發(fā)布時間：2023-08-15 17:13:27
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校數(shù)字檔案樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息的生產(chǎn)、存儲和傳遞的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。數(shù)字信息資源以傳統(tǒng)信息資源難以比擬的優(yōu)勢逐漸成為信息資源的主體。
國內(nèi)高校大多建校歷史悠久，歷史遺留下來的檔案豐富，原始記錄性強(qiáng)，進(jìn)行高校檔案數(shù)字資源建設(shè)將具有一定的歷史價(jià)值、科技價(jià)值和文化價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)管理高校檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，更好的保護(hù)與搶救珍貴的高校檔案。
二、數(shù)字檔案資源建設(shè)的內(nèi)容
進(jìn)入數(shù)字時代，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為載體的信息資源以幾何級的速度產(chǎn)生、傳播。檔案信息資源具有獨(dú)特的價(jià)值，承載著國家、民族、社群以及個體的過往歷程。
數(shù)字資源建設(shè)，就是運(yùn)用數(shù)字化的技術(shù)手段，將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息，進(jìn)行數(shù)字化的處理和加工，同時對已經(jīng)形成的數(shù)字信息資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數(shù)字信息資源體系的全過程。數(shù)字資源建設(shè)內(nèi)容一般包括數(shù)字資源建設(shè)規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)和組織、電子資源的購買、數(shù)字資源的整合等內(nèi)容。
高校數(shù)字檔案資源建設(shè)，基于互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)，以檔案數(shù)字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構(gòu)建反映高校文化和歷史進(jìn)程的資源庫。
高校檔案館數(shù)字資源的來源，主要在于兩個層面：館藏檔案的數(shù)字化，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集和接收、專題數(shù)據(jù)庫的采集、互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價(jià)值的信息下載等。
高校數(shù)字檔案資源建設(shè)具有非常廣的拓展性，基于內(nèi)容豐富的數(shù)字資源體系，可以進(jìn)行多種形式的再開發(fā)，形成多種多樣的衍生產(chǎn)品，進(jìn)行學(xué)校文化教育、學(xué)校形象宣傳等。
高校數(shù)字檔案資源建設(shè)主要包括以下幾個方面：
（1）館藏檔案的數(shù)字化成果
館藏檔案的數(shù)字化成果是將接收歸檔資料進(jìn)行數(shù)字化處理形成的數(shù)字資源，以及經(jīng)加工獲得的二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等開發(fā)產(chǎn)品的數(shù)字資源。檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容就是館藏的內(nèi)容的數(shù)字化。高校檔案館開展數(shù)字資源建設(shè)，首先必須致力于館藏資源的數(shù)字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進(jìn)行數(shù)字化處理。
（2）歸檔部門提交的電子文檔
高校各個部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數(shù)字化光盤以及各種數(shù)據(jù)資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內(nèi)容不能更改。在材料內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理的過程中，材料數(shù)據(jù)所包含的信息等內(nèi)容都要與非數(shù)據(jù)化的原件保持一致。所以說，數(shù)據(jù)化的過程是根據(jù)館藏內(nèi)容來分批逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對數(shù)字檔案資源的不斷補(bǔ)充。
（3）檔案館專門數(shù)據(jù)庫
檔案館提供各項(xiàng)服務(wù)，需要建立專門數(shù)據(jù)庫，同時需要在工作中維護(hù)、更新數(shù)據(jù)庫。專門數(shù)據(jù)庫大致包括：文件數(shù)據(jù)庫、教學(xué)學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫、科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫、基建項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫等。
（4）檔案館日常工作所形成的數(shù)字資源
高校檔案館在日常工作中會形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會議、活動所形成的具有保管意義的數(shù)字資料。
三、數(shù)字檔案資源建設(shè)的管理
（1）建立和維護(hù)數(shù)據(jù)庫
檔案工作人員根據(jù)相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)整理檔案輸入專門的信息數(shù)據(jù)庫，最后形成數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關(guān)的注冊、登錄、加密等一系列的信息數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立起來以后，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源交換、利用。
（2）數(shù)字檔案資源的質(zhì)量控制
檔案館館藏是當(dāng)前數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無法得到有效有用，若能予以數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)有效共享和利用，就能成為當(dāng)前數(shù)字檔案館信息采集最主要的來源。館藏檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制一般有以下幾個方面：1、館藏?cái)?shù)字化的質(zhì)量控制，在進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程時，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收指標(biāo)。檔案館驗(yàn)收人員必須對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行全面進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)字化檔案信息的完整、準(zhǔn)確。2、電子文件接收的質(zhì)量控制，高校數(shù)字檔案館檔案信息資源的重要來源是學(xué)校各部門、單位形成的電子文件。為確保進(jìn)館電子文件的真實(shí)性和完整性，必須重視進(jìn)館電子文件的鑒定工作。對于不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子文件，要求立檔單位重新發(fā)送；對于無須進(jìn)館的電子文件，堅(jiān)決拒收。
（三）數(shù)字檔案資源的安全機(jī)制
為保證數(shù)字檔案的信息安全，我國已經(jīng)制定并公布了一些相關(guān)法律，如《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》，《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》等。
檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，對每份電子檔案均實(shí)行“全過程管理”，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。數(shù)字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環(huán)節(jié)。必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的制度規(guī)范，在完善監(jiān)督機(jī)制的同時，保證制度規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行。
（四）數(shù)字檔案資源的長期保存
數(shù)字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來了數(shù)字檔案資源的易消亡性。因此，數(shù)字資源長期保存自然有著非同一般的價(jià)值和意義以及迫切性。數(shù)字資源逐漸成為信息時代生產(chǎn)和利用的重要對象，數(shù)字資源長期保存已成為數(shù)字檔案館以及其他數(shù)字信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略問題。運(yùn)用各種手段使得數(shù)字資源能夠長期、可靠的存取，保存管理是數(shù)字資源長期保存的核心與關(guān)鍵所在，只有做好長期保存管理，存取服務(wù)才能持續(xù)而穩(wěn)定的進(jìn)行。
（五）數(shù)字檔案資源的備份機(jī)制
為了確保檔案信息資源的絕對安全，必要的備份機(jī)制以防問題的出現(xiàn)和帶來的不良后果。一般來說，數(shù)字檔案資源存儲的形態(tài)可分為傳統(tǒng)方式、數(shù)字方式、縮微方式。當(dāng)前，為了解決數(shù)字檔案資源因保存不當(dāng)帶來的信息損害，一般采用異質(zhì)備份和云備份。
（六）數(shù)字檔案資源的服務(wù)機(jī)制
在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于多途徑的網(wǎng)絡(luò)接入方式和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案館數(shù)字資源能夠突破時空的限制，更能方便為師生提供利用。高校檔案館數(shù)字資源營造的數(shù)字化環(huán)境不僅能夠讓校內(nèi)用戶隨時隨地獲取需要的信息，也能為跨高校數(shù)字檔案信息資源整合創(chuàng)造可能和便利。高校檔案館應(yīng)為利用者提供更加方便、準(zhǔn)確、快捷的信息服務(wù)，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，以滿足各類用戶的需求。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案信息數(shù)學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢，也是評價(jià)一所大學(xué)檔案部門發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，但國內(nèi)大多數(shù)高校檔案部門總體來講檔案信息化建設(shè)相對滯后，其工作仍舊停留在傳統(tǒng)的手工及計(jì)算機(jī)輔助管理階段，極大地阻礙了高校檔案信息資源的開發(fā)和利用，與傳統(tǒng)載體檔案相比，數(shù)字化檔案是最大特點(diǎn)是沖破了傳統(tǒng)載體檔案的管理和利用方式，打破了檔案利用的時間和空間限制，促使檔案管理從傳統(tǒng)的收集，整理，管理、利用的職能向信息采集，信息管理和信息開發(fā)的職能轉(zhuǎn)變。
