發布時間：2023-07-25 16:50:15
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的高校畢業生檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一是高校畢業生數量多且連年持續增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學校不斷擴大招生規模，高校畢業生數量也隨之逐年增加。據統計，2001年全國高校畢業生114萬人，2016年高校畢業生高達765萬人。高校畢業生總量多且數量的快速增長，使得高等學校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應付。
二是高校畢業生檔案管理相關工作時間上相對集中。由于高校畢業生工作的特殊性，高校畢業生檔案管理所涉及到的學校檔案整理、轉出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。
三是高校畢業生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標注信息的方式進行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學校在畢業生檔案轉出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數據的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數地方檔案管理部門都已支持網頁查詢畢業生檔案去向，但查詢方式較為單一，當前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。
二、利用信息化做好高校畢業生檔案管理的幾點建議
（一）高等學校要提高檔案管理信息化水平
高等學校要改善檔案管理人員隊伍結構，在不斷提高現有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業技術人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發檔案管理軟件，本著有利于簡化和規范畢業生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標注畢業生檔案信息，逐漸改變畢業生檔案信息標注方式。高等學校要暢通畢業生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業生實時掌握其檔案流向。
（二）地方要促進檔案信息化建設提高服務水平
隨著計算機技術、網絡技術以及各類信息化設備越來越多的應用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務高校畢業生就業創業的窗口部門，為服務對象提供檔案管理相關服務的質量和效率，直接關系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關服務的質量和效率尤為重要，以信息化技術為核心的檔案管理智能化系統工程建設應為“必修課程”，從基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等方面入手，構建完善的檔案管理信息化系統工程，實現硬件、軟件以及人員的全面信息化。
（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設工作的開展
高校畢業生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規定的學分或者學時的學生的個人檔案，檔案應包括的內容：學籍材料、社會活動表現情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業材料等。
畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。以創新的思路認真做好畢業生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和效益，是十分重要而又具有現實意義的。
二、高職畢業生人事檔案管理的現狀及問題
高校畢業生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業生檔案管理仍存在很多問題，呈現出服務被動化、管理不規范、管理模式陳舊等管理現狀。
服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節現象，內容單調、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執行過程中存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關部門的，這些材料數量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經過專門的培訓，經驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規范。從學生檔案中發現，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統一，影響檔案的利用質量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統的檔案管理方式，即以單一的紙質檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統集中性和檔案材料服務就業的實用權威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。
三、實行畢業生檔案規范化管理的對策思考
加強畢業生檔案宣傳與教育，提高畢業生檔案意識。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據近期我校開展的一項抽樣調查發現，只有極少數的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內容時要規范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業時，高校應把該項工作納入畢業生教育工作之中，讓畢業生知道畢業生檔案的形成規律與作用，畢業生檔案運轉的一些過程等，讓畢業生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務觀念，樹立創新意識。
真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理，杜絕畢業生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動與畢業生檔案來源地多聯系與協調，及時收集、整理學生檔案。力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業生檔案的管理情況統計，熟悉所藏的畢業生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。
