發(fā)布時(shí)間：2023-08-10 17:11:27
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理水平樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過(guò)程中，因企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無(wú)法適應(yīng)大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時(shí)跟上信息化進(jìn)程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。
2企業(yè)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不高
檔案資源的建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時(shí)，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來(lái)自非檔案專(zhuān)業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)不強(qiáng)，無(wú)法及時(shí)的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。
3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平
3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用
當(dāng)前，信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識(shí)文獻(xiàn)等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長(zhǎng)久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。
3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享
對(duì)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)服務(wù)體系，企業(yè)通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享工作。而對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶(hù)資源和外部市場(chǎng)的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶(hù)可以直接訪問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶(hù)或市場(chǎng)用戶(hù)必須通過(guò)檔案管理部門(mén)的主頁(yè)或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識(shí)的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享有利于企業(yè)的知識(shí)體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。
3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平
為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門(mén)可以引進(jìn)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時(shí)管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案管理的成員進(jìn)行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對(duì)公司經(jīng)營(yíng)情況的理解，使其自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。
4結(jié)語(yǔ)
一、當(dāng)前基層檔案管理中存在的問(wèn)題
當(dāng)前，在基層檔案管理工作中，還存在許多不容忽視的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在：有的基層單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠高；檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏；有的基層單位檔案管理設(shè)施、設(shè)備不夠齊全；有的基層單位檔案數(shù)量不完整、不齊全、不規(guī)范；有的基層單位不注重平時(shí)文件資料的收集和整理；有的基層單位制度建設(shè)還不夠完善，檔案管理還不夠規(guī)范等等。存在這些問(wèn)題的原因是多方面的，但是根本的原因是領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒(méi)有真正了解和認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位，使之無(wú)法充分發(fā)揮其重要作用。
二、提升基層檔案管理水平的幾點(diǎn)建議
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵
在基層單位，領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)的高低及對(duì)檔案工作的重視程度，直接影響到基層檔案工作的發(fā)展水平。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善，各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，自覺(jué)更新檔案意識(shí)，對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作要有一個(gè)清醒、深刻的認(rèn)識(shí)，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式提高檔案人員的素質(zhì)；二是通過(guò)公開(kāi)招聘、選聘等多種渠道把高層次檔案專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)到基層檔案部門(mén)工作，為檔案工作補(bǔ)充高素質(zhì)人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，關(guān)心愛(ài)護(hù)檔案人員，切實(shí)解決他們的實(shí)際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補(bǔ)充完善各項(xiàng)硬件設(shè)施。
（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)是根本
在當(dāng)今形勢(shì)下，建立一支有專(zhuān)業(yè)知識(shí)、有文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案管理人員隊(duì)伍是提高檔案管理工作水平的根本，應(yīng)該從以下三方面入手：一是提高領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，把好用人關(guān)。選人用人時(shí)，把德才兼?zhèn)涞娜朔诺綑n案管理工作崗位上，保持檔案人員的穩(wěn)定，重視檔案管理人員素質(zhì)的不斷提高；二是加強(qiáng)培訓(xùn)，打造復(fù)合型現(xiàn)代化管理隊(duì)伍。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息化的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與各種教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。只有具備先進(jìn)的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。三是加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，牢固樹(shù)立正確的人生觀和世界觀，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。一個(gè)合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德，一定的創(chuàng)新能力以及團(tuán)隊(duì)精神等多方面的素質(zhì)。
（三）加大投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供保障
一是要加大檔案專(zhuān)用經(jīng)費(fèi)的投入力度。檔案部門(mén)應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門(mén)要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作。三是由被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變、由封閉式服務(wù)向開(kāi)放式服務(wù)轉(zhuǎn)變，使檔案工作更好的適應(yīng)發(fā)展的需要?，F(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案部門(mén)的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為客觀的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
（四）注重建章立制，規(guī)范完善現(xiàn)代化管理機(jī)制
