發布時間：2023-05-30 14:58:31
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理步驟樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、加強并創新檔案管理意識
不少企業或者組織對于人事檔案管理是不重視的，認為整理人事檔案無非是將所有人的主要經歷、政治面貌、品德作風進行簡單的登記保存而已，對于企業或者組織的發展毫無意義，同時還要分配人事檔案管理人員，對于組織來說無非是又一項支出。加強人事檔案管理的第一步，也是首要環節就是要加強醫院內部的人事檔案管理意識。
首先，在醫院的管理者之間應該達成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實施，自上而下地推進人事檔案管理工作的開展。對于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財力資源，提供更多款項，為人事檔案管理工作的順利進行提供有效的物質保障。其次，提高全員的檔案意識，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫院全員了解認識檔案管理的重要性，增強各崗位人員的工作積極性與責任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應該增強責任意識，確保人員充分履行工作職責；人事檔案管理人員也應轉變檔案管理理念，解放思想，創新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。
二、建立健全人事檔案管理機制
人事檔案管理機制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進行所需要遵循的依據。人事檔案管理機制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規范化、程序化、專門化。通過科學的方法以及利用現代化信息技術管理手段，規定檔案更新周期、更新時間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權與分工。對人事檔案進行科學性、系統性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個主要步驟。建立健全人事檔案管理機制需要從人事檔案管理的三個主要步驟入手，逐步進行規范，并且對每個步驟的著重點進行總結強調。
首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎。收集信息能否有效進行關系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環節必須強調細致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進行分工，明確責權，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負責該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責任意識與保密意識；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關鍵步驟。對人事檔案信息的整理強調檔案管理人員的協作分工，醫院各個科室的人事檔案最好由專門的人員進行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強調對檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學的人事檔案管理，來促進醫院內部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時，應該注意檔案類別的系統性與檔案使用時的便捷性。
三、創新人事檔案管理方法
1.重視醫學院檔案管理工作，完善各類檔案
檔案管理工作的健全，是實際操作中，最有效的辦法是自上而下推動檔案管理的建設，首先是意識上的轉變，學校內部的管理層要重視此項工作，做好預算，引導和宣傳檔案管理工作的重要性，進而激發社會對此項工作的重視，畢竟檔案價值的利用有利于社會醫學建設。因此，學校各級負責人認真對待檔案管理工作，在預算計劃下，加強必要的投入，增強責任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價值提高學校的培養人才的效率。政府和企業加強與學校的合作，通過共同建設和相互利用醫學檔案價值資源，提高資源利用成果的運用效果，相互合作促進檔案管理的工作。
2.建立專門管理機構，培養專業人才
