發(fā)布時(shí)間：2022-01-31 15:29:04
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的采購(gòu)部經(jīng)理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
二、調(diào)查研究公司各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開(kāi)展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購(gòu)量。
三、審核年度各部呈報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購(gòu)內(nèi)容。減少不必要的開(kāi)支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。
四、要熟悉和掌握公司所需各類物資的各稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途和產(chǎn)地。檢查購(gòu)進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對(duì)公司的物資采購(gòu)和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
五、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。
六、按計(jì)劃完成公司各類物資的采購(gòu)任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開(kāi)支。
七、認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購(gòu)員的采購(gòu)進(jìn)程及價(jià)格控制。
八、在部門經(jīng)理例會(huì)上，定期匯報(bào)采購(gòu)落實(shí)結(jié)果。
九、每月初將上月的全部采購(gòu)任務(wù)完成及未完成情況逐項(xiàng)列出報(bào)表，呈公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)部經(jīng)理，以便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購(gòu)項(xiàng)目。
關(guān)鍵詞:工程公司;材料管理;內(nèi)部環(huán)境
中圖分類號(hào):F540文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1674-1145(2009)27-0019-02
材料管理是工程施工項(xiàng)目成本管理中的一個(gè)重要組成部分，材料管理水平的高低將直接影響到施工企業(yè)的成本、利潤(rùn)。在企業(yè)管理科學(xué)化、規(guī)范化、經(jīng)濟(jì)利益最大化的新形勢(shì)下，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，對(duì)材料管理也提出了更高的要求，就優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理環(huán)境而言，必須根據(jù)實(shí)際需要，逐步完善購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收、保管、發(fā)放和回收等環(huán)節(jié)，為材料的采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、材料的生產(chǎn)耗用管理過(guò)程中控制方法的有效運(yùn)用提供一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，為企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。
一、建立專業(yè)歸口、分類管理的采購(gòu)管理體系
1.完善材料管理制度。為適應(yīng)市場(chǎng)變化的需要，工程公司應(yīng)該頒布《材料管理辦法》、《材料招標(biāo)采購(gòu)辦法》、《現(xiàn)場(chǎng)材料管理辦法》等規(guī)章制度。強(qiáng)化材料的歸口管理，分類分級(jí)負(fù)責(zé)材料運(yùn)作各個(gè)環(huán)節(jié)，使得各個(gè)部門有法可依，有章可循。
2.建立合理的材料采購(gòu)預(yù)算規(guī)劃。工程公司的財(cái)務(wù)部門、工程技術(shù)部門以及工程實(shí)施部門應(yīng)該合理溝通協(xié)調(diào)并及時(shí)傳達(dá)信息，制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進(jìn)行科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃提供數(shù)據(jù);為合理地選擇供應(yīng)商提供資料;為工程及時(shí)地對(duì)材料的生產(chǎn)耗用進(jìn)行前饋控制和后饋控制提供依據(jù)。
3.嚴(yán)格規(guī)范材料采購(gòu)審批制度。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)審批制度的完善對(duì)企業(yè)的業(yè)績(jī)有著積極的影響。工程公司對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)審核分以下幾步進(jìn)行:
(1)采購(gòu)前的審核。采購(gòu)員在編制材料采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，注明每種材料的名稱、供應(yīng)商情況、購(gòu)買含稅價(jià)及稅率等內(nèi)容一起呈交技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)所掌握的信息，對(duì)材料的價(jià)格、計(jì)劃采購(gòu)量進(jìn)行認(rèn)真平衡比較;技術(shù)部門則對(duì)材料的性能、配比情況加以認(rèn)定。然后兩個(gè)部門共同協(xié)作，采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報(bào)符合備選方案，則加蓋“審核”章。反之，提出改進(jìn)方案或否定此采購(gòu)計(jì)劃。最后報(bào)相關(guān)經(jīng)理批準(zhǔn)，審批后計(jì)劃方可執(zhí)行。
(2)貨到后的查驗(yàn)。保管員負(fù)責(zé)核對(duì)材料采購(gòu)計(jì)劃、合同、質(zhì)量證明、票據(jù)等憑證。發(fā)現(xiàn)品名不對(duì)、質(zhì)量不當(dāng)、數(shù)量短少、實(shí)際到廠價(jià)高于審批價(jià)格等情況時(shí)，有權(quán)拒收并匯報(bào)。對(duì)達(dá)不到質(zhì)量要求的材料，按規(guī)定實(shí)行退貨或折價(jià)處理。該辦法防止了在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中“質(zhì)劣價(jià)高”問(wèn)題的發(fā)生。
(3)票據(jù)結(jié)算前稽核。會(huì)計(jì)人員對(duì)入庫(kù)單和票進(jìn)行審核登記，稽核無(wú)誤后加蓋財(cái)務(wù)章，并報(bào)相關(guān)經(jīng)理簽字。
(4)要求企業(yè)每名采購(gòu)員都要有業(yè)務(wù)記錄手冊(cè)，對(duì)自己經(jīng)手的業(yè)務(wù)包括供貨單位名稱、材料名、價(jià)格、質(zhì)量、付款方式等都應(yīng)一一詳細(xì)記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，便可以追溯責(zé)任到人。
4.加強(qiáng)材料采購(gòu)機(jī)制的內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗(yàn)證、互相制約的關(guān)系，屬于企業(yè)內(nèi)控制度的一個(gè)重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責(zé)任牽制。(1)體制牽制。組織機(jī)構(gòu)控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制，是其他各項(xiàng)控制能否成功和有效的關(guān)鍵。(2)程序牽制。注重程序控制，其關(guān)鍵是注意內(nèi)部牽制組織的設(shè)計(jì)，不相容職務(wù)的分離，以防止差錯(cuò)，特別是舞弊的發(fā)生。(3)責(zé)任牽制，內(nèi)部控制承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。加強(qiáng)材料采購(gòu)機(jī)制的內(nèi)部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責(zé)任牽制這三方面明確各級(jí)各人員的權(quán)限與義務(wù)，杜絕各種暗箱操作。
5.結(jié)合市場(chǎng)情況采用科學(xué)合理的采購(gòu)管理方式。工程公司在實(shí)施采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)該實(shí)行雙采購(gòu)員采購(gòu)制度。質(zhì)量責(zé)任制度與采購(gòu)核查制度相分離，采購(gòu)與定價(jià)制度相分離。形成符合本企業(yè)特點(diǎn)的追求效益最大化的價(jià)格自控、聯(lián)合和監(jiān)控機(jī)制。
二、實(shí)施適應(yīng)市場(chǎng)施工特點(diǎn)的材料計(jì)劃管理方式
工程公司各施工項(xiàng)目單位應(yīng)該根據(jù)計(jì)劃工程進(jìn)度提出各個(gè)施工階段的總體用料計(jì)劃申請(qǐng)表。實(shí)施要以年度、半年度計(jì)劃為預(yù)測(cè)，季度、月份計(jì)劃為依據(jù)，遇有設(shè)計(jì)變更、停工等要立即編報(bào)追加或核減計(jì)劃為補(bǔ)充的階段性計(jì)劃管理方式。同時(shí)，為適應(yīng)施工生產(chǎn)多變的形勢(shì)，現(xiàn)行材料計(jì)劃可縮短編制周期，增加編制次數(shù)，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。為提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性，要求計(jì)劃人員注意收集各方面信息，分析、預(yù)測(cè)材料市場(chǎng)情況，提高企業(yè)的調(diào)控能力、快速反映能力，密切部門協(xié)作。材料計(jì)劃的編制實(shí)施是財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門、計(jì)劃部門、工程實(shí)施部門協(xié)同配合的結(jié)果。因此，要實(shí)現(xiàn)材料計(jì)劃的全面性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性和預(yù)見(jiàn)性，工程實(shí)施部門應(yīng)加強(qiáng)與技術(shù)、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門之間的協(xié)作。材料計(jì)劃要以施工計(jì)劃為基礎(chǔ)，以施工技術(shù)部門提供的備料計(jì)劃為依據(jù)，及時(shí)掌握施工進(jìn)度和工程信息，及時(shí)變更調(diào)整材料計(jì)劃，同時(shí)計(jì)劃部應(yīng)對(duì)工程材料計(jì)劃的及時(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。各部門之間相互協(xié)作各負(fù)其責(zé)，共同提高材料計(jì)劃的實(shí)用性。
