發布時間：2023-06-13 16:20:48
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的畢業生的檔案樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
1 加強學校對畢業生檔案管理的重視程度
現階段，學校畢業生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區。在進行檔案管理工作時，只負責保管，而不加強對檔案準確性的負責。認為只要不將學生的檔案丟失，在上級部門進行檢查時，能夠及時的進行外調和查檔工作就可以了。但是，對于學生來說，檔案記錄著個人經歷，并且對工作后的辦理養老保險，考取公務員等，都要進行查閱檔案。所以，學校必須加強對畢業生檔案管理的重視。
2 規范檔案材料的整理
首先組織人事 需要對畢業生檔案材料進行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進行保管，同時組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責任落實在人上，防止檔案出現丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時，在進行對檔案文件進行整理時，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。同時，需要對工程不同階段的檔案文件進行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。
3 加強對檔案管理的創新工作
3.1 提高創新觀念
進行畢業生檔案管理的創新管理工作，首先就需要改變相關畢業生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創新管理理念。通過對高素質人員的培養以及對相關工作人員的定期進行培訓學習，使其可了解到最新的學生管理方式，緊跟社會發展的腳步，把所學習到的先進的管理理念運用到畢業生檔案管理中，再結合畢業生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進的管理方案。通過對工程相關工作人員的綜合素質的提升，建立一支具有高素質的專業檔案管理隊伍，不斷吸取新知識，保持工程管理方式的先進性。另外，需要明確畢業生檔案管理的創新管理具有緊迫性，每一份畢業生檔案，就關系到畢業生的前途問題。同時也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經驗，不斷通過對畢業生檔案管理管理的創新，保持畢業生檔案管理水平維持在一個較高的水平。
3.2 重視加強人才開發交流服務中心機構建設
進行創新管理，需要進行建設一個完整有效的人才開發交流服務中心機構，在其中對于相關部門的權利和責任進行明文規定，更加有效的保證了各部門聯接工作，使其意見更夠統一，減少對管理措施進行創新工作時的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業生檔案管理的質量水平。另外，對于人才開發交流服務中心機構中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質較高，實踐能力較強并且具有創新意識的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發交流服務中心機構順利運行，以及建筑畢業生檔案管理的創新管理，提高管理水平與高素質人才投身管理實踐中的熱情。
3.3 建立創新管理機制
管理機制在畢業生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業生檔案管理的管理工作人員，應積極的對相關管理機制進行創新管理。積極的引進外界具備現代化優點的管理機制。在管理機構內部，工作人員可提出一部分的激勵檔案管理人員進行創新管理的鼓勵制度，提高工作人員對自身工作的熱愛。
4 檔案工作人員綜合素質不高的問題以及解決措施
4.1 工作人員綜合素質不高
進行畢業生檔案管理的工作人員中，大多數缺乏專業知識。在開始工作之前沒有經過系統的培訓，綜合素質不高，不了解畢業生的檔案管理方式，同時不重視檔案收集整理工作質量。極易導致最后造成整理的學生檔案出現錯誤，嚴重不符學生實際情況等，對學生今后進入社會和工作，造成不良的影響。
4.2 加強人員綜合能力的措施
4.2.1首先加強畢業生檔案管理中專業人才管理，檔案管理專業人員是保證畢業生檔案管理工作的重中之重，作為整個檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質量，首先就要對檔案收集整理的專業人員進行培訓工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業素質和正確的職業觀。使其在進行收集整理或者是在進行檢查檔案工作時更有利。減少在工作時的失誤。所以定期對于畢業生檔案管理專業人員進行有效的培訓工作已刻不容緩。