1 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的必要性
（一）有利于檔案信息資源的開發(fā)利用
由于紙質(zhì)檔案資料較多，占用庫房空間大，查找比較繁瑣，檔案在使用時受時間和空間的限制，大大降低了檔案的使用效率。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，可以使檔案信息分別分類的存儲在數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)使用者需要使用檔案信息時，可以不受時間和空間的限制，在任何時間跨區(qū)域利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速的、準(zhǔn)確的檢索所需的檔案信息，進(jìn)而有效使用檔案信息，這將大大提高檔案信息的使用效率。
（二）有利于強(qiáng)化檔案信息資源的保護(hù)
檔案館保存的紙質(zhì)檔案受外界環(huán)境影響較大，防火，防潮，防蟲的安全系數(shù)不高。在檔案的利用過程中會被使用者直接翻閱，容易造成紙質(zhì)檔案磨損和損壞；而庫房管理人員如不能認(rèn)真和科學(xué)的管理紙質(zhì)檔案，也可能會造成紙質(zhì)檔案丟失或損壞。以上情況的發(fā)生，都會使檔案信息得不到有效的保護(hù)。而數(shù)字化檔案可以使檔案信息分類存儲在數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)使用者需要利用檔案信息時，只需要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞絹磉M(jìn)行檔案信息的檢索和利用，以電子閱讀的方式來查看檔案信息，這將有效避免紙質(zhì)檔案因外部因素導(dǎo)致?lián)p壞的情況發(fā)生。
2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)采取的策略
（一）加強(qiáng)檔案宣傳，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案數(shù)字化工作的經(jīng)費(fèi)投入，因此必須要加強(qiáng)檔案工作宣傳，不斷增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案保護(hù)意識，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要認(rèn)識到檔案數(shù)字化工作的重要性，促其加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作的支持，并把檔案數(shù)字化工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，納入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃，將檔案數(shù)字化建設(shè)與學(xué)校的“數(shù)字化”校園建設(shè)有機(jī)結(jié)合，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)、科研等工作的發(fā)展同步推進(jìn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。加大對檔案部門的人力、財(cái)力、物力支持，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障，有利于切實(shí)解決檔案數(shù)字化工作中存在的各種問題。
（二）建立健全檔案數(shù)字化工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。
為了使高校數(shù)字化檔案工作趨于規(guī)范化和科學(xué)化。要科學(xué)制定、修訂、貫徹各項(xiàng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)字化檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先各單位應(yīng)根據(jù)自身?xiàng)l件和檔案管理的特點(diǎn)設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程，建立和逐步完善各個工作崗位的工作制度，細(xì)化檔案數(shù)字工作中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和工序之間的交接程序，并把工作職責(zé)落實(shí)到每一個人，做到分工明確，責(zé)任到人。根據(jù)紙質(zhì)檔案的類型、介質(zhì)種類、年代等不同因素，對工作流程、工作崗位、技術(shù)指標(biāo)都要有針對性的進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置，并安排專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)和質(zhì)量檢查。對每個工序的交接環(huán)節(jié)要做好交接登記等等，比如檔案出庫領(lǐng)用、預(yù)處理、數(shù)字化處理、質(zhì)量檢查、裝卷歸還、數(shù)字檔案信息備份移交都要做好相應(yīng)的交接登記手續(xù)，要制定嚴(yán)格的工作制度和管理辦法，只有采取強(qiáng)有力措施，才能確保檔案原件安全和數(shù)字化檔案的質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理。
為有效保護(hù)數(shù)字化檔案的安全，應(yīng)采取定期備份、信息加密、訪問控制等技術(shù)措施。首先每份數(shù)學(xué)化檔案應(yīng)備份不少于兩份完全相同的不同存儲介質(zhì)拷貝。數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。對不同密級的數(shù)字化檔案應(yīng)該區(qū)別在不同的網(wǎng)絡(luò)中使用，有保密要求的數(shù)字化檔案必須在與外網(wǎng)隔斷的專網(wǎng)內(nèi)使用，每份數(shù)字化檔案要根據(jù)保密級別設(shè)置相應(yīng)的密級標(biāo)識，同時進(jìn)行技術(shù)認(rèn)證和授權(quán)訪問，嚴(yán)格控制數(shù)字化檔案信息下載。而對完全開放的數(shù)字化檔案可以接入校園網(wǎng)，為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供便利。檔案數(shù)字化的使用要建立實(shí)名注冊制度，設(shè)立查詢管理系統(tǒng)，做到一切有據(jù)可查，可追根溯源。
總之高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用，打破了紙質(zhì)檔案使用上的時間和空間概念。最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資源的利用效率，加快檔案工作發(fā)展的步伐，促使檔案工作能更好地為學(xué)校教學(xué)和科研工作服務(wù)。
[關(guān)鍵詞]信息時代；高校檔案信息化；數(shù)字資源建設(shè)
信息化時代已經(jīng)以驚人的速度推動著人們生產(chǎn)、生活和傳播方式的變化，在歷史發(fā)展過程中，作為具有承載信息、記錄高校在教育、教學(xué)、科研、建設(shè)等工作進(jìn)程的高校檔案也在悄然朝著信息化管理方向發(fā)展。
檔案信息資源建設(shè)的檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在信息時代下，檔案數(shù)據(jù)勢必具有新的特點(diǎn)，正是如此，對信息時代下檔案信息資源建設(shè)的探討關(guān)系著檔案信息化建設(shè)事業(yè)的前途，意義非凡。
1、檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容及重要性
2002年12月25日，國家檔案局通過的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容概括為6部分，即：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案洗洗資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。其中，高校檔案信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵和核心。
高校檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設(shè)。
高校檔案信息化建設(shè)的主體即為檔案資源，只有將檔案資源準(zhǔn)確的、高效的、有機(jī)的建設(shè)起來，才能高水平的完成檔案信息化建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)如果沒有豐富的、合理的、有機(jī)結(jié)合在一起的、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案信息資源，那么，檔案信息化建設(shè)就會成為“無本之木、無源之水、無米之炊”，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和作用就無法實(shí)現(xiàn)，失去了檔案信息化建設(shè)的意義。因此檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，是檔案信息化建設(shè)的“內(nèi)在貨源”保障，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。
2、信息時代檔案數(shù)據(jù)特點(diǎn)
信息時代的變革減輕了手工勞動，規(guī)范了工作流程，其使得多種人工勞動發(fā)生了質(zhì)的變化，同時影響著人們的思維方式。高校中的各業(yè)務(wù)也在這一時代中發(fā)生了翻天覆地的變化，均擁有著各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)為之服務(wù)。作為在高校教學(xué)、科研、黨政管理以及其他活動中形成的歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是學(xué)校各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)，檔案數(shù)據(jù)勢必呈現(xiàn)出了新的時代特征。
（一）數(shù)據(jù)量大，增長迅速
