發布時間：2023-06-16 16:25:16
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理分類方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：電力系統 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
1 前言
管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。
3 電力系統檔案程序化管理的舉措
電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環節
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。
3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。
4 結束語
總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。
參考文獻
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1信息挖掘技術
1.1數據挖掘技術概述
數據挖掘技術是一種基于統計學、人工智能等等技術基礎上，能夠自動分析原有數據，從而做出歸納整理，并對其潛在的模式進行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復雜的數據中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數據挖掘技術的方法
二十世紀末，計算機挖掘技術產生。其一般用到的方法有：（1）孤立點分析。孤立點分析法主要用于對于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對象中，對其價值聯系進行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點的數據，對需要解讀的數據進行識別。（4）關聯性分析。關聯性分析方法是對指定數據中出現頻繁的數據進行挖掘。（5）序列分析。與關聯性分析法一樣，由數據之間內在的聯系得出潛在的關聯。
1.3計算機挖掘技術的形式分析
計算機挖掘技術在使用過程中，收集到的數據不同，數據收集的方法也就不同。在對數據挖掘技術進行形式分析的時候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關規則形式。
2計算機數據挖掘技術在檔案信息管理
系統中的應用計算機挖掘技術，能夠將隱藏的信息挖掘出來并進行總結和利用，運用到檔案管理中來，在充分發揮挖掘技術作用的同時，極大的提高了檔案數據的利用價值。數據挖掘技術在檔案管理系統中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對數據庫中的數據進行分析的基礎上，建立對已知數據詳細描述的概念模型。然后將每個測試的樣本與此模型進行比較，若有一個模型在測試中被認可，就可以以此模型對管理的對象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進行問卷調查并將答案輸入到數據庫中。在該數據庫中，對客戶的回答進行具體屬性描述，當有新的回答內容輸入的時候，系統會自動對該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對于任何一個企業來說，發展一個新的客戶的成本要遠遠高于留住一個來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對客戶檔案流失原因的分析至關重要，因此，采用挖掘技術對其進行分析是必要的。2.3分類法通過計算機挖掘技術對檔案進行分類，按照不同的性質進行系統的劃分，將所有相似或相通的檔案進行整理，在人們需要的時候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業性。
3檔案管理引入計算機挖掘技術的必要性
計算機挖掘技術的應用，對檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現在：
3.1對檔案的保護更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時間不斷增加，其年代感加強，意義和價值增大。相應的，利用的頻率會隨著利用的價值增加，也更容易被損壞從而導致檔案信息壽命折損，此外，管理不當造成泄密，使檔案失去了原本的利用價值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術的運用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質量