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是做好檔案管理工作的保障。檔案管理的科學(xué)規(guī)范程度，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平高低的重要尺度，單位部門(mén)的檔案意識(shí)，直接影響到檔案管理水平。依法建檔，建立健全檔案管理工制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，是搞好檔案工作的重要隱私。因此加強(qiáng)制度建設(shè)，以制度規(guī)范檔案工作，以制度保障檔案工作，顯得尤為重要。各基層單位要健全檔案管理機(jī)構(gòu)，建立與之相適應(yīng)科學(xué)的檔案管理體系，建立健全檔案材料收集歸檔等制度；制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；使檔案的收集工作制度化，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)帶頭主動(dòng)向檔案管理部門(mén)及時(shí)送交相關(guān)檔案材料，確保檔案材料收集、歸檔能夠準(zhǔn)確、完整。
（五）逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
一是加強(qiáng)科學(xué)管理檔案的意識(shí)。管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)、尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法來(lái)管理檔案的基本技能。二是掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化、是信息化社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)，努力使自己成為具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人。三是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案。檔案是一種豐富的信息資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。
參考文獻(xiàn)
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煤田地質(zhì)檔案是記載地質(zhì)勘探信息的重要載體，是對(duì)煤田勘探工作進(jìn)行的日常記錄，因此，無(wú)論從國(guó)家亦或是地區(qū)層面而言，完整、詳細(xì)、準(zhǔn)確的煤田地質(zhì)檔案能起到過(guò)去的勘測(cè)工作進(jìn)行總結(jié)的作用，并充當(dāng)重要的信息源頭為未來(lái)的工作提供有力參考，對(duì)工業(yè)發(fā)展規(guī)劃發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用。作為一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)資源和技術(shù)資源，煤田地質(zhì)的生產(chǎn)和涉及等工作都依賴(lài)于詳細(xì)、準(zhǔn)確的檔案，而且地質(zhì)檔案還是煤田地質(zhì)單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)成果，因此有利于保障煤田地質(zhì)單位的合法權(quán)益以及煤田地質(zhì)研究成果的傳承。地質(zhì)檔案不僅要求有記載的原本，還應(yīng)有復(fù)制本。加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理不僅對(duì)煤田事業(yè)發(fā)展具有指導(dǎo)作用，還對(duì)進(jìn)行地質(zhì)檔案管理人員的工作起到推動(dòng)作用，當(dāng)其認(rèn)識(shí)到只有對(duì)野外勘探所采集的信息進(jìn)行完整的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、歸檔等才能確保地質(zhì)資料的完整以及可溯性，才能為前線(xiàn)的實(shí)地勘探人員提供后備支持，由此其工作的積極性和責(zé)任感也會(huì)有所提升。同時(shí)，由于煤田地質(zhì)的勘探工作和相關(guān)研究日益增多，因此煤田地質(zhì)檔案還可作為寶貴的資源為科學(xué)知識(shí)的傳播、技術(shù)交流、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等提供參考。
二、煤田地質(zhì)檔案的分類(lèi)及特點(diǎn)
依據(jù)記載內(nèi)容，煤田地質(zhì)檔案可分為三類(lèi)：第一，文書(shū)檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過(guò)程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，經(jīng)營(yíng)管理檔案等；第二，科技檔案，即相關(guān)單位在進(jìn)行自然科學(xué)研究、建設(shè)和生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案，如水文檔案，地質(zhì)檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，科研檔案，測(cè)繪檔案等；第三，專(zhuān)業(yè)檔案，指在專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，如人事檔案，醫(yī)療檔案，會(huì)計(jì)檔案，訴訟檔案等。從其分類(lèi)中便可看出，煤田地質(zhì)檔案的項(xiàng)目繁多，而且涉及的內(nèi)容范圍廣，數(shù)量大，保管期較長(zhǎng)，尤其是其中的測(cè)繪圖紙的紙質(zhì)資料，具有極高的價(jià)值。一般情況下，地質(zhì)勘探項(xiàng)目投資總額會(huì)高達(dá)上千萬(wàn)。
三、煤田地質(zhì)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題
現(xiàn)階段煤田地質(zhì)檔案管理存在較多問(wèn)題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設(shè)備落后等問(wèn)題。首先，由于現(xiàn)代化社會(huì)的建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步正在不斷加快，地質(zhì)工作對(duì)于地質(zhì)檔案的需求劇增，但由于地質(zhì)檔案中多隱含企業(yè)甚至國(guó)家的機(jī)密資料，因此地質(zhì)檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個(gè)別單位出于對(duì)自身利益考慮而進(jìn)行檔案封鎖所導(dǎo)致地質(zhì)檔案使用價(jià)值的浪費(fèi)。再者，我國(guó)的地質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍水平有待提升，其管理人員的專(zhuān)業(yè)性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經(jīng)驗(yàn)，易因疏漏等問(wèn)題而造成資料缺失和損壞，不利于地質(zhì)檔案的封存。
與此同時(shí)，我國(guó)地質(zhì)檔案管理的技術(shù)手段較為落后，這與相關(guān)部門(mén)及工作人員對(duì)地質(zhì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足有關(guān)，因此直接導(dǎo)致資金分配不合理，投入不足，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化的輔助設(shè)備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質(zhì)檔案的缺失和損害，嚴(yán)重時(shí)會(huì)出現(xiàn)丟失。而且，地質(zhì)檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國(guó)聲像地質(zhì)檔案保存效果差，導(dǎo)致聲像設(shè)備管理無(wú)據(jù)可依，無(wú)制度可參考。[1]
四、加強(qiáng)煤田地質(zhì)檔案管理的措施
（一）建立健全煤田地質(zhì)檔案管理體系和制度
通過(guò)合理、完善的檔案管理體系中與具體實(shí)際相適應(yīng)的管理原則，輔之下級(jí)單位制定的具體的管理制度，地質(zhì)檔案管理工作能夠有章可循，做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，具體而言，應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)申請(qǐng)歸檔或者轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案的時(shí)限進(jìn)行嚴(yán)格要求，以此來(lái)敦促相關(guān)單位的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在項(xiàng)目結(jié)束之后及時(shí)的收集整理資料并予以提交，同時(shí)檔案的接收單位也應(yīng)及時(shí)按照有關(guān)規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率；再者，對(duì)有效資料借閱類(lèi)別精心劃分。如調(diào)閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關(guān)借閱手續(xù)方可辦理；同時(shí)，應(yīng)保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對(duì)外界信息，那么檔案室應(yīng)根據(jù)需要統(tǒng)一，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關(guān)技術(shù)施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實(shí)做到地質(zhì)檔案資料的保密性。[2]
（二）加強(qiáng)地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作的管理