檔案管理工作需要有較強的責任心和認識提高，在此基礎上，需要醫學院校付出實際行動，首先需要建立檔案管理系統，該系統有利于扭轉檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統的平臺來統籌醫學院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統，優化管理系統的操作，建立檔案管理機構，該機構充分規范檔案管理工作的操作內容和步驟，加大檔案管理工作的規范性。最后，通過專業人才的加入，優化檔案管理工作，提高效率和醫學檔案資料價值利用的有效性。檔案管理人才的培養需要建立在檔案管理系統之上，學校通過吸引人才計劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統服務學校人才培養和科研實驗的作用價值。保證各類先進文明理念從檔案管理資料價值體現出來。
3.做好檔案收集工作
3.1定期集中收集。檔案管理部門應嚴格制定年度立卷歸檔時間期限，督促指導各單位集中將在工作活動中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統、科學、規范，并按期向學校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實施措施，檔案管理部門應制定和及時調整適應本校檔案管理的歸檔范圍、相關制度以及歸檔質量要求，建立健全學校檔案收集工作網絡，使學校檔案收集工作形成一個網絡化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協作下，才能為學校檔案收集工作提供可靠的保證。
3.2普遍收集與重點收集相結合。由于高校各部門產生和形成的文件材料種類很多，為保證學校各類檔案資料收集齊全完整，應采取普遍收集與重點收集相結合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎上，還必須突出重點，進行收集。采取現場跟蹤，加強對重點部門、重點事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應歸檔的文件材料，應及時進行歸檔并簽字驗收，有效地防止醫學院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。
3.3加快檔案信息化建設進程。檔案管理系統不僅僅包含了檔案目錄級別的開發，還需要增強檔案全文掃描的數據庫建設，通過掃描檔案使用率較高的（統計數據可實現），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優先入庫，網上可以直接全文檢索，有利于檔案價值得到更好地利用和開發。高?；ブ脚_的建立也是未來檔案信息化建設的重要步驟和趨勢之一，通過各個醫學院之間的平臺對接，實現資源相互利用，有利于提高醫學檔案價值使用率，共享的價值大于相互孤立的檔案管理平臺。
3.4開展網上查詢服務。在學校的網站提供“檔案檢索查詢”和“網上咨詢”功能，或者通過微信平臺、微博平臺來增強互動，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統性的檔案管理工作。
二、結語
【關鍵詞】檔案管理 知識管理
一、檔案管理與知識管理
檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進行保管；狹義主要是指對已經入庫的檔案進行日常養護工作。而在我們日常的檔案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進行維護外，還有就是對于檔案內容信息進行管理。對于檔案內容的管理，其實是一種對于檔案內部具有使用價值的知識管理。
知識管理起源于商業管理，是誰具體提出知識管理這個概念重說紛紜，知識管理主要是管理團隊通過科學合理的管理方式，對于知識資源進行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉化為更大的生產力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業的效益。
二、檔案管理和知識管理
（一）檔案管理和知識管理的相異點
從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對于檔案的管理，遵循嚴謹的制度，采取先進的管理技術，保證檔案的真實性和價值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現有制度進行管理，一切符合檔案管理的程序。
知識管理不僅僅是對于檔案的管理，還包括對于檔案中的內容進行學習，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進行重組，找到具有價值的信息并加以利用，來創造出更大財富或找到提高生產力的方式方法。對于知識管理來說，更加強調管理人員的參與性，管理人員的主觀能動性的參與部分非常多。
（二）檔案管理和知識管理的相同點
檔案管理和知識管理都是進行檔案或知識管理，并且通過良好的管理實現檔案或知識其本身的價值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個相同點：
（1）管理對象。不論是檔案管理還是知識管理，其管理的對象都具有知識的屬性。檔案管理的對象主要是由文字、圖標記錄的信息型知識，可以讀取或運用并找到最終利用價值；知識管理的對象是記錄型知識的顯性價值和隱形價值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價值。