在檔案信息管理系統中引入計算機挖掘技術，使得檔案信息管理打破了傳統的模式，通過挖掘技術，對管理的模式有了極大的創新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時間和精力更加豐富，在對檔案管理的細節方面也就更加注意，同時也加快了對檔案的數據信息進行處理的速度，提升檔案管理的整體質量。
4結語
綜上所述，計算機數據挖掘技術涉及的內容很廣，對挖掘技術的運用，使得各行各業的發展水平得到了很大的提高，推動社會經濟的發展，帶動社會發展模式的創新。在檔案管理中使用計算機挖掘技術，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時，也需要檔案信息管理人員在進行檔案信息管理的時候，能合理利用計算機信息挖掘技術，在提高工作效率的同時，促進管理模式的不斷創新，以適應時展的要求。
作者:莫德強 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗中心
參考文獻
關鍵詞：檔案；管理；特點
一、文書檔案管理工作的特點及重要性
（一）文書檔案管理的特點
1.保密性：因為檔案涉及的信息量特別大，大部分都是對一些重要信息進行歸檔。其中不少信息在一定時期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機密更有嚴格的規定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。
2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴格的規章制度并不折不扣地執行，才能確保它的完整和安全。
（二）文書檔案管理的重要性
1.為企業或單位正確決策提供經驗或借鑒
由于檔案中所記錄的內容都是是人們走過來留下的腳印，是對歷史的客觀記載和反映，既包括發展過程的優秀成果和成功經驗，也有對往事的深刻反省和教訓。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業或單位決策提供了很好的經驗或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。
2.為企業或單位繼往開來提供條件
任何企業或單位的發展都有它自身的過程和規律，有它的連貫性和延續性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業或單位的發展提供了最完善的系統資料，方便做出科學合理的分析，是制定科學發展的最好參考資料和基礎。
二、文書檔案整理保管方法創新的必要性
目前的檔案整理與保管工作勢必要順應時代的要求。因為現階段保管與整理的方法還相對落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時，在經濟體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創新就是新的趨勢。
（一）現代管理技能必須得到有效應用
社會進人了信息化時代，網絡環境要求各項工作都適應其內外環境。在數字和網絡社會里，文書檔案的管理方法若能和飛速發展的計算機技術有效的結合，勢必會提高工作的效率，達到預期的效果。在對文書檔案進行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進行分類處理，并充分利用現代先進的檔案管理技術，以此來提高工作效率。而且，將現代檔案管理技術應用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發展的主要方向。
（二）現代整理手段必須得到有效應用
就日前來看，計算機技術的應用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項工作中對計算機的運用較以前來說是一項重大的突破。打破了傳統的紙質文書檔案的整理方法，避免了工作強度大，效率低的缺陷。運用計算機對檔案進行整理就會達到事半功倍的效果。
三、如何做好文書檔案的整理工作
（一）分類方法
文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機構分類法和問題分類法。
1.年度分類法就是根據形成和處理文件的年度，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標準進行逐步區分，通過形成年限逐次排開。運用年度分類法，要求根據文件的準確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。
2.組織機構分類法就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。
3.問題分類法就是按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。
（二）檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環節。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。
