發布時間：2023-09-10 14:49:08
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【關鍵詞】煤炭企業；集中采購；物資管理
一、集中統一采購管理的充分優勢
在煤炭企業中，集中采購管理模式就是由煤炭物資供應部門對企業需求的所有生活礦用物資進行的集中統一采購管理與物流配送，其具有完善的管理優勢。首先集中統一的采購管理可以形成涵蓋廣泛的大批量采購管理形式，這樣會令產品的采購價格具有絕對的優勢，令采購部門在采購過程中占取先機與主動權，同時有效的規避分散采購造成的物力、人力與財力的不良消耗與浪費，最大化的降低了采購進貨與物流運輸的管理成本，并有利于煤炭企業獲取良性采購帶來的巨大規模效益。同時集中采購管理可令企業有效避免因多方向的多頭采購而形成不良賣方市場，尤其會在物流物資短缺時刻，會有效規避供應商一方借此機會哄抬物價，造成對整體煤炭行業效益的不利影響。再者該集中采購方式可有效強化煤炭采購企業與供應商形成堅固的戰略合作關系，并促進兩者之間的穩定發展，使供應商在整個商品流通環節為采購方提供有效的技術支持、履行科學的貸款結算并提供良好完善的售后服務。由于集中采購環節中涉及的物資與金額量一般均較多，因此我們應科學的采取公開招標及計提評議的透明管理方式，這樣可令整體集中采購環節進行的科學有序，進一步防止暗箱操作等不法采購行為的發生。在集中的采購管理中煤炭企業集團中重復設置的管理環節將被進一步簡化，因此生產單位不必耗費更多的經歷而只需要依據現實生產需求編制采購計劃并上報物資采購部門后專心從事生產工作即可。
二、開展集中采購實踐中應綜合考量的標準因素
集中采購管理方式具有其特定的通用性優勢，即在使用物資單位其需求物資的通用性越高，在集中采購環節企業從中獲得的優勢與好處便會越多。同時該采購方式還具有完善的潛在節約性。即一些特有類型的物資原材料，其價格與采購數量緊密相關，采購該物資的數量越多其成本就越低，因此十分有利于用集中采購的方式有效降低企業采購成本。再者，倘若物資的成本價格敏感受到政治與經濟調控的影響，那么集中的采購方式自然會受到企業青睞。另外，選擇集中的物資采購方式我們還應本著資源合理配置的原則，減少采購管理層次、加速企業資金的良性周轉，科學簡化采購手續與流程，從而有效提升采購物資的綜合使用效益，并切實保障煤炭企業的安全生產與持續發展。
三、切實發揮集中統一采購優勢，有效降低采購費用
1、夯實物資采購基礎管理，完善建立集中物資采購制度體系
為了有效夯實物資采購的基礎管理，煤炭企業物資采購人員在日常業務與計劃管理實踐工作中應努力鉆研與學習相關采購業務知識、完善熟悉國家的政策與法規，并對各類豐富的市場信息進行綜合收集，深入市場做好實踐調查工作與預測計劃管理工作，合理拓寬物資采購渠道，從而有效節約物資流通管理費用。同時我們應依據煤炭企業的管理特色與現實需求制定各個采購管理環節的科學、統一制度體系，例如物資供應與采購管理辦法、管理細則、物資采購計劃與現場管理制度、物資保管、發放與儲備管理制度等，并完善各個管理環節的相關管理記錄。
2、合理加強物資的采購成本控制
煤炭企業物資的采購成本包含物品的買價、運輸雜費以及相關采購的保管費用等，因此基于量價科學分離的原則我們應從以下方面合理控制煤炭企業的物資采購成本。首先我們應科學控制煤炭物資的購買價格，以在本區域的物資價格為指導依據，選購既符合生產質量要求標準同時又價廉物美的物資，應本著相同價格比質量、相同質量比價格，價格與質量相同則論費用的管理原則合理選擇物資貨源，嚴格控制對價高物資的任意采購。接著我們應合理控制物資材料的采購保管投入費用，從有效降低物資在庫存管理中的損耗入手，健全對物資入庫的手續審批管理，從而有效合理的履行物資儲備環節，防止因不良貨源積壓造成物資在庫存環節產生不必要的損壞、發霉、變形或變質現象。再者我們應切實提升庫存保管工作人員的責任心，令他們強化對物資儲備的日常管理與維護，令物資管理的賬目、卡片、物品與資金進行完善的對照，從而有效降低不良庫存管理造成的費用損失。在物資采購的招標評議環節，我們應強化管理力度，通過合理的招議標進行物資的質量與價格比較，從而有效降低物資采購費用。尤其對于煤炭企業需求物資數量龐大，采購資金較多的環節，我們應事先做好對市場物資供應與需求的情況分析，做到對市場行情細化了解、心中有數，從而在物資采購談判中掌握主動權，而后我們可邀請多方生產及煤炭銷售單位上報相關物資資料，履行良好的資格預審與全面調查控制。強化采購計劃的高度準確性管理與單位物資使用消耗的定額管理，是有效降低物資采購成本價格的科學措施。因此煤炭企業相關物資使用部門應有效提升對生產消耗環節所需物資量的預測管理能力，進行科學的需求物資測算，切實保障提報物資需求計劃既合理滿足企業的生產消耗，同時又不鋪張浪費、令物資不良閑置。在保障物資流暢供應的同時，我們還應重視對物資的節約管理，嚴格履行定額供料管理體制，切實做到供料發料有據可依、物資消耗定額完善，標準核算，并做好對各類物資材料的綜合消耗分析，合理控制煤炭企業的材料消耗總量，當發現不良消耗及使用問題應及時予以糾正，從而切實降低煤炭企業的物資采購成本。
四、結語
相對于管理效能不強的分散采購管理，集中的采購管理是科學的建立在企業核心管理層面的體系機構，對企業所涉及的一切采購業務需求進行統一的組織管理。該采購模式是企業經營主體贏得廣泛的市場份額、控制企業投資管理節奏，有效提升企業工作效率并使之獲取最大經濟效益的戰略化科學管理制度。因此，在未來的煤炭企業發展中完善履行集中采購的管理模式可為其營造良好與健康的發展前景。
參考文獻：
[1]高彥清.企業集團對子公司的行為控制研究[J].會計之友,2010(22).