就檔案收集工作而言，煤田地質(zhì)檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作，其質(zhì)量的高低將直接影響地質(zhì)檔案的收藏價(jià)值。為了提高煤田地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作過(guò)程的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和規(guī)范性，相關(guān)工作人員應(yīng)首先提高自己的思想認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，同時(shí)注意協(xié)調(diào)其他相關(guān)單位和部門(mén)的工作，督促其及時(shí)進(jìn)行檔案的收集和移交工作，避免地質(zhì)檔案的材料出現(xiàn)遺失，確保原始資料的完整性和準(zhǔn)確性，檔案收集部門(mén)也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時(shí)，應(yīng)注重對(duì)勘探項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤式的管理，即從最初的立項(xiàng)至地質(zhì)勘探竣工，期間的所有原始資料都應(yīng)完整地收集，為便于長(zhǎng)期儲(chǔ)存，適宜用電子版儲(chǔ)存方式。
地質(zhì)檔案的鑒定較為復(fù)雜，其工作涉及兩個(gè)方面，即對(duì)檔案的保存期限進(jìn)行鑒定和復(fù)查。地質(zhì)檔案的鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵從“審查從細(xì)、留存從寬”原則，結(jié)合考慮歷史發(fā)展?fàn)顩r和實(shí)際工作的要求，同時(shí)又要考慮勘探單位和社會(huì)服務(wù)的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，如鉆探知識(shí)和檔案管理方法。
（三）加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)首先做到以身作則，重視人才培養(yǎng)，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯(cuò)誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有責(zé)任感和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幨缿B(tài)度。
（四）推行地質(zhì)檔案管理的信息化
實(shí)行檔案管理信息化，即利用數(shù)字信息對(duì)檔案資源進(jìn)行整理并實(shí)現(xiàn)信息資源的存儲(chǔ)和檢索，管理人員再依據(jù)管理載體對(duì)檔案進(jìn)行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時(shí)展的要求下進(jìn)行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進(jìn)。檔案信息化建設(shè)首先應(yīng)從建立在合理的準(zhǔn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上。首先，資料的征收環(huán)境應(yīng)開(kāi)發(fā)和利用信息化手段，使隱藏文件的價(jià)值得到最大化的凸顯。同時(shí)，檔案信息管理應(yīng)向數(shù)字化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動(dòng)密集型的管理使得其訪問(wèn)也很困難，并且占用了很多的倉(cāng)庫(kù)空間以及增加了很多管理成本。數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點(diǎn)，節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力，不受地域限制，實(shí)現(xiàn)資源共享。[3]
（五）增強(qiáng)檔案管理保密工作
[關(guān)鍵詞]城建檔案；城建管理；管理水平
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.139
[中圖分類(lèi)號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-0-01
1 城建檔案管理工作的重要性和存在的問(wèn)題
1.1 城建檔案管理工作的重要性
城建檔案管理工作也是檔案工作中的一種。顧名思義，就是對(duì)城市建設(shè)檔案做整理和總結(jié)歸置的管理工作。在當(dāng)前的我國(guó)城市發(fā)展進(jìn)程中，城建檔案可以說(shuō)發(fā)揮了非常重要的作用，也逐漸備受政府、社會(huì)甚至是國(guó)際上的關(guān)注。城建檔案能夠?yàn)槌鞘邪l(fā)展充當(dāng)智囊作用，在基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)、城市管理、城市可持續(xù)發(fā)展、城市安全秩序等方面都能夠起到很大的參考作用。因此，對(duì)城建檔案進(jìn)行新的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)城建檔案的管理，在當(dāng)前的城市管理和可持續(xù)發(fā)展方面上來(lái)看，是政府、社會(huì)都迫切需要的。城建檔案本身就來(lái)源于城市的發(fā)展和建設(shè)，所以其本身就具備著總結(jié)城市發(fā)展得失，為城市未來(lái)發(fā)展出謀劃策的重要作用。從另一方面看，當(dāng)前政府在城市發(fā)展中主要參考的科學(xué)信息依據(jù)主要也來(lái)源于城建檔案，這些重要的城市建設(shè)資料是政府作出決策的核心依據(jù)之一。因此，要加強(qiáng)城建檔案管理工作，不斷提高城建檔案管理水平。
1.2 城建檔案管理工作存在的問(wèn)題
從上文的敘述中不難發(fā)現(xiàn)，城建檔案管理工作非常重要，甚至?xí)苯佑绊懙匠鞘械倪M(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前的城建檔案管理工作是在許多老一輩人的辛勤灌溉下結(jié)出的豐碩果實(shí)，同時(shí)也在時(shí)代的進(jìn)步中不斷發(fā)展?？梢哉f(shuō)，在實(shí)際工作中，城建檔案甚至能夠發(fā)揮出人們想象不到的重要作用。雖然今天的城建檔案工作已經(jīng)有了很杰出的發(fā)展，但仍然存在一些問(wèn)題。第一就是還有相當(dāng)一部分人包括領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)城建檔案管理工作的重視程度不夠。很多人都認(rèn)為時(shí)代在不斷變遷，過(guò)去的資料與經(jīng)驗(yàn)不能給今天的城市發(fā)展帶來(lái)足夠影響。包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部，只重視平時(shí)的城市建設(shè)實(shí)際工作，而忽略了工作的總結(jié)與提升。第二就是很多城市的城建檔案管理工作存在著模糊性較大、分類(lèi)不夠明確、參考意義不強(qiáng)的問(wèn)題。很多城市的城建檔案管理部門(mén)平常不注意自己的工作，將很多重要的城建檔案胡亂放置或者長(zhǎng)時(shí)間不加整理，給后期的查閱和資料調(diào)動(dòng)帶來(lái)了很大麻煩。第三就是信息化水平較低，實(shí)際的服務(wù)作用不是很強(qiáng)。現(xiàn)在很多城市的城建檔案仍然以紙質(zhì)版資料為主，很少出現(xiàn)電子版的存檔資料，這給資料的整理、查閱、總結(jié)等帶來(lái)了比較大的工作量，很多城建檔案都由人力一點(diǎn)一點(diǎn)地收集整理，非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力還不好查找。并且，很多城市的城建檔案服務(wù)水平較低，城建檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，這直接影響了城建檔案管理水平的提高和實(shí)際作用的發(fā)揮。
2 加強(qiáng)城建檔案管理的對(duì)策
2.1 提高對(duì)城建檔案管理工作的重視
在當(dāng)前的城建檔案管理工作中，發(fā)揮決定性作用的不是具體的城建檔案管理工作隊(duì)伍，而是主管的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。只有主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了足夠重視，才能調(diào)動(dòng)檔案管理工作隊(duì)伍的工作積極性，切實(shí)提高城建檔案管理工作水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍的要求和監(jiān)督，建立科學(xué)有效的工作考核機(jī)制，每月定期進(jìn)行抽查和工作考核，評(píng)估檔案管理工作水平。同時(shí)，在工作考核機(jī)制的基礎(chǔ)上，要重點(diǎn)激發(fā)員工的工作熱情，對(duì)工作成績(jī)好的員工及時(shí)給予表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作“渾水摸魚(yú)”的員工要嚴(yán)于懲戒。
2.2 加強(qiáng)城建檔案的信息化建設(shè)
當(dāng)前社會(huì)早已進(jìn)入信息化和網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)，很多事務(wù)通過(guò)信息化的設(shè)備都能呈現(xiàn)出清晰的運(yùn)行態(tài)勢(shì)，并且能有序管理，城建檔案管理工作更是如此。城建檔案管理工作涉及很多文字資料，包括資料收集、整理、分類(lèi)、總結(jié)、服務(wù)等。信息化的城建檔案管理工作能夠有條不紊地完成上述工作，并且保證城建檔案的系統(tǒng)有序，在相關(guān)人員要求查閱資料時(shí)，也能提供便捷的服務(wù)。在這一方面來(lái)講，首先要將當(dāng)前的城建檔案管理隊(duì)伍向信息化、科技化的管理水平上靠攏，通過(guò)日常的技術(shù)培訓(xùn)、管理知識(shí)講座等方式提高城建檔案管理隊(duì)伍的信息化工作水平。同時(shí)，針對(duì)當(dāng)前很多城市的城建檔案管理部門(mén)設(shè)備落后的情況，有關(guān)部門(mén)要為其添置合適的信息化工作設(shè)施，將城建檔案信息化分類(lèi)存檔。
2.3 加強(qiáng)城建檔案的鑒定管理