高校檔案記錄著學(xué)校在教學(xué)、科研等各種活動中直接形成的、清晰的、確定的原始信息。在信息時代下，學(xué)校各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷增多，進(jìn)而產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)、信息有很大一部分屬于歸檔范疇，直接導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)量增大；同時檔案數(shù)據(jù)種類也不斷增多，不僅包括傳統(tǒng)的文檔，還包括圖片、視頻、音頻、網(wǎng)頁、日志等。再者，檔案信息化資源建設(shè)還包括將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，這部分也是數(shù)量眾多的部分。另外隨著工作的推進(jìn)，在信息時代下，檔案資源還包括在紙質(zhì)保管年代，因條件所限未能很好保存的數(shù)據(jù)信息，例如：瀏覽軌跡、訪問日志、操作日志等。因此，在信息時代下，檔案數(shù)據(jù)量將會以高速的速度增長。
（二）分布廣泛，多源異構(gòu)
學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時間不同，直接導(dǎo)致在此過程中各系統(tǒng)間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時數(shù)據(jù)不可避免的分布在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛的存在于諸多不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，作為眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)勢必會帶有明顯的異構(gòu)性，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息融合的態(tài)勢，形成分布廣泛的大量異構(gòu)數(shù)據(jù)。
（三）真實(shí)可靠、準(zhǔn)確度高
信息時代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對于學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)及結(jié)果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設(shè)就是一個將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進(jìn)行組合，是對原始數(shù)據(jù)的保存，同時也對原始數(shù)據(jù)重新整合，當(dāng)使用者根據(jù)外部環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇時，可精確的將所需檔案信息進(jìn)行鎖定。因此，在信息時代，檔案數(shù)據(jù)必將得到更大關(guān)注，因?yàn)樗笆且环N最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。具備真實(shí)可靠，準(zhǔn)確度高的特性。
3、信息時代下檔案信息資源建設(shè)面臨的改變
高校檔案信息資源建設(shè)主要包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設(shè)。
（一）高校館藏檔案的數(shù)字化：是檔案資源建設(shè)的很重要一個基礎(chǔ)部分，主要包括目錄錄入、檔案數(shù)字化加工。就高校來說，檔案信息的數(shù)字化主要包括：紙質(zhì)檔案數(shù)字化；照片、底片、圖紙等紙質(zhì)檔案數(shù)字化；錄音錄像檔案數(shù)字化。
在信息時代下，這些原本的紙質(zhì)文件本身是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行了紙質(zhì)化處理，因此，一部分?jǐn)?shù)字化工作可以省略，例如：沖印的數(shù)碼照片無需進(jìn)行數(shù)字化加工，只需留存電子版即可。
（二）電子文件的采集：是檔案資源建設(shè)的主要內(nèi)容，主要包括將各業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的最終的電子文件進(jìn)行收集整理，電子文件的采集首先要求的是積累那些經(jīng)過審批的“最終版本”的電子文件。
在信息時代下，無紙化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，諸多歸檔的文件本身即是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的報(bào)表，在進(jìn)行收集時需按照固定格式將報(bào)表生成電子版并轉(zhuǎn)化為檔案固定不可修改格式進(jìn)行保存，同時收集方式可以采用網(wǎng)絡(luò)在線接收和介質(zhì)移交接收。
（三）接收檔案信息資源建設(shè)：各種具有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題資源庫。各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫也是檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容。
在信息時代下，可通過網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)現(xiàn)有的各種信息資源庫，也可以根據(jù)使用需求，采購一些全文光盤數(shù)據(jù)庫補(bǔ)充檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足。
4、信息時代下檔案信息資源建設(shè)的實(shí)施策略
信息時代背景下，檔案信息資源建設(shè)必須考慮到時代的特征性，充分利用時代特征，以建設(shè)精準(zhǔn)、豐富、有機(jī)的檔案信息資源為目標(biāo)，進(jìn)而圓滿完成檔案信息化建設(shè)工作。
（一）有序、規(guī)范、有機(jī)的進(jìn)行數(shù)字化加工
信息時代下對檔案數(shù)字資源建設(shè)分為“增量檔案電子化，存量檔案數(shù)字化”，對存量檔案的數(shù)字化加工，首先應(yīng)該有原則、有順序進(jìn)行加工，例如根據(jù)利用率高低進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)檔案保存難以程度進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)檔案重要程度進(jìn)行數(shù)字化等等。
信息時代下檔案數(shù)字化加工更應(yīng)該遵守統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化加工是一個技術(shù)性、規(guī)范性工作，應(yīng)該嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前用于檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由如下有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2―1999）、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》（GB/Tl8894―2002）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31―2005）、《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T20163―2006）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47―2009）等。
信息時代下，有機(jī)的完成數(shù)字化加工工作。數(shù)字化加工絕不是簡單的將非電子數(shù)據(jù)經(jīng)過計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備轉(zhuǎn)化為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單存儲，更為重要的是要與目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相結(jié)合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有聯(lián)系、有對應(yīng)、有組合，只有形成一套完整的、系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的有機(jī)整體，才是真正的數(shù)字化。
（二）整合資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)
信息時代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)部門均有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在本系統(tǒng)內(nèi)有統(tǒng)一性、規(guī)范性，不同系統(tǒng)間卻有多樣性。例如學(xué)校辦公室OA系統(tǒng)、教務(wù)處成績管理系統(tǒng)、科研處科研成果管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)處財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)等采用的可能是不同的數(shù)據(jù)庫，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等數(shù)據(jù)庫，在尚無一個標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口下，可開發(fā)不同的轉(zhuǎn)入工具使得不同數(shù)據(jù)庫通過各自轉(zhuǎn)入工具轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，分別與檔案系統(tǒng)做借口，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)需要?dú)w檔字段與檔案系統(tǒng)的字段做統(tǒng)一對應(yīng)，則可完成數(shù)據(jù)高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好調(diào)研，檔案工作前端化，通過前端控制和全程管理，對其產(chǎn)生、使用、失效等過程進(jìn)行有效管理，做到工作上主動性和前瞻性。
（三）以目標(biāo)為導(dǎo)向，理清數(shù)據(jù)邏輯
檔案的重要目的是利用，構(gòu)建檔案系統(tǒng)，完成信息化建設(shè)的首要思考問題應(yīng)該是此系統(tǒng)的使用目的。由此根據(jù)理清數(shù)據(jù)間的關(guān)系進(jìn)而去完成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與構(gòu)建，“盤活”已有數(shù)據(jù)，最大限度優(yōu)化系統(tǒng)。
例如在外語外貿(mào)類院校中出國學(xué)生比例較大，成績翻譯是檔案利用工作的很重要的一個內(nèi)容。采用手動錄入、手動翻譯當(dāng)然可以解決問題，但是增加了勞動，重復(fù)建設(shè)數(shù)據(jù)，為此，可直接利用在務(wù)處成績管理系統(tǒng)中已有學(xué)生的中文成績，但是需與其中文成績庫做英文成績庫對應(yīng)，理清其中學(xué)生學(xué)號、課程號、分?jǐn)?shù)、課程的邏輯關(guān)系后，就可以很輕松的完成成績英文翻譯工作。
在完成中英文數(shù)據(jù)庫一一對應(yīng)之后，一份中文成績單便成功翻譯成了一份英文成績單。
5、今后工作展望
（一）加強(qiáng)信息安全管理