[關鍵詞]大宗物資；集中采購；風險管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619039
采購是企業經營管理中的重要環節，對促進企業產品的開發、質量的保證具有重要的作用。采購作為企業成本支出的重要形式，關系著企業的經營發展和企業的利潤收入，加強對采購工作的管理是當前我國企業管理的重要內容。但我國當前的采購水平與發達國家還存在較大的差距，對我國企業的發展造成了較大的影響，為了促進我國企業采購的創新和發展，應該對當前的企業采購形式進行創新和改善，借鑒優秀的采購管理，提高我國采購供應鏈的管理效率。
1大宗物資集中采購的現狀及問題
1大宗物資集中采購的現狀
自2004年開始實施采購戰略以來，各大公司在進行物資管理的過程中，運用了集中采購的形式，取得了良好的成績，并且其效益性和規范性都得到了一定的加強。當前，公司的集中采購管理工作主要是實現對采購工作的規范性和完善性的管理，加強對企業員工的培訓。在對企業管理工作進行規范的過程中，公司主要是對工程物資進行集中采購，并且提出了物資采購管理規范、招投標管理方法和合同管理辦法等，通過制定一系列的管理措施，實現了對采購工作的指導，確保采購工作的順利完成。[1]
2大宗物資集中采購存在的問題
各大公司在運用集中采購管理工作中取得了巨大的進步，但隨著企業的快速發展，公司的采購金額、采購量和采購次數呈現逐年增加的情況，集中采購管理問題凸顯，這些采購管理問題的出現，對公司的采購管理效率和采購管理成本等都造成了較大的影響，主要表現為以下問題。
第一，采購集中度不高是當前企業采購存在的主要問題，主要是由于簽約集中度與企業制定的目標存在著一定的差距。第二，集中采購物資的需求和使用準確性相對較低，公司在利用集中采購時，與實際的預期出現一定的差異，呈現出計劃使用量與實際使用量不一致的情況，不能實現與采購計劃的有效協同。第三，人員隊伍不健全，人員過少，不能滿足企業采購的需求。第四，采購審批的流程過長，審批的環節較多，造成審計的時間較長，導致采購的效率下降，采購工作無法取得良好的效果。[2]
2大宗物資集中采購的風險管理措施
1完善風險管理制度，提高風險應對水平
首先，需要對當前的物資集中采購制度進行完善，企業當前的采購制度已經不能滿足當前企業的發展要求，應該結合企業當前的實際發展現狀和發展需求，對企業的效益成本進行有效的分析，結合公司的具體采購情況，加強對企業的集中采購，完善企業的集中采購目錄建設工作。同時還要將企業以前以數量分配為主的管理形式進行改變，改成以工程標段和金額為主的方式，能夠提高管理的效率，促進管理水平的提高。其次，需要加大對獎懲機制的實施力度，改進集中采購管理的行為，在企業內部設計考核目標，提高對廢棄物資的使用效率。對于物資浪費現象，應該做好處理工作，加大懲罰的力度。最后，應該從制度上明確采購的內容，需要在根源上改變公司的不規范情況，對該種現象加以重視，更好的分清責任。[3]
2提高標準化管理水平，降低集中采購風險管理
首先，需要加強對企業的集中化管理，以便能夠結合企業的具體情況，按照相關的采購需求，制定好采購的標準制度，以便能夠按照制度的相關要求，結合模板進行需求的填寫。其次，應該對采購風險非管理的相關流程，加強標準化的管理水平，一旦出現制度不完善的情況，應該按照相關的標準加以解決，促進企業制度的不斷完善。再次，要加強對物料編碼的標準化管理，能夠實現對企業物資的集中采購，加強對企業物資的有效管理，除了應該對企業的名稱和各項編碼進行規定的過程中，為了加強對企業各項物資的管理工作，還需要對其規格和功能等做出明確的規定，以便更好地實現對物料編碼的完善。最后，還需要對企業各項采購工作的行為加強控制，實現對標準采購工作的減少或者杜絕，降低集中采購的風險。[4]
3加強信息化管理，增強風險應對能力
首先，需要對當前的信息化系統功能進行不斷的完善，促進庫存管理模塊和采購管理模塊的不斷完善，在加大采購部門管理的過程中，應該強化信息管理系統，對企業的物資使用情況進行分析，并對企業各項庫存信息的收入庫情況進行仔細的記錄工作，嚴格控制信息的輸入和輸出，實現標準化的管理形式。其次，還需要對庫存物資進行
定期的清點工作，明確企業當前的物資情況，并將其記錄好的物資錄入信息管理系統當中，實現對企業物資的不斷完善，以便更好地提高企業的風險應對能力，實現對庫存系統的合理使用。最后，企業管理部門在進行采購需求提交時，為了促進管理水平的提高，應該通過減少電子清單使用情況的形式，運用標準化的采購形式，進行采購信息的完善，以便更好地提高企業的信息管理水平，促進信息系統的合理使用。
4加強風險人員管理，降低風險發生的主觀因素
首先，應該加強對各部門的風險管理人員進行不斷的調整和管理，實現對各管理部門人員的不斷調整，應該將該部門的人員調到業務量較多和人員較少的部門，以實現對各部門的合理管理。其次，應該加強對各部門人員的事務管理，將一些復雜的事項交給技術高的員工，將一些簡單的事項交給專業能力較弱的員工，以便更好地提高管理部門人員的工作效率。
5提高綜合管理水平，降低集中風險發生的概率
首先，需要了解大宗物資的集中管理水平，以便實現一體化的配送服務，通過將物流直接入庫和減少采購時間的形式，提升物流管理水平，提高企業的物流與采購效率。其次，需要對企業的物資自檢水平進行深入的分析，加強對物資的管理能力，實現對檢測工作的管控能力，確保物資管理水平。最后，采購部門要做好精細化管理工作，對采購的數量和采購的標準，應該按照相關的要求進行管理，以便有效降低企業的采購成本和采購質量。[5]
3結論
在企業進行采購的過程中，要對企業的采購效率和采購成本等進行有效的分析，以便加強企業的大宗物資集中化采購風險的管理。本文主要是針對企業集中采購工作中存在的問題進行分析，結合公司的實際采購情況，提出加強風險管理的合理化建議。
參考文獻：
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[3]賴小禹ZYJT公司物資集中采購管理研究[D].北京：北京交通大學，2014
項目的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務，在市場經濟條件下，這些產品和服務是通過采購活動來實現的。從執行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金發揮其最大的效用？是在項目的采購管理中所應該關注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在采購設備、原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目采購操作中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環節的控制，來有效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