三、完善材料質(zhì)量控制體系
工程公司要認(rèn)真貫徹落實(shí)質(zhì)量責(zé)任制，加強(qiáng)質(zhì)量管理基礎(chǔ)工作，健全質(zhì)量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購(gòu)工作程序，并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理要求，重點(diǎn)落實(shí)材料驗(yàn)收制度和可追溯性制度;在材料計(jì)劃、采購(gòu)、檢驗(yàn)、保管等各環(huán)節(jié)，把質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到崗位和責(zé)任人，做到工作有記錄、考核有依據(jù)。加強(qiáng)質(zhì)量信息資料管理及項(xiàng)目部的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，確保工程材料采購(gòu)質(zhì)量。
四、建立完善的材料供應(yīng)商檔案
1.合理地選擇供應(yīng)商。為了確保供應(yīng)商選擇的合理性，應(yīng)該建立供應(yīng)商具體情況的檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容:供應(yīng)商的地理位置、經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)能力、設(shè)備與技術(shù)能力、準(zhǔn)時(shí)交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)聲譽(yù)與地位、服務(wù)水平等。然后，根據(jù)建立的檔案，合理地對(duì)已有的信息進(jìn)行運(yùn)用，建立起適合本企業(yè)的指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)地、綜合地評(píng)價(jià)。由于這些指標(biāo)的重要性，企業(yè)平時(shí)要注意合理地維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期地對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新。
2.采用ABC分類方法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理的管理。建立供應(yīng)商檔案后，工程公司可根據(jù)供應(yīng)商與本企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)的資金額度和相關(guān)資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類。對(duì)不同類型的供應(yīng)商采用不同的管理方法，這樣有利于節(jié)約企業(yè)的人力、物力、財(cái)力。
3.優(yōu)化本企業(yè)供應(yīng)商的結(jié)構(gòu)。不斷優(yōu)化工程公司的供應(yīng)商體系，實(shí)行對(duì)A類供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作、互榮互利的關(guān)系;對(duì)B、C類供應(yīng)商，采用適當(dāng)引進(jìn)新的供應(yīng)商，保持適度的競(jìng)爭(zhēng)、優(yōu)勝劣汰。這樣，有利于把握到市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，保證材料優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的供應(yīng)。
五、建立價(jià)格信息資料庫(kù)
首先，工程公司應(yīng)該建立自上而下的采購(gòu)體系。材料采購(gòu)部門要具備材料采購(gòu)信息中心的功能。能夠廣泛收集市場(chǎng)信息，并及時(shí)向工程公司下屬的項(xiàng)目部信息，從而使企業(yè)的資源得到共享。其次，各項(xiàng)目部也要在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行廣泛深入、細(xì)致的資源調(diào)查，摸清當(dāng)?shù)氐牟牧瞎┙o能力、需求情況、價(jià)格、運(yùn)距、運(yùn)輸能力及季節(jié)性變化對(duì)供給能力的影響及價(jià)格浮動(dòng)規(guī)律。再次，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息、刊物及其他媒介收集信息，以充實(shí)采購(gòu)部門的信息中心資料庫(kù);還可以由本企業(yè)派駐人員到重點(diǎn)項(xiàng)目施工地，反饋施工地區(qū)的價(jià)格變動(dòng)信息和有關(guān)優(yōu)惠政策。經(jīng)多方采集的信息資料匯入資料庫(kù)，提供給價(jià)格論證小組，經(jīng)篩選論證和綜合平衡確定出當(dāng)期的采購(gòu)價(jià)格，供各項(xiàng)目采購(gòu)人員和相關(guān)部門使用。這樣采購(gòu)供應(yīng)工作就能在占有可靠消息的基礎(chǔ)上避免盲目采購(gòu)，也為采購(gòu)與定價(jià)制度機(jī)制的分離奠定了基礎(chǔ)。
六、建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)
運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加強(qiáng)材料管理，通過(guò)兩個(gè)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，一個(gè)是材料價(jià)格系統(tǒng)，另一個(gè)是現(xiàn)場(chǎng)材料管理系統(tǒng)。材料管理系統(tǒng)包括三大部分:材料價(jià)格采集、分析和查詢。采集系統(tǒng)是根據(jù)工程行業(yè)特點(diǎn)，制定多材料價(jià)格統(tǒng)計(jì)方法，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地采購(gòu)方式收集各種材料的信息，保存各種信息記錄。分析系統(tǒng)是將收藏的材料價(jià)格按分公司制定的方法，將統(tǒng)計(jì)分析得出材料的加權(quán)平均價(jià)格(或市場(chǎng)價(jià)格)，并可提供各種材料進(jìn)行分類管理，為企業(yè)有關(guān)人員提供可靠、準(zhǔn)確的價(jià)格信息。查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)材料數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程檢索，并增加了一些輔助功能。其中包括材料價(jià)格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
現(xiàn)場(chǎng)材料管理系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。采集系統(tǒng)主要完成材料管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫(kù)單、出庫(kù)單、材料價(jià)值單，錄入盤點(diǎn)數(shù)。查詢系統(tǒng)主要完成全年各項(xiàng)數(shù)據(jù)的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數(shù))、查價(jià)格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。
七、建立考核與激勵(lì)機(jī)制
在工程公司的材料管理過(guò)程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，定期進(jìn)行總結(jié)考核。根據(jù)材料管理各個(gè)環(huán)節(jié)中易出現(xiàn)的問(wèn)題，制訂材料管理考核辦法和考核標(biāo)準(zhǔn)，主要包括材料基礎(chǔ)管理、材料計(jì)劃管理、材料領(lǐng)用、材料現(xiàn)場(chǎng)管理、回收復(fù)用修舊利廢、指標(biāo)完成、管理創(chuàng)新等七個(gè)方面，實(shí)行百分制，可按考核側(cè)重點(diǎn)不同賦予不同的權(quán)重?？己藢?shí)行月考核兌現(xiàn)制度，定期考核后兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)或處罰，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為要嚴(yán)肅處理。每月末根據(jù)對(duì)各單位材料考核得分情況并對(duì)照獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核兌現(xiàn)，與基層管理技術(shù)人員浮動(dòng)工資掛鉤、與機(jī)關(guān)材料主管部門浮動(dòng)工資掛鉤、與整個(gè)公司效益工資掛鉤，進(jìn)一步增強(qiáng)全體員工的節(jié)約意識(shí);實(shí)行基層單位材料與工資的捆綁結(jié)算，全額互補(bǔ)，進(jìn)一步促進(jìn)了大家養(yǎng)成“節(jié)約材料就是增加工資、浪費(fèi)材料就是降低工資”的觀念。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]航空公司；零部件；采購(gòu)；管理
中圖分類號(hào)：F562.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）27-0063-01
目前我國(guó)航空公司在零部件采購(gòu)水平方面還比較低，很多航空公司的飛機(jī)的正常使用率都低于 80% ，這其中重要的原因就是零部件短缺導(dǎo)致飛機(jī)無(wú)法進(jìn)行正常的保養(yǎng)，直接提升了航空公司的運(yùn)營(yíng)成本。在這種背景下，目前各個(gè)航空公司都給予了零部件采購(gòu)管理更多的重視，希望能夠提升采購(gòu)管理效率，為飛機(jī)的安全飛行提供零部件保障。本文以零部件采購(gòu)效率提升為寫作主線，結(jié)合筆者的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)本公司零部件采購(gòu)中存在的問(wèn)題，提出以下幾個(gè)方面的具體路徑。
一、注意零部件供應(yīng)商的選擇與評(píng)估
航空公司的零部件采購(gòu)具有復(fù)雜性、國(guó)際性、不確定性等特點(diǎn)，選擇良好的零部件供應(yīng)商是做好零部件采購(gòu)工作的首要前提，航空公司要在零部件供應(yīng)商的選擇以及評(píng)估方面多做工作，做好工作，選擇信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商，確保零部件采購(gòu)的高效。
1.建立供應(yīng)商資料信息庫(kù)