信息時代背景下，數(shù)據(jù)是重中之重，訪問系統(tǒng)首先要建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護(hù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄和訪問權(quán)限控制，達(dá)到用戶安全集成管理目標(biāo)；其次，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全；再次，要建立完善的備份機(jī)制，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力；最后要加強(qiáng)安全意識培訓(xùn)。
（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
信息時代背景下，多樣化業(yè)務(wù)系統(tǒng)、多樣化數(shù)據(jù)已經(jīng)成為常態(tài)，要消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息資源共享與整合就要協(xié)調(diào)各方利益，建立兼顧實(shí)用性、穩(wěn)定性和國際性的檔案數(shù)字資源整合的標(biāo)準(zhǔn)體系，完成不同協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的整合。
（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
信息時代的快速發(fā)展，迫使檔案從業(yè)者要加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，在檔案數(shù)字資源整合中承擔(dān)起專家的角色，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和領(lǐng)航者。要求檔案從業(yè)者不僅具有過硬的檔案專業(yè)知識，更要具備信息技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)跟隨時代，才能做好檔案資源建設(shè)，最終完成好檔案信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]高校聲像檔案;數(shù)字化;管理策略
隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來越多地引進(jìn)了新材料和新技術(shù)，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數(shù)量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護(hù)和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價(jià)值，是我們不能回避的問題。
一、高校聲像檔案數(shù)字化的概念和意義
本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學(xué)、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價(jià)值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現(xiàn)重大活動中的現(xiàn)場，真實(shí)地反映高校教學(xué)、科研、管理等工作成果以及高校的發(fā)展變化，其展現(xiàn)歷史的獨(dú)特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數(shù)字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字形態(tài)的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護(hù)的過程。這些技術(shù)手段包括計(jì)算機(jī)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。聲像檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分。數(shù)字化已經(jīng)成為媒體發(fā)展的一個趨勢，其基礎(chǔ)就是計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、存儲和壓縮等技術(shù)的發(fā)展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數(shù)字化，特別是將傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護(hù)傳統(tǒng)聲像檔案的原貌；另一方面，可構(gòu)建一個數(shù)字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數(shù)字化有利于充分發(fā)揮高校聲像檔案的價(jià)值，拓寬為高校各項(xiàng)管理的服務(wù)渠道。
二、高校聲像檔案數(shù)字化管理問題分析
（一）復(fù)雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復(fù)制品，采錄技術(shù)復(fù)雜；聲像記錄的載體形態(tài)繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復(fù)，具有不同民族、地域、藝術(shù)特征、歷史背景等。因此，對傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態(tài)性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質(zhì)容易受損，影響原始檔案信息質(zhì)量。在聲像檔案的數(shù)字化過程中，要正確處理檔案修復(fù)措施和開發(fā)制作手段之間的矛盾，應(yīng)把重視修復(fù)放在首位，以積極且慎重的態(tài)度，保持聲像檔案的原生態(tài)性。在一個兼容的容災(zāi)數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中，存放經(jīng)過非壓縮的高質(zhì)量轉(zhuǎn)換的音視頻計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態(tài)”素材的長久、完整、安全保存和保護(hù)的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統(tǒng)建設(shè)。由于IT設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統(tǒng)的前期設(shè)計(jì)必須慎重，避免由于計(jì)劃、設(shè)計(jì)不周而造成的重復(fù)投資和無效勞動等浪費(fèi)。對管理系統(tǒng)、在線存儲系統(tǒng)以及異地的容災(zāi)存儲系統(tǒng)、相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施升級，必須預(yù)留充分的發(fā)展空間。同時，必須把聲像檔案數(shù)字化管理工作置于數(shù)字檔案信息管理服務(wù)的系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化、信息編輯轉(zhuǎn)換流程的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化軌道，始終密切關(guān)注相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的最新發(fā)展。（四）數(shù)字化處理技術(shù)的先進(jìn)性和可靠性選擇。可靠性越高的聲像檔案信息，對諸如回放設(shè)備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強(qiáng)，則價(jià)值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術(shù)。因此，包括模擬設(shè)備和數(shù)字設(shè)備在內(nèi)，最好的不一定是最新的技術(shù)，而經(jīng)得起時間考驗(yàn)的普及型成熟技術(shù)才是可取的。[3]
三、高校聲像檔案數(shù)字化管理策略
（一）存儲策略。聲像檔案數(shù)字化后需要實(shí)行多元化存儲。由于軟硬件的經(jīng)常退化更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式也經(jīng)常更換，將檔案數(shù)據(jù)從原存儲的物理存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)移到新的或穩(wěn)定性更高的物理介質(zhì)上就是聲像檔案數(shù)字化管理的存儲策略。這種轉(zhuǎn)移并不是簡單的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，而是將數(shù)字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實(shí)行遠(yuǎn)距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質(zhì)因人為損壞或自然災(zāi)害而危及聲像檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，也可避免因霉變、污跡、介質(zhì)層間開裂等原因?qū)е碌穆曄駲n案無法讀取。存儲策略是為保證在當(dāng)前的軟硬件系統(tǒng)中可以存取利用數(shù)據(jù)資源。[4]如此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移行為具有周期性，被轉(zhuǎn)移到相關(guān)儲存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)保存直至該儲存介質(zhì)技術(shù)退化后，就會經(jīng)歷下一輪的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。在不斷的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中，特別是在格式轉(zhuǎn)換過程中，一些數(shù)據(jù)的遺失不可避免。所以，需對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行必要的流程監(jiān)控和質(zhì)量控制，同時，為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，還需對其相關(guān)的背景元數(shù)據(jù)加以保存。[5]（二）技術(shù)策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰(zhàn)之一是技術(shù)問題。選擇技術(shù)策略時，首先，為防范聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)，可以參考IASA制訂的TC-03技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、《數(shù)字音頻的產(chǎn)生和保存指南》、《中國數(shù)字圖書館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》等，在聲像檔案數(shù)字化過程中，要注意數(shù)據(jù)的保存格式和系統(tǒng)選擇，以降低轉(zhuǎn)換風(fēng)險(xiǎn)。其次，聲像檔案數(shù)字化管理技術(shù)的探索并不是把聲像檔案數(shù)字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數(shù)字化后的最大優(yōu)點(diǎn)，但最大弱點(diǎn)是其數(shù)字形式相當(dāng)脆弱，需要探討保護(hù)技術(shù)和參考技術(shù)保護(hù)方法。