4.2.2其次提高畢業生檔案管理專業人員的專業素質，建立相應的責任制度。保證畢業生檔案管理工作的有效進行，提高相關工作人員的質量意識，對于畢業生檔案管理專業人員的綜合素質和工作積極性進行調動，使其增強其對工作的責任感和相關科學技術水平。使其具有準確率第一的觀念，嚴格按檔案管理標準進行工作，明確其工作職責。同時加強管理階層對于工作人員的領導監督。
4.2.3保證人員具有較高的專業素養和綜合能力。才能做到對畢業生檔案管理工作的保證。只有畢業生檔案管理工作人員具有進行施工的綜合素質，并發揮自身所掌握的知識和技能的有利影響，就可有效推動檔案收集整理工作的順利進行，避免人的因素阻礙工作的進行，進而提高檔案收集整理工作的規范性。
5 運用信息化技術手段
現如今社會的任何方面都越來越注重科技的投入，科技對于社會來說就是第一生產力，運用高科技的信息化技術手段，進行畢業生檔案收集整理管理。修復在檔案收集整理數據上出現的一些混亂性的情況，針對這點，必須在畢業生檔案管理檔案管理工作中，充分引入適當的信息化技術手段，促使其能夠高效地參與到檔案管理中來，進而為檔案管理效率以及準確性的提升做出大幅度的貢獻。
關鍵詞:高校畢業生 檔案管理 轉遞
高等院校畢業生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。
一、高校畢業生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規定:關于高等學校全日制在校生規模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業生檔案是在畢業生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業指導服務中心,再由學生處就業指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業生檔案管理、轉遞工作就在這不規范的環境中勉強運行,其結果不言而喻。
2.學生檔案管理缺乏規范化
高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業生檔案整理過程中發現的問題為例:(1)歸檔材料手續不符合要求。比如有的高校畢業生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現,就會出現排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規范。我在整理畢業生檔案時,發現有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業邁向信息化發展,然而,我們高校畢業生的檔案卻有點“返祖還原”現象,從事過生源數據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規范
(1)隨著就業政策改革,畢業生到中小型企業、外資企業、私營和民營企業就業的人數不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業協議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。
(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規范畢業生檔案管理制度而造成檔案丟失的現象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學生檔案管理工作的對策與措施
1.加強相關法規建設,確保畢業生檔案管理、轉遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發,盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規,明確具體的單位負責畢業生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業生未就業比重快速提升,這就要求我們必須將畢業生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。
2.及時收集、有效整理
畢業生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業群體性特點,按照國家檔案法規的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業之際是畢業生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業生登記表、畢業生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業生檔案管理的各個環節
筆者所在院校通過畢業生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統計比沒有用系統相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業生對檔案重要性的認識。
(1)在學生畢業前做好宣傳工作,可以通過發放就業指導手冊、開設就業指導課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強化畢業生的檔案意識,讓畢業生充分認識到人事檔案不是可有可無的,對畢業生今后的就業、生活等各方面都有極其重要的影響。