城建檔案的鑒定管理工作是城建檔案能夠有效存置的關(guān)鍵，只有做好了檔案的鑒定工作才能提高檔案管理的有效性。在實(shí)際工作中，城建檔案的鑒定管理工作直接決定了檔案的存檔或者銷(xiāo)毀。城建檔案往往包含著各方面的復(fù)雜資料，并且來(lái)源較廣，調(diào)查鑒定起來(lái)受到很多方面的制約，因此定要重視城建檔案的鑒定管理工作。首先要在當(dāng)前的城建檔案部門(mén)建立起一整套城建檔案的鑒定管理制度，增加專(zhuān)門(mén)的鑒定工作組，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家來(lái)做工作指導(dǎo)。在日常工作中也要采取定期和日常鑒定結(jié)合的工作方法，以直接的工作方法為核心，切實(shí)加強(qiáng)城建檔案的鑒定。
3 結(jié) 語(yǔ)
在當(dāng)前城市發(fā)展的新形勢(shì)下，加強(qiáng)城建檔案的管理工作已經(jīng)成為全社會(huì)關(guān)心的事情。要積極做好城建檔案管理工作，不斷找出工作中的問(wèn)題并予以解決，總結(jié)工作方法，促進(jìn)城建管理工作水平的提高。
主要參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；財(cái)務(wù)管理；企事業(yè)單位
中圖分類(lèi)號(hào)：F253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本狀況
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在我國(guó)各個(gè)行業(yè)也迅速發(fā)展起來(lái)，各個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門(mén)也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻(xiàn)。但是在實(shí)際情況中，財(cái)務(wù)檔案的管理始終是一個(gè)受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行專(zhuān)人專(zhuān)地的管理和研究之外，大部分社會(huì)機(jī)構(gòu)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)都是不足的。這就導(dǎo)致本單位的財(cái)務(wù)管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時(shí)，對(duì)于本單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄來(lái)說(shuō)是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。
二、財(cái)務(wù)檔案管理方存在各方面的問(wèn)題
1、財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄
財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢(shì)下，對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。
2、財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)
除一些大型企業(yè)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門(mén)管理還是財(cái)務(wù)部門(mén)管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門(mén)存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門(mén)存放的，分類(lèi)不明確，沒(méi)有按會(huì)計(jì)流程編號(hào)，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
3、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范
應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤(pán)拷貝及光盤(pán)，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無(wú)實(shí)據(jù)。
4、檔案室的設(shè)施不完善
有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒(méi)有配備一些專(zhuān)用設(shè)備，國(guó)家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲(chóng)、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5、管理制度不健全
多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)沒(méi)有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無(wú)章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，到期該銷(xiāo)毀的不銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
三、提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施
1、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理組織建設(shè)
1.1單位應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，并把財(cái)務(wù)檔案管理納入單位組織架構(gòu)體系，并配備主要領(lǐng)導(dǎo)主抓并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
1.2根據(jù)單位的實(shí)際情況，配備專(zhuān)（兼）職人員負(fù)責(zé)處理日常的財(cái)務(wù)檔案文件的接收采集、整理分類(lèi)、建檔歸檔工作，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財(cái)務(wù)檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)能力構(gòu)成要與財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，并保持人員隊(duì)伍構(gòu)成的相對(duì)穩(wěn)定。
1.4單位應(yīng)適時(shí)的組織相關(guān)工作人員的財(cái)務(wù)檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動(dòng)，以不斷的更新和提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)和跟上時(shí)展的步伐。
2、強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力
良好的財(cái)務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實(shí)到企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對(duì)財(cái)務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值。要想真正將財(cái)務(wù)檔案管理制度落到實(shí)處，在工作當(dāng)中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對(duì)教育培訓(xùn)的實(shí)施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)管理部門(mén)對(duì)參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到績(jī)效考核當(dāng)中，企業(yè)在績(jī)效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財(cái)務(wù)檔案管理作為績(jī)效考核的重要內(nèi)容，除了對(duì)相關(guān)管理人員的工作作出評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶頭執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理制度，樹(shù)立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。
3、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)形成獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開(kāi)展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價(jià)值。
4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢(xún)、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類(lèi)建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù)，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔資料及時(shí)錄入電腦。
5、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