2、供應商的選擇
供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一，選擇供應商的數量。
供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應商的方式。
選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環境的利用
項目的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，外部環境包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化，包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指項目組織的內部環境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環境原則的前提下，一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。
充分利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合所采購貨物或服務的種類、性能參數、質量、數量、價格的要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用采購環境的目的，良好的市場信息機制包括：
建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。
只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預算的超支，失去成本控制的優勢。因此，在項目采購管理中充分利用采
購環境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。4、供應商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發，我們認為，在項目的采購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：
第一，與供應商建立直接的戰略伙伴關系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應商行為的績效管理。
在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如：建立供應商績效管理的信息系統，對供應商進行評級，建立量化的供應商行為績效指標等等，并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作：增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。
隨著市場經濟的進一步發展和深化，企業采購管理中存在的問題愈加明顯，采購管理觀念落后，造成企業采購成本居高不下，嚴重制約了企業的持續發展。為此，分析了目前我國企業采購管理當中存在的主要問題，進而提出了加強采購管理的措施及建議。
關鍵詞：
采購；管理；降低成本
采購是企業運營活動的起始環節，也是生產成本重要的組成部分，我國的生產企業采購成本一般占到總成本的70％左右，而世界上發達國家是50％左右。從而看出，我國企業采購成本占總成本比例遠遠高出國外發達國家。有研究數據表明，如果某企業采購成本占其總成本的60％，那采購費用每下降1％，利潤上升的幅度卻相當于銷售額增加12％～18％所帶來的影響。所以采購管理是影響企業經濟效益的關鍵，加強采購成本的管理，是企業成本管理的首要任務。
1目前企業采購管理存在的問題
1．1采購制度形同虛設
目前，我國很多企業采購制度的建立不科學、執行過程中也缺乏有效監督。具體表現：缺乏嚴密的市場調查分析、采購隨意性較大、采購論證、評審不到位、假招標、不簽訂合同或不認真執行合同、采購驗收不嚴、賬實不符，收取回扣等等。雖說有的企業建立了完善的采購制度，但是執行過程中卻沒有按章辦事，從而給采購人員提供了暗箱操作的溫床，“有法可依”和“有法不依”兩種現象并存，以上種種，都無形中增加了企業的采購成本，影響了企業的長期發展。
1．2采購人員綜合素質參差不齊
我國對于采購管理的認識和研究起步晚，對采購人員的培訓，普遍流于形式化，一部分采購人員對與采購有關的法律法規、行業制度學習掌握不透徹，對采購政策不敏感，分析產品市場信息的能力不夠強，對廠商信譽和物資的質量把握不準，對本企業生產工藝流程不是很熟悉，在日常工作中，缺乏與生產，管理，技術研發等部門的溝通，不能掌握及時的庫存變化，隨經驗和方便盲目進行采購，甚至存在有些采購人員意志力薄弱，抵擋不住金錢的誘惑，在價格和商品質量上把關不嚴，給企業帶來巨大損失。
1．3部門之間信息溝通不暢
企業各部門缺乏整體意識，只關注本部門的眼前工作，生產車間只重視生產是否順利進行，產量是否提高，銷售部則關注產品的銷路是否順暢，銷量是否達到要求，而不注重觀察庫存的變動情況，倉庫管理部門只關注庫存的收發和保管工作，并不關注采購決策和銷售決策，各部門各自為政，閉門造車。所以當市場需求發生波動，企業只能通過增加或減少存貨來對應，結果是，不是造成庫存的積壓，浪費了資源；就是導致庫存不足，錯失良機。
2企業加強采購管理，降低成本的對策
2．1建立健全各種規章制度，完善基礎性工作，實行內部審計
企業要制定完備的采購制度，如《招投標管理辦法》《物資集中采購制度》《采購人員工作守則》等。健全完善的采購制度，為采購部門組織并實施采購工作提供了充分可靠的政策性依據，使采購人員做到有法可依、有章可循、有據可查。采購管理制度一旦確定，不折不扣的執行，在實踐中，不斷豐富和完善。這是一個由淺入深，循序漸進的過程。
2．2加強采購人員綜合素質的培養
在職業道德培養方面：采購人員在日常采購工作中往往面臨很多誘惑和考驗，如：收取好處費、收取回扣或乘采購之機游山玩水等等。采購人員若放松警惕，一時疏忽，就可能不自覺掉入供應商的溫柔陷阱而不能自拔。作為一名優秀的采購員，一定要有足夠的智慧和毅力，不貪圖個人小利，不受對方物質利益的吸引，經得起考驗，潔身自愛，大公無私，克己奉公，始終把企業利益放在第一位，做到“君子愛財，取之有道”。在專業知識培養方面：要求采購人員有一個廣闊的知識儲備。要求采購人員要掌握我國與采購有關的法律法規知識和價格政策，熟悉掌握本單位的規章制度，需要具備市場經濟、招投標、財經、稅收、合同，以及計算機和談判等方面知識，擁有良好溝通協調能力和分析問題的能力，具有良好的寫作能力和語言表達能力，能熟練操作計算機常用軟件，并能通過各種渠道及時收集采購商品市場的信息，分析市場變化趨勢，準確把握市場動態。二是注重人才專業技能的培養。傳統方式是通過“以老帶新”方式培訓年輕的員工，在日常采購活動中，資深采購人員通過言傳身教把豐富的實戰經驗傳授給年輕員工，發揮‘傳、幫、帶’的作用。這種培養方法是比較經濟、實用、可行的，能夠使新的采購人員在短時間迅速進入角色，發現問題能及時得到解答，避免走一些不必要的彎路，能積累實踐經驗。對采購人員的培訓還可以請專業機構進行有針對性的培訓，外包專業化培訓的優點是：更全面、更系統、更科學。當然，外包式培訓也會增加企業費用支出，但是，支出和他們未來為企業創造價值相比，是微不足道的。當今國外發達國家非常重視采購人員的培訓工作，