飛機(jī)零部件數(shù)量眾多，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，一架完整的飛機(jī)，至少有上百萬(wàn)的零部件，供應(yīng)商的數(shù)量成千上萬(wàn)家，而具體到每一種零部件來(lái)說(shuō)，全世界范圍內(nèi)又有很多供應(yīng)商，這意味著航空公司零部件采購(gòu)供應(yīng)商數(shù)量驚人，同時(shí)數(shù)量龐大的供應(yīng)商實(shí)力參差不齊，聲譽(yù)有好有壞，如果不建立一個(gè)完善的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，是很難高效的開(kāi)展采購(gòu)管理工作?？梢哉f(shuō)供應(yīng)商信息資料庫(kù)是最基礎(chǔ)性的工作，同時(shí)也是最重要的工作，沒(méi)有供應(yīng)商信息庫(kù)，必然會(huì)導(dǎo)致零部件采購(gòu)混亂。針對(duì)這一情況，每一個(gè)航空公司要構(gòu)建屬于自己的供應(yīng)商資料信息庫(kù)，按照聯(lián)系密集程度、信譽(yù)資質(zhì)等將零部件供應(yīng)商進(jìn)行整理分類，并盡可能的完善供應(yīng)商的信息資料，不僅僅要搜集與公司有直接業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商信息，同時(shí)對(duì)于潛在的供應(yīng)商也應(yīng)進(jìn)行信息搜集，這樣就不至于在緊缺某種零部件的情況下，找不到合適的供應(yīng)商這一情況。
2.制定供應(yīng)商評(píng)估體系
針對(duì)眾多的零部件供應(yīng)商，如何選擇最合適的供應(yīng)商，對(duì)于航空公司零部件采購(gòu)來(lái)說(shuō)，如果沒(méi)有一個(gè)完善的評(píng)估體系估計(jì)很難選擇到最優(yōu)的供應(yīng)商。航空公司在供應(yīng)商評(píng)估方面，要構(gòu)建完善的評(píng)估體系，選擇合適的評(píng)估指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合打分，評(píng)分高者優(yōu)先成為供貨對(duì)象，評(píng)分低者直接排除。評(píng)估指標(biāo)的具體內(nèi)容要涉及到質(zhì)量、價(jià)格、速度、信譽(yù)等多個(gè)方面，這其中質(zhì)量以及價(jià)格在評(píng)估體系中所占權(quán)重最大。不過(guò)鑒機(jī)這一產(chǎn)品的特殊性，零部件的質(zhì)量評(píng)估供應(yīng)商最重要的標(biāo)準(zhǔn)，很多時(shí)候犧牲價(jià)格，乃至等待很長(zhǎng)時(shí)間也要確保零部件產(chǎn)品的都是必須的，所以說(shuō)對(duì)于航空公司來(lái)說(shuō)，在確保質(zhì)量的前提基礎(chǔ)之下，才能開(kāi)展對(duì)供應(yīng)航在價(jià)格、時(shí)間等方面的評(píng)估。評(píng)估體系的構(gòu)建可以大幅度的提升零部件采購(gòu)的工作效率，并提升零部件采購(gòu)質(zhì)量，可以減少主觀評(píng)價(jià)的方面的失誤。
二、構(gòu)建零部件供應(yīng)商激勵(lì)約束機(jī)制
為了確保零部件供應(yīng)商能夠及時(shí)提供合格的零部件，建立激勵(lì)約束機(jī)制必不可少，航空公司通過(guò)正負(fù)激勵(lì)機(jī)制的建立可以更好規(guī)范供應(yīng)商的行為，通過(guò)將獎(jiǎng)勵(lì)強(qiáng)化其符合航空公司要求的行為，通過(guò)約束減少其不符合航空公司的行為。
1.建立零部件供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制
航空公司采購(gòu)管理中要正確處理自身與供應(yīng)商之間的關(guān)系，供應(yīng)商與航空公司之間并不只有博弈關(guān)系，同時(shí)還有合作關(guān)系，零部件供應(yīng)商出售零部件獲得收益，航空公司獲得飛行急需的零部件。航空公司要想提升采購(gòu)效率，對(duì)于那些能夠及時(shí)提供和各零部件的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施，這樣可以激勵(lì)供應(yīng)商在更加關(guān)注的零部件質(zhì)量以及時(shí)效。航空公司在對(duì)于零部件供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)中應(yīng)注意綜合運(yùn)用多種激勵(lì)手段，長(zhǎng)期激勵(lì)配合短期激勵(lì)，實(shí)物獎(jiǎng)勵(lì)配合現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)，甚至可以與零部件供應(yīng)商形成合作結(jié)盟關(guān)系，共享優(yōu)質(zhì)高效零部件供給帶給航空公司的收益，形成穩(wěn)定長(zhǎng)期的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙贏。
2.構(gòu)建零部件供應(yīng)商約束機(jī)制
除了激勵(lì)之外，航空公司還應(yīng)建立對(duì)供應(yīng)商的約束機(jī)制，考慮到飛機(jī)零部件的價(jià)值較高，同時(shí)檢測(cè)技術(shù)要求比較高，對(duì)于航空公司來(lái)說(shuō)，在采購(gòu)中可以采用分期付款的方式，如果零部件在使用中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題就直接將余款扣留。航空公司零部件采購(gòu)中簽署采購(gòu)協(xié)議，對(duì)于供應(yīng)商違反約定條款進(jìn)行處罰規(guī)定，明確供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，如果供應(yīng)商不能按時(shí)保質(zhì)提供零部件，那么航空公司有權(quán)進(jìn)行追責(zé)，這樣就能夠有效的約束供應(yīng)商的行為，防止供應(yīng)商利用自身的信息優(yōu)勢(shì)做出有損航空公司利益的行為。
三、暢通零部件供應(yīng)商溝通反饋渠道
構(gòu)建暢通溝通反饋渠道也是提升零部件采購(gòu)管理水平額重要途徑，航空公司零部件采購(gòu)中總是伴隨著各類信息的交流溝通，如果沒(méi)有暢通的反饋渠道、沒(méi)有良好溝通制度，雙方之間的信息就不能得到有效的交流，從而影響到采購(gòu)管理效果。
1.構(gòu)建多形式供應(yīng)商溝通渠道
航空公司零部件采購(gòu)并不是簡(jiǎn)單的給供應(yīng)商交錢然后收貨那么簡(jiǎn)單，采購(gòu)過(guò)程中將會(huì)有大量的信息需要雙方之間溝通，零部件數(shù)量要求、質(zhì)量要求、具體價(jià)格、交貨形式、交貨日期、售后服務(wù)等等，都需要雙方進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，這需要借助于良好的溝通渠道。在溝通渠道的建設(shè)方面，航空公司可以借助于電子郵件、電話傳真、視頻展示等渠道進(jìn)行溝通交流，雙方之間利用這些渠道進(jìn)行信息的快速傳遞，確保零部件采購(gòu)的順暢。
2.制定供應(yīng)商溝通反饋制度
有了溝通渠道之后，航空公司還要進(jìn)行溝通反饋制度的科學(xué)制定，明確零部件采購(gòu)人員的溝通職責(zé)，就采購(gòu)中涉及到的各種信息溝通都要有明確的規(guī)定，這樣可以最大限度的減少采購(gòu)信息不對(duì)稱導(dǎo)致的采購(gòu)失敗。航空公司采購(gòu)中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通反饋，不能夠拖延，更不能夠置之不理。
四、引入零部件供應(yīng)商在線管理平臺(tái)
航空公司零部件采購(gòu)管理工作量很大，借助于在線管理平臺(tái)可以更好開(kāi)展采購(gòu)工作，提升采購(gòu)效率。
1.構(gòu)建在線管理平臺(tái)
目前很多大的航空公司都已經(jīng)引入了零部件供應(yīng)在線管理系統(tǒng)，對(duì)于航空公司來(lái)說(shuō)，零部件庫(kù)存多意味著資金的占用，在不耽誤飛機(jī)飛行的情況下，零部件采購(gòu)占用的資金越少越好。這就需要借助于在線管理平臺(tái)進(jìn)行分析，通過(guò)引入供應(yīng)商，雙方可以提前預(yù)測(cè)到零部件需求狀況，從而實(shí)現(xiàn)零部件管理效率提升。 2.加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn)
航空公司零部件采購(gòu)管理對(duì)于采購(gòu)人員的知識(shí)、技能要求很高，而在線管理平臺(tái)的靈活使用也需要采購(gòu)人員掌握一定網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及使用技能，這就需要航空公司開(kāi)展對(duì)于采購(gòu)人員的培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展形式多樣的強(qiáng)化培訓(xùn)，讓采購(gòu)人員能夠靈活的運(yùn)用在線管理平臺(tái)，充分發(fā)揮零部件采購(gòu)在線管理平臺(tái)的作用。
零部件采購(gòu)管理對(duì)于航空公司的重要性不言而喻，如何提升航空公司零部件采購(gòu)管理水平正在不斷的考驗(yàn)著航空公司零部件采購(gòu)人員的智慧，在未來(lái)航空公司之間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈的背景之下，航空公司必須要在零部件采購(gòu)管理方面不斷創(chuàng)新、不斷探索，實(shí)現(xiàn)零部件采購(gòu)效率的提升，從而為公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升貢獻(xiàn)力量。
參考文獻(xiàn)
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1、 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程：
倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù)主任要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規(guī)格;
(2)平均每月消耗量;
(3)庫(kù)存數(shù)量;
(4)最近一次訂貨單價(jià);
(5)最近一次訂貨數(shù)量;
(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。
經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見(jiàn)，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
2、 部門新增物品的采購(gòu)工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后,連同 “采購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見(jiàn)，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施.