在當(dāng)今，信息化成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步、促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力之一。以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為基礎(chǔ)平臺(tái)的電子商務(wù)、電子政務(wù)、無(wú)紙化辦公等信息化管理建設(shè)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域迅猛展開(kāi)，并對(duì)人們的工作、學(xué)習(xí)和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠(yuǎn)的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)志之一。我們不要把財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)簡(jiǎn)單地看做是經(jīng)濟(jì)資源的投入與負(fù)擔(dān)，財(cái)務(wù)檔案也是經(jīng)濟(jì)主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來(lái)，可以為單位重大的決策提供有價(jià)值參考和依據(jù)，具有很大的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。
6、財(cái)務(wù)檔案管理由專(zhuān)人負(fù)責(zé)
對(duì)于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員專(zhuān)或兼職財(cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會(huì)計(jì)工作流程序時(shí)地將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，不易造成編號(hào)混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，參加上一些檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。
7、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)
不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專(zhuān)門(mén)的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專(zhuān)用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備，原則上應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專(zhuān)人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
結(jié)束語(yǔ)
財(cái)務(wù)管理工作中充分加強(qiáng)檔案管理工作的力度，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理水平是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開(kāi)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整對(duì)企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，能有效提升財(cái)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：管理體系 管理手段 創(chuàng)新服務(wù)
房產(chǎn)檔案是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理的重要依據(jù)，是整個(gè)房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作發(fā)揮了重要的作用，為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、抵押繼承、產(chǎn)權(quán)演變、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各方面工作，提供了科學(xué)、便捷、法律的服務(wù)。但是，也存在著檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代管理手段滯后等亟待解決的問(wèn)題，影響著房產(chǎn)檔案管理服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)揮。因此，必須認(rèn)真研究和破解這些難題，提升房產(chǎn)檔案管理的水平。
一、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案調(diào)閱速度
由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案更新速度較快，因此，在房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制、保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步異動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。通過(guò)加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，可以有效地提高房產(chǎn)檔案工作效率，一方面檔案人員通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸、有效反饋、提供利用、資源共享。在提高房產(chǎn)檔案利用率的同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的網(wǎng)上收集以及房產(chǎn)信息的動(dòng)態(tài)管理，從而有效地保證了房產(chǎn)檔案的歸檔率與完整率；另一方面，房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以極大地提高房產(chǎn)檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。
二、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)
房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理部門(mén)在房產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、表冊(cè)、卡片以及聲像、電子文件等材料，是從事房產(chǎn)管理活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，是房產(chǎn)所有權(quán)、使用權(quán)的憑證。但是，在現(xiàn)實(shí)管理中，尤其是在基層單位，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，檔案意識(shí)薄弱。這是目前影響房產(chǎn)檔案管理進(jìn)一步提升管理水平的最大問(wèn)題。一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)房產(chǎn)檔案管理的重要性、內(nèi)涵、機(jī)制等認(rèn)識(shí)不足，未能從人力、物力、財(cái)力上給予足夠的投入，致使許多檔案資料只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的科學(xué)方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
因此，為使房產(chǎn)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，必須強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一是要充分認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案管理的重要性。房產(chǎn)檔案工作是一項(xiàng)意義重大、平凡樸實(shí)、艱苦清貧、復(fù)雜細(xì)致、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。檔案管理及工作人員要始終保持良好的心態(tài)，牢固樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想和良好的工作態(tài)度，發(fā)揚(yáng)不辭辛苦、腳踏實(shí)地、精益求精的敬業(yè)精神，滿(mǎn)腔熱情地為社會(huì)服務(wù)；二是要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。要按照“上下聯(lián)動(dòng)、整體推進(jìn)”的總體部署，建立專(zhuān)門(mén)檔案館，配備專(zhuān)職檔案管理員，對(duì)各部門(mén)、各科室提出明確的要求，各業(yè)務(wù)科室有分管檔案工作負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作，形成人人重視、齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；三是要制定一系列房產(chǎn)檔案管理制度和措施。要將檔案管理工作納入房管局工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，納入年終目標(biāo)考核。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際制定房產(chǎn)檔案管理實(shí)施細(xì)則和管理考核辦法，不定期組織考核，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度。檔案館每年初要制定專(zhuān)門(mén)的檔案工作計(jì)劃，年末進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的檔案工作總結(jié)，及時(shí)向上級(jí)檔案部門(mén)報(bào)告，保證檔案的完整歸檔、安全管理和有效利用，促進(jìn)檔案管理水平的提高。
三、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升全員綜合素質(zhì)