2．3加強部門之間的信息溝通，優化利用企業內部資源
企業是個龐大的系統，有若干部門和車間，任何部門和車間的運轉都離不開材料物資的消耗，由于各部門所申報物資的種類和數量眾多，采購的任務愈發變得瑣碎和繁重，加之各個車間都配有相應的庫房，物資分散存放，容易造成資源不能有效的利用。合理的整合與利用資源，可使閑置和過剩物資得到及時充分利用，加快物資的流轉，避免浪費，能降低企業采購成本。實現資源的整合與利用措施如下：首先，標準化生產。各部門使用的物資統一標準和規格后，可使采購同種同規格物資數量的增加，從而采用批量低價采購策略，降低采購成本，同時簡化了采購人員的工作量，提高工作效率。其次，集中采購。就是把企業不同部門需求的物資，按照種類或供應商進行合并，最大限度地整合部門需求，形成規模效應，進行集中采購。再次，倉庫電算化管理。將計算機應用軟件運用到管理中，庫房管理系統增加部門庫房管理數據庫，凡是在倉庫管理系統的部門，都要及時公布多余的庫存信息，進行信息共享，加快了各部門信息溝通，使得閑置物資能夠有效利用，減少庫存，杜絕浪費，降低采購成本。
2．4建立采購績效評估管理機制和獎懲制度
首先，采購績效考核與評估的關鍵在于制定一套客觀、有效的、能夠充分展現采購績效、對考核對象有指導作用的指標體系。通過對采購人員進行績效評估，可以讓每個采購人員清楚自己的優點和不足，肯定優點，改進缺點，促使采購人員不斷提自身的能力，為今后的工作起到良好的導向和警戒作用。其次，選擇合理的采購績效評估方法。企業可以根據自身特點而定，常用評估方法有專家評定法、管理人員評定法和同類型企業的橫向比較法。無論選擇何種方式，目的都是要確保企業采購績效考核系統的正確有效實施再次，企業實施獎懲制度，激發采購人員的積極性。獎懲制度的制定，一定要遵循科學，講求合理，要結合企業實際情況，做到真實、公平、公正、誠信地進行考核，使采購人員真正實現多勞多得，做到功有所獎，過有所罰，激勵工作積極性，有效減少浪費，減低采購成本，增加企業利潤空間，從而使企業效率大幅度提升。在制度的執行過程中，企業領導要以身作則，起到模范帶頭作用，能堅持原則，不能，，厚此薄彼，嚴格執行制度，才能達到預期效果。隨著市場經濟的發展和完善，采購管理作為現代企業經營管理的重要組成部分顯得尤為重要，采購成本的多少，直接影響產品的成本和企業利潤，因此正確理解和運用現代采購管理方法，能夠減低產品成本，提高企業競爭力，使企業不斷發展壯大。
參考文獻
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【Keywords】bidding procurement； economic benefit； enterprise cost
【中圖分類號】F270.3 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）03-0042-02
1 引言
比價采購，需要人力與物力兩手抓。采購員要時刻牢記比價概念，要有降低成本的責任心和比價意識，從采購源頭省下來的資金可能相當于一臺設備所創造的利潤，這種從采購的源頭來節省物資與財力，節省用度開支的辦法，在企業的發展過程中起著承上啟下的作用，企業經營管理部門應加重對比價的重視，尤其是在煤礦這樣的大型企業，花費的人力物力都是巨大的，因此降低材料成本顯得尤為重要，從采購方面著手，在保證物資質量的同時，降低價格，節省下來的差價對企業來說又是另一筆財富，從而促進企業經濟不發展，也使企業的資金流通更加活躍，為企業經濟效益的提高打下堅實的基礎。
2 嚴格把關進貨渠道
采購人員對采購的物資保持著“三比”的原則，即比質量，比價格，比信譽。對于供貨單位的選擇，一定要選擇產品質量優，不存在摻假，供貨及時，價格合理，在自身能承受范圍之內的單位，并且商家信譽高，沒有拖欠、賣假貨的事情出現，實力強，以及售后服務完善，對所有在?x擇范圍之內的單位逐一進行三方面的評估，關鍵物資做好兩家以上單位的選擇，以免一家物資短缺的情況下，能及時找到互補的供貨單位，同時供應商也要有一定的資金承受能力，在企業購買資金相對緊張的情況下，可以優先提貨，同時重要的生產性物資也是企業的采購大頭，要對其做好“三比”工作，重要的生產性物資有固定的購買地點，如有特殊情況需到別的地點進行采購的，必須報請上級主管部門及領導審批后方可采購。
3 公開招標采購
3.1 公開招標采購能夠降低價格
公開招標是企業降低成本增加效益的必然選擇，不僅在國內，在國際上也是許多企業的首選，公開招標不僅體現公開，公正，公平的原則，也是一種規范化的競爭方式，相互的競爭使有實力，規模大的供貨企業殺出重圍，凸顯其優勢，通過這種競爭機制達到降價的目的，投標方為了擴大市場份額，提高企業的知名度都會競相壓低價格以求中標，招標企業可以在眾多競標供貨商中擇優選擇，走規范，穩定的發展道路。但公開招標也有其殘酷的一面，使很多優秀的小企業因為其自身的成本問題而無力與大企業競爭，以致使招標方錯失更加適合的企業。對于煤炭行業來說，明確物資采購在整個管理體系中的地位，建立完善的物資采購機制，開闊視野，面向國際，走公開招標道路。
3.2 公開招標有助于提高采購質量
公開招標采購時出現一些投機行為和漏洞的概率大大降低，招標文件中都有明確規定招標物資的型號，數量以及技術 條件。投標方為了中標一般都會最大限度地提供最優物資，而且嚴格把關從而保障采購的成功。質量是一個企業發展的關鍵，沒有人愿意去買殘次品，也沒有一個企業能憑著投機倒把發展下去，所以公開招標，不僅能夠給自身減少不必要的損失，而且也有利于自身的長遠發展，在顧客方也贏得了好口碑，有利于雙方的長期合作，從而實現良性發展。
3.3 企業招標可以無償獲得經濟信息
招標是獲得信息情報的一種最直接最簡單的方法，采購者可以在招標過程中充分了解投標方的生產能力，信譽品質，價格高低以及技術水平，貨物供應時間與存貨程度，這些都是科技信息中無法徹底了解到的，甚至是從未聽說過的，由此可以看出企業公開招標能夠得到一系列的好處，給企業的自身發展帶來長遠利益，不能忽視的一點是要看準投標方是否具有長遠合作的潛力，投標方自身的企業內部發展是否正常，是否存在資金鏈短缺，是否有負債等問題，在充分了解到這些問題后，從而可以與合作企業訂立長期合同，利用自己獲得的經濟信息促進自身發展。
4 比價采購管理制度化