加強高素質和復合型檔案管理人才的培養
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業素質不強，因此，首先要轉變管理人員的管理理念，提高畢業生檔案服務于就業的意識，將檔案管理納入學校整體的規劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術；再次，要提高管理人員的職業道德水平，增強工作責任感和積極性。
有步驟、分重點推進畢業生檔案信息化管理
在信息化時代，對畢業生檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此畢業生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業生檔案數據管理系統。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統的升級更新，建立一套完整的數據管理系統。
（2）加強檔案信息基礎建設工作。在畢業生檔案信息化管理中，數據庫尤為重要，它以檔案為原始依據，是檔案信息化管理的核心。學生入校時，應著手建立學生檔案數據庫，并以網上招生錄取時學生的電子檔案為基礎，入學后學生學籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學生在校期間的德、智、體、美等動態地記錄每個大學生的成長歷程。
關鍵詞：公共就業服務機構；高校畢業生；人事檔案；管理
高校畢業生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現象，表現在高校畢業生自身對檔案不重視，政府公共就業和人才服務機構對檔案管理和提供相關涉檔服務不到位，給高校畢業生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業單位結構調配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業創業新常態下，無論從開展高校畢業生就業服務角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應是公共就業服務機構的重要內容和工作職責。
1 人事檔案對高校畢業生的社會生活仍然起到不可或缺的作用
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，是記載人生軌跡的重要依據。高校畢業生檔案是高校畢業生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。當前，在人們日常生活中，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續等，都起到最原始的依據作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業生立足社會、謀求發展的基礎。
自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業、自主創業，市場調節就業，政府促進就業”的積極就業政策。高校畢業生就業也由國家統包統分，相應調整為推薦就業、自謀職業和市場就業的就業政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業創業、敢于自謀職業、敢于自主創業的高校畢業生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業生人事檔案管理工作，是落實積極就業政策，做好公共就業服務工作、踐行“政府促進就業”的重要手段，必須抓緊抓實。
2 當前高校畢業生人事檔案管理中存在的問題
當前，高校畢業生人事檔案管理工作存在問題如下：。
一是個別地方對高校畢業生人事檔案管理工作不重視。
主要表現為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規范、不完善，或者有制度不堅持、不執行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。
二是部分民營企業對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。
檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。
三是部分高校畢業生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。
某學院04年畢業生張先生大專畢業以后，決心自主創業。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創業之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業工作，企業要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業后未及時辦理檔案轉接手續，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態的高校畢業生大有人在。以某市近年接檔、轉檔和發檔為例，該市每年共接納各類畢業生檔案1.8萬份，實際每年發檔、轉檔約1萬份，現存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業生對自己人事檔案的淡漠心態。
以上情況的存在，導致了高校畢業生人事檔案管理工作產生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據不完全統計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯系。二是“人質檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續而扣留人事檔案。2015年5月，某企業醫院因13名高校畢業生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業生聯名狀告公共就業和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質檔案”。三是“檔案克隆”引發人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰”的焦點，引發人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。
3 公共就業服務對人事檔案加強管理的措施建議