（2）管理目的。我國《檔案法》中對于檔案的管理目的進行了明確規定，對檔案工作實行統一管理，保證檔案的完整性和真實性，從而提供詳實信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實性，是滿足社會或個人對于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價值和隱形價值，充分發揮出知識的自身價值來服務于社會。因此，不論是檔案管理還是知識管理，其最終的目的都是服務社會。
（3）管理流程。對于檔案管理的流程，基本分為以下六個步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統計，⑥利用。而知識管理的流程主要分為以下七個步驟：①知識產生，②收集，③存儲，④加工，⑤整理，⑥評價，⑦利用。不論是檔案管理還是知識管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技術。隨著科學技術的發展，特別是計算機技術的發展，對于管理人員來說是一項福音。通過計算機強大的存儲能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識管理，都是以計算機為主要的管理技術進行管理。從而保證提供給客戶詳細、準確的信息。因此，二者的管理技術基本相同。
參考文獻：
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1．電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務水平。
使用電子檔案，能夠將大部分原始檔案直接儲存于計算機當中，利用互聯網或數字通信技術，實現眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，擴大社會影響，拓寬服務范圍，提高服務水平和質量。
2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術接軌，有利于順應信息傳播的時代要求。
現如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關注的重大突發事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執政能力的重要體現。當前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設，檔案管理工作必須適應這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現檔案信息電子化。
二、現實管理工作中存在的主要問題
1．電子檔案管理存在認識上的局限性。
以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關設備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務于大眾的功能，更認識不到電子檔案服務大眾的方便、快捷優勢，不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。更有少數極端者，認為檔案是單位的私有財產，使電子檔案信息的開發處于封閉狀態，更談不上向公眾公開了。
2．電子檔案管理標準化的進展緩慢。
電子檔案管理的標準化是實施計算機管理的前提和基礎。現實中，許多單位和部門的電子檔案管理業務基礎較差，案卷質量不高，各類檔案著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標準化、規范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。
3．電子檔案管理存在安全患。
電子文件檔案信息通過網絡傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。
三、對策探討
1．組織教育培訓，全面提高對電子檔案管理的認識。
電子檔案是指具有保存價值的已經歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統的宣傳、教育和培訓，使其深刻領會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法的差異和不同，發揮好電子檔案管理的社會效益和經濟效益。
2．加強制度建設，建立規范的電子檔案管理機制。
一是健全和完善電子檔案管理業務流程和技術規范，細化工作環節和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監督檢查；四是建立服務形式、服務內容、服務水平、服務方法和服務費用相統一的高效服務制度——集成服務，讓用戶滿意。
3．強化管理措施，保證電子檔案信息安全。
一、檔案管理信息化是發展趨勢