規范企業管理的根本途徑是通過購買的材料采購價格降低企業的生產成本，從而降低市場價格，增加市場競爭力，制定比價采購管理制度，使所有材料的進廠有制度可循，違反的人必須要追究責任，從而使企業走上制度化的發展道路，效益提高，在大部分企業中也更加具有競爭力，擴大規模，從根本上提高自身的軟實力，走現代化發展道路，制度化雖然表面看起來比較死板，但在很大程度上杜絕了不良現象的發生，有利于企業的長期可持續發展，比價采購管理制度化同時也規范了比價采購人員的行為，使其不敢因為私利而打破規定，損害公司的利益，從而使企業走上規范化，制度化的道路。在煤炭行業中也需要成立一支素質高，專業性強的隊伍來有效地管理企業的經營發展。[1]
5 比價采購管理責任要清晰
5.1 比價采購管理決策要透明
買賣雙方在充分了解對方具體情況，決策透明化，不存在隱藏任何損害他人利益的地方，做到權限明確，責任公開，雙方互信，在民主的基礎上制定獎懲制度，并嚴格按照規定進行，形成監督機制和制約條件，重大事項集體研究決定，對可能給企業造成損失的行為及時制止。比價采購管理決策的透明，使決策更加合理，更民主，使工作具有更多的創造性，降低企業成本，增加企業效益，符合時展的要求，也是現代企業發展的趨勢，為當代企業進行長遠發展奠定基礎。
5.2 比價采購人員權限要劃分明確
明確的劃分比價采購人員的權限可以有效地避免徇私舞弊現象的發生，每個人都管理好自己的任務，不越權，對表現優異的及時給予鼓勵與獎勵，當今實施的采購工作完全按著分權管理的方法進行，不認真履行，或者給企業造成重大損失的，要按照規定進行懲罰。因此，比價采購人員明確的劃分職責，比價人員與采購人員不能是同一人，不僅能夠進行有效的監督，也維護好自身的權益。建立一套專門針對物資比價采購人員的監督機制，從制度上管人，利用煤礦企業的內外部監督機制來進行監督，從源頭上管理漏洞，嚴格控制，監督物資采購行為。對于國家重點關注的產業煤炭行業來說，明確物資采購的實施流程，依照需求管理，建立與企業發展相適應的模式；搭建網絡信息共享平臺，煤炭產業是我國的老牌產業，關系國民經濟的發展。現在是信息時代，將其應用在煤炭企業采購環節既省時，又省力，同時也達到降低成本，增加企業的經濟效益的目的。[2]
［關鍵詞］物資；成本；控制
［中圖分類號］F275.3 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1005-6432（2011）23-0029-01
企業的物資采購工作,就性質而言,不僅是一項生產前的準備工作,而且是開源節流的重要工作。企業要使生產均衡,需要持續供應各種生產資料。那么,物耗需占企業產品成本的一半以上,因此,控制物資采購成本,對促進企業生產發展,提高產品質量,降低產品成本,加速資金周轉,增加效益,都具有極其重要的意義。
1 采購成本概述
采購管理是企業管理的重要組成部分,采購成本控制是采購管理的重要組成部分,也是耗用資金最多,最容易出現失控的環節。采購價格、數量、運輸方式等的選擇,將直接影響采購成本。所以,控制采購成本對企業經營績效至關重要。據悉1％的采購成本降低可以使企業利潤提高5％~10％。尤其在采購資金占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下,降低采購成本既是企業“第二利潤源泉”,也是實現贏利的基礎。如何降低成本是企業首要解決的問題。當今企業采購管理,是直面市場按質、按量、按時、以本企業所需符合質量要求的各種物資。
2 影響物資采購成本的因素
企業以利潤最大化為目的,從企業持續經營的全過程看,收入減去成本就是利潤,成本是決定企業利潤的重要因素。采購成本構成具有多樣性和動態性的特征,影響采購成本的主要因素有：第一,采購價格：是企業成本和費用的主要組成部分,是采購成本高低的決定因素。第二,采購數量：建立在批量生產和科學合理的物品核算定額和儲備定額基礎之上,經濟批量的采購方式和數量等。第三,物流信息：要及時、全面、準確地掌握分析物流信息,如物資性能、質量、價格等。第四,采用運送方式：以最短的里程、最低的費用和最短的時間及時、準確、安全、經濟的完成物品在空間的轉移。第五,物品儲備方式：控制人力和運費以及少占用資金等。第六,采購策略：具有預見性和靈活機動的采購策略。第七,員工的素質：良好的采購工作,是決定企業產品開發,產品質量,采購成本的關鍵,也是決定流通企業銷售狀況的關鍵。
3 如何進行物資采購成本的控制
(1)制訂采購預算與采購計劃。制定采購預算的行為,就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算是計劃的一個方面,也是組織政策的延伸,還是一種控制機制,起著一種比較標準的作用。制定采購預算,是在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預測,是對整個采購資金的一種理性的規劃。它不但對物資采購資金進行了合理的配置和分發,同時建立了一個資金的使用標準,以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制,確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束,能提高采購資金的使用效率,優化采購管理中資源的調配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效控制采購資金的流向和流量,從而達到控制物資采購成本的目的。
(2)確定采購價格。采購價格的確定,直接影響到企業的成本,是物資采購控制的重中之重。在確定采購價格時,弱化采購人員與領導的個人行為,注重產品市場價格調查。一方面,利用網絡平臺,對采購物資的價格進行市場信息收集,著重了解和掌握商品的成本價及利潤構成。另一方面,采取與各投標單位開展競爭性談判方式。
(3)利用采購環境。物資市場供求關系的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，需要熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關所需物資多方面的市場信息，建立良好的市場信息機制,是有效降低采購成本的途徑之一。要用統一的信息化管理采購工作,即賣家(制造廠)和買家(企業用戶)共用一個信息平臺，要通過充分利用數據、信息、知識、計算機網絡等資源,實現采購信息共享,發揮采購信息的計劃、協調、控制的功能,有效地組織和控制采購工作的全過程,使各個采購管理環節有機地聯系起來,提高采購工作效率,減少采購管理和決策的盲目性,降低決策風險,達到降低采購成本、提高企業核心競爭力的目的。