（三）檔號章與頁碼編寫
檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的上作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。
四、如何做好文書檔案的信息保管工作
通過計算機系統輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。當然進行這種方法的時間比較靈活，可以根據工作的進度來實施，可以隨時辦理，不局限于哪個月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。這個過程可以有主要和次要之分。按照一定規范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄人到計算機數據庫，歸之為自學習系統，形成后各建詞表。其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。
五、結論
新時期企業核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業的發展離不開創新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業的工作進程。因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創新，積極投人實踐。充分利用現有的網絡資源。把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。
參考文獻：
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1 環保檔案的內容以及檔案管理的重要性
1.1 環保檔案的內容
環保檔案是指各級環境保護行政主管部門及其直屬單位，在環境保護工作中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。
1.2 環保檔案管理的重要性
環保檔案管理是指在環境保護工作開展時，對環境保護工作過程形成的文件資料進行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環保檔案管理的對象是環境保護文件資料，是環境保護工作的信息載體。配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。具體體現在下列方面：一方面，對環保檔案進行科學管理，可以為環保工作的順利開展創造良好的條件。在環境保護工作過程中產生的各種信息，經過收集、加工和傳遞，以環保檔案的形式進行管理和保存，是有價值的環保信息資源，是環境保護工作者進行環境保護目標控制的客?^依據。另一方面，對環保檔案進行科學管理，可以提高環境保護工作效率。環保檔案進行科學、系統的整理歸類，形成環保檔案庫。當工作需要時，可以有針對性地及時提供完整資料，迅速解決工作中的問題。
2 環保檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理工作不充分
目前，環保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導致各環保單位檔案工作的發展極不平衡，進而使得檔案資料分散，信息不全。
2.2 檔案管理人員的素質偏低
配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。但是，在環保部門檔案管理人員中，尤其在基層環保部門，卻缺乏專業的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數職。當前信息化時代，專業的檔案人員不僅要精通傳統的檔案管理業務，還必須掌握自動化網絡技術，使用計算機管理環保檔案，這給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰[2]。
2.3 環保檔案管理系統有待完善
環保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復雜等特點，信息管理難度大，因而對信息進行制度化、規范化十分重要，然而，目前并沒有統一健全的環保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時轉化為決策依據，大大降低了檔案的利用效率。
3 完善環保檔案管理工作的主要對策
3.1 提高環保檔案現代化管理的認識
首先，分管檔案工作的主要領導要有足夠的認識，要為實現環保檔案現代化管理創造條件，投入一定經費，配備檔案現代化管理所需設備。其次，要提高檔案工作人員的思想認識，克服傳統保守的習慣，破除應用現代化管理的畏難情緒，要有實現環保檔案工作現代化的思路，加強相應的業務學習，對傳統檔案管理進行革新和完善。
3.2 建立現代化的環保檔案管理制度