因此，需要參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》來設(shè)計(jì)聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且需要進(jìn)一步探索和研究系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)、元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)與處理流程、信息獲取環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)等諸多細(xì)節(jié)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，最終達(dá)到聲像數(shù)據(jù)的長期應(yīng)用和保存的目的。符合標(biāo)準(zhǔn)的聲像檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴(kuò)展、標(biāo)準(zhǔn)化是在選擇保存格式時應(yīng)遵循的原則。完整的格式規(guī)范應(yīng)全面公布，并形成真正的國際標(biāo)準(zhǔn)。[6]（三）鑒定策略。必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，對聲像檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，以確保聲像檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價(jià)值及持久價(jià)值進(jìn)行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進(jìn)行校驗(yàn)，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進(jìn)行鑒定。參照同類內(nèi)容的紙質(zhì)文書檔案的國家管理規(guī)定，根據(jù)聲像檔案所記載的內(nèi)容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進(jìn)行及時地更新或轉(zhuǎn)換。（四）保管策略。對聲像檔案數(shù)字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。由于軟件和硬件技術(shù)更新快，舊的技術(shù)被淘汰，而數(shù)字聲像檔案必須在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能得以利用，所以聲像檔案數(shù)字化管理操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件要進(jìn)行同步保留和及時備份，最好能做到播放設(shè)備同步配置且同步維護(hù)。（五）檢索策略。建立聲像檔案數(shù)字化管理信息檢索系統(tǒng)，運(yùn)用語音識別及人像識別技術(shù)，將既能夠全面準(zhǔn)確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應(yīng)的信息均錄入系統(tǒng)，如講話者的姓名、講話的時間和地點(diǎn)、講話底稿、內(nèi)容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關(guān)鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準(zhǔn)確性與內(nèi)容快速檢索的便捷性。（六）開發(fā)利用策略。運(yùn)用科技手段對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和深層次加工，同時加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺，快速查閱并及時利用學(xué)校的發(fā)展歷史、校友名人偉績、教育教學(xué)等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學(xué)校發(fā)展的校慶、文化慶典等聲像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立學(xué)校名人堂、教學(xué)名師風(fēng)采等專欄。通過對聲像檔案數(shù)字化及其開發(fā)與利用的現(xiàn)代化建設(shè)，挖掘聲像檔案內(nèi)涵，展示學(xué)校發(fā)展的輝煌成就和對未來發(fā)展的展望，激發(fā)全校師生的榮譽(yù)感、使命感和責(zé)任感，為發(fā)揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]
作者:梁驍 單位:賀州學(xué)院
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關(guān)鍵詞：高校 歷史檔案 數(shù)字化 檔案安全 實(shí)踐
高校歷史檔案一般是指1949年以前形成的檔案，它是一所學(xué)校歷史的真實(shí)寫照，也是其獨(dú)特的辦學(xué)傳統(tǒng)和優(yōu)良學(xué)風(fēng)得以形成、繼承和發(fā)揚(yáng)的物質(zhì)載體。尤其是一些保存百年以上的珍貴檔案更是研究我國高等教育起源、發(fā)展和改革的重要資料。我校檔案館現(xiàn)館藏有近1萬卷珍貴的歷史檔案，如1896年四川中西學(xué)堂和1910年華西協(xié)和大學(xué)創(chuàng)辦資料，、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求學(xué)檔案，這些檔案對研究近代中國西南地區(qū)的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要價(jià)值。但由于保存時間較長等諸多原因，這些寶貴的歷史檔案已出現(xiàn)了不同程度的破損，特別是近年大量而頻繁的查閱歷史檔案，更加劇了檔案的損壞程度。為了更好地保護(hù)這些珍貴的歷史檔案，同時，也為了能給大家提供更安全、高效、及時和便捷的檔案查閱服務(wù)，我校檔案館啟動檔案數(shù)字化示范工程，實(shí)施歷史檔案數(shù)字化、信息化項(xiàng)目，同時采用縮微膠片形式對數(shù)字檔案實(shí)施異質(zhì)備份，保證數(shù)字檔案信息的有效性和長期保存，努力建立一套安全有效的數(shù)字化檔案信息資源長期保存體系。
1 歷史檔案數(shù)字化建設(shè)模式
歷史檔案數(shù)字化建設(shè)目前主要有兩種模式，即所謂的“內(nèi)包”模式和“外包”模式。“內(nèi)包”模式是指檔案管理單位完全依靠自身力量實(shí)施數(shù)字化，該模式通過自己實(shí)施數(shù)字化加工過程，實(shí)際也是一個熟悉信息化、數(shù)字化軟硬件設(shè)備和流程管理的過程。在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的過程中，由于經(jīng)常操作計(jì)算機(jī)、掃描儀，使用掃描軟件和檔案管理軟件，在不知不覺中提高了大家檔案信息化知識水平，為適應(yīng)檔案信息化，為使用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案的利用率和利用效率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。該模式數(shù)字化成本相對較低，能培養(yǎng)和鍛煉隊(duì)伍，但在檔案數(shù)量巨大時，自行實(shí)施加工工期相對較長。“外包”模式即業(yè)務(wù)外包加工服務(wù)模式，隨著社會分工日益細(xì)化、專業(yè)化程度日益增強(qiáng)以及數(shù)字化技術(shù)不斷更新，社會上專門從事檔案數(shù)字化、信息化加工的機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生。通過選擇專業(yè)化數(shù)字加工機(jī)構(gòu)，可以在較短時間內(nèi)完成較大量的檔案數(shù)字化加工任務(wù)。本次檔案數(shù)字化也嘗試引入檔案數(shù)字化加工服務(wù)的社會機(jī)構(gòu)，實(shí)行業(yè)務(wù)外包，選擇有一定經(jīng)驗(yàn)和能力的專業(yè)公司協(xié)助完成歷史檔案的數(shù)字化工作。
2 歷史檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容及要求
我校檔案館歷史檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容主要包括歷史紙質(zhì)檔案整理、檔案數(shù)字化掃描加工、掃描圖像處理、檔案目錄著錄、檔案全文轉(zhuǎn)錄、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)掛接以及采用縮微膠片實(shí)施異質(zhì)備份等。
2.1 檔案整理
檔案整理是實(shí)施檔案數(shù)字化的第一步，也是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的重要程序。因此，數(shù)字化之前應(yīng)根據(jù)實(shí)施數(shù)字化檔案的實(shí)際情況制定檔案出庫檔案交接檔案拆卷檔案修復(fù)檔案掃描、著錄檔案裝卷檔案入庫等一套完整的方案，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，保證在數(shù)字化過程中檔案不丟失，不二次損失，對破損嚴(yán)重或褶皺的檔案實(shí)施技術(shù)修復(fù)和作壓平或熨平等相應(yīng)處理。
2.2 掃描加工及圖像處理
采用最為可靠的掃描設(shè)備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生。為更好地展現(xiàn)檔案原貌，全部采用彩色單頁.jpg的存儲格式，掃描分辨率為300 dpi；對于案卷中字跡較小、較密集的檔案，可將分辨率提高到600 dpi；照片檔案分辨率應(yīng)不小于600 dpi。根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度，保證原始掃描圖像效果與原件吻合，掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使成品圖像清晰、端正，無圖像歪斜、圖像臟點(diǎn)、臟斑、字跡洇透、圖像深淺不一等現(xiàn)象，圖像拼接不能有明顯的拼接痕跡。
2.3 檔案著錄
全文轉(zhuǎn)錄信息以Word文件存儲，全文轉(zhuǎn)錄的文字識別率和全文轉(zhuǎn)錄的合格率應(yīng)達(dá)到相應(yīng)要求。目錄著錄信息以Excel文件存儲。
2.4 異質(zhì)備份
對數(shù)字化后的所有檔案按16 mm縮微膠片實(shí)施異質(zhì)備份?？s微膠片制作符合《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》（DA/T44-2009）的有關(guān)要求。按GB/T18444-2001標(biāo)準(zhǔn)的要求，提供必要的長期包裝存儲裝具，包裝存儲裝具標(biāo)示明確，便于檢索利用等。
2.5 成果提交要求
項(xiàng)目成果包括采用符合《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）規(guī)范要求的掃描圖像、目錄著錄、全文轉(zhuǎn)錄的檔案級光盤各一套和符合《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》（DA/T 44-2009）有關(guān)要求的縮微膠片一套。