1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統一的高校畢業生人事檔案管理制度、轉遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規范政府應提供的涉檔服務機構、服務內容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。
2、加強檔案管理機構建設。在新一輪的事業單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構建設，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構，按照可按每管理萬冊檔案數額，科學確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設投入，確保正常業務開展所需經費需要。
【關鍵詞】高校畢業生 人事檔案 問題 對策
高校畢業生人事檔案是高校學生從入學到畢業整個培養過程在德智體等方面發展狀況的真實記錄和反映。強化對高校畢業生的人事檔案管理，對深化教學改革，提高教育質量和管理水平，開拓人才信息資源，拓寬畢業生就業、擇業提供重要憑證，有著十分重要的意義。
高校畢業生檔案內容包括:中學信息、學生登記表、軍訓登記表、高考報名表、在校成績表、高校畢業生登記表、黨(團)材料、大學期間在校表現、體檢表、報到證等。
1 高校畢業生人事檔案現狀分析及其消極影響
據調查，對檔案無所謂的大部分是自謀職業者，跳槽頻繁的他們認為，商業社會中，用人單位不會太重視你的檔案，考察檔案不如考察現實的人，只要有完成某項工作的能力，用人單位是不會管你檔案到底怎么樣的。
據廣州市人才中心負責人介紹，人事檔案之所以由昔日的“香餑餑”，變化成為今天眾多畢業生眼中的“雞肋”，主要是在計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中，人事檔案的作用在淡化。在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具。現在，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱。
檔案作用的弱化，一方面促進了人才流動，同時，也導致了個人在流動或工作轉換中，由于檔案轉遞手續繁雜而不再理會個人人事檔案。按照規定，代管檔案是收費的有償服務。不理會人事檔案者有一個重要的心理就是，在人才市場存放要產生費用。
有關專家介紹，如果一個人遺棄自己的個人檔案，會產生許多消極的影響。第一，影響個人利益。有了檔案，就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另求新職者，在辦理社會保險、領取失業金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。第二，影響畢業生轉正定級和工齡計算。許多大學畢業生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的手續，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。第三，耽誤職稱評定和工作調轉。有的畢業生自大學畢業后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續不全而受到影響;有人雖在畢業后把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業手續，等到幾年后調動工作時，才發現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在轉正定級后才能正式調動。第四，導致留學人員保險斷檔。現在自費、出國留學人數與日俱增，但當許多學子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時，卻發現由于人事檔案存放不當，自己無意間做了幾年“無業人員”，為今后的工作帶來很多不便。第五，導致干部身份丟失。全日制普通高校畢業生，在工作滿一年即見習期滿一年時，通過辦理轉正定級手續之后，可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業生由于種種原因將檔案存進街道，導致干部身份丟失，影響自己的職業生涯。
2 高校畢業生人事檔案管理中存在的問題
(1)畢業生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。
(2)檔案管理不規范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。
(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守，缺乏創新意識，在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。作為當代檔案職業管理人員，不僅應具備傳統技能，還要具有信息技能。特別要加強計算機應用能力的學習，為檔案現代化管理提供準確快捷服務。
3 高校畢業生人事檔案管理的對策
為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大的畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:
(1)規范高校學生人事檔案管理制度，提高大學生人事檔案管理和服務質量，強化對畢業生的檔案觀念教育。高校必須對學生人事檔案的價值重新定位，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位，暫未就業的要及時向相關人才服務機構送達，杜絕隨意擱置。各高校要加強對畢業生的檔案意識教育，樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
(2)創新管理模式，實現現代化的檔案管理。首先，要增強創新意識。在立卷制度上更新，在工作手段上改進。其次，要應用現代技術。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前，計算機已應用于人事檔案管理工作當中，信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。
(3)采取措施實現高校畢業生人事檔案的動態管理。高校畢業生人事檔案動態管理，是指在檔案管理的生命周期內，注重管理活動的前后銜接和相互影響，體現全程與全方位的管理思想，強調管理過程的延續性和科學性，結合管理活動的各個環節，輔助現有信息技術，不斷進行檔案信息的挖掘與更新，從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態，產生最佳的效果。高校畢業生人事檔案動態管理是系統論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現有的信息技術，結合傳統的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活的運用動態管理模式，以期達到目標與過程的統一。