(4)擇優商管理。供應商是物資采購管理中的一個重要組成部分。物資采購時,應該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的物資供應商提供均等的機會,一方面體現市場經濟運行的規則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高物資采購實施的質量。因此,在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一,選擇供應商的數量。供應商數量的選擇問題,實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說,單一渠道增加了采購資源供應的風險,也不利于對供應商進行壓價,缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說,批量供貨由于數量上的優勢,可以給采購方以商業折扣,減少貨款的支付和采購附加費用,有利于減少現金流出,降低采購成本。因而,在進行供應商數量的選擇時既要避免單一渠道,尋求多家供應,又要保證所選供應商承擔的供應份額充足,以獲取供應商的優惠政策,降低物資的價格和采購成本。這樣,既能保證采購物資供應的質量,又能有力地控制采購支出。一般來說,供應商的數量以不超過3~4家為宜。
第二,選擇供應商的方式。選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。在物資采購中,采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格,幫助采購方以最低價格取得符合要求的物資,并且多種招標方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質量,從而有利于控制采購成本。
(5)管理供應商。強化供應商的管理基于長期的降低采購成本的理念,在物資采購管理中應該貫穿供應商管理的思想,也即把對供應商的管理納入到物資采購管理的一個部分。這樣,既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應和質量保證,又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢,對降低物資采購的成本有很大的好處。
(6)儲備管理。所謂儲備,是企業為避免或減少出現停工待料等事故的發生而儲存的各種物料,包括原材料、半成品、成品等不同形態。為了保證生產的順利進行,企業儲備一定的物資是有必要的,但不可因為其必要而無節制地儲備。眾所周知,如果儲備過多,會增加倉儲費用、保險費、裝卸搬運費及不合理損耗。因此,在控制成本的前提下,儲備管理的目的就是要使庫存物資的數量在能滿足生產需要的情況下盡可能最小化,即數量上合理的最小化。要做到數量上合理的最小化,筆者認為現在許多企業推行的零庫存管理方法值得借鑒。
(7)強化采購人員素質。提高采購人員的素質也是控制采購的重要環節。一般的采購人員大多從事管理出身,對技術不是很了解,這樣在和供應商的談判中就會很吃虧,經常處于被動地位，只有在采購人員了解了采購物品的特性之后,才能在眾多的供應商及談判中做出最優的選擇。所以每個公司都應該加強對采購人員的技術知識的培訓,如定期對采購員進行相關的技術知識培訓,閑時可以讓采購人員上生產線上去工作幾天,加強采購部門與技術、生產部門的聯系。
物資管理工作是一件復雜煩瑣的工作,尤其在現在生產材料大幅度漲價的情況下,一方面要降低材料成本,另一方面要保證生產物資的正常供應,難度是可想而知的。但只要我們抓住供應工作的重點環節并把握該環節的要點,就能夠在保證生產供給的同時降低材料成本,實現企業控制材料成本的管理目標。
參考文獻：
[關鍵詞] 物資采購成本 采購流程控制 全成本控制的理念
物資采購成本是企業在采購活動中以貨幣表現的，為達到采購目的而發生的各種經濟資源的價值犧牲或代價。或者說是企業經營活動中因采購物資而發生的費用，也就是在采購物料過程中的購買、包裝、裝卸、運輸、存儲等環節索支出的人力、物力和財力的總和。采購成本主要包括以下幾個方面的內容：物資購買成本，主要受物資采購價格的影響；從事采購的工作人員的工資、獎金及各種補貼；采購過程中的各種物質損耗，如包裝材料、電力的消耗、固定資產的磨損等；材料在運輸、保管等過程中的合理損耗；再分配項目支出，如支付銀行貸款的利息等；采購管理過程中發生的其他管理費用，如辦公費、差旅費等。
以上各項成本可以分成三部分：購買成本、采購管理成本、存儲成本。因此，物資采購成本有如下公司：物資采購成本=物資購買成本+采購管理成+存儲成本。
1.對物資采購成本控制的認識
物資采購是以最低總成本建立業務供給渠道的過程，不是以最低采購價格獲得當前所需原料的簡單交易。物資采購要充分平衡企業內部和外部的優勢，以降低整體供應鏈成本為宗旨，涵蓋整個采購流程，從原料描述直至付款的全程管理。包括一下幾個重點原則：
1.1 總體擁有成本考慮——物資采購的基本出發點 降低采購成本往往被許多企業誤解為價格最低，這是錯誤的。采購的決策影響著后續的原料運輸、調配、維護、調換，乃至長期產品的更新換代，因此必須有總體成本考慮的遠見，必須對整個采購流程中所設計的關鍵成本環節和其他相關的長期潛在成本進行評估，例如，由于特定采購原料或設備帶來的配套原料和設備的獲取、安裝、維護、運作和清理成本等。
1.2 建立堅實談判基礎——事實和數據信息 談判不是一味壓價，而是基于對市場和自身的充分了解和長遠預期的協商。總體成本分析、供應商評估、市場評估等為談判提供了有力的事實和數據信息，幫助企業認識自身的議價優勢，從而掌握整個談判的進程和主動權。
1.3 戰略合作關系——互贏 互贏理念在物資采購中也是不可或缺的因素。許多先進的企業都建立了供應商評估、激勵機制，與供應商建立長期的合作關系，確立互贏的合作基準。例如幫助供應商優化運輸計劃，承諾最低采購量和價格保護等。
1.4 權力制衡 企業和供應商都有其議價優勢，如果對供應商所處的行業、供應商業務戰略、運作、競爭優勢、能力等有充分的認識，就可以幫助企業發現機會改善其目前的權力 地位。越來越多的企業在關注自己所在行業的發展同時，開始關注延伸供應鏈上相關行業的前景，考慮如何利用供應商的技能來增強自己的市場競爭力。
2.控制采購成本的主要措施
2.1 集中采購 通過采購量的集中來提高議價能力，降低單位采購成本，這是一種基本的戰略采購方式。許多國內企業紛紛建立集中采購部門，對集團的生產性原料或非生產性物品進行集中采購規劃和管理，一定程度上減少了采購物品的差異性，提高了采購服務的標準化，減少了后期管理的工作量。但集中采購也增加了采購部門與業務部門之間的溝通和協調的難度，增加了后期調配的難度，對于地區采購物品差異性較大的企業來說適用性較小。
2.2 擴大供應商選擇范圍 通過擴大 選擇范圍，引入更多的競爭，降低采購成本。跨國企業紛紛涉足中國，講中國作為原料采購中心和制造中心，就是一個例證。但對于某些核心生產和服務機構的原料/產品企業來說，往往會與少數戰略合作伙伴建立長久關系，在保護核心技術的專有性的同時，也便于共同進行新產品/服務的開發和改良。
2.3 優化采購流程和方式 在將“采購量”和“供應商”數量這兩個硬的客觀影響采購成本因素進行優化之后，進一步成本降低空間轉向軟的管理優化方面。