要樹(shù)立學(xué)習(xí)型組織理念，增強(qiáng)危機(jī)感。房產(chǎn)檔案工作者不能滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理的法律法規(guī)，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論水平、相關(guān)科學(xué)文化水平和檔案管理水平，更好地適應(yīng)工作的需要。要掌握豐富的房產(chǎn)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，減少工作的隨意性和盲目性。房產(chǎn)檔案工作專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員必須具備扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握檔案學(xué)的基本原理和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)、檔案管理的各種實(shí)際操作方法，用豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)去指導(dǎo)和推動(dòng)工作，解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而減少工作的隨意性和盲目性要掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)的知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化運(yùn)作的能力。現(xiàn)代檔案管理人員要熟練掌握檔案管理自動(dòng)化辦公設(shè)備與檔案管理軟件的操作，充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化為相關(guān)部門(mén)提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。檔案主管部門(mén)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使檔案工作人員及時(shí)掌握有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范，并運(yùn)用到自己的工作中去。要加強(qiáng)檔案管理。
四、房地產(chǎn)檔案應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式
隨著房產(chǎn)交易的日趨頻繁，檔案利用人次的不斷增多，陳舊的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)在房產(chǎn)檔案管理的要求，房產(chǎn)檔案館要想獲得更快發(fā)展，就必須樹(shù)立超前的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)百姓，讓檔案貼近百姓。因此，使用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理勢(shì)在必行，市房管局投入資金，從2003年6月開(kāi)始，利用近二年半的時(shí)間將館藏的權(quán)屬檔案全部采用電子掃描錄入的方式轉(zhuǎn)化為產(chǎn)權(quán)電子檔案信息，把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍交易合為一體，使產(chǎn)權(quán)登記發(fā)證、產(chǎn)權(quán)交易、房產(chǎn)抵押、驗(yàn)證等工作逐漸由手工作業(yè)過(guò)渡到了網(wǎng)絡(luò)微機(jī)作業(yè)，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案的全文數(shù)字化。經(jīng)過(guò)幾年的努力，房產(chǎn)檔案所建立了房產(chǎn)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，面向社會(huì)各界人士，迅速準(zhǔn)確的提供房產(chǎn)權(quán)屬人、房屋結(jié)構(gòu)、面積、抵押、產(chǎn)權(quán)處理等檔案信息查詢(xún)服務(wù)，平均每年對(duì)外接待檔案利用者逾2千人次，提供檔案及檔案信息利用逾4千卷次。為構(gòu)建和諧社會(huì)、創(chuàng)造社會(huì)效益，促進(jìn)房產(chǎn)市場(chǎng)理性發(fā)展，作出了很大貢獻(xiàn)。
五、建立嚴(yán)格的登記質(zhì)量管理體系
關(guān)鍵詞：石化企業(yè)；檔案管理；人員設(shè)置
在石化企業(yè)中，檔案管理工作的完善程度直接關(guān)乎著整個(gè)企業(yè)的發(fā)展，對(duì)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)均起著重要的作用。為此，要切強(qiáng)化其企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作，提升檔案管理水平。通過(guò)對(duì)石化企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際案例來(lái)進(jìn)行分析，積極找出企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性的進(jìn)行解決，將企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作朝向規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的方向發(fā)展，進(jìn)而為石化企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提高良好的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行。
1 現(xiàn)階段我國(guó)石化企業(yè)的檔案管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段我國(guó)石化企業(yè)的平均檔案管理水平較弱，其影響因素是內(nèi)外因的結(jié)合導(dǎo)致的。因此，要深入剖析其問(wèn)題產(chǎn)生的具體原因，做出如下整合：
1.1 檔案信息收集與整理缺乏規(guī)范性，工作人員責(zé)任缺失
現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展逐漸趨于各項(xiàng)工作的協(xié)同性，而我國(guó)大多數(shù)的石化企業(yè)管理人員缺乏現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營(yíng)意識(shí)，認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作只是日常事務(wù)性工作，并非企業(yè)的管理主要事務(wù)。此外，從事檔案管理工作的人員認(rèn)為，檔案信息資料只是對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行抄抄寫(xiě)寫(xiě)，認(rèn)為資料不泄密、不丟失就算完成工作。缺乏檔案管理人員應(yīng)具備的正確認(rèn)知和綜合素質(zhì)能力[1]。
1.2 檔案管理部門(mén)的管理能力較弱
我國(guó)大部分的石化企業(yè)中，檔案管理部門(mén)的人員設(shè)置不規(guī)范，總?cè)藬?shù)設(shè)置較少，且專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力參差不齊，嚴(yán)重影響了檔案資料信息的準(zhǔn)確性和完整性。領(lǐng)導(dǎo)層的人往往只有一個(gè)，在工作中不僅要應(yīng)付行政工作，還要管理黨務(wù)工作。這就使得其工作重心發(fā)生分散，很難將重點(diǎn)管理工作放在檔案管理上，使得檔案管理部門(mén)的監(jiān)管出現(xiàn)確實(shí)。此外，在二級(jí)分室中，甚至有部分的人員屬于兼職，這部分人缺乏嚴(yán)周密的檔案管理工作培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，進(jìn)行影響了整體工作的質(zhì)量。
1.3 檔案管理環(huán)境與設(shè)施不理想
由于很多石化企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視，因此，在檔案管理科室的分配中往往采用條件較為簡(jiǎn)陋的科室。很多的檔案室不僅缺乏相應(yīng)的檔案管理配備，而且潮濕、狹小。使得工作起來(lái)十分不便，不僅將檔案管理工作效率較低，還會(huì)容易因存儲(chǔ)不當(dāng)引起部分檔案信息資料的損壞。檔案管理科室的硬件設(shè)備，如打印機(jī)等。往往會(huì)因?yàn)槌睗竦沫h(huán)境發(fā)生故障，進(jìn)而影響正常工作。
2 提升石化企業(yè)的檔案管理水平的有效路徑
2.1 提高管理人員的現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展意識(shí)
若要提升石化企業(yè)的檔案管理水平，就要加強(qiáng)管理層人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知程度。強(qiáng)化現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展意識(shí)，較強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的工作融合。唯有如此，才能從根本上杜絕石化企業(yè)檔案管理問(wèn)題的產(chǎn)生。石化企業(yè)的檔案管理工作，不僅關(guān)乎著其自身的良好發(fā)展，其信息的準(zhǔn)確性和完整性更是國(guó)家檔案數(shù)據(jù)收集歸檔的保障，因此，作為檔案管理部門(mén)的人員，同樣要樹(shù)立其良好的企業(yè)發(fā)展意識(shí)，積極完善對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，充分發(fā)揮檔案管理人員應(yīng)具備的素養(yǎng)，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)石化企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)轉(zhuǎn)。
2.2 強(qiáng)化檔案管理部門(mén)人員對(duì)信息的收集與整理