關鍵詞：報到證 檔案管理 思想教育 就業指導
中圖分類號：G641 文獻標識碼：A
1 高校畢業生報到證現狀及其利弊
報到證的歷史是一個不斷發展的過程，它源于統包統分就業體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業體制下的“報到”，因而兼具服務性、政治性和管理性。
1.1報到證的社會作用
面臨畢業的高校畢業生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業證、學位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據，否則即使畢業了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發展。很多畢業生畢業時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認識到報到證的重要作用，認為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經濟體制下的產物，很多重要作用都已經隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經濟體制下仍然發揮著一定的社會作用：一是記載畢業生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機構接收畢業生的有效文字證明，三是便于畢業生主管部門準確掌握各地學生的就業情況，更好地制定出促進高校畢業生就業的相關政策，四是為畢業生落實自己的檔案和戶口提供依據，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報到證的弊端
報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統招計劃內的學生、計算工齡、轉正定級、規定時間報到等。隨著市場經濟的發展和“自主擇業，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關報到證的法律依據，其合法性受到質疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學生才能享有；三是國家統招的全日制畢業生這個作用其實在畢業證上已經充分證明，并且全國聯網有據可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現在并沒有嚴格規定，很多畢業生畢業后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業生的報到證，很多學生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續也失去了它應有的意義；六是改派報到證手續繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因為報到證白聯在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學校介紹信、畢業證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學生為了一次改派至少得耗費2個工作日，并且改派還要收取150元的費用，加上路途費用等，無疑又是一筆經濟和精力負擔。
2 畢業生檔案管理的作用及方法
2.1畢業生檔案管理的作用
高校畢業生檔案管理工作其本質上是一項政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統一、便于利用、維護檔案完整與安全的原則，按規定執行管理。畢業生檔案主要包括高考錄取材料，黨團材料、畢業生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業通知書、年度鑒定表、實習材料等。主要記載了畢業生在校期間的思想表現、學習情況、家庭情況、社會實踐等內容，是用人單位錄用畢業生的重要參考依據，也是補辦相關畢業或學歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫保社保、落戶、升學、出國、移民等方面發揮重要作用。
2.2畢業生檔案管理的方法
很多畢業生在畢業時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規定，現階段對畢業生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實了工作單位且用人單位有人事管理權的畢業生可以直接將檔案從學校寄送至工作單位。其優勢是日后辦理保險、職稱轉正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。