3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程：
如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規(guī)格;
(2)最近一次訂貨單價(jià);
采購(gòu)管理制度及操作流程
一、總則
為了規(guī)范公司采購(gòu)行為，降低公司經(jīng)營(yíng)成本，特制定本辦法。
二、管理體制
公司可設(shè)立專門的采購(gòu)部門，具體負(fù)責(zé)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機(jī)器設(shè)備的采購(gòu)，均應(yīng)符合本辦法的原則精神和采購(gòu)工作規(guī)程。
公司采購(gòu)實(shí)行集中與分散相結(jié)合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購(gòu)，由采購(gòu)部門統(tǒng)一辦理;低值、小額或限額以下的采購(gòu)，由使用的部門各自辦理。
公司實(shí)行成批和零星采購(gòu)相結(jié)合體制。
四、根據(jù)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，測(cè)算和制定年度原輔材料、物資需求計(jì)劃，每年進(jìn)行1~2次的成批采購(gòu);
五、年度物資計(jì)劃難以概括，或市場(chǎng)供求變化導(dǎo)致物資需求計(jì)劃改變的，可在年度中進(jìn)行多交的零星采購(gòu)。
六、貫徹五適方針，即以最適當(dāng)?shù)膬r(jià)位、在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、從最適合的地點(diǎn)，購(gòu)進(jìn)適當(dāng)品質(zhì)及適當(dāng)數(shù)量的物料。
七、采購(gòu)計(jì)劃與申請(qǐng)
根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現(xiàn)有庫(kù)存情況，可以制定年度采購(gòu)計(jì)劃預(yù)案。
根據(jù)年內(nèi)生產(chǎn)進(jìn)度安排、資金情況和庫(kù)存變化，相應(yīng)制定半年、季度或月度的具體采購(gòu)計(jì)劃，該計(jì)劃按期滾動(dòng)修訂。
公司年度采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)實(shí)施，半年、季度采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)總經(jīng)理審批，月度采購(gòu)計(jì)劃變化不大的經(jīng)總經(jīng)理劃主管副總核準(zhǔn)。
根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃制作的采購(gòu)預(yù)算表，以一式多聯(lián)方式提交，分別經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。
公司物料庫(kù)存降低到安全庫(kù)存量或控制標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可即進(jìn)提出采購(gòu)申請(qǐng)，并分為定量訂購(gòu)和定時(shí)訂購(gòu)兩種方法實(shí)施采購(gòu)。
八、采購(gòu)實(shí)施
采購(gòu)部收到請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)計(jì)劃被批復(fù)后，立刻開(kāi)展多方詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，按照貨比三家的原則，詢價(jià)人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標(biāo)、報(bào)價(jià)、批量、運(yùn)輸和付款條件等情況報(bào)采購(gòu)主管選擇。對(duì)大宗、貴重、批量性的采購(gòu)可采取公開(kāi)競(jìng)價(jià)、招標(biāo)、產(chǎn)品訂貨會(huì)等方式進(jìn)行采購(gòu)。盡量提高每次采購(gòu)批量，獲得批量折扣，降低采購(gòu)成本。采購(gòu)詢價(jià)獲準(zhǔn)后，采購(gòu)員即與供應(yīng)商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經(jīng)采購(gòu)主管和主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。重大采購(gòu)合同須經(jīng)公司律師審核和工商部門鑒證。采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽章生效后，采購(gòu)員按合同付款進(jìn)度，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款，及時(shí)向供應(yīng)方支付定金和各期貨物。采購(gòu)員按合同交貨進(jìn)度，及時(shí)催促供應(yīng)方按時(shí)發(fā)貨。收到托運(yùn)單據(jù)或提貨憑單后，即前往提貨點(diǎn)，按提貨程序清點(diǎn)貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收。如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測(cè)與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，采購(gòu)購(gòu)員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?yīng)方。對(duì)貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量與合同不符的，采購(gòu)員及進(jìn)告知供應(yīng)方，并就退貨、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、賠償和罰款事宜進(jìn)行談判。驗(yàn)收合格的貨物及時(shí)運(yùn)抵倉(cāng)庫(kù)，辦理移交入庫(kù)手續(xù)，并持有關(guān)發(fā)票和提貨憑證到財(cái)務(wù)部銷帳。采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表，分類監(jiān)控、跟催。采購(gòu)員對(duì)缺貨、不明供應(yīng)商、供貨延遲、驗(yàn)收不合格、貨款詐騙等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)主管處置，尋找替代品或變更生產(chǎn)計(jì)劃。
九、其他
1.采購(gòu)部應(yīng)采取有效措施，完成公司下達(dá)的降低采購(gòu)成本的指標(biāo)，或達(dá)到采購(gòu)目標(biāo)成本。
2.采購(gòu)員密切關(guān)注主要材料、物資市場(chǎng)供求、價(jià)格變動(dòng)情況，趨勢(shì)預(yù)測(cè)，提出最有利的采購(gòu)時(shí)機(jī)。
3.采購(gòu)部分分析主要物料的采購(gòu)成本及構(gòu)成，掌握出廠價(jià)、運(yùn)輸費(fèi)、采購(gòu)費(fèi)用、在途損耗、保險(xiǎn)費(fèi)等在采購(gòu)成本的比重，對(duì)有關(guān)費(fèi)用重監(jiān)控。
4.采購(gòu)部選擇運(yùn)輸方式，應(yīng)考慮運(yùn)輸費(fèi)用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等，多方案比較后選定方式。
5.會(huì)同財(cái)務(wù)部確定貸款分期付款和結(jié)算方式，協(xié)商使用賒購(gòu)、商業(yè)票據(jù)，減少公司采購(gòu)和庫(kù)存資金的占用。
十、采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)員的如下工作行為進(jìn)行考查、評(píng)價(jià)：
采購(gòu)目標(biāo)成本的完成情況;
采購(gòu)合同履約率和違約程度;
采購(gòu)成本節(jié)約額或損失額;
采購(gòu)物料質(zhì)量合格率;
價(jià)格波動(dòng)情況;
供應(yīng)商穩(wěn)定性和開(kāi)拓供應(yīng)商新情況;
廉法或執(zhí)著收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入采購(gòu)員業(yè)績(jī)檔案，作為考績(jī)依據(jù)，并作出相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。
十一、附則
本辦法由采購(gòu)部解釋執(zhí)行，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)生效。
采購(gòu)流程
1. 采購(gòu)經(jīng)辦人在物品申請(qǐng)單或采購(gòu)定單內(nèi)需填寫所購(gòu)物品的估算價(jià)格、數(shù)量和總金額。
2. 各采購(gòu)經(jīng)辦人在采購(gòu)之前必須把物品申請(qǐng)單或采購(gòu)定單交到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，報(bào)總經(jīng)理審批后，方能進(jìn)行采購(gòu)。
3. 采購(gòu)物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號(hào)報(bào)總經(jīng)理審批后復(fù)印一份交與財(cái)務(wù)。