檔案管理工作重在對(duì)企業(yè)信息的收集，石化企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略要嚴(yán)格按照檔案管理部門(mén)所提供的信息進(jìn)行制定。檔案管理人員要充分發(fā)揮信息與資料收集的主動(dòng)性，縮短對(duì)各個(gè)部門(mén)和單位的信息歸檔周期，做好與各個(gè)存檔單位的溝通，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行收集與整理[2]。對(duì)已收集的信息與材料要進(jìn)行細(xì)化審核，對(duì)沒(méi)有蓋章的文檔要進(jìn)行補(bǔ)加。嚴(yán)格按照各項(xiàng)程序進(jìn)行，避免信息疏漏。在進(jìn)行檔案清單移交時(shí)，一定要核實(shí)雙方的簽字，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
2.3 選擇條件完善的科室作為辦公處，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)
石化企業(yè)對(duì)檔案管理資料與信息的使用率較高，為此，一定要完善檔案管理部門(mén)的科室環(huán)境，確?？剖业臐駸岢潭确细鱾€(gè)設(shè)備的保存。在對(duì)檔案管理部門(mén)科室選擇時(shí)，盡可能選擇方正布局的科室，便于工作人員對(duì)文檔的整理，提高工作效率。此外，工作人員自身亦要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的維護(hù)，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間不用的設(shè)備要做好防潮防震工作，將電子化設(shè)備用墊有泡沫板的紙箱進(jìn)行封存。石化企業(yè)對(duì)檔案信息收集核心在于利用，因此，要不斷豐富石化企業(yè)檔案儲(chǔ)存量，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案信息整理創(chuàng)新工作[3]。
2.4 加強(qiáng)檔案管理制度的落實(shí)
鑒于石化企業(yè)檔案管理工作缺乏規(guī)范化，要強(qiáng)化石化企業(yè)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的落實(shí)。使檔案管理工作有章可循，不斷規(guī)范工作形式和內(nèi)容。目前我國(guó)在檔案管理領(lǐng)域形成的較為規(guī)范化的法規(guī)和制度有《歸檔文件整理規(guī)則》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）[4]。值得注意的是，各項(xiàng)法規(guī)和條例要與石化企業(yè)自身的情況相結(jié)合，形成有針對(duì)性的規(guī)章制度。讓制度的貫徹情況得到落實(shí)，例如項(xiàng)目立項(xiàng)、施工過(guò)程和現(xiàn)狀等，嚴(yán)格生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的相關(guān)工作。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)現(xiàn)科學(xué)化發(fā)展的重要保證，尤其在石化企業(yè)中，其發(fā)展戰(zhàn)略的制定和生產(chǎn)模式，均要嚴(yán)格參照檔案信息進(jìn)行。當(dāng)下我國(guó)石化企業(yè)在企業(yè)管理方面存在問(wèn)題較為突出，為此，必須及時(shí)作出調(diào)整，盡快的提升石化企業(yè)的檔案管理水平，讓石化企業(yè)檔案管理工作的重要作用得到充分發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]知識(shí)管理；提升；檔案管理
隨著經(jīng)濟(jì)全球一體化進(jìn)程的加快和信息化浪潮的席卷，21世紀(jì)知識(shí)將超越人力和資金成為社會(huì)發(fā)展最重要的資源。如何利用所擁有的知識(shí)，以更快的速度獲取新知識(shí)就成為擺在我們面前的新課題，在這種情況下知識(shí)管理應(yīng)運(yùn)而生。
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)已成為全球的發(fā)展戰(zhàn)略。知識(shí)作為科研單位中一種新的資源這種觀念已逐漸為人們所認(rèn)識(shí)和接受，為了有效地利用好這一資源，知識(shí)管理必將成為檔案管理最為關(guān)注的話(huà)題。
一、知識(shí)管理與檔案管理概述
（一）知識(shí)管理的內(nèi)涵
知識(shí)管理就是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)。它是組織采取的有意識(shí)的戰(zhàn)略，它能夠保證在最需要的時(shí)間把知識(shí)傳遞給最需要的人。利用知識(shí)管理人們可以共享信息，可以通過(guò)不同的方式把這些知識(shí)應(yīng)用在業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中，最終提高工作效率和業(yè)績(jī)。
知識(shí)管理的原則主要有以下三點(diǎn)：
積累。即通過(guò)知識(shí)管理的體系、方法、工具能夠把科研單位里面運(yùn)作的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，這些知識(shí)包含信息、程序、經(jīng)驗(yàn)、技巧等等很多方面。把這些知識(shí)有效的積累下來(lái)，不會(huì)漏掉，不會(huì)隨著時(shí)間的推移，隨著時(shí)間的流逝而丟失。這是知識(shí)管理很關(guān)鍵的第一個(gè)點(diǎn)，就是能夠幫助科研單位積累好這些知識(shí)。
應(yīng)用。通過(guò)應(yīng)用能夠促進(jìn)積累的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在單位里面得到快速的，非常充分的共享和應(yīng)用，讓后繼者在工作的時(shí)候能夠用到這些知識(shí)，使得這些知識(shí)在單位里面真正的為業(yè)務(wù)工作服務(wù)，為單位創(chuàng)造實(shí)實(shí)在在的價(jià)值。通過(guò)知識(shí)管理這一良好的體系化的方法，幫助單位將積累和共享應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)建立起來(lái)，最終讓知識(shí)管理這個(gè)工具在科研單位里面真正產(chǎn)生作用，產(chǎn)生價(jià)值，而且隨著知識(shí)管理這一體系，逐步逐步的隨著應(yīng)用的推廣，提升科研單位的競(jìng)爭(zhēng)效率和科研單位的競(jìng)爭(zhēng)力。
交流。知識(shí)的收集不是為了存儲(chǔ)，而是為了應(yīng)用，要把死知識(shí)變成活知識(shí)，要讓知識(shí)在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)循環(huán)應(yīng)用，就像血液在血管內(nèi)流動(dòng)一樣，不斷地吸收新知識(shí)，同時(shí)剔除老化的，陳舊的知識(shí)。
（二）檔案管理的含義
檔案管理亦稱(chēng)檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。主要從事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用?？蒲袡n案是科技工作者在科研活動(dòng)中所形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱(chēng)，是科技人員辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。是科技檔案的重要組成部分，是重要的科研、生產(chǎn)信息資源。充分開(kāi)發(fā)利用科研檔案信息資源，為利用者提供完善、健全的檔案信息資源，使之更好地為科研工作服務(wù)，是當(dāng)前做好科研檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，也是科研檔案管理者的重要職責(zé)。
（三）科研檔案管理工作的重要性
科研檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，是科研管理工作的重要組成部分。因此，科研檔案管理在科研工作中的重要性不可忽視，它對(duì)于促進(jìn)科研實(shí)力的發(fā)展具有重要作用。
1、憑證作用
科研檔案是在科研工作中自然形成的最初、最真實(shí)的原始憑證，這種形成的自然性，決定了科研檔案記錄科研過(guò)程的客觀性，是令人信服的重要科研證據(jù)。正是因?yàn)檫@些原始的真跡，顯示了科研檔案材料的權(quán)威性、珍貴性，是記錄科研活動(dòng)的真憑實(shí)據(jù)，是推動(dòng)一切科研項(xiàng)目深入推進(jìn)的基石。
2、參考作用
科研檔案材料是前輩科研足跡和科研成果的重要載體，也是后繼科研人員繼續(xù)學(xué)習(xí)和深入研究的重要基礎(chǔ)。因此，科研檔案材料具有重要的參考價(jià)值。它可以使后繼科研人員在前人工作的基礎(chǔ)上有更高的起點(diǎn)，不必重新開(kāi)始，節(jié)省了人力、物力和時(shí)間。也可以為后人的工作提供參考，避免多走彎路和不必要的重復(fù)勞動(dòng)。
3、考核評(píng)估的重要依據(jù)
科研檔案真實(shí)反映著科研單位的科研實(shí)力，記載著科研單位發(fā)展史上的優(yōu)秀研究理念和大量研究成果，是對(duì)科研單位進(jìn)行考察評(píng)判的重要依據(jù)。科學(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅是保障科研工作又好又快發(fā)展的重要基礎(chǔ)和前提條件，更是衡量一個(gè)單位科研實(shí)力和管理水平的重要尺度。
二、當(dāng)前科研單位檔案管理存在的問(wèn)題
（一）制度不規(guī)范，執(zhí)行不嚴(yán)格
長(zhǎng)期以來(lái)我們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是文件資料保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用。沒(méi)有把檔案管理工作放在重要的位置，沒(méi)有建立規(guī)范的檔案管理制度，或者雖然有制度也只是個(gè)擺設(shè)，并沒(méi)有遵照?qǐng)?zhí)行。這樣的制度就沒(méi)有約束力。
（二）思想不重視，收集不完整