二是沒有落實工作單位的畢業生，可以將檔案留校2年，兩年后若學生未對檔案作任何處理，學校會直接將檔案寄回生源地。其優勢是學校保管畢業生檔案安全可靠、不收費用，劣勢是存在學校的檔案永遠是學籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業時無論就業還是未就業都可以將檔案轉回生源地，優勢是辦理手續簡便，適合在生源地就業的畢業生，劣勢是如果以后不在生源地就業的話就需要重新轉遞檔案，重新改辦報到證。
四是把檔案存放在人才機構，其優勢是便于隨時調取檔案，適合創業和靈活就業的學生，劣勢是畢業生與人才機構交流少，信息不暢。自從2015年《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機構不再收費，導致很多人才機構拒絕收外地生源畢業生檔案。
3 畢業生報到證與檔案的關系
畢業生檔案去向和報到證去向既存在關系，又不完全相關。報到證是檔案投遞的依據，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報到證，檔案憑借報到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報到證抬頭”是兩碼相關的事，一般報到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
在對新鄉職業技術學院的教師進行調查后發現，尤其是在其職業規劃方面雖有86.7%的能清楚地了解自己的能力性格和職業興趣，對自己目前的檔案管理職業發展狀況滿意基本滿意的占85%。但認為影響自己實現職業生涯規劃最主要的因素是缺少發展機會和空間工作任務繁重，無暇顧及自身發展的占到了65%。在被調查中雖然大多數都比較喜歡檔案管理事務中的管理工作。具體業務工作和編研工作學術研究，認為職業生涯規劃對于我們檔案工作者很重要的84人達92%；而對自己今后的職業打算是安心檔案 管 理 工 作努力實現自己的人生價值只 有55%；認為要實現自己的職業生涯規劃及發展最需要的條件是需要個人再繼續努力學習進一步明確自己的職業生涯發展規劃的有58%；回答是需要檔案管理部門多創造學習培訓提高的機會學校主 要 領 導 多 理 解 和 支 持 檔 案 管 理 工 作的55%。這說明新鄉職業技術學院的檔案管理人員整體素質基本是好的，但需要個人努力學習進一步明確自己的職業生涯發展規劃，需要檔案管理部門多創造學習培訓提高的機會，學校主要領導多理解和支持檔案管理工作。其中有40%的人員對自己的檔案職業生涯規劃知道很少或不知道，這說明學校對檔案管理人員的職業規劃體系尚不健全，檔案管理人員對自己目前的職業規劃空間和職業能力不很明晰，缺乏體系的規劃培養。這部分人員對于自己的職業發展前途表現出明顯的職業顧慮。同時也說明在新鄉職業技術學院檔案管理人員中實施職業生涯發展規劃的必要性及其意義。
一、職業生涯發展規劃是檔案管理人員認清自己事業發展目標的需要
檔案管理人員制定職業生涯規劃的重要內容之一就是要明確自己的人生事業目標。這一目標是建立檔案職業生涯規劃的基礎和前提，在確立目標的過程中檔案管理人員要深入地進行自我評價分析，從而明確自己內心的需要正確認識自身的特質，以及自己現有的綜合條件與潛在的發展可能。并評估個人發展目標與現實之間的差距，進而樹立自己明確的檔案管理職業生涯發展目標。對新鄉職業技術學院近百人的調查中就有40%的人員對自己的檔案職業生涯規劃知道很少或不知道，所以在高等學檔案管理人員中做好其職業發展規劃有助于檔案管理人員進一步認清自己事業的發展目標。
二、職業生涯發展規劃是進一步增強檔案管理人員職業發展規劃的目的性、計劃性的需要
由于缺乏對職業生涯規劃概念和意識的了解和認識，不少檔案管理人員對自己的成長發展要達到什么目標、通過哪些努力可以達到這些發展目標。現在自己處于什么層次的發展階段等問題在自己的頭腦里一直是模糊的或者說是不清楚的。有的甚至從來就沒有這樣考慮過缺少自我發展規劃的需要和意識。表現在工作上就是只知道服從學校檔案管理部門的安排以完成單位分配給自己的工作任務為目的，沒有什么自己的個人追求和事業發展目標工作是比較被動的，當工作不滿意影響到自己的事業發展時往往就會歸因于外界環境對自己的影響制約，認為自己盡力了沒有什么辦法克服困難。新鄉職業技術學院檔案管理人員隊伍的調查中對自己近3-5年的職業發展規劃個人沒有明確目標占13%。有30%的人員對自己近3-5年的職業發展規劃不知道，從未規劃過自己的職業生涯或規劃過但目標不太明確。其調查結果也說明做好其職業生涯發展規劃可有助于高校檔案管理人員。確定好自己的發展目標實現自己的規劃及人生價值促進學校事業的發展。
三、職業生涯發展規劃是檔案管理人員發掘
自我潛能增強競爭能力的需要，一種行之有效的職業生涯規劃必然為檔案管理人員提供明確的發展方向、詳細的發展內容和科學的發展策略。在這些內容中對于發展重點及其選擇一定是在全面分析全面認識自己的基礎上發展地認識自己從而更好地樹立發掘自身潛能的信心、消除自卑心理感受。自身存在的潛能發展自我觀察體驗的能力掌握開發自我潛能的方法積地開發自我潛能。所以檔案管理人員一定要把握機會在確認自己核心優勢的基礎上解放思想打破條條框框，以積極的心態設定目標全力拓展優勢突破思維的自我設限實現自我超越。檔案管理人員要善于從認識自己的特長開始發掘潛能，經常給予自我積極的暗示培養有利于激發潛能的習慣樹立發掘自身潛能的信心，在實踐中才能持續釋放自己的潛能。所以檔案管理人員職業生涯規劃的未來發展重點一定是有利于發掘自我潛能并使其持續增值成為增強個人實力和競爭能力的重要突破點。