檔案工作標準化，是新形勢下檔案工作進展的必定走勢和檔案工作現代化的客觀要求，它的制定和實施，必將給檔案工作帶來長足的進展和巨大的變革，因此，要加速標準規范的制定，積極組織貫徹實施。國家環境保護總局制定頒發的《中國環境保護檔案分類規范》、《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》為加強我國環境保護檔案工作、科學地管理環境保護檔案、統一環境保護檔案分類檢索、實現環境保護檔案的分類檢索系統的標準化、規范化、現代化管理打下了堅實的基礎。《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》其分為九大類，作為統一的微機信息管理分類標識，符合環境管理職能和環保檔案的特點[2]。運用《環保檔案分類表》（簡稱）分類類目標識，我們必須熟悉并了解環保檔案分類表分類類目標識所規定的內容和適用范圍，做到信息分類符合環境管理職能，保持各種信息的有機聯系，便于微機信息管理。
3.3 加強環保檔案現代化管理人才隊伍建設
現在社會上普遍缺乏復合型的現代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機技術又有檔案專業知識的復合型人才，例如有的單位雖配備了微機等現代化設備，由于缺少專業人員，結果微機僅起到條目輸入、統計等簡單功能，極個別的還使其常年閑置，不能充分地發揮其在檔案工作標準化、現代化中應有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現代化的開展，所以環保檔案要實現現代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現代化管理技能，否則環保檔案的現代化管理就能難以實現，這是前提條件。實現環保檔案管理現代化，對檔案工作人員提出了更高更嚴的要求，要求檔案工作人員相應地調整自身的知識結構，提高自身素質，至少要做好 3 個方面的工作：一是掌握專業基礎知識，要求對環保科技知識和科技檔案管理知識的掌握，沒有堅實的專業知識，環保科技文獻編撰難以開展；二是掌握相近和相關學科的知識，這是由當代科學技術高度綜合趨向統一和現代學科的相互滲透、交叉、分化的現實決定的；三是掌握計算機、微縮、復印、網絡等先進技術和設備的工作原理并能進行熟練的操作。
3.4 加強環保檔案現代化管理物質基礎建設
一是加大基礎設施建設。現代化設備的購置是實現現代化管理的物質基礎，在環保科技檔案工作現代化建設中，需不斷加大檔案部門的基礎設施建設。二是選擇比較好的科技檔案管理系統，提高使用效率。全國己開發了幾十種類型、各個層次的科技檔案管理實用系統軟件，由于開發歷史相對較短，缺乏統一管理，在設計方面有著諸多不足。如設計標準不統一、不規范及設計語言不相同，造成軟件開發出來之后兼容性差，難以實現各檔案館（室）之間的信息和資源共享；科技檔案計算機管理軟件低水平重復開發，并帶有濃重的地方色彩，造成人、財、物的大量浪費，沒有一家能形成規模打開市場，行銷各地。因此，選擇使用相對較先進，適合自身使用的軟件至為關鍵。
實現基建工程檔案資料管理的科學化，不僅能夠發揮依據和憑證作用，還有利于經濟的可持續發展。筆者在總結自身多年檔案管理工作經驗的基礎之上，具體分析了基建工程檔案管理科學化的意義，并提出了行之有效的檔案管理思路和方法，以期對基建工程檔案資料管理工作提供指導和借鑒。
關鍵詞：
基建工程；檔案；分類歸檔；檔案管理現代化；新能源
基建工程檔案管理即是對基建工程建設過程中形成的科學資料進行系統整理、分類采編的工作。為了更好的對檔案資料加以保存和查詢，充分利用檔案資料的借鑒作用，檔案管理者應該形成一套合理的有規劃的管理思路，并采取科學的方法提高管理水平。以下，筆者根據自身長期從事檔案管理工作的經驗為新能源發電基建工程檔案管理總結出可行的思路方法。
一、系統分類整理
當下，基建工程檔案資料越來越受到重視，在國家檔案局制定頒發的《企業檔案分類規則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》中，基建工程檔案就被納為科技檔案的一大類別，并明確規定了對這類檔案進行管理建設的規章制度。
由于基建工程存在多個周期，其檔案資料也需要根據工程的不同環節、檔案資料的類型進行合理的、系統的分類整理，以提高檔案管理專業化水平。具體來說，對基建工程檔案的分類可以遵循以下思路：1）依據國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》、住建部頒布的《城鎮基建工程施工及驗收規范》、《城鎮基建室內工程施工與質量驗收規范》所制定的準則，按要求對文件資料進行整理和歸檔。2）按文件材料內容進行分類歸檔。為了使檔案資料的歸類更加有序，應該采取合理的方法來進行分檔，由于基建工程從設計方案到執行再到驗收會經歷多個互相關聯又相互獨立的環節，因此，可以以此為依據進行檔案的分類。根據工程實施的不同階段，基建工程檔案大致可以分為以下幾種類型：工程預備文件、工程施工文件、工程檢收文件、工程監管文件。其中，工程預備文件包括項目申請資料、初步設計方案、財務預算資料等，主要是工程施工的前期預備階段形成的檔案資料；工程施工文件包括施工過程記錄、工程變更文書、施工資質證書等，主要是在實際施工過程中使用的檔案資料；工程驗收文件則包括工程檢驗的各項紀錄、檢驗合格證明等，主要是對已完成工程進行檢測過程中形成的各類資料；最后是工程監管文件，不同于上述三類文件，監管文件是貫穿于整個工程各環節的檔案資料，包括對工程監理的規劃、監理月報文件、財務文件等等。