采購(gòu)方式
1. 集中計(jì)劃采購(gòu)：凡屬日常辦公用品必須集中計(jì)劃購(gòu)買。
2. 長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡生產(chǎn)用物料須選定供應(yīng)商議定長(zhǎng)期供貨價(jià)格。
3. 每年第一個(gè)月重新審定上年度供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談需兩人以上進(jìn)行，并對(duì)供應(yīng)商評(píng)審，且作出相關(guān)評(píng)審記錄。
采購(gòu)實(shí)施
1.物品申請(qǐng)表批準(zhǔn)簽字且到財(cái)務(wù)部備案后，辦理借支采購(gòu)金額或通知財(cái)務(wù)辦進(jìn)匯款手續(xù)。
2.采購(gòu)人員按核準(zhǔn)的采購(gòu)定單或物料申請(qǐng)表向供應(yīng)商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場(chǎng)采購(gòu)。
3.所有采購(gòu)物品必需由倉(cāng)庫(kù)或使用部門驗(yàn)收合格簽字后，才能辦理入倉(cāng)手續(xù)。
采購(gòu)付款方式
1.審批程序復(fù)雜，整體效率偏低
公司依照職能劃分各部門，對(duì)于生產(chǎn)效率的提高是有利的，但正因?yàn)槿绱?，將只能?xì)致準(zhǔn)確的劃分，易致使公司各部門之間協(xié)調(diào)能力低下，各部門互不相關(guān)各自為政。使各部門業(yè)務(wù)的交叉部分處于無(wú)人監(jiān)管也無(wú)人敢管的狀態(tài)，公司內(nèi)部“自私”風(fēng)氣見(jiàn)長(zhǎng)，各部門為減少承擔(dān)責(zé)任而相互推諉，降低公司效率與利潤(rùn)，影響公司運(yùn)轉(zhuǎn)。
2.采購(gòu)模式選擇不夠謹(jǐn)慎
集中采購(gòu)與分散采購(gòu)是一個(gè)不可或缺的選擇，單純的某一種采購(gòu)模式并不能滿足企業(yè)的需求。園林施工企業(yè)所需的材料多種多樣非常復(fù)雜，企業(yè)就需要對(duì)原材料所需的不同進(jìn)行選擇不同的采購(gòu)模式。一些工程招標(biāo)過(guò)程中，本著低利潤(rùn)打造樣板工程為目的，以只比成本價(jià)高一成的情況下招耍卻未能成功獲得該工程，經(jīng)多方面調(diào)查究其原因亦是對(duì)采購(gòu)模式分配不合理，沒(méi)有恰當(dāng)?shù)膶?duì)各原料進(jìn)行分類及對(duì)其采購(gòu)模式的選擇，使公司近乎不賺錢的成本價(jià)遠(yuǎn)高于中標(biāo)公司，降低了公司利潤(rùn)，對(duì)公司競(jìng)爭(zhēng)力與綜合實(shí)力造成影響。
3.采購(gòu)流程存在漏洞
企業(yè)的采購(gòu)路程過(guò)于繁瑣會(huì)降低企業(yè)采購(gòu)效率，適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管審批流程，可以減少腐敗的發(fā)生幾率，然而過(guò)的流程，則會(huì)減緩企業(yè)采購(gòu)效率，使員工之間推卸責(zé)任，且讓員工明顯的感覺(jué)到企業(yè)對(duì)自己的不信任感，降低企業(yè)團(tuán)結(jié)力。而企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃的不準(zhǔn)確也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失，中小企業(yè)采購(gòu)種類翻多復(fù)雜，個(gè)項(xiàng)目之間所需的材料比重也各不相同，這就導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃更加的難制定，容易導(dǎo)致采購(gòu)部門員工因懶惰而以過(guò)去的慣例對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行制定，因此而使企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
4.缺乏完善的供應(yīng)商選擇機(jī)制
中小企業(yè)或與一個(gè)供應(yīng)商長(zhǎng)期合作，但缺乏監(jiān)管制度無(wú)法保證采購(gòu)材料質(zhì)量，使供應(yīng)商易與投機(jī)取巧、以次充好。或公司無(wú)長(zhǎng)期合作對(duì)象，原材料每次采購(gòu)采取同樣的流程，臨時(shí)抱佛腳采購(gòu)價(jià)格不一，且在對(duì)于供應(yīng)商選擇是，也只是經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的市場(chǎng)調(diào)研，各部門經(jīng)理簡(jiǎn)單商議后呈報(bào)總經(jīng)理直接決定，最重要的決定指標(biāo)是單一的價(jià)格。由此使供應(yīng)商的選擇缺乏科學(xué)合理性，造成公司資源的浪費(fèi)。
5.權(quán)力過(guò)度下方，監(jiān)管力度過(guò)小
采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)本部門一切活動(dòng)具有決策權(quán)，但經(jīng)理分身乏術(shù)無(wú)法完成所有工作，因此采購(gòu)部門經(jīng)理應(yīng)根據(jù)本部門內(nèi)部人員不同的分工及能力等因素，進(jìn)行工作的合理安排，將部分權(quán)力下放。但是，在權(quán)力下放的同時(shí)，亦加強(qiáng)監(jiān)管力度，在權(quán)利增大的同時(shí)承擔(dān)起相對(duì)應(yīng)的責(zé)任，既要給部門人員一定的自由，也要有相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督防治腐敗。如公司近年來(lái)所用工具在固定數(shù)額以下的購(gòu)買由采購(gòu)部人員自行購(gòu)買，因此在近幾年，工具上報(bào)的損壞率不斷提升，工具購(gòu)買方面的支出也不斷提高，這就是明顯的權(quán)力下放的同時(shí)，缺少監(jiān)管機(jī)制而造成的腐敗現(xiàn)象，最后給公司造成了經(jīng)濟(jì)損失。
二、解決對(duì)策
1.優(yōu)化采購(gòu)管理系統(tǒng)
通過(guò)一些中小企業(yè)現(xiàn)階段情況來(lái)看，在其供應(yīng)商管理，質(zhì)量控制等方面均需要改進(jìn)。將優(yōu)化采購(gòu)系統(tǒng)流程為首要目標(biāo)，根據(jù)公司情況，將其中重復(fù)浪費(fèi)環(huán)節(jié)去掉，適當(dāng)是采購(gòu)管理流程簡(jiǎn)潔化。降低審批環(huán)節(jié)浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)中物流進(jìn)行控制，降低在該環(huán)節(jié)所需資金介于運(yùn)輸時(shí)間。
采購(gòu)組織應(yīng)由采購(gòu)部門為主導(dǎo)，其他部門參與提出意見(jiàn)并提供所需的幫助，如若，各部門只是單純的“各司其職”，自掃門前雪，工程部只管工程，財(cái)務(wù)部只管財(cái)務(wù)，則公司很容易由于各部門協(xié)調(diào)不當(dāng)或缺少意見(jiàn)而決策不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失。
對(duì)各部門職責(zé)合理分配，將各環(huán)節(jié)細(xì)化分配到各人，且加強(qiáng)各部門之間交流共同協(xié)作，以保證采購(gòu)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，需根據(jù)本公司實(shí)際情況，進(jìn)行有側(cè)重點(diǎn)的設(shè)計(jì)創(chuàng)新、分清主次，由此才可使設(shè)計(jì)流程對(duì)公司是有益處的，而非倒使公司利益降低。
2.加強(qiáng)各部門職責(zé)意識(shí)
采購(gòu)部經(jīng)理?yè)碛袥Q定權(quán)，對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌，是采購(gòu)環(huán)節(jié)高效率運(yùn)作，加速企業(yè)發(fā)展。將對(duì)產(chǎn)品的需求與產(chǎn)品成本相結(jié)合進(jìn)行綜合分析，以提升產(chǎn)品價(jià)值的同時(shí)降低成本并滿足企業(yè)需求，使該工程所需的產(chǎn)品功能與產(chǎn)品價(jià)格多種組合之中，選擇最優(yōu)的方案，降低企業(yè)成本；工程部提品細(xì)節(jié)要求，對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行審核是否符合要求，確保供應(yīng)商交付的產(chǎn)品符合工程需求；財(cái)務(wù)部在采購(gòu)流程中提供相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)，以防供應(yīng)商有機(jī)可乘，避免公司不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
3.建立供應(yīng)商篩選機(jī)制