經過調查研究可知，現在很多的大學生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業生在校期間的整體素質信息，是整體上反映畢業生素質的重要憑證。但目前相關人員對檔案不夠重視，現有很多問題需要整改。
一、人事檔案管理存在的問題
1.畢業生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務制度的改革變化，用人單位對有關資料的審查要求，使一部分的畢業生認為畢業檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經濟的發展用人單位自由制定用人標準，所以畢業生們為了盡快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關人事部門也不過于重視畢業生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業生檔案有關作用。
2.檔案的管理工作不夠規范。相關檔案管理部門沒有自身嚴格的管理制度，在對檔案進行歸檔、收納等工作時不認真負責，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴重的影響了檔案管理工作的嚴肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴格，在現在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現象。檔案長時間沒有人認領，傳統管理方式又做不到及時的數據更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應了畢業生在校活動的真實情況，是各方面人們認識客觀事實的依據材料，不管是畢業生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項最具有價值的信息載體，高校畢業生的檔案管理工作的好壞更是關系到了眾多畢業生的自身利益。
二、做好畢業生檔案管理的有關措施
為了讓大中專畢業生的檔案更好的發揮出其作用，為畢業生們提供更好的服務，提出幾點管理檔案的具體措施。
1.加強畢業生對檔案的重視性。畢業生初步邁進社會，沒有相關的實踐經驗，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業生只以為檔案只是脫離學校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業生畢業時，學校相關部門一定要讓畢業生們認識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉移到生源地的有關工作。而另一方面，作為用人機構，要向畢業生說明檔案的實際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補充工作，千萬不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規范化。檔案的管理部門在接收畢業生檔案時，要做好詳細的記錄和分類存檔，要詳細根據學歷、專業等信息進行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業生檔案統一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業素質，采用信息化管理辦法，使用計算機軟件進行檔案的管理工作。事實證明，使用計算機軟件進行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強畢業生檔案信息的利用。有關人員在整理檔案的過程中，要充分了解學生的各種信息，比如學生的知識水平以及社會實踐情況等等，并設立多項查詢條件，可以根據不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業生信息多元檢索系統的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優秀人才不流失。
三、結語
1 技工院校畢業生信息反饋檔案收集現狀及主要內容
技工院校畢業生信息反饋檔案的收集，最初是班主任和任課老師為了給在校學生提供學習動力和經驗以及今后的努力方向而自動自發的行為。他們多采用傳統方式，利用自身與學生關系比較緊密并經常和畢業生聯系的優勢，收集一些可供參考的畢業生反饋信息，這些信息往往是分散的、凌亂的，多數技工院校目前尚未形成較完善的畢業生信息反饋檔案管理和利用體系。
畢業生信息收集的完整與否將直接關系到信息反饋檔案信息的完整。具體應著重收集以下方面的內容：①畢業生基本信息，包括畢業生的姓名、出生年月、籍貫、個人照片、專業、班級、在校的表現、獎懲情況等。②畢業生離校后的信息，內容主要有：畢業生應聘后的工作地點、工作單位、職務、職稱、辦公電話、傳真、個人電話、通訊地址、電子郵件、個人經歷、工作成就、科研成果等情況。③畢業生對母校各方面的評價與建議，內容主要應包括：畢業生對母校發展和建設的建議、對學校的投資和合作意向、對學校未來的規劃建議等。應當充分利用這部分資源，也是收集畢業生信息反饋檔案的最主要目的。④用人單位對畢業生的評價信息及社會人才市場對畢業生的綜合素質要求的收集。這方面包括用人單位依據一定的準則和標準，對技工院校及其人才產品所作的價值判斷材料等，如工作態度、專業知識等的評價材料。傳統畢業生信息反饋檔案忽視了用人單位對畢業生的評價信息及社會人才市場對畢業生的綜合素質要求的收集。