基建工程檔案資料類別的初步劃分和歸檔有利于將眾多的資料文件系統的加以區分整理，便利檔案資料的建設和查詢。除了分類歸檔，還需要對各類檔案資料的質量進行檢查，并加以修改，使之能夠符合檔案資料的要求。
二、控制檔案資料質量
為了能夠更好的查詢和利用檔案資料，有必要提高檔案的質量，確保檔案符合國家規定、行業規定。具體來說，高質量的檔案資料需要符合以下條件：1）存儲的檔案資料最好為原件，若原件丟失，應該及時予以復原。2）須將檔案文件內容與工程實際情況相對照，保證歸檔的檔案資料內容真實可靠且符合國家技術規范。3）檔案資料須采用碳素墨水等耐久材料書寫，對于部分用易褪色材料進行書寫的資料，應該及時加以謄寫，確保檔案資料的持久保存。4）歸檔資料需要確保紙面潔凈，圖章清晰完備。5）對于檔案資料中文字材料和圖紙材料，應該檢查其是否符合國家標準規格，對不符合標準的文件及時進行修改。檔案資料的質量檢查非常必要，它關系到檔案資料的有效性，并會對此后檔案文件的查詢和利用產生深遠影響，因此，檔案管理者必須重視對各類檔案質量的檢查，確保檔案資料的合格性。
三、檔案管理現代化
現代計算機技術的普及為檔案資料的現代化管理提供了良好的條件，因此，優秀的檔案管理者需要對計算機技術有足夠的了解并能夠靈活的利用這些技術提高檔案資料管理的科學性和便利性，因此，實現檔案資料管理現代化首先要加強對管理者現代化技術的培訓，提高其利用如GPS系統、SCADA系統等現代化技術來管理檔案的能力。此外，建設更加先進完備的現代化管理系統也至關重要，當前，在新能源開發行業，基建工程檔案管理的硬件設施還不盡如人意，有待投入更多的資金和設備。具體來說，一套完整的現代化檔案管理系統應該包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機等機器設備和縮微技術、光盤技術等，以實現基建工程檔案資料管理的數字化。除了在信息技術軟硬件方面的加強，在檔案管理科學化過程中，還需建立起標準化的檔案工作秩序，一方面不斷吸取其他部門檔案管理的寶貴經驗，另一方面注重結合基建工程項目的特點制定和創新檔案管理機制。
四、結語
綜上所述，在新能源發電部門，基建工程檔案資料的科學管理不僅有利于對過往工程項目的記錄，還對以后的利用借鑒有很大幫助，因此，采用合理的管理辦法十分必要。對檔案資料的科學管理主要包括對眾多檔案的分類歸檔、對歸檔資料質量的檢查和及時修正、對檔案現代化管理的重視和引入。只有嚴格執行這些步驟，才能夠更好地提高和完善檔案的整理和保存，更好地服務于檔案利用。
參考文獻
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一、加強并創新檔案管理意識
不少企業或者組織對于人事檔案管理是不重視的，認為整理人事檔案無非是將所有人的主要經歷、政治面貌、品德作風進行簡單的登記保存而已，對于企業或者組織的發展毫無意義，同時還要分配人事檔案管理人員，對于組織來說無非是又一項支出。加強人事檔案管理的第一步，也是首要環節就是要加強醫院內部的人事檔案管理意識。
首先，在醫院的管理者之間應該達成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實施，自上而下地推進人事檔案管理工作的開展。對于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財力資源，提供更多款項，為人事檔案管理工作的順利進行提供有效的物質保障。其次，提高全員的檔案意識，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫院全員了解認識檔案管理的重要性，增強各崗位人員的工作積極性與責任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應該增強責任意識，確保人員充分履行工作職責；人事檔案管理人員也應轉變檔案管理理念，解放思想，創新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。
二、建立健全人事檔案管理機制
人事檔案管理機制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進行所需要遵循的依據。人事檔案管理機制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規范化、程序化、專門化。通過科學的方法以及利用現代化信息技術管理手段，規定檔案更新周期、更新時間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權與分工。對人事檔案進行科學性、系統性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個主要步驟。建立健全人事檔案管理機制需要從人事檔案管理的三個主要步驟入手，逐步進行規范，并且對每個步驟的著重點進行總結強調。