供應(yīng)商的選擇對(duì)于企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，直接對(duì)企業(yè)工程質(zhì)量及工程成本造成影響。在供應(yīng)商的選擇中應(yīng)進(jìn)行靈活有珍貴性的選擇，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，多方面實(shí)力綜合對(duì)比，進(jìn)行實(shí)地考察，了解企業(yè)真實(shí)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、生產(chǎn)環(huán)節(jié)是否滿足企業(yè)需求，對(duì)供應(yīng)商企業(yè)全面考察、多方面了解；且選定多家備選供應(yīng)商，增加企業(yè)談判籌碼，以備企業(yè)從中選擇對(duì)企業(yè)所需產(chǎn)品而言，高質(zhì)量、低價(jià)格、綜合實(shí)力可完整提供所需產(chǎn)品的供應(yīng)商，避免因供應(yīng)商選擇失誤而給企業(yè)帶來(lái)影響，應(yīng)雙方互利互惠共同發(fā)展。
4.規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)
注意公司企業(yè)內(nèi)部信息交流，保證信息準(zhǔn)確性與時(shí)效性，在充分調(diào)查市場(chǎng)并進(jìn)行實(shí)地考察，并建立暢通有效的市場(chǎng)信息渠道，了解其年度生產(chǎn)力與國(guó)家政策等，將市場(chǎng)變化考慮在內(nèi)，最后對(duì)各所需產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行預(yù)測(cè)，制定所需產(chǎn)品價(jià)格上限。
為防止人員，因公司漏洞而中飽私囊，對(duì)公司錢財(cái)發(fā)生貪污行為，與供應(yīng)商相互勾結(jié)索取回扣，造成公司不必要經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)；故對(duì)采購(gòu)部門人員分工明確，進(jìn)行職責(zé)細(xì)化，明確采購(gòu)人樂(lè)隊(duì)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格規(guī)定采購(gòu)質(zhì)量及采購(gòu)價(jià)格，相關(guān)人員直接對(duì)其負(fù)責(zé)，層級(jí)之間互相監(jiān)督，由采購(gòu)部門經(jīng)理對(duì)部門所產(chǎn)生的一切行為負(fù)責(zé)。
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該單位采購(gòu)業(yè)務(wù)情況
該公司的采購(gòu)物資主要有原材料、五金配件、包裝材料等。其采購(gòu)業(yè)務(wù)分別由供應(yīng)科、生產(chǎn)科、包裝車間三個(gè)不同的部門負(fù)責(zé)，三個(gè)部門各自負(fù)責(zé)自己采購(gòu)物資的保管。我們分別對(duì)以上三個(gè)部門的內(nèi)部控制制度進(jìn)行了請(qǐng)購(gòu)單制度的測(cè)試、定貨控制制度的測(cè)試、貨物驗(yàn)收制度的測(cè)試、退貨和折讓控制制度的測(cè)試，并與各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)人員進(jìn)行訪談。從表面上看，三個(gè)單位本身的內(nèi)部控制較好：能依據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)；根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)研市場(chǎng)，在此基礎(chǔ)上書寫調(diào)研報(bào)告并將調(diào)研報(bào)告交給主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)；采購(gòu)、過(guò)磅或驗(yàn)點(diǎn)入庫(kù)、質(zhì)檢、統(tǒng)計(jì)等崗位已分開(kāi)且相互牽制；大型設(shè)備的采購(gòu)也在事先作到了可行性分析和招投標(biāo)。但是經(jīng)過(guò)細(xì)心分析判斷和進(jìn)一步的訪談后，我們發(fā)現(xiàn)內(nèi)控設(shè)計(jì)方面還存在著很多缺陷：
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置和主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)劃分
采購(gòu)分別由三個(gè)部門進(jìn)行，多頭采購(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，增加了設(shè)立機(jī)構(gòu)和人員的重置成本，也增加了內(nèi)控對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制難度和在采購(gòu)中存在舞弊行為的可能性；采購(gòu)物資的質(zhì)檢分別由三個(gè)采購(gòu)部門為主來(lái)驗(yàn)收，使采購(gòu)物資的質(zhì)量高低難有保證；三個(gè)采購(gòu)部門分別將采購(gòu)物資存放在自己的倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，可能失去采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)的相互制約，如盤盈、盤虧時(shí)若兩者合二為一會(huì)增加舞弊的可能性；包裝車間領(lǐng)用本車間保管的包裝物，而包裝過(guò)程中具體的損耗又由自己核算，這樣領(lǐng)用多少、生產(chǎn)損耗多少就無(wú)相應(yīng)的制約和牽制。
2.具體內(nèi)控環(huán)節(jié)方面
生產(chǎn)計(jì)劃制定的參與部門只包括經(jīng)理、生產(chǎn)部門和銷售部門的主管領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)廣泛的參與性和民主性，這樣制定的生產(chǎn)計(jì)劃難免缺少科學(xué)性；雖有市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，但由采購(gòu)部門自己書寫，內(nèi)容簡(jiǎn)單且無(wú)外部證據(jù)來(lái)證明其公證性；長(zhǎng)期由幾個(gè)老客戶供應(yīng)包裝物，可能會(huì)失去應(yīng)有的競(jìng)爭(zhēng)，如價(jià)格和質(zhì)量；對(duì)于大型設(shè)備的采購(gòu)內(nèi)控設(shè)計(jì)和執(zhí)行都較好，但對(duì)于日常五金配件的采購(gòu)則由生產(chǎn)經(jīng)理隨意指派生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門甚至個(gè)人進(jìn)行采購(gòu)，存在多頭采購(gòu)現(xiàn)象，對(duì)于少量和日常五金配件的采購(gòu)存在內(nèi)控上的空白。
我們?yōu)槠涮峁┑耐晟撇少?gòu)內(nèi)控對(duì)策
1.機(jī)構(gòu)重組與主管領(lǐng)導(dǎo)之間職責(zé)的重新劃分
（1）成立單獨(dú)的倉(cāng)儲(chǔ)部門以收回供應(yīng)處、生產(chǎn)科、包裝車間、銷售部門的倉(cāng)庫(kù)保管職能，倉(cāng)庫(kù)保管的人員由新成立的倉(cāng)儲(chǔ)部門來(lái)管理，并對(duì)這些倉(cāng)庫(kù)保管人員進(jìn)行定期的輪流以減少串通舞弊行為。
（2）成立專門的供應(yīng)中心負(fù)責(zé)全公司的物資采購(gòu)收回供應(yīng)處、生產(chǎn)科、包裝車間的采購(gòu)職能，供應(yīng)中心職能只是調(diào)研市場(chǎng)與物資采購(gòu)。
（3）成立價(jià)格委員會(huì)或由一獨(dú)立的部門根據(jù)采購(gòu)部門的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告及自己的核實(shí)情況，由生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門共同參與來(lái)選擇供應(yīng)商。
（4）質(zhì)檢科改為一個(gè)中立部門，并賦予相應(yīng)明確的權(quán)責(zé)，如無(wú)質(zhì)檢報(bào)告?zhèn)}儲(chǔ)部門不能收貨入庫(kù)，財(cái)務(wù)不能開(kāi)票、付款。
（5）對(duì)于主管經(jīng)理人員的職責(zé)，應(yīng)根據(jù)不相容職務(wù)不能混崗的原則作出的調(diào)整，以達(dá)到相互制約的目的。我們認(rèn)為，倉(cāng)儲(chǔ)部門、質(zhì)檢科、供應(yīng)中心、價(jià)格委員會(huì)應(yīng)當(dāng)歸屬于不同的主管經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。
2.采購(gòu)內(nèi)控環(huán)節(jié)的完善
（1）生產(chǎn)計(jì)劃指定的參與部門應(yīng)包括：請(qǐng)購(gòu)部門、預(yù)算管理部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、供應(yīng)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門。同時(shí)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)置物品的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，并明確相關(guān)部門和人員的職責(zé)。公司再根據(jù)請(qǐng)購(gòu)物品的類型和數(shù)量、價(jià)值來(lái)判斷是否由公司集體來(lái)決定。