2 技校畢業生信息反饋檔案收集的意義
第一，收集技校畢業生信息反饋檔案為學校了解畢業生是否符合社會需求提供重要的資料，是品鑒學校培養人才質量的重要依據。第二，收集畢業生信息反饋檔案為學校發展自己、壯大自己提供重要的依據憑證。第三，收集畢業生信息反饋檔案可以為在校學生提供相關的就業信息，有助于他們更快地融入社會。第四，建立高校畢業生信息反饋檔案，有利于建立良好的社會關系。第五，收集畢業生信息反饋檔案，完善班主任及任課教師的評價。
3 如何做好技校畢業生信息反饋檔案的收集
3.1 形成制度，責任到人，專門負責。畢業生信息反饋檔案的收集工作量大、難度大，而且涉及學校多個科室，必須由學校有組織地進行。不僅要重視、有方法，還要制度化、系列化和規范化，以保證其長效性。首先，有效的約束機制是開展工作的重要保證，要制定相應的畢業生信息反饋檔案收集管理制度，明確收集的內容、收集的范圍、收集時間、由誰來完成收集；其次，領導重視，親自掛帥，指定能力強、技術過硬的專人負責此項工作，把相關部門的人協調在一起，各負其責，有目的、有計劃地實施跟蹤收集本部門畢業生相關信息反饋材料，再向學校指定部門移交，由指定部門統一鑒定、整理、立卷、歸檔。
3.2 采用現代技術與傳統方式相結合的多種收集方式，處處留心，時時捕捉。隨著網絡的發展，校友錄等方式的出現，畢業生信息反饋檔案收集出現了多種多樣自由化的形式，如，校友錄、校友聯誼會、校友俱樂部，等等。畢業生信息反饋材料不能僅僅限于書面的文檔，可充分利用網絡資源，相應建立一個學校與畢業生雙主動的、積極高效的信息溝通渠道，進行更廣泛的信息反饋收集。收集方法可以有多種，如寄發畢業生情況調查表，借助校慶、班慶或召開校友會的機會收集有關材料，對有關名人實施重點收集等。再結合傳統方式，如，組織畢業生回母校參觀、座談，組織就業單位研討和座談等多種形式和手段收集。
（1）每位國家計劃內統招的畢業生有且只有一份就業協議書，因此，畢業生要在考慮清楚后再與用人單位簽訂就業協議書。
（2）就業協議書是辦理畢業生就業報到證及戶口、檔案轉遞手續的依據，用人單位如果不能落實畢業生的戶口和檔案關系，就不必與用人單位簽訂就業協議書。
（3）畢業生要與用人單位認真核對協議書上的信息，單位名稱、檔案轉寄單位名稱、戶口遷移地址等內容必須規范填寫，以保證順利辦理畢業生就業有關手續。
（4）畢業生應如實介紹自己的情況（如已報考研究生，畢業生在簽訂三方協議時應向用人單位講明情況，并在就業協議書相關項目中填寫清楚，否則很容易引起協議糾紛）。
填寫協議書時要注意的事項
（1）就業協議上用人單位名稱一欄必須完整填寫單位全稱（和公章一致）。大部分省市要求根據用人單位名稱打印報到證，且根據單位全稱下發計劃到各地市和各有關單位，各地市和各有關單位將根據報到證落實畢業生的戶口、檔案關系等。
（2）單位地址一欄必須完整準確地填寫省市，并精確地寫出具體地址。因為報到地址、單位所在地及單位隸屬等都要依據此項錄入，一旦單位地址一欄有誤，會導致單位所在地區不能接收畢業生就業方案，從而影響畢業生的順利報到。
（3）畢業生所填寫的檔案轉移單位地址以及郵編必須準確，不得省略。學校將據此錄入方案并轉移檔案，如果信息有誤，將導致畢業生檔案轉移過程中投遞和接收困難，致使畢業生不能及時順利落實各種關系等。
（4）如實填寫畢業生生源地，對最終沒有落實就業單位的畢業生，學校將據此將其方案報送其生源所在省市或省市以下地區。如該欄有誤，會導致畢業生無法在本地落戶和落實關系，更無法在其他地區落戶和落實關系以及就業。如需改正，必須征得生源地省市同意并報教育部批準。
簽訂協議書的相關規定
（1）畢業生在擇業時，應持學校統一下發并有相關單位蓋章的推薦表、學習成績單和帶有教育部門統一編號的就業協議書（研究生持《全國畢業研究生就業協議書》，本科生持《全國普通高等學校畢業生就業協議書》）等材料。
（2）就業協議書是學校、用人單位、畢業生形成就業約定的有效憑據，高校畢業生就業指導中心將根據有效的就業協議書來制訂就業方案。
（3）畢業生與用人單位約定的其他事項須以書面形式說明。
【關鍵詞】高校畢業生檔案；信息化建設；現狀問題；對策研究
一、檔案信息化工作的內涵
“檔案信息化，就是我國檔案行政管理機構通過統一引導，把現代化信息技術運用到實踐活動中去，對不同種類的檔案資源進行管控以及提供優質服務，以便適應信息化社會時代對不同類檔案信息的綜合應用需求。簡單來說，即檔案信息輸入、存儲、管理、應用等全面實現網絡化、共享化、數字化。”
二、高校畢業生檔案信息化建設的意義