3 歷史檔案數(shù)字化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)防范
由于采用外包模式實(shí)施檔案數(shù)字化，因此，檔案安全等風(fēng)險(xiǎn)防范措施也是檔案數(shù)字化的重點(diǎn)工作。主要風(fēng)險(xiǎn)體現(xiàn)在：（1）外包服務(wù)公司的選擇，歷史檔案數(shù)字化場所以及歷史檔案數(shù)字化過程中外包服務(wù)公司的人員管理風(fēng)險(xiǎn)；（2）歷史檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范以及歷史檔案數(shù)字化過程中檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)；（3）歷史檔案數(shù)字化成果形式及其質(zhì)量控制。要求在外包服務(wù)公司的選擇上須事先做好充分調(diào)研，加強(qiáng)對外包服務(wù)公司的資質(zhì)審查，選擇有較強(qiáng)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、有較強(qiáng)技術(shù)人員和歷史、檔案專業(yè)類團(tuán)隊(duì)的公司。同時，要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)必須在指定的工作場地完成項(xiàng)目內(nèi)容；檔案數(shù)字化實(shí)施過程中，不得擅自安裝使用存儲介質(zhì)，不得擅自復(fù)制或留存檔案文件和數(shù)據(jù)；不得將檔案原件、復(fù)制件、數(shù)字信息等帶出工作場地；工作場地可以輔助安裝監(jiān)控等措施加強(qiáng)現(xiàn)場的管理。根據(jù)檔案實(shí)際事先確定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范，并在實(shí)施工程中根據(jù)實(shí)際情況與服務(wù)公司及時溝通，實(shí)時調(diào)整技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范。嚴(yán)格質(zhì)量控制，及時組織專家對工程質(zhì)量和效果抽查，并反饋信息給外包服務(wù)公司，及時糾錯或糾偏。由于歷史檔案多是豎排文字，古體文、繁體字且沒有文件級題名，沒有標(biāo)點(diǎn)符號，因此，實(shí)施歷史檔案全文轉(zhuǎn)錄便是此次數(shù)字化的難點(diǎn)，這不僅需要信息技術(shù)人員，更需要具有歷史知識和檔案知識的專業(yè)人員。
4 結(jié)束語
檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合、提高檔案利用效率的基礎(chǔ)。選擇基于外包模式的歷史檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化場所的安全、外包服務(wù)公司的資質(zhì)要求以及對紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)和服務(wù)人員的有效管理等是檔案數(shù)字化得以順利實(shí)施的保障，而數(shù)字檔案信息資源的安全保存和有效整合，保證作為檔案價(jià)值的有效性以及提高檔案利用效率是實(shí)施檔案數(shù)字化的根本目的。因此，提出一個保證檔案安全和人員有效管理的檔案數(shù)字化外包服務(wù)實(shí)施方案以及風(fēng)險(xiǎn)防范措施是非常重要的。同時，對數(shù)字化檔案信息資源的長期保存機(jī)制和利用服務(wù)以及數(shù)字化檔案信息資源作為檔案價(jià)值的有效性進(jìn)行探索是也檔案數(shù)字化后續(xù)工作的重要任務(wù)之一。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理
中圖分類號：F47文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2017）29-0177-02
當(dāng)前，我國已進(jìn)入信息化時代，學(xué)籍檔案涉及范圍也越來越廣泛，如出國、就業(yè)、教育、評職稱等各個方面。因此，加強(qiáng)對學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理成為目前信息化背景下思考的重點(diǎn)。但是部分高校依舊使用落后的學(xué)籍檔案管理方式，這種方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)如今學(xué)校的工作狀態(tài)。為此，為改善學(xué)籍檔案管理方式，結(jié)合成本管理理論，提出一種數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目，目的是充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以提高學(xué)籍管理工作的效率。
一、成本管理理論
1.定義
對成本管理來講，就是保證項(xiàng)目在計(jì)劃范圍以內(nèi)完成。其主要包括確定所需資源的種類及其具體的需求量、估計(jì)成本并具體分配、制定成本的預(yù)算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個內(nèi)容，分別是作業(yè)成本管理和全面成本管理。
2.方法——WBS成本管理法
目前，針對項(xiàng)目建設(shè)的預(yù)算有很多種成本預(yù)算的方法。本文選擇WBS工作分解法進(jìn)行詳細(xì)介紹。WBS法的應(yīng)用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS表。在滿足前提條件后，方可進(jìn)行成本預(yù)算。WBS法要求先將工作結(jié)構(gòu)合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環(huán)節(jié)需要哪些物料等，然后再進(jìn)行具體到每個WBS要素的成本預(yù)算。
3.數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本預(yù)算
采用上述的WBS法進(jìn)行成本預(yù)算，繪制成本預(yù)算表。其主要內(nèi)容包括項(xiàng)目階段、時間、成本構(gòu)成以及成本預(yù)算。而結(jié)合數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的實(shí)際，將其成本預(yù)算表設(shè)計(jì)為表1所示。
二、影響學(xué)籍檔案數(shù)字化項(xiàng)目成本控制的因素
1.項(xiàng)目時間因素
學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目開展過程中，時間難以控制，時間的延長與過度減少都會增加項(xiàng)目的成本，因此學(xué)校為能盡量保證在合理范圍內(nèi)控制時間，這就需要了解項(xiàng)目成本與其開展的時間之間的關(guān)系，具體關(guān)系如下圖所示：
由圖1可知，T點(diǎn)（合理）所對應(yīng)的是C點(diǎn)（合理）。通俗來說，當(dāng)達(dá)到合理時間的最低點(diǎn)，此時成本最低。這個點(diǎn)也就是項(xiàng)目成本管理最合理的點(diǎn)。同時，觀察可得，項(xiàng)目時間T延長時，項(xiàng)目成本也會因?yàn)槿斯べM(fèi)等各種費(fèi)用的增加而增加；相反，項(xiàng)目時間壓縮，導(dǎo)致工期緊張而不得不搶工，必然會產(chǎn)生更多不必要的搶工費(fèi)等其他費(fèi)用，這樣當(dāng)然會導(dǎo)致成本的增加。因此，應(yīng)合理控制時間，這樣才可以保證項(xiàng)目成本最低。
2.項(xiàng)目質(zhì)量因素
學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的時間因素會或多或少影響項(xiàng)目成本，但質(zhì)量因素才是真正直接影響項(xiàng)目成本的因素。如果一味追求過高的質(zhì)量，成本投入必然會增加；相反，如果質(zhì)量不合格，無法達(dá)到要求，就需重新返工或者其他彌補(bǔ)的措施，這樣也會導(dǎo)致成本增加。因此，質(zhì)量過高或過低都會增加項(xiàng)目成本。具體情況見圖2。
圖2中通過鑒定成本、預(yù)防成本以及故障成本來綜合反映成本與質(zhì)量的變化。鑒定成本是指驗(yàn)收項(xiàng)目質(zhì)量的費(fèi)用，預(yù)防成本是指前期為了預(yù)防發(fā)生項(xiàng)目不合格或故障的情況產(chǎn)生的費(fèi)用，而故障成本則是為解決項(xiàng)目不合格的費(fèi)用，比如因項(xiàng)目質(zhì)量不合格而導(dǎo)致返工的返工費(fèi)，維修項(xiàng)目的維護(hù)費(fèi)等等。從圖2發(fā)現(xiàn)，當(dāng)項(xiàng)目質(zhì)量差或不合格時，即項(xiàng)目質(zhì)量處于改進(jìn)區(qū)時，為使項(xiàng)目質(zhì)量合格，達(dá)到適應(yīng)區(qū)或至善區(qū)，往往會選擇對項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)甚至是返工，這樣故障成本就會大大增加，綜合的成本也會增加；然而，如果一味過度追求項(xiàng)目質(zhì)量，想達(dá)到至善區(qū)，在項(xiàng)目技術(shù)設(shè)計(jì)上就會投入更多的人力物力，也就是前期的預(yù)防成本會大幅度提高，這樣也會導(dǎo)致項(xiàng)目綜合成本的增加。因此，其實(shí)只需將項(xiàng)目質(zhì)量控制在適應(yīng)區(qū)即可，不必追求過高的質(zhì)量要求，也不可降低質(zhì)量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預(yù)防成本或故障成本增加，從而更好地達(dá)到控制成本的效果。
3.項(xiàng)目技術(shù)方案因素
除了上述介紹的時間因素和質(zhì)量因素，技術(shù)方案因素在控制成本時也是至關(guān)重要的。項(xiàng)目的技術(shù)方案不同，會導(dǎo)致項(xiàng)目質(zhì)量不同，也會影響項(xiàng)目實(shí)施時間及進(jìn)展。確定合適的技術(shù)方案，可以控制時間在合理范圍內(nèi)，同時保證項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到適應(yīng)區(qū)，以保證不會增加不必要的成本。若項(xiàng)目技術(shù)方案選擇不當(dāng)，則會產(chǎn)生各種問題，如時間增加或質(zhì)量問題，這樣都會導(dǎo)致項(xiàng)目成本的增加。需要注意的是，項(xiàng)目技術(shù)方案可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改變，以追求最好實(shí)施效果。
三、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理項(xiàng)目成本控制措施
在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中，結(jié)合高校實(shí)際情況，具體使用以下措施來保證成本的合理控制。
1.從技術(shù)方面采取措施