(4)加大人事工作力度，徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事的力度，使人事成為畢業生就業的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大，在繼續做好“個人”的基礎上，積極向各高校聯系，宣傳人事政策，并制定對畢業生實行人事的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善，對畢業生的干部身份、轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位，徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。
參考文獻
[1] 馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社.2003.
1系統架構與技術分析
1.1系統架構
系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。
1.2技術分析
本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用B/S體系結構。
在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,B/S結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。
2系統需求分析
針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。
3系統功能設計
由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。
系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。
(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。
(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數據庫設計及系統實現
4.1數據庫設計
根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。
由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。
4.2系統實現
本系統基于平臺開發,用2005作為開發環境,界面設計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務器,數據存儲采用Access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
關鍵詞：高職院校；畢業生；檔案管理
一 高職院校畢業生檔案轉遞和查詢現狀
1.高職院校檔案管理人員對畢業生檔案轉遞和查詢工作缺泛重視。首先，在高職院校管理的模式下，教師和管理人員都把學生的教學、管理、教育工作作為一項主要任務來抓，而對于學生檔案管理工作卻十分不重視，特別是對學生檔案的最后一個環節，即畢業生檔案轉遞和查詢工作的觀念就更為淡薄；其次，高職院校學生檔案管理人員的重視程度不夠，責任心不強，認為畢業生檔案管理工作是一項輔工作，工作質量好壞對學生整體教學質量高低不會產生很大的影響，學生在畢業以后，只需要把他們的檔案轉遞出去。
2.高職院校學生檔案管理人員素質參差不齊及崗位變動較快。在高職院校學生檔案管理工作中，普遍認為學生檔案管理工作只是一項服務性工作，檔案管理人員雖然作為學校教學服務中的重要組成部分，但是其隊伍建設卻一直沒有得到應有的重視。大多數高職院校中都沒有配備專門檔案管理人員，即使有的高職院校已經配備了相關專門管理人員，但是人員沒有進行相關培訓，缺乏檔案管理專業水平，而且崗位變動較快，特別在近幾年擴招的情況下，檔案管理人員的數量遠遠不能滿足學校檔案管理需求。
3.高職院校對畢業生檔案管理的宣傳力度不大。高職院校的大部分學生都不知道自己在畢業以后，檔案要進行轉交，甚至認為自己轉不轉檔案和自己工作沒有多大關系，在其簽約協議上的檔案轉交單位和地址，學生也沒有給予應用的關注。大多數的高職院校學生都不知道自己檔案的具體用途和查詢的方式，只有一部分學生明白自己在畢業以后，需要將自己的檔案轉出，轉交到單位或者人才交流中心。
4.高職院校畢業生轉交和查詢管理不規范。在目前高職院校的檔案管理工作中，還缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度，導致各個高職院校學生檔案管理體制的不一致，學生檔案管理工作就成為高職院校的某個行政部門的附屬品，給高職院校畢業生學生檔案轉交和查詢帶來一定的困難；其次，在高職院校畢業生檔案轉交過程中，還沒有一個統一的標準，造成畢業生檔案轉交過程極為不規范，存在較大的隨意性。在高職院校畢業生檔案轉交過程中，有的是采取學校匯總寄出，有的是由學生自己帶走，有的是檔案管理部門沒有檔案郵寄權利，而給另外一個部門去郵寄，在學校檔案寄出的時候，其選擇途徑也不盡一致，有的學校是采用機要傳遞，有的學校采取特快專遞，有的學校是采用掛號信寄出。
5.高職院校畢業生檔案轉交和查詢方式較為落后。目前，在高校畢業生檔案轉交和查詢的管理方式還較為落后，大多數是采用手工填寫的方式，例如檔案轉交等級和檔案轉交傳單都是通過手寫區完成的，檔案查詢也是通過查詢快遞存根和回執單，查詢耗力也費時，如果遇到畢業離校已經有二十多年的學生查找檔案轉交存根的話就更加困難了，容易給管理人員帶來較大的工作量。因此，較為陳舊的檔案轉交和查詢方式，不僅消耗了大量的人力物力和財力，而且也導致檔案資源難以得到有效利用。
二 解決存在問題的對策研究
綜上所述，目前高職院校畢業生檔案管理工作已經跟不上市場經濟發展的步伐，作為政府人事行政部門的人才服務機構，應認真研究高職院校畢業生人事檔案管理中存在的問題，深刻分析產生問題的根本原因，及時找到解決問題的對策。
1.加強畢業生檔案意識教育，切實做好畢業生檔案轉遞的基礎工作。高職院校檔案工作者在就業指導課以及平時的日常管理工作中，加大教育宣傳的力度，不斷強化畢業生的檔案意識，讓畢業生認識檔案、走近檔案。高職院校要有計劃地開設相關的選修課程，或舉辦短期培訓班、講座等，讓學生獲得檔案重要性的知識和信息。要讓畢業生明確哪些檔案材料入了人事檔案袋，明白一旦失去人事檔案，很多以檔案為依據的個人證明等手續就會受阻。
2.認真做好畢業生檔案轉遞工作。在畢業生與用人單位簽訂就業協議書后，檔案要隨人走的工作原則，以及畢業生派遣的去向，學校應安排專職人員通過機要方式盡早為畢業生辦理檔案轉遞手續，做到畢業生檔案轉遞工作的快、準、齊。
3.及時查詢畢業生檔案接收情況。在畢業生離校前，應通過多種途徑給學生培養關注檔案動態流向的思維模式，同時明確檔案的去向與報到證派遣的關系，知道報到證派遣到哪里，人事檔案將由學校轉往何處，并且通過學校就業信息網可以及時查詢到人事檔案的目的地。