從我國當前高校畢業生檔案管理的實際情況來看，進行高校畢業生檔案信息化管理對于社會具有重要的作用。由于信息技術的發展，進行這一項目的建設滿足了時展的要求。高校畢業生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時代步伐，不斷提高辦公自動化水平，滿足時展的需求，實現檔案管理工作模式由管理實體資料向數字化模式轉變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會人力資源的需要。進行畢業生檔案信息化建設能夠為高校科研、教學、社會管理工作提供高效服務；最后，能夠更好地服務社會。“高校畢業生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實可靠，對社會、企業的經濟價值更大，進行信息化建設，可以及時有效地為社會公眾提供有所需求的服務，實現高校檔案資源社會共享。”
三、高校畢業生檔案管理工作的現狀及問題
（一）相關單位重視程度不夠，工作不到位。在現實生活中一些單位或部門把高校畢業生檔案管理工作當作是一件簡單的保管工作，對于它的重要價值沒有深刻認識。在他們看來，它只是占據他們主要工作的時間不到十分之一，對于高校畢業生檔案的轉移、借閱不出現大的錯誤就可以了，滿足基本外調、查檔就足夠，從而導致在實際生活中，工作管理人員對高校畢業生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。
（二）有關法律法規制度不健全，缺乏規范性。我國目前針對檔案管理的相關法律，只有《中華人民檔案法》，對其修改也是非常有限。各級政府、部門在傳達信息、任務分工僅僅依靠通知或者采用暫時性的決策，同時，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規定，使得信息材料無法統一。當前國家放松對戶籍制度的管理，使得人員流動加快，這在高校畢業生人群中表現最為突出，由此產生的檔案信息接收、轉遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰。
（三）硬件投入不足，管理方法不科學。存儲畢業生檔案的檔案室應該是管理規范、環境良好的地方，然而在實際的工作中，一些專門負責高校畢業生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設備，導致檔案管理設備簡陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案信息材料霉變，對以后高校畢業生檔案的利用產生了嚴重的不良影響。
（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實際的高校畢業生檔案管理工作中，一些單位、部門對它的重要性認識不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現對畢業生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉接等工作不熟悉，難以適應高校畢業生在人力資源市場的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業高校畢業生檔案管理，在調閱檔案時絕大多數情況下是采用原始的手工操作，使得畢業生檔案材料紙質發黃變脆、字跡漸退，對后來的檔案利用不利。
四、人力資源部門對高校畢業生檔案信息化建設的策略選擇
（一）重視對高校畢業生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓等需求隨著時代的發展不斷發生新變化，這為新時期高校畢業生檔案管理工作帶來了更多的困難“對于因為某些原因出現檔案的調用、查閱，需要及時把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。”
（二）加強對高校畢業生檔案管理的基礎建設。人力資源部門要把高校畢業生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據國家有關法律法規的要求去執行。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時庫房設施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。
（三）加快建立高校畢業生檔案目錄數據庫。“高校畢業生檔案信息化建設是以數據形式集合成數據庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，使得檔案管理形式發生了根本性的改變。”“人才交流事業發展到今天，有著十幾年的歷史，并且發生了巨大的改變，在高校畢業生檔案管理工作中表現尤為突出，因此，我們需要加快對高校畢業生檔案管理信息化建設，促進工作效率提高、優化服務水平”。
五、結語
為了轉變部分單位、部門對高校畢業生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的高校畢業生檔案管理機制，了解信息化建設工作的重要性、理解檔案工作信息化建設、發展對學校、社會經濟建設具有哪些極其重要的作用。對高校畢業生檔案信息化建設工作要從存在的問題出發，制定科學合理有效的應對策略，同時，確保檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌。
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