采取技術(shù)措施就是通過調(diào)動技術(shù)人員積極性，選擇合理先進(jìn)的技術(shù)方案、技術(shù)方式等達(dá)到節(jié)約成本的目的。首先，在對技術(shù)人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發(fā)揮技術(shù)人員的主觀能動性，以求達(dá)到更高的工作效率。其次，選擇技術(shù)方案時，在滿足質(zhì)量要求的前提下，將時間控制在合理范圍內(nèi)，盡可能選擇經(jīng)濟(jì)合理的技術(shù)方案，從而進(jìn)一步降低成本；與此同時，因?yàn)樵陧?xiàng)目的具體實(shí)施中，物料費(fèi)會占有很大比例，從這個角度來分析，可以廣泛使用節(jié)能高效減耗的新技術(shù)方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預(yù)防成本等，應(yīng)在項(xiàng)目質(zhì)量上嚴(yán)格把關(guān)，從而節(jié)約成本。
2.從經(jīng)濟(jì)措施上控制成本
采用經(jīng)濟(jì)措施包括人工費(fèi)控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費(fèi)。應(yīng)嚴(yán)格控制人工成本，因?yàn)槿斯べM(fèi)在項(xiàng)目成本中占很大的比重。其次，需要控制項(xiàng)目分包單價(jià)，參照地區(qū)的市場價(jià)格，進(jìn)行分析來制定單價(jià)。再來談物料成本的控制。對物料的控制主要分為兩個方面，一是用量，二是價(jià)格。在物料的用量上，使用先進(jìn)改良技術(shù)，杜絕浪費(fèi)，堅(jiān)持貫徹節(jié)約物料的技術(shù)手段；在采集購置、運(yùn)輸?shù)冗^程中減少物料損耗；在滿足項(xiàng)目質(zhì)量要求的前提下，使用創(chuàng)新型環(huán)保材料，從而降低成本。在價(jià)格的控制上，在采購過程中充分調(diào)查物料市場，在不影響質(zhì)量的情況下選擇合理價(jià)格的物料?？梢詫⑽锪线M(jìn)行分類，在主要物料的采購上可適當(dāng)性地減少；同時在采購物料時需充分考慮運(yùn)輸費(fèi)用，綜合選擇最經(jīng)濟(jì)合理的方式購買，從而降低運(yùn)輸成本，有效控制物料成本，對整個項(xiàng)目的成本和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接性的積極的作用。
3.完善項(xiàng)目成本管理體系
要建立完整規(guī)范的項(xiàng)目成本管理體系，分級管理，不同級別負(fù)責(zé)不同職責(zé)。具體實(shí)施應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，劃分所有的部門及其成員的工作職責(zé)，使其清楚自己的工作任務(wù)及權(quán)利。這樣可以更好地管理部門成員，調(diào)動其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時，也要設(shè)立合理的獎懲制度，以促進(jìn)員工更好完成工作。
結(jié)語
總之，對于高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的開發(fā)中，要充分把握時間、質(zhì)量等這些對成本管理有直接影響的要素，并從技術(shù)方案、經(jīng)濟(jì)措施和質(zhì)量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，減少開發(fā)的成本。
作者：王煒
參考文獻(xiàn)：
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（一）管理體制問題。
在現(xiàn)行的高校管理機(jī)構(gòu)中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學(xué)校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數(shù)獨(dú)立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權(quán)不大，難以有效組織協(xié)調(diào)各部門參與數(shù)字化檔案信息的協(xié)同管理。而且，各職能部門或?qū)W院之間相互獨(dú)立、各自為政，即使學(xué)校統(tǒng)一使用校園OA系統(tǒng)辦公，數(shù)字化檔案信息資源仍然相對獨(dú)立，各自封閉，不能實(shí)現(xiàn)一體化，給數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。
（二）隊(duì)伍結(jié)構(gòu)問題。
相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復(fù)雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實(shí)際檔案管理經(jīng)驗(yàn)較為豐富，但專業(yè)研究能力不強(qiáng)，對先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。而囿于傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知與偏見，高學(xué)歷、有活力且對數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當(dāng)前高校檔案工作隊(duì)伍在年齡、性別、學(xué)歷、知識背景等方面存在著嚴(yán)重的結(jié)構(gòu)性問題。
（三）信息標(biāo)準(zhǔn)化問題。
近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內(nèi)各職能部門不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件，運(yùn)行環(huán)境復(fù)雜多樣，形式不一，從而導(dǎo)致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當(dāng)下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標(biāo)準(zhǔn)化問題是檔案信息化管理的重點(diǎn)、難點(diǎn)之一。
（四）信息安全與憑證問題。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴(yán)重的威脅和巨大的挑戰(zhàn)。一方面，在復(fù)雜的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校數(shù)字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結(jié)構(gòu)信息及內(nèi)容信息的真實(shí)性和完整性；在升級、轉(zhuǎn)換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。
（五）信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題。
高校數(shù)字化檔案信息蘊(yùn)含著科技發(fā)明、文化創(chuàng)新、藝術(shù)創(chuàng)意等方面的大量優(yōu)質(zhì)信息資源，潛藏著無形的開發(fā)和利用價(jià)值。這些信息資源的公開利用，將對社會產(chǎn)生巨大、有形的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結(jié)晶，其產(chǎn)權(quán)與著作權(quán)是教師們的個人權(quán)利，應(yīng)該依法得到保護(hù)。如何處理好數(shù)字化檔案信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的關(guān)系是擺在高校檔案信息資源管理與開發(fā)工作面前的現(xiàn)實(shí)問題。
二、高校數(shù)字化檔案信息管理困境的突破策略
（一）加強(qiáng)檔案信息資源意識宣傳。
在數(shù)字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數(shù)字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳數(shù)字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統(tǒng)的檔案認(rèn)知，使其重視數(shù)字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。
（二）轉(zhuǎn)變管理理念與制定管理政策。
隨著多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理已不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和經(jīng)驗(yàn)管理，而是現(xiàn)代化信息管理理論和技術(shù)相結(jié)合的管理。高校檔案工作者應(yīng)該主動轉(zhuǎn)變思維，更新觀念，用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念取代傳統(tǒng)的管理思維。同時，應(yīng)該強(qiáng)化檔案信息資源共享和管理服務(wù)意識，并制定檔案管理政策保護(hù)個人信息及知識產(chǎn)權(quán)。在檔案管理政策允許的框架下，應(yīng)該無限度地開放高校數(shù)字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創(chuàng)造效益。
（三）引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。
檔案信息化人才是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是至關(guān)重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數(shù)字化檔案信息管理工作的主體，是推動數(shù)字化檔案信息管理現(xiàn)代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應(yīng)該堅(jiān)持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業(yè)人才的發(fā)掘和引進(jìn)，完善工作隊(duì)伍的知識背景結(jié)構(gòu)；另一方面加強(qiáng)在職檔案工作人員信息化知識培訓(xùn)，不斷提高應(yīng)對檔案信息化、現(xiàn)代化管理挑戰(zhàn)的能力。
（四）推動檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化及其管理集成化。
合乎規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息及其技術(shù)是檔案信息集成化管理的前提和基礎(chǔ)。高校檔案管理部門應(yīng)該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對檔案信息數(shù)據(jù)及其運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，其中應(yīng)包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標(biāo)準(zhǔn)化、水印技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。同時，打破學(xué)校各職能部門之間的“藩籬”，將學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效對接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉(zhuǎn)為集中管理，從而實(shí)現(xiàn)全校檔案信息資源管理的集成化。