首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎。收集信息能否有效進行關系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環節必須強調細致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進行分工，明確責權，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負責該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責任意識與保密意識；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關鍵步驟。對人事檔案信息的整理強調檔案管理人員的協作分工，醫院各個科室的人事檔案最好由專門的人員進行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強調對檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學的人事檔案管理，來促進醫院內部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時，應該注意檔案類別的系統性與檔案使用時的便捷性。
三、創新人事檔案管理方法
部分監測站雖然有檔案管理體系，但是據目前而言，檔案管理人員專業技能比較低，他們沒有經歷過專業知識的培訓，其缺乏完整的檔案管理知識體系，并且對于檔案管理的實際操作技能也存在一定的不足，在檔案進行整理、分類、擺放等工作中都有待提高，其工作內容的不完整難以促進檔案管理體系制度的健全。在此基礎上還存在檔案管理工作人員調動比較頻繁的問題，對于員工知識體系以及專業技能的培養需要較長時間，同時員工適應工作環境、工作內容也需要很長一段時間，但是檔案管理的工作人員調動比較頻繁，這就延長了新員工培訓、適應工作的時間，對于檔案管理工作的合理應用存在一定的滯后性，使一些新接任工作的人員缺少檔案管理經驗以及方法，從而不能有效地對檔案進行管理，這是當前檔案管理工作面臨著非常嚴重的問題。
二、環境監測業務技術的檔案管理措施
（一）有效完成歸檔和建檔
首先，要提高檔案管理人員對監測技術檔案重要性的認識，同時要加強他們的檔案意識。檔案工作人員要認真學習相關的文件，要對自己的工作性質以及職責有個重新的認識，并且對本單位的檔案管理工作進行有效地監督，只有這樣才能自覺的完成歸檔工作。其次，要建立科學、合理的環境監測業務技術檔案管理體系。檔案工作的基礎就是歸檔，要使檔案管理工作逐漸呈現標準化以及規范化，同時必須要對歸檔范圍有個全面的認識，建立比較完善的環境監測業務技術檔案體系。最后，要制定嚴格的監督考核制度。為了使存檔以及歸檔人員有個良好的工作習慣就必須要求工作人員做好定期的通報工作，通報的內容要包括歸檔內容的完整程度以及歸檔時間。工作人員要對不同的檔案進行分類，分類完成之后才可以進行建檔，因此必須要嚴格落實監督考核制度，從而促進檔案管理工作的開展。
（二）加強檔案庫以及檔案數據庫的建設
首先，要加快建設檔案信息系統。目前大多數部門在進行歸檔的時候，都是提交的紙質文件，并且在整理檔案的時候，并不錄入資料的具體內容，這就導致案卷磨損情況加劇，并且檢索以及查找的速度會受到影響。目前計算機在檔案管理工作中被廣泛的應用，其不僅能夠提高檔案檢索以及查找的速度，還能對不同內容的檔案進行分析和匯總，同時能夠提高監測檔案的應用價值。其次，要逐漸的完善檔案庫房的硬件設備。在檔案管理工作中，會形成很多文件資料，要想對文件資料進行分類，就需要完善的硬件對其進行支持，例如：計算機、打印機以及檔案柜等。相關部門必須要加強監測力量，并且要重視檔案庫房的建設，從而使檔案管理設備和監測設備共同發展。最后，要加強對檔案管理人員的業務培訓，在對檔案管理進行人員配置的時候，必須要選擇素質高、思想好、業務精的工作者。同時要在人員正式上崗之前做好業務培訓工作，讓其了解資料分類以及整體歸檔的方法，從而保證資料收集、整體的質量。
三、結語
醫院的檔案是記載著醫院各項事物、活動、歷史的資料集合，是匯聚著自醫院建立以來所有成果的匯總。對醫院的發展和成就起著至關重要的作用，醫院檔案管理以其獨特的規范性、保密性、永久性的特點，服務者醫生和患者。醫院檔案管理基本都是有第一手資料建立而成，由層層人員和部門把關檢查，對用紙、用墨、語言、文字都有嚴格的規范要求。醫院的檔案大多數都保存在相對安全的地方，檔案中記載著許多涉及醫院內部和高層的決策或方針，以及患者的個人信息、個人隱私等，有著較大的私密性，醫院的檔案管理工作者做好安全工作，防止檔案中所記載的隱私外泄，杜絕對醫院或患者有所損害的事情發生。傳統的醫院檔案大多都是以文字的形式記載在紙張上，存放在檔案盒中密封保存，在做好安全管理的同時，規范的工作方式和行為方式，可以讓這些檔案永久的保存，不會出現遺漏或損壞。醫院檔案是為了更好的服務患者和醫生，為他們提供方便，同時也是醫院正常工作運作的基礎，醫院的檔案管理者要做好管理工作，配合各部門之間的工作，讓醫院的工作效率更高，更好的為患者服務。