（2）在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告時(shí)應(yīng)附供應(yīng)商的價(jià)格表、質(zhì)量等級(jí)、供應(yīng)量、電話、地址，并需經(jīng)企管部門審核其真實(shí)性和全面性。企管部門還應(yīng)定期對(duì)目前供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，并向另外一些有實(shí)力和能力的供應(yīng)商發(fā)出詢證函索要價(jià)格表。企管部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案內(nèi)容包括：地址、電話、價(jià)格、質(zhì)量指標(biāo)、折扣和付款條件、以往采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格等，以便及時(shí)核對(duì)與查找。
（3）將經(jīng)審核后的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告交給某一機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT成立的委員會(huì)（可由采購(gòu)、企管、使用、財(cái)務(wù)等部門參加）來(lái)批復(fù)供應(yīng)商和價(jià)格時(shí)，不能由采購(gòu)部門單獨(dú)決定。
（4）通常用的大宗原材料、包裝物和五金配件的采購(gòu)則應(yīng)進(jìn)行招投標(biāo)通過(guò)招標(biāo)委員會(huì)來(lái)選擇供應(yīng)商。并且，每年應(yīng)引入一定的新供應(yīng)商，以增強(qiáng)供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。
（5）質(zhì)檢人員、財(cái)務(wù)人員不準(zhǔn)和客戶見(jiàn)面，以減少舞弊和付款時(shí)的人情付款或者由使用部門、采購(gòu)部門、質(zhì)檢科及指定技術(shù)人員到場(chǎng)，按計(jì)劃單、合同書驗(yàn)收，如一項(xiàng)不合格則不予接受。驗(yàn)收時(shí)采購(gòu)人員回避，但驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)通知采購(gòu)人員，便于及時(shí)解決問(wèn)題。
（6）五金配件的使用和采購(gòu)必須經(jīng)過(guò)設(shè)備管理部門的認(rèn)可和主管經(jīng)理審批之后應(yīng)提交給財(cái)務(wù)或預(yù)算部門，如在預(yù)算范圍之內(nèi)則予以批準(zhǔn)。并將批準(zhǔn)文件視情況分交采購(gòu)或倉(cāng)儲(chǔ)部門，之后才能予以采購(gòu)或配件更換。
（7）設(shè)備特別是五金配件應(yīng)交給專門采購(gòu)部門或由采購(gòu)部門、設(shè)備管理部門、生產(chǎn)部門共同參與進(jìn)行采購(gòu)，對(duì)于金額較大的設(shè)備則應(yīng)成立相應(yīng)的專門采購(gòu)小組負(fù)責(zé)采購(gòu)。
幾點(diǎn)啟示
1.關(guān)于材料采購(gòu)控制點(diǎn)的設(shè)立
目前一般認(rèn)為，在材料采購(gòu)方面一般由五個(gè)控制點(diǎn)進(jìn)行控制，即申請(qǐng)、計(jì)劃、合同、驗(yàn)收、入庫(kù)。設(shè)立這五個(gè)控制點(diǎn)無(wú)疑是正確的。但是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，各種經(jīng)濟(jì)成分同時(shí)并存和價(jià)格機(jī)制調(diào)節(jié)作用的日益加強(qiáng)，采購(gòu)業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況引入市場(chǎng)調(diào)研和招標(biāo)投標(biāo)這一控制點(diǎn)。這樣可以通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的信用、規(guī)模、質(zhì)量、價(jià)格等方面的了解避免上當(dāng)受騙，如期履行合同；可買到物美價(jià)廉的材料設(shè)備；還可杜絕不正之風(fēng)。
引入這一控制點(diǎn)，企業(yè)可先將采購(gòu)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購(gòu)原則通過(guò)信函、電話、網(wǎng)絡(luò)等方式告訴供應(yīng)商；供應(yīng)商會(huì)發(fā)函或派人將有關(guān)產(chǎn)品說(shuō)明書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)證明、價(jià)格表等送給企業(yè)；企業(yè)再?gòu)闹泻Y選出規(guī)模大的、質(zhì)量好的、價(jià)格低、歷史悠久的供應(yīng)商進(jìn)行考察；而后企業(yè)將了解的信息匯總，擬訂招投標(biāo)，并最終選定供應(yīng)商。企業(yè)對(duì)于原材料的采購(gòu)可進(jìn)行每年一次的招投標(biāo)，以增強(qiáng)現(xiàn)有供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。這就是許多企業(yè)推崇的揚(yáng)出去、收回來(lái)、走出去、定下來(lái)的采購(gòu)方法。因此，我們認(rèn)為，對(duì)于企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)可增加市場(chǎng)調(diào)研和招標(biāo)投標(biāo)這一控制點(diǎn)。如無(wú)這一環(huán)節(jié)，就難以降低材料的高成本和避免采購(gòu)中的不正之風(fēng)，即便是后五個(gè)控制點(diǎn)設(shè)計(jì)和執(zhí)行都很好。
2.關(guān)于采購(gòu)的內(nèi)部控制
會(huì)議材料范文一20XX年6月17日，南方部分鋼鐵企業(yè)第二十七次采購(gòu)信息交流會(huì)由攀鋼主辦,攀鋼國(guó)貿(mào)承辦(國(guó)旅協(xié)辦)，在四川成都召開(kāi)。湘鋼、漣鋼、衡管、韶鋼、廣鋼、三鋼、柳鋼、新鋼、南鋼、水鋼、鄂鋼、昆鋼、冷鋼、萍鋼、德鋼、越鋼、攀鋼等17家鋼鐵企業(yè)的代表出席了本次會(huì)議。攀鋼(集團(tuán))公司總經(jīng)理助理張祖生在會(huì)議上致了歡迎辭并就當(dāng)前鋼鐵企業(yè)面臨形勢(shì)提出了幾點(diǎn)建議，攀鋼國(guó)貿(mào)公司副總經(jīng)理顧文發(fā)介紹了攀鋼生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和分析了當(dāng)前鋼鐵及原燃料市場(chǎng)形勢(shì)，并就原燃料采購(gòu)市場(chǎng)溝通合作和區(qū)域內(nèi)資源共享提出了幾點(diǎn)建議，與會(huì)代表分別介紹了鋼廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、采購(gòu)價(jià)格信息、原燃材料需求及庫(kù)存情況，對(duì)原燃材料市場(chǎng)形勢(shì)作了分析、預(yù)測(cè)。本次會(huì)議達(dá)成了以下共識(shí)，現(xiàn)紀(jì)要如下:
一、當(dāng)前中國(guó)宏觀經(jīng)濟(jì)還存在較多相互矛盾跡象，但可以確定的是，中國(guó)實(shí)體經(jīng)濟(jì)中顯示出的回暖跡象越來(lái)越多，在政府刺激經(jīng)濟(jì)措施和全球經(jīng)濟(jì)日趨好轉(zhuǎn)的態(tài)勢(shì)下，一旦民間投資快速跟上和出口筑底回升，中國(guó)經(jīng)濟(jì)下半年回升的步伐將會(huì)加快。
二、與會(huì)代表認(rèn)為國(guó)內(nèi)鐵礦石價(jià)格已經(jīng)到達(dá)底部，有部分地方鐵礦石生產(chǎn)企業(yè)目前已處于停產(chǎn)和半停產(chǎn)狀況，價(jià)格幾乎已經(jīng)沒(méi)有下調(diào)空間。預(yù)計(jì)未來(lái)國(guó)內(nèi)礦市場(chǎng)行情處于低位震蕩、小幅波動(dòng)。
三、進(jìn)入20XX年6月份以來(lái)，煤炭市場(chǎng)受前期油價(jià)回升和近期鋼材市場(chǎng)價(jià)格上漲的影響，都有不同程度上漲，南方地區(qū)絕大部分鋼鐵企業(yè)目前仍處于虧損狀態(tài)，煤炭?jī)r(jià)格上漲過(guò)快，鋼廠已經(jīng)不堪重負(fù)。近期焦炭?jī)r(jià)格上漲幅度遠(yuǎn)快于煤炭?jī)r(jià)格上漲幅度。與會(huì)代表一致通過(guò)在保證供應(yīng)的前提下，各鋼廠共同維持區(qū)域內(nèi)煤炭、焦炭采購(gòu)價(jià)格穩(wěn)定，避免惡性競(jìng)爭(zhēng)，打消供應(yīng)商的漲價(jià)預(yù)期。
四、目前鋼鐵行業(yè)處于高消耗、高成本、產(chǎn)能嚴(yán)重過(guò)剩、盈利困難階段。20XX年以來(lái)，南方鋼鐵企業(yè)除部分以建材產(chǎn)品為主的企業(yè)略有利潤(rùn)以外，其他以板材產(chǎn)品為主的鋼鐵企業(yè)處于全面虧損狀態(tài)。與會(huì)代表呼吁加強(qiáng)溝通合作，采取抱團(tuán)取暖、抱團(tuán)過(guò)冬等措施共同應(yīng)對(duì)嚴(yán)峻形勢(shì)。
五、與會(huì)代表一致通過(guò)采購(gòu)區(qū)域內(nèi)保持價(jià)格信息的及時(shí)溝通與聯(lián)系，并確保價(jià)格信息的真實(shí)性。
六、本次會(huì)議商定，第二十八次信息交流會(huì)將由衡管承辦。
特此紀(jì)要!
