或相關文件、合同履約中隨意變更。四是合同保管分散，無統一保管部門，出現“誰都管，誰都不管”的現象。五是合同管理委員會沒有真正發揮作用。在合同起草、訂立、簽訂等過程中沒有起到應有的審批和監督作用，存在監管真空狀態。六是合同歸檔不夠嚴肅。將一些未簽訂完成或有缺欠的合同保存歸檔。
三、提高合同管理的建議和措施
1.認真貫徹執行《齊齊哈爾管理局合同管理辦法》，要將合同管理辦法作為各單位簽訂、履行、管理各類合同的規范性文件，貫穿于合同管理工作的始終。各單位應當依照管理局的管理辦法，結合本單位的實際，制定本單位的實施細則，并在今后的合同管理工作中認真貫徹執行。
2.認真清理合同，摸清底數。要認真清理本單位的各類合同，分類建立好管理檔案，準確摸清底數，檔案中要按照合同類別統一進行編號，做到紙質合同與編號對應，以便查閱。管理檔案要載明合同當事人、標的、履行期限、履行狀況、是否修改及修改補充內容、是否產生糾紛和產生糾紛的原因及如何解決處理等內容。針對合同存在問題，各單位要及時整改不合規合同。如對簽訂不規范，缺章少字、填列內容筆誤等能夠補充完善的合同進行認真整改。
3.對顯失公平等不合規合同進行清理。必要時通過政法機構部門付諸法律程序予以修改和完善。
4.成立合同管理組織機構，完善合同管理制度。各單位要按照合同管理辦法的要求，成立合同管理委員會和合同管理辦公室。建立健全合同管理制度，有效地監督管理各類合同的簽訂和履行。合同管理辦公室要及時搜集、整理合同，要及時將到期的合同向本單位檔案管理部門移交，并編制移交清冊，重要的合同實行文本電子儲存。合同正本、副本、附件，以及雙方變更、修改合同的協議或往來傳真函件，都要妥善保管。
5.認真清理、保管和使用合同印章。企業要認真清理合同印章，對外簽訂的各類合同的印章必須唯一，嚴格控制非法人單位對外簽訂合同，對外的合同印章必須報管理局備案，合同印章要指定專人保管，印章使用要建立登記和審批制度。
6.加強合同訂立人的身份確認和主體資格審查。合同簽訂對方是自然人的，要審查其身份信息。是單位的，審查企業法人營業執照，簽訂人的授權委托書和身份信息，并對企業的勞務、供貨或生產等資信和能力進行審查。
7.大宗資源承包或租賃合同簽訂期限不宜過長。要在合同中約定切實可行的變更解除條款，保證合同的順利履行和合理有效地變更解除。
8.簽訂合同應使用管理局下發的統一文本。無統一文本的，各單位要在起草合同后，及時由合同管理辦公室進行審查修改。
9.嚴格履行合同簽批手續，有效杜絕訴訟風險。根據合同管理辦法中的各類合同審批權限，制訂更加詳細的補充規定，將哪一種合同由誰審批，多大標的合同由誰審批等內容作具體的規定。
10.加大公證力度，規范合同管理。對各類合同，特別是大標的或其他重要的合同，應當辦理公證，對合同內容、簽訂程序等進一步規范化，避免產生不必要的糾紛和損失。