4.完善管理體制，全面推行與市場經濟發展相適應的人事制度。人事是政府人事部門所屬人才服務機構依據國家人事政策和法規，接收單位和個人委托，對其人事業務、人事檔案及相關事宜進行集中、規范、統一的社會化管理。是目前高校畢業生檔案和相關人事管理的主要選擇。從本質上講，就是由人才服務機構代表行政部門對流動人才實行社會化管理。而對流動人才實行管理的依據和基礎就是對人事檔案的管理，因而加強高職院校畢業生人事檔案的管理，實現檔案管理的規范化，最終目的是為了更好推動人事服務工作的開展。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事的力度，使人事成為畢業生就業的有力保障。
總之，高職院校要牢固樹立"人人都是就業指導工作者"的理念，以服務畢業生就業工作大局，以畢業生檔案效用為目的，積極探索畢業生檔案管理模式。對于畢業生檔案管理機構、檔案材料歸檔、轉遞、留校檔案的保管等易發問題，進行創新改革，構建起高職院校的畢業生檔案管理新模式，使畢業生檔案管理制度化，規范化，能夠促進高職院校畢業生就業服務體系更加完善，更好地為學院畢業生就業工作及畢業生服務。
參考文獻
一、高校學生檔案管理的現狀
（一）學生檔案內容單一
學生檔案應該是對學生在校期間各種表現的綜合體現，但是在部分高校的學生檔案管理工作中，內容比較單一，僅是對學生學習成績以及個人基本狀況的記載，而對于參加社會實踐、科技創新活動、職業技能考核以及心理狀況等沒有詳細的記載。基于就業背景下，用人單位通過學生檔案無法獲取有價值的信息，無法對學生的綜合素質能力進行判斷，由此檔案對于學生就業沒有起到任何作用。
（二）檔案材料歸檔格式不規范
學生檔案管理應該遵循統一的標準格式，不僅便于管理，同時也為后期的開發利用提供方便。但是部分高校的學生檔案沒有統一的格式要求，檔案材料的歸檔標準不統一。用人單位在參考學生檔案時，無法提取到有價值的信息，并且為以后的轉出工作造成一定的制約。
（三）畢業生檔案意識薄弱
檔案是跟隨學生一升的資料，但是仍有部分高校畢業生對自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學生畢業后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場，或者有些畢業生就檔案自己保管，這對于就業后的職稱、出國政審等造成了很大的影響。
（四）學生檔案轉遞不規范
在學生畢業后，檔案會隨學生一起轉出，原則上檔案是跟隨學生轉到用人單位，但是目前很多學生在中小企業、外資企業或者私營企業工作的居多，但是這些企業大部分不具備檔案接收權。而學生由于不了解檔案管理制度，在就業協議書上的檔案轉遞單位填寫工作單位，在學校審查不嚴的情況下，就會造成檔案在轉遞的過程中丟失，這是高校學生檔案轉遞面臨的重要問題。
（五）高校學生檔案管理制度不健全
高校學生檔案由檔案部門集中統一管理，但是，目前仍有部分高校學生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務，沒有單獨的人員管理。有的高校學生檔案歸學生工作管理部門或者學工處；有的高校學生檔案歸學生就業部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學生檔案放在各個學院（系），實行分散管理。畢業期間由于短時間內要將全部學生檔案材料完成歸檔，時間緊、任務重，容易出現錯裝、漏裝現象，給學生就業造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。
二、提高高校學生檔案管理水平，發揮就業指導功能
（一）完善高校學生檔案信息收集內容
高校學生檔案除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料。學生檔案管理部門，應采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規范檔案材料的收集內容，做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。
（二）強化學生檔案意識
高校學生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能。一方面高校應充分利用圖書館的優勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯合起來，既拓展學生的知識面，又增加學生的學習興趣。另一方面在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識。
（三）嚴格畢業生檔案轉遞手續
畢業生檔案收發要由專門的機構管理，保證收發轉遞的渠道單一，管理有序。每年學生畢業時，數千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復雜，有的公司沒有機要權限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴格執行登記手續，確保交換環節的準確無誤。
（四）實現高校學生檔案工作的信息化管理
高校招生規模逐漸擴大，學生檔案數量逐年增加，這就要求學生檔案管理工作實現現代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務畢業生就業，首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。其次，充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現高校學生檔案管理的標準化、規范化。
中國新聞網訊 我國今年高校畢業生將達到280萬人，比去年增加68萬人，加上2003年尚未就業的，就業難度加大。勞動和社會保障部部長鄭斯林表示，我國高度重視大學生的就業問題，制定出臺了一系列解決大學生就業問題的政策措施。
鄭斯林說，高校畢業生的就業工作，是全國就業工作的重要組成部分。在全國整體就業形勢嚴峻的同時，高校畢業生的就業問題也開始顯現出來。2003年全國高校畢業生達212萬人，比2002年增加67萬人。今年2月底，82.1%以上已實現就業，尚有一部分人還未能實現就業。為此，政府將采取一系列措施解決大學生就業問題。
進一步深化教育體制改革。按勞動力市場需求調整專業結構和人才培養結構，深化高校畢業生就業制度和社會用人制度等方面的改革，建立市場導向、政府調控、學校推薦、學生和用人單位雙向選擇的就業機制。
加強對大學畢業生提供政策咨詢、職業指導、職業介紹以及檔案管理等“一條龍”服務。實施好高職院校職業資格培訓工程，對未就業的高職院校畢業生進行職業資格培訓，實行學業證書和職業資格證書并重的制度。
加強對失業高校畢業生的管理和服務。畢業半年以上仍未就業并要求就業的高校畢業生，進行失業登記，納入社會失業人員統籌管理。制定青年見習和創業的具體措施和辦法，指導各地建立見習制度。通過見習，幫助青年學生增加工作經驗，掌握職業技能，提高市場就業競爭能力。