為了適應社會的發展，醫院的檔案管理方式也在不斷的改變，現階段的醫院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫院檔案分類存放，根據研究目標的不同和醫療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲藏，可以更快捷，更方便的為醫生和患者服務。現階段的醫院檔案管理更加具有專業性，傳統的醫院檔案管理大多是由非專業人士管理，對醫學的具體分類不夠明確，現階段的醫學種類繁多，各領域相互影響相互交錯讓傳統的醫院檔案管理者不能及時的有效的把檔案及時存放，因此現階段的醫院檔案管理要有專業性人才的加入，做好各個醫學科目的細化工作，保障醫院的正常運轉，更好的為患者服務。同時在現階段醫院檔案管理中最重要的就是檔案的連續性，醫學的研究過程和研究成果是一個相對緩慢的進程，其周期性較長，醫院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時保存好每個階段向對應的成果和結論，做好醫學研究的配合工作，讓醫院檔案可以更好的服務醫學研究。發揮醫院檔案管理現階段應有的作用。
二、醫院檔案管理現階段所存在的問題
2.1、醫院檔案管理的分類問題
醫院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫院的等級、經驗、優良等，它是醫院精神財富的具體體現，而確保各個檔案整齊有序的排放的關鍵就是醫院檔案的分類排放等問題。傳統的醫院檔案的原始積累來源于醫院的各個部門的資料歸納，并沒有積極主動的去收集資料、文件等，其被動、來源渠道單一的特點較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進行系統的、規范的管理分類的有效手段。但是在現階段醫院的發展過程中，大多的醫院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學的、規范的方式去分類管理檔案，而且多數原因在于醫院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎設施不夠完善，甚至導致醫院檔案的發霉、老化等問題，給資料的查找帶來很大的困難。
2.2、醫院檔案管理人員的專業素質較低
在大多數的醫院中，醫院對于醫院檔案管理的工作并不是很重視，醫院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎設施陳舊，更新換代的水平跟不上醫學發展的步伐，導致現階段醫院檔案管理的水平嚴重的影響著醫院的發展節奏。而醫院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認識現階段醫院檔案管理對于醫院發展的重要性，嚴重的缺乏與管理相關的專業知識和法律意識，想當然的以為醫院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負責任的想法充斥著大多數醫院檔案管理者的思維中，受到其專業素質和文化水平的限制，導致現在的醫院檔案管理工作大多都處在一個相對混亂、分類不均、亂裝錯裝的階段，使得醫院正常的工作運轉受到了很大程度的阻礙，遠遠滿足不了現階段醫院發展的需求。
2.3、現存的醫院檔案管理制度不夠規范
醫院從開始出現以來，經過不斷的發展變遷和自我完善，都形成了一套適應自己的醫療管理體制，各個部門之間、各個個體之間都有一定的行為規范和行事準則，而醫院在檔案管理方面卻缺少相應的制度規范，使得醫院的檔案管理工作沒有明確的形式準則，檔案管理部門之間沒有相對應的科學規范的流程，缺少對檔案的監督和審查，不成形的醫院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫院的正常管理。
三、規范現階段醫院檔案管理
為了配合現階段醫院的發展，醫院檔案管理工作者要做好醫院檔案的管理工作，醫院也要大力的支持其工作，建立健全檔案管理的基礎設施，優化檔案管理的環境，調動每個醫院的部門配合好醫院檔案的管理工作，每個部門都把收集資料和文書的工作做到實處，各個部門都負責起來，積極的配合，方便醫院的檔案管理，同時也能極大地提高醫院檔案管理的完整程度和豐富程度。醫院?n案管理工作者要努力的提高自身的專業素質不斷的學習各種先進的醫院檔案管理手段和知識，豐富自己的見識，開闊自己的領域，積極的學習與醫院檔案管理有關的法律知識，掌握我國法律對醫院檔案管理的要求，提高現階段醫院檔案管理的效率。同時最重要的就是醫院要明確各項檔案管理的制度規范，保障醫院檔案管理工作的正確、正常進行，結合相關的法律為醫院的檔案管理工作制定出一套科學的行為規范，使得檔案管理工作真正的成為方便醫患使用，幫助醫院發展的一項重要組成部分。