檔案室在很多單位都是一個(gè)可有可無(wú)的部門(mén)、檔案人員都是由其他部門(mén)人員兼職，檔案工作沒(méi)有放在第一位，很多工作都沒(méi)有檔案人員的參與（例如工程招投標(biāo)、設(shè)備采購(gòu)），致使檔案人員對(duì)單位工作不了解，錯(cuò)失很多收集檔案資料的機(jī)會(huì)。在科研單位，科研檔案是最重要的，但是一些科技人員歸檔意識(shí)淡薄，歸檔率低。對(duì)科研檔案材料的收集、歸檔重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)歸檔要求、范圍不是很清楚，或者出于感情上的不舍和使用上的方便，將大多數(shù)的科研資料滯留在自己手上。同時(shí)，由于科研檔案具有資料形成量大、缺損資料不可彌補(bǔ)性等特點(diǎn)，收集工作難度大。部分科技人員搞科研活動(dòng)寫(xiě)文章目的就是為了評(píng)職稱(chēng)，認(rèn)為職稱(chēng)上了材料也就沒(méi)有保留的意義，對(duì)科研成果轉(zhuǎn)化的實(shí)際意義沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，不主動(dòng)配合檔案管理人員工作，致使歸檔工作難以開(kāi)展?？蒲袡n案形成周期長(zhǎng)、連續(xù)性、完整性較差，造成了檔案資料收集不及時(shí)、檔案材料存檔不規(guī)范，出現(xiàn)了部分珍貴檔案資料丟失現(xiàn)象，給科研單位課題項(xiàng)目繼承式發(fā)展和后續(xù)科研項(xiàng)目的借鑒參考造成了損失。
（三）人員素質(zhì)不高，結(jié)構(gòu)不合理
長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案工作不重視，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單、不需要多大技術(shù)含量的活兒，再加上檔案管理本身是一項(xiàng)枯燥、沉悶的工作，又不容易出成果，所以很多人都不愿意從事這項(xiàng)工作。檔案工作淪為了臨退休人員和工勤閑雜人員的寄身處，最終造成檔案管理人員整體素質(zhì)不高，配備的結(jié)構(gòu)不合理。
（四）信息化程度不高
在很多單位領(lǐng)導(dǎo)心中，檔案管理工作只是一份保管員的工作，又沒(méi)有從檔案工作中得到多少直接收益，因此認(rèn)為檔案工作不需要多大技術(shù)含量，不需要配備現(xiàn)代化的裝備，只要能簡(jiǎn)單的提供利用就行了。具體表現(xiàn)在單位對(duì)檔案管理的信息化、數(shù)字化投入不足，單位檔案管理尚未實(shí)行信息化，檔案材料的保存形式、檔案類(lèi)目的錄入、保存、查閱等還停留在紙質(zhì)化管理階段；其次，對(duì)檔案管理必備的設(shè)施配置不夠，現(xiàn)有紙質(zhì)檔案存放環(huán)境較為落后。我們單位去年參加了省2A級(jí)品審，其中有一項(xiàng)就是對(duì)所有的文件進(jìn)行全文數(shù)字化掃描，我們單位因未實(shí)行被扣了2分，但據(jù)檔案館評(píng)審人員介紹有90%的單位都存在檔案數(shù)字化程度不高的問(wèn)題。
三、利用知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)科研單位檔案管理的創(chuàng)新
隨著現(xiàn)代辦公手段的提升和對(duì)檔案知識(shí)運(yùn)用水平的要求越來(lái)越高，長(zhǎng)期以來(lái)，我們?cè)跈n案管理工作中的落后現(xiàn)狀已經(jīng)越來(lái)越難以滿(mǎn)足現(xiàn)代日常辦公及科研的需要，利用知識(shí)管理這一先進(jìn)的運(yùn)作體系，開(kāi)展檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐已經(jīng)日漸緊迫。
（一）利用知識(shí)管理提高人員的素質(zhì)
1.提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員是檔案管理活動(dòng)的主體，要提高檔案管理水平，首先要提高檔案從業(yè)人員自身的素質(zhì)。一是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和積累。把理論與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，擴(kuò)大知識(shí)面，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；二是注重檔案部門(mén)組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，多參加學(xué)習(xí)，多了解檔案工作方面的新動(dòng)向，用新的方法來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。三是要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)習(xí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為我們工作、生活不可缺少的實(shí)用技術(shù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可極大地提高檔案管理和檔案信息開(kāi)發(fā)利用的工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.提高科研人員的檔案意識(shí)
科研人員是檔案資料形成的主體，要通過(guò)宣傳學(xué)習(xí)提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，要變被動(dòng)的收資料為主動(dòng)的交資料，要把科研資料當(dāng)成單位的公共資產(chǎn)而不是個(gè)人的私產(chǎn)。
（二）利用知識(shí)管理創(chuàng)新科研單位檔案管理工作
1、完善檔案信息管理職能
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理理念越來(lái)越暴露出不足之處，檔案資源利用低，工作人員積極性差、信息資源很少得到開(kāi)發(fā)，長(zhǎng)此以往，檔案工作將愈來(lái)愈沒(méi)落，終將被淘汰。要提高檔案利用怒，關(guān)鍵在于檔案信息資源開(kāi)發(fā)。傳統(tǒng)的檔案管理模式重保管輕利用，是倉(cāng)儲(chǔ)式的管理，而在信息社會(huì)，就要將檔案看成是活的、動(dòng)態(tài)的知識(shí)而不是放在檔案室的文物，要從對(duì)檔案實(shí)體的管理變?yōu)閷?duì)內(nèi)在知識(shí)的管理。要用智能化的手段來(lái)管理檔案，用知識(shí)管理網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)檔案人員也從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢(xún)者。
2、優(yōu)化檔案管理程序
傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)文件為載體，管理過(guò)程中充斥著大量繁瑣、重復(fù)的勞動(dòng)，占用了大量的人力、物力。在信息時(shí)代，電子文件和無(wú)紙化辦公越來(lái)越成為主流，大有取代傳統(tǒng)辦公模式的趨勢(shì)。電子文件無(wú)論從來(lái)源、載體形式還是歸檔辦法都與紙質(zhì)文件大不相同。因此必須針對(duì)電子文件的特點(diǎn)重新設(shè)計(jì)檔案管理程序。電子文件相對(duì)紙質(zhì)文件具有存儲(chǔ)容量大、占用空間小、整理程序相對(duì)簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。因此保管電子文件應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過(guò)去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化，在工作程序上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這種新的工作程序有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高整個(gè)文檔工作的工作效率。
3、豐富和拓展檔案管理技術(shù)
傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案的收集、整理、歸檔、保存等一系列方法和技術(shù)的總稱(chēng)。隨著信息化程度的提高，單位的辦公方式逐漸走向自動(dòng)化、智能化，出現(xiàn)了大量的電子化、數(shù)字化文件，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案工作的需要。必須針對(duì)電子文件的特點(diǎn)采用新的技術(shù)與方法來(lái)管理電子檔案。在信息化的社會(huì)中，檔案的信息功能越來(lái)越受重視，開(kāi)發(fā)利用檔案信息也成為一項(xiàng)重要的檔案管理技術(shù)。利用知識(shí)管理的模式，優(yōu)化信息化條件下的檔案管理將進(jìn)一步豐富和拓展檔案管理的技術(shù)和手段，促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能的全面提升，提高整個(gè)檔案管理工作的水平。
4、提升對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)
信息化時(shí)代條件下，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)已經(jīng)上升到一個(gè)相當(dāng)?shù)母叨?，運(yùn)用知識(shí)管理對(duì)文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、保存的全過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，在做到規(guī)范單位檔案管理工作的同時(shí)，也為單位各項(xiàng)成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了第一手的原始資料，為提升單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)水平夯實(shí)了基礎(chǔ)。