事實上供應商提供的任何服務都是有價格的，以直接或間接形式包含在價格中，所以企業可以將其細分，選擇所需的原料及配套服務，以降低整體采購成本。
2.4 原料/產品/服務的標準化 在產品服務設計階段就充分考慮未來采購、制造、儲運等環節的運作成本，提高原料、工藝和服務的標準化程度，減少差異性帶來的后續成本。這是技術含量更高的一種戰略采購，是整體供應鏈優化的充分體現，但技術可行性往往是一大障礙。
3.企業物資采購流程控制
物資 采購流程管理的優與劣關系到整個企業成本管理的成敗，對物資采購流程的控制就顯得越來越重要。
3.1 采購計劃的制定 采購計劃階段是整個采購運作的第一步，至關重要。采購計劃的制定是一項復雜的工作，需要具有豐富生產經驗、計劃經驗、采購經驗等復合知識人才才能勝任，并且要和確認訂單等部門協作進行。
3.2 供應商的選擇 采購渠道的選擇，直接影響到企業的經濟效益，是物資采購控制的重要一環。對任何一個采購項目來說，供應商的多少，決定這供應商競爭力的激烈程度，參與的供應商越多，不僅采購項目在其性能、規劃等方面有較多的選擇余地，而且在供應價格上也將得到更大的優惠，在售后服務的承諾措施上也將更加完善、周到。
3.3 強化供應商的管理 基于長期的降低采購成本的理念，在物資采購管理中應該貫穿供應商管理的思想，也即使把對供應商的管理納入物資采購管理的一個部分。這樣，既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低物資采購的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：①與供應商建立直接的戰略伙伴關系 對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得資源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確定，能給物資采購方帶來長期而有效的成本控制利益。②供應商行為的績效管理 在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。
3.4 采購價格的確定 采購價格的確定，直接影響到企業的成本，是物資采購控制的重中之重，在確定采購價格時，弱化采購人員與領導的個人行為，注重產品市場價格調查。一方面，在調查市場價格時充分利用網絡平臺，對采購物資的價格進行市場信息收集，可以通過上互聯網了解產品的網上報價，發郵件了解其他地區報價，還可以查詢部分廠商和專業人士了解其內部報價，著重了解和掌握商品的成本價，摸準不同銷售商的利潤構成，以隱患。另一方面，充分認識競爭決定價格這一規律，在市場調查的基礎上，積極采取與各投標單位開展競爭性談判方式，利用各投標單位急于中標的心理，在保證他們合理利潤的前提下，促使價格下調到認可的空間。
3.5 嚴把入庫驗收關 物料的接收是會計中確認資產、費用和負債是否存在與發生的重要依據，是買賣交易中的重要環節，為達到控制目的，驗收人員必須由獨立于計劃、采購和財務部門的人員來承擔，它應根據采購單上的數量和質量要求獨立地檢驗收到的貨物。
【關鍵詞】 物料庫存;采購管理;問題;解決方案
一、PS公司基本情況
PS公司前身是廣東某電子有限公司的通訊部。 2005年底與國外某公司合資成立PS公司。合資后的PS公司主要生產傳真機、打印機等高科技通訊網絡終端產品。產品出口北美和歐洲的多個國家。其中傳真機的品種有80多個。PS公司的特點是單位產品價值大、產品批量小、品種多、生產工序集中、生產周期較長等。
傳真機的零部件很多,一部傳真機大概由300~500種物料組成。其中機板上的200種左右的物料基本上是通用物料,成品車間的物料有些是通用料,大部分是非通用物料。這樣,80多個品種的傳真機物料和半成品大概有近2 000種物料。
二、 物資采購現狀及其存在的問題
PS公司現在使用的是金蝶K3 ERP系統。并且已經建立與采購管理相關的數據文件:物料編碼、物料清單(BOM)、庫存信息等。但是PS公司采購管理還存在較多問題。
(一)資料不完善
PS公司對基礎信息資料管理不完善,導致信息分散、缺乏部分基礎數據。采購計劃的制訂和執行過程中,需要大量信息,如庫存信息、供應商信息、以及其他生產資料信息等,但PS公司卻沒有實現信息的共享和資源的優化配置,大大影響了采購管理決策的科學性。
(二)盲目制訂采購計劃
由于傳真機物料種類繁多,采購需要的信息資料又不完善。采購部簡單地將物料分為常用物料和非常用物料,對于常用物料采用定期大批量采購的方法。一般在每個月的月初就定下了下個月預測的生產量所需要的常用物料。對于非常用物料則根據生產需要安排采購。這樣常用物料定期大批量采購導致有大量的物料積壓,但是生產中可能因為缺少部分非常用物料而停產。
(三)物料庫存過大
由于采購部門采用簡便的方法來管理物料需求,而沒有科學的計算成本,使庫存量很大。從表1可以看出,PS公司的物料庫存在2 500萬元左右。使庫存成本大大提高,運營資金大量積壓在原材料上。如果有些物料更改,或國家出了標準而更改某些產品的設計,那么需要報廢很多庫存的物料。
PS公司物料庫存價值相當于PS公司兩個月的產品價值。(本資料根據PS公司2007年3月底的倉庫報表整理而成)
三、PS公司采購管理改進方案
針對PS公司采購管理存在的問題,其采購管理應該在滿足生產需要的前提下,以降低物料庫存、減少資金占用為目標,具體來說應做好以下幾方面的工作。
(一)完善采購管理的基本信息
1.完善供應商信息資料
供應商信息資料主要包括供應商編號、名稱、采購周期、供應商供貨能力、最低批量、定量倍數、訂貨成本、供應商的評估等級等。其中,采購周期決定了什么時候應該下單,供應商的供貨能力也是一個重要的參考資料。如果供應商平均每日可供貨的量大于平均每日生產消耗量,一般不需要特別關注;反之,需要提前通知供應商以便其提前生產。如果每天有固定需要消耗的物料需求則要求供應商加大供貨能力,或尋找新的供應商。最少定量和定量的倍數都是物料需求計劃需要考慮的因數。表2是部分供應商的信息。
2.庫存費用資料
PS公司的庫存物料的信息已經全部輸入K3系統,各部門可以很容易地查到庫存信息,但是沒有物料庫存成本的信息。庫存成本是計算經濟生產批量和經濟定購批量的主要依據之一。表3是2006年財務部門計算全年倉庫的開支。
庫存成本主要是資金占用成本和倉庫成本。其中資金占用成本采用一年期的貸款利率。2007年的一年期貸款利率5.4315% 。這樣可以核定庫存成本大約為存貨價值的6%。
(二)物料需求計劃的分類管理
一臺傳真機由幾百種相關物料組成,其中大概有200多種物料是通用物料,這些物料會用在大部分品種的傳真機上。另外,有1 000多種物料使用在不同型號的傳真機上,不同物料采購周期不同,生產提前期不同,需用日期也不同。因此,要使各種物料能在需用日期配套備齊,滿足裝配或交貨期的要求,又要在不需要的時期不要過量占用庫存,靠手工管理是不可能進行如此大量數據運算的。就算全部使用K3系統進行相關運算,計劃員按照每次運算結果的需求量去采購,其工作量還是很大的,而且采用的訂貨批量是系統計算的批量,可能并不是經濟的批量。所以需要根據實際情況對物料進行分類管理。