(五)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化信息技術(shù)保障安全。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息系統(tǒng)漏洞是數(shù)字化檔案信息現(xiàn)代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰(zhàn)。關(guān)于數(shù)字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校有關(guān)部門（如學(xué)校辦公室、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理中心）運(yùn)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行評估、修復(fù)，完善數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)體系。同時,定期排查、更新和升級相關(guān)管理軟件，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。
三、總結(jié)
1.1便于檔案資料存儲
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進(jìn)行整理、錄入和存儲，但紙質(zhì)檔案由于自身特點(diǎn)，容易受到外界影響而發(fā)霉、丟失和毀壞，再加上經(jīng)常的翻閱利用，很難長時間進(jìn)行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時也增加了單位管理成本。而對相關(guān)原始檔案進(jìn)行信息化處理，可將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲，不僅可極大節(jié)省存儲空間和成本，還可最大限度地實(shí)現(xiàn)永久保存。
1.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，相關(guān)高校檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)對本單位檔案數(shù)字資源進(jìn)行資源共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式下時間、空間的限制。另一方面，相關(guān)需求人員剛可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有計(jì)劃、有效率、有針對性地搜索相應(yīng)的開放檔案，可更大限度地實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機(jī)構(gòu)打造成為“永不關(guān)門”的檔案室。
1.3節(jié)約大量人力財(cái)力資源
傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財(cái)力進(jìn)行檔案整理、存儲和打印。而在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)之后可一次投入重復(fù)利用，不用再重復(fù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存和復(fù)印，不僅節(jié)省了占地空間，還節(jié)約了保管費(fèi)用。另一方面，讓管理人員直接進(jìn)行電子文檔拷貝，將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的潛能充分利用和發(fā)揮出來，有效避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費(fèi)和人力投入。
2高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
2.1對檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視
隨著高等教育事業(yè)和高校檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，越來越多的高校師生已經(jīng)開始關(guān)注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。但由于數(shù)字化建設(shè)尚屬于初始發(fā)展階段，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于高校檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)觀念上，缺少對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識，甚至仍然存在一些錯誤偏見。
2.2缺乏高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才
高校檔案數(shù)字化建設(shè)對高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理技能，還必須掌握自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為不僅懂傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型綜合人才。然而，目前我國高校檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高，現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)知識單一且嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)知識，難以適應(yīng)信息化時代下高校檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的需要。
2.3檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足
高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的重要支撐就是必須具備專業(yè)的軟件和硬件設(shè)施，如果沒有這些作為基礎(chǔ)的話，就難以對現(xiàn)有原始檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和處理，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)只能是紙上談兵。在現(xiàn)實(shí)中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。
3新形勢下推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略
3.1提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識
隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數(shù)量和形式不斷增加，進(jìn)而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務(wù)。同時，由于高校自身社會功能日益增多，都對高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰(zhàn)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)干部必須轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認(rèn)識到提高檔案數(shù)字化建設(shè)對高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，明確職責(zé)，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，有力推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。
3.2提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平
高校數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性工作，不是僅憑借幾個檔案管理人才或計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，高校必須重視并提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平。為此，作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，一方面必須加大檔案管理優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，進(jìn)而為高校提供更多高素質(zhì)的專業(yè)優(yōu)秀人才。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，針對不同對象的不同需求，開設(shè)系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容供檔案工作人員學(xué)習(xí)。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，主動進(jìn)行繼續(xù)教育，從自身實(shí)際出發(fā)，采取自學(xué)提高與脫產(chǎn)培訓(xùn)相結(jié)合的方式提高自身素質(zhì)。
3.3加大對高校數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入
由于我國的許多高校對檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性沒有足夠認(rèn)識，在現(xiàn)實(shí)中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案軟件更新?lián)Q代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須重視加大對高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，在資金預(yù)算、人才引進(jìn)種技術(shù)配套方面盡量解決所需的經(jīng)費(fèi)，盡可能保證這項(xiàng)工作可順利實(shí)現(xiàn)。與此同時，應(yīng)將資金投入納入到單位經(jīng)費(fèi)規(guī)劃系統(tǒng)中，可確保信息化建設(shè)的長期開展。
3.4保證高校檔案數(shù)字信息的安全可靠
隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作不斷發(fā)展，對高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴(yán)格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識。另一方面，應(yīng)采用較為先進(jìn)成熟的檔案管理系統(tǒng)和檔案處理機(jī)制，將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到個人。最后，必須建立嚴(yán)格的檔案監(jiān)控機(jī)制，引入切實(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段對“病毒”和“黑客”等行為進(jìn)行預(yù)防和監(jiān)控，確保高校檔案數(shù)字信息的安全可靠。
4結(jié)語