攀鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司
二0XX年六月十七日
會(huì)議材料范文二時(shí)間：20XX年3月21日
地點(diǎn)：高新區(qū)行政服務(wù)中心C207會(huì)議室
主持：楊帆
參加人員：孫勇、韓松、王朝軍、報(bào)名供應(yīng)商代表
記錄：楊帆
采購(gòu)項(xiàng)目：大慶高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心生物和新材料檢測(cè)平臺(tái)設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目
議題：
一、關(guān)于技術(shù)及性能要求(答疑)
二、政府采購(gòu)注意事項(xiàng)
會(huì)議內(nèi)容：大慶高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心生物和新材料檢測(cè)平臺(tái)設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目(項(xiàng)目編號(hào)：20XX-021)，組織了招標(biāo)前的預(yù)備會(huì)，就采購(gòu)項(xiàng)目中所涉及的有關(guān)技術(shù)問(wèn)題及性能要求組織投標(biāo)單位、需方進(jìn)行答疑，并就政府采購(gòu)注意事項(xiàng)規(guī)定了具體要求，會(huì)議決定事項(xiàng)如下：
1、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件第12頁(yè)中第20項(xiàng)程序控溫馬弗爐的內(nèi)徑技術(shù)參數(shù)更改為150*200*400。
2、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件第12頁(yè)中第21項(xiàng)程序控溫干燥烘箱的內(nèi)徑技術(shù)參數(shù)更改為400*300*400。
3、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件中國(guó)產(chǎn)儀器設(shè)備的供貨期要求為30天。進(jìn)口儀器設(shè)備的供貨期為90天。
4、專家針對(duì)投標(biāo)文件提出質(zhì)疑時(shí)，投標(biāo)方不能做出合理解釋的屬于無(wú)效投標(biāo)。
5、正式開(kāi)標(biāo)前如有退出投標(biāo)的投標(biāo)方必須以書面形式向政府采購(gòu)辦進(jìn)行申請(qǐng)。
6、預(yù)備會(huì)上供應(yīng)商沒(méi)有提出的技術(shù)問(wèn)題，解釋權(quán)在需方，供方須服從。
7、預(yù)備會(huì)議紀(jì)要與招標(biāo)文件具備同等效力。
集中采購(gòu)機(jī)關(guān)：大慶高新區(qū)政府采購(gòu)管理辦公室
開(kāi)戶銀行：交通銀行開(kāi)發(fā)區(qū)支行
戶名：大慶高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)政府采購(gòu)管理辦公室
帳號(hào)：2360006090
會(huì)議材料范文三一、會(huì)議時(shí)間:xxxx年xx月xx日xx:xx
二、會(huì)議地點(diǎn):xx項(xiàng)目會(huì)議室
三、會(huì)議內(nèi)容:xx月xx日開(kāi)業(yè)前物質(zhì)采購(gòu)協(xié)調(diào)會(huì)
四、與會(huì)單位和人員:(詳見(jiàn)本次會(huì)議簽到表)
五、會(huì)議主持:xx
六、紀(jì)要整理:xx
會(huì)議內(nèi)容:
xx月xx日酒店開(kāi)業(yè)在即，為確保材料、物資供應(yīng)能滿足酒店開(kāi)業(yè)要求，并解決酒店物質(zhì)采購(gòu)及各專業(yè)單位在施工過(guò)程中產(chǎn)生的關(guān)于甲指甲供材料采購(gòu)及三方合同方面的問(wèn)題，項(xiàng)目部邀請(qǐng)采購(gòu)部、酒店籌建辦、裝修設(shè)計(jì)院、綠化部、集團(tuán)家居中心、物業(yè)管理公司及相關(guān)施工單位召開(kāi)本次酒店開(kāi)業(yè)前物質(zhì)采購(gòu)協(xié)調(diào)會(huì)議。
一、本次協(xié)調(diào)會(huì)議對(duì)采購(gòu)流程做了深入的討論，以下為會(huì)議明確的流程:
1.室內(nèi)家私、飾品、臺(tái)燈:裝修設(shè)計(jì)院下單(抄送項(xiàng)目部)采購(gòu)部采購(gòu)設(shè)計(jì)指導(dǎo)廠家布置
2.酒店客戶消耗品、辦公設(shè)備、廣告、銘牌等:酒店籌建辦下單采購(gòu)部采購(gòu)廠家安裝。
3.蒸氣鍋爐、餐具、小五金:酒店籌建辦下單采購(gòu)部采購(gòu)廠家安裝。
4.室內(nèi)園林綠化類:綠化部下單采購(gòu)部采購(gòu)綠化部現(xiàn)場(chǎng)布置。
5.室外園林構(gòu)件類:綠化部提供清單項(xiàng)目部下單采購(gòu)部采購(gòu)廠家現(xiàn)場(chǎng)安裝。
6.機(jī)電設(shè)備、吊燈、壁燈:機(jī)電下單采購(gòu)部采購(gòu)機(jī)電安裝。
7.營(yíng)銷方面需要的物品由營(yíng)銷部門直接下單給采購(gòu)部。
8.物業(yè)是單獨(dú)的系統(tǒng)，需要的物品直接由物業(yè)下單給采購(gòu)。
二、采購(gòu)部明確了各類物資下單時(shí)間、到貨時(shí)間相關(guān)要求。
由于集團(tuán)采購(gòu)部采購(gòu)量大，針對(duì)酒店xx月xx日開(kāi)業(yè)的物資采購(gòu)，采購(gòu)部制定了物質(zhì)下單到貨時(shí)間表，各部門應(yīng)根據(jù)物資所需的生產(chǎn)周期提前一定的時(shí)間下單，并提前書面通知到場(chǎng)時(shí)間，以便采購(gòu)部安排物流配送。
附:《酒店物品下單到貨時(shí)間表》
三、各部門、施工單位提出的問(wèn)題
1.機(jī)電:空調(diào)、水泵、配電箱、潔具、燈具、開(kāi)關(guān)面板、筒燈、射燈采購(gòu)單已經(jīng)發(fā)到了采購(gòu)部，希望采購(gòu)部要求廠家及時(shí)生產(chǎn)，多催促?gòu)S家的生產(chǎn)進(jìn)度及到貨時(shí)間。
2.設(shè)計(jì)院:由于浴缸在陽(yáng)臺(tái)位置布置不適合，決定將客房陽(yáng)臺(tái)浴缸取消，陽(yáng)臺(tái)地面燈具取消，相關(guān)內(nèi)容的采購(gòu)應(yīng)停止。明天會(huì)發(fā)設(shè)計(jì)修改聯(lián)系單。
3.項(xiàng)目部:酒店SPA、酒廊、KTV、按摩間、特色餐廳、小型商鋪未招商、未定裝飾方案、未制定開(kāi)放時(shí)間表，請(qǐng)酒店籌建辦結(jié)合酒店開(kāi)業(yè)的整體效果制定時(shí)間表，開(kāi)展相關(guān)的招商、裝飾、開(kāi)放工作。
酒店籌建辦:最遲xx月xx日會(huì)回復(fù)項(xiàng)目部
4.項(xiàng)目部:酒店開(kāi)業(yè)倒記時(shí)廣告牌及游艇碼頭方案請(qǐng)營(yíng)銷中心盡快跟蹤落實(shí)施方案，酒店開(kāi)業(yè)前的宣傳、活動(dòng)等所需的物資采購(gòu)及場(chǎng)地布置應(yīng)和采購(gòu)部、酒店籌建辦溝通協(xié)調(diào)好。
營(yíng)銷中心:方案還未最終，方案確定后會(huì)第一時(shí)間通報(bào)項(xiàng)目部。
四、作物質(zhì)采購(gòu)協(xié)調(diào)會(huì)總結(jié)及提示
xxx酒店xx月xx日開(kāi)業(yè)對(duì)于公司及整個(gè)項(xiàng)目銷售都至關(guān)重要，在年會(huì)上x(chóng)x總裁均要求惠東鳳凰酒店必須按時(shí)開(kāi)業(yè)。公司相關(guān)的各部門及參建單位必須認(rèn)識(shí)到xx酒店的重要性及緊迫性，酒店xx月xx日開(kāi)業(yè)這是必須完成的任務(wù)!
酒店的準(zhǔn)時(shí)開(kāi)業(yè)對(duì)于物資到位要求很高，各部門必須認(rèn)真梳理絕對(duì)不能漏項(xiàng)，并需提前和采購(gòu)部聯(lián)系，特別對(duì)于大批量采購(gòu)需要了解廠家的生產(chǎn)能力是否滿足要求，對(duì)于大型設(shè)備采購(gòu)需要考慮到安裝調(diào)試時(shí)間，是否需要提前安裝管道、設(shè)備基礎(chǔ)等。倉(cāng)庫(kù)管理需針對(duì)酒店物質(zhì)大批、集中到場(chǎng)的特點(diǎn)安排好人員及存放場(chǎng)地，做好收、發(fā)、登記、存放工作。
附:《酒店物品下單到貨時(shí)間表》《酒店物資采購(gòu)梳理》
以上內(nèi)容如各單位收文24小時(shí)內(nèi)如未提出異議將視為同意本會(huì)議紀(jì)要。