1.物料的分類
根據傳真機零部件的通用性、價值,結合ABC分類法的規則將其物料分為三大類。
(1)貴重通用物料:主要是單價在1元以上的通用物料,包括集成塊、TPH、CIS、掃描組件、馬達、PCB等。該類物料的特征是,通用于大部分型號的傳真機,同時單價比較高,導致物料庫存成本增加和庫存資金積壓。
(2)一般通用物料:主要是單價在1元以下的通用物料,主要包括各類板上的貼片零件、電阻、電容、二級管和螺絲、齒輪、貼紙等。該類物料的特征是,通用于大部分型號的傳真機,同時單價比較低,大量庫存對物料庫存成本和資金積壓不明顯。
(3)非通用物料:指所有的專用物料,包括各種機型的外殼件和包裝材料。該類物料的特征是,只能用于某種或幾種傳真機,每月需求量不大,并根據主生產計劃中生產不同的型號而變化。
表4是三類物料的比較。
由表4可以看出,采購周期大于15天的物料基本上都是貴重通用物料。主要原因是一般通用物料屬于低價的物料,供應商都會有一定量的庫存。非通用物料則是由于PS公司為了適應中小批量的短期要求,采用了本地的供應商,能較快地根據PS公司的需求提供相關物料。
2.貴重通用物料的需求計劃
貴重的通用物料,其需求量比較大,需求率也比較均勻。除了部分物料有最低采購量的要求外,基本上符合定量定購系統的前提條件。對于這種物料需求計劃管理比較理想的解決方案是找到一個經濟訂貨批量,使訂貨成本和庫存成本在最佳訂貨批量上達到平衡,最終使總成本最低。也就是采用定量訂貨法。
采用定量訂貨法,需要事先確定好兩個參數:每次訂貨量Q和再定貨點R。每次訂貨點需要參考經濟定購批量EOQ和供應商的最小訂貨批量。經濟訂貨模型是使庫存成本和訂貨成本最低的訂貨批量。其計算工式為:
EOQ =(2 DC3/C1)1/2 (1)
式中:EOQ――經濟定購批量
D――需求量
C1 ――庫存費用
C3 ――訂貨成本
再訂貨點R的計算公式為:
R=d ×(L+Ls)(2)
式中:R―― 在訂貨點
d ――日平均需求量(常數)
L ――采購提前期(天)
Ls――需要安全庫存量的天數
經濟定購批量可以采用式(1)計算,計算出來的經濟定購批量需要和最低采購批量、定量倍數平衡,經濟定購批量低于最低采購批量的,應該采用最低采購批量。有定量倍數規定的需要采用最接近經濟定購批量的倍數采購批量。再定購點的確定可以根據式(2)計算。為了應付市場的波動和供應商供貨的不可靠性,還需要設置一定的安全庫存。安全庫存可以采用統計分析的方法得到,但是計算起來比較復雜。可以采用緊急訂貨的采購周期的需求數量作為安全庫存量。表5是部分貴重通用料的經濟定購批量和再定購點的計算。
將表5算出來的數據輸入K3系統,通過K3系統每天監測這類物料的庫存變化,當庫存水平降到在訂貨點R時,就按照確定好的采購批量Q進行訂貨。注意需要監測的庫存水平包括在庫庫存和在途庫存水平。
3.一般通用物料的需求計劃
一般通用物料是單價比較低的通用物料,這種物料的需求量比較大,需求率也比較均勻,而且這類物料的體積一般很小。例如在傳真機中大量使用SMD貼片零件和螺絲等。大量存有這種物料并不會導致物料庫存費用和資金占用的明顯增加。由于這類物料長期持續的需要,過于精細地計算每次的需求量顯然沒有必要。而且對于這類價值比較小的物料,供應商一般也不太愿意接受批量較小的訂貨需求。因此這種物料最好采用定期定貨系統。采用這種模型的好處是:第一,不必隨時監控庫存情況,節省計劃員的工作量;第二,像螺絲、電子零件這些價值低又小件的通用零件大,多來自相同的供應商。這樣計劃員可以定期將多個種類的物料訂單組合起來。組合訂單不僅可以獲得價格優惠還可能減少運輸成本。
對于定期訂貨系統,需要事先確定的兩個主要參數是監測間隔期P和目標庫存量T。如果間隔期P太短,往往導致訂貨量過小,計劃員工作量過大;相反,如果間隔期太長,容易導致訂貨量比較大,在庫庫存水平也比較大。所以需要一個合適的訂貨間隔。在這類物料中很多物料都是以10 000個或20 000個作為最小訂貨批量,而以1 000或5 000為訂貨倍數。貼片零件就是5 000個一卷的,其定量倍數也是以5 000為單位的。結合PS公司通用物料的需求率和供應商的最小訂貨批量要求,合適的訂貨間隔期為兩周――12個工作日。定期訂貨系統的目標庫存量T的計算公式為:
T=d ×(P+L+Ls) (3)
式中:T ――目標庫存量
d ――日平均需求量(常數)
P ――監測間隔期
L ――采購提前期(天)
Ls――需要安全庫存量的天數
部分物料的目標庫存量見表6。
將上面的數據輸入K3系統,按規定的期限監測后,自動計算訂貨量,就是讓庫存水平達到目標庫存量。
運算公式為:
訂貨量=目標庫存量T-在庫庫存-在途庫存。
4.非通用物料的需求計劃
非通用物料是各型號專用的物料,只在生產與之相關的產品型號時才會產生對這種物料的需求,有時大量耗用,有時則用得很少或甚至根本不用。這種需求特性屬于典型的相關需求,這種需求只要在生產使用這種物料之前擁有相應的庫存量就可以了。可以通過K3系統根據主生產計劃的生產型號、數量和時間來回答該類物料需求計劃的3個問題: 需要什么物料,需要多少,什么時候需要?由于這種需求的用量是可預知的,同時需求是斷續的,因此沒有必要持有安全庫存。進行MRP運算前需要先輸入MPS生產計劃、分層的物料清單和庫存數據。進行MRP處理的關鍵是找出上層零部件和下層零部件的聯系,逐層處理每個項目,計算出每個項目的毛需求量,結合庫存數量和預計到貨量后,計算出凈需要量,并保持物料供應計劃和物料需求時間的一致性。
運算公式如下:
凈需要量=毛需求量-預計到貨量-現有庫存量。
四、結束語
多品種小批量的電子制造企業的物料采購管理都會面臨共同的難題。如果全部物料采用ERP計算法,每次輸出需要采購的物料太多,工作量非常大,而且有些采購周期長的通用物料沒能及時下采購訂單。所以很多這類企業的采購部門都會采用定期大量訂購常用物料來減少工作量。但是這樣一來就使物料庫存量增加,占用了大量流動資金。PS公司采購管理的解決方案,試圖將物料分成三類有針對性的管理,對于通用的貴重物料,這類物料價值高和采購周期長,進行重點管理,既要保證滿足生產,又通過經濟訂購批量來控制庫存和采購費用;對于專用物料,這類物料具有專用性和采購周期短的特點,進行次重點管理,嚴格控制庫存量;而對于在電子制造企業中種類最為繁多的低價值通用物料,則采用定期大量采購的方式解決。這樣既能實現降低庫存價值,又能很大程度上減少采購工作量。文中闡述的解決方案對眾多生產系列產品的電子制造企業有借鑒意義。
【參考文獻】
[1] 黃中鼎. 現代物流管理[M].上海:復旦大學出版社,2005.
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