在檔案管理信息化過程中應用信息技術手段，可以將檔案的檢索和使用進一步改革。在實體檔案材料保管的過程中，能夠依據實體檔案向信息化形式使用為重點進行改革，為檔案的使用提供最為便捷的方式，更好的為檔案使用者提供優質、高效的服務。在實施信息化檔案管理中，檔案管理人員要解放思想、銳意改革。同時要不斷進行自身信息化技術的學習，掌握相關的計算機知識和網絡知識，為檔案管理的信息化改革做好精神和物質上的準備工作。檔案管理信息化是檔案管理人員在新時期遇到的一個大挑戰，也對新時期檔案管理工作提出了更高的要求。
從檔案的搜集、歸檔、保管、檢索、應用等幾個環節開始實施信息化管理，力爭使檔案管理的觸角向更遠處伸展。作為檔案管理人員要具有檔案資料搜集的意識，拓展檔案搜集的途徑、提高檔案歸檔的效率，保證搜集到的檔案資料完整和準確。這樣進行改革后的檔案管理工作可以使檔案管理系統發揮更大的作用。實施信息化的檔案管理可以將傳統檔案管理的復雜程序精簡，可以使檔案管理更加規范化和系統化。對于文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案的搜集整理、歸檔保管全部實施信息化，這樣會更方便檢索和使用。對于上級部門的檢查也是提供了極大的方便，輕輕一按鼠標，一切盡在眼前。并且信息化技術下的檔案資料具有長期可讀、形象直觀的特點，非常適合現代社會發展的需要。
二、檔案建設要有長期有效的規劃
企事業單位是我國社會主義體制的一個重要構成部分，對于企事業單位的檔案管理工作要有一個長期發展的戰略規劃，并保證這種規劃服務于、適合于企事業單位發展的長期戰略。規劃的建立應在大量充分的實踐調查基礎上進行構建。規劃要符合本單位的特點，切合新時期的新形勢。經過科學論證后才能制定長遠規劃、近期目標，并在人員的努力下不斷實現預定的目標。構建一個企事業單位信息化檔案管理的整體框架，形成一個檔案管理全覆蓋的網絡體系，從而快速推動檔案管理的科學化、信息化發展的進程。同時，規劃建設和網絡體系的構建也要具備長期性，具備前瞻性和宏觀性，為未來企事業單位檔案管理預留下相應的發展空間。促進檔案管理的現代化建設。檔案現代化水平的建設是檔案管理科學化的一個重要步驟，現代化建設不僅要利用現代化的技術水平，還要加大對檔案的資金技術投入，及硬件設備的使用和投入，利用計算機網絡技術、數據庫技術等先進的科學技術。分步驟的實現現代化建設，這樣能夠促進檔案管理的高效。此外，最好建立一個健全的計算機管理系統，對檔案進行科學有效的管理，這樣不僅節約了時間，還減少了雇傭人員的成本，提高了工作效率。
三、促進檔案管理的信息化建設
政府對檔案管理的信息化建設具有中要的推動作用，政府能夠給與充足的資金支持，促進計算機檔案管理的建設，使計算機應用系統進入到檔案管理的內部，增加檔案管理的儲存空間。提高相關管理人員的素質。提高檔案管理人員的素質對檔案的科學化管理有著重要的作用，檔案管理人員處于主要的地位，他們的行為直接影響著檔案管理工作的水平。社會在不斷的發展和前進，每個時期對檔案管理工作的要求都有所不同，對檔案管理人員的要求要跟上時代的步伐，除了一些應該具備的基本素質之外，還應該掌握現代化的管理水平和相關的使用技巧。使他們能夠使用計算機進行檔案的整理和分類，熟悉最基本的計算機操作技巧等。
【關鍵詞】醫療衛生機構 檔案管理 信息化建設
隨著醫療衛生體系的深化改革以及我國經濟的飛速發展，社會對醫療衛生機構檔案信息化建設需求越來越高。積極優化檔案管理新方式，加強檔案管理信息化建設，一方面能有效實現資源共享，一方面能全面強化醫院服務職能。
一、醫療衛生機構檔案管理信息化建設的問題所在
（一）人員綜合素質有待進一步提高
傳統醫療衛生機構檔案管理人員綜合素質有待進一步提升，部分檔案管理人員缺乏專業管理能力與技能，或是“身兼數職”，或是從其他崗位上轉行而來，真正檔案專業的人才少之又少。再加上醫療衛生部門領導階層不重視，在職檔案工作人員缺乏專業進修培訓，導致其專業水平偏低。
（二）對檔案管理信息化建設認識不到位
受傳統管理理念的影響，大部分醫院對檔案管理信息化建設認識不到位，沒有意識到檔案信息化建設的重要性，仍然沿用人工管理方式，輕編研、輕整理、輕統計，檔案資源利用率偏低，嚴重阻礙了檔案信息化建設的順利開展。
二、缺乏完善的制度支持
目前來說，醫院檔案信息化建設方向不明確，缺乏統一的管理準則與協調制度，缺乏合理、完善的管理制度。檔案結構簡單、資料標準不一，各項工作的開展缺乏制度支持，導致檔案信息化工作“無章可循”。
三、醫療衛生機構檔案管理信息化建設路徑
（一）全面提高檔案管理人員綜合素質
醫療衛生機構要想實現檔案管理信息化建設這一目標，必須加強對檔案工作人員的教育與培訓力度，全面提高檔案管理人員綜合素質。在檔案信息化發展的新形勢下，醫療衛生機構必須通過專門培訓、教育，持續提高工作人員業務技能與科技知識掌握程度，進一步優化檔案工作人員素質結構，更好地為信息化建設服務。第一，加強檔案工作人員信息技術培訓力度，通過專業技術培訓提高工作人員信息化處理能力、網絡安全維護能力以及電子檔案管理技能。第二，加強檔案工作人員對相關政策法規、行業標準的學習，加深工作人員對檔案信息化建設的了解與認識程度。第三，進一步提高檔案管理人員的風險判斷能力與風險防御能力，不斷提升工作人員的職業素養。第四，增強檔案管理人員的安全意識，避免個人信息資源的泄露。第五，完善檔案部門工作考評機制。直接將檔案工作人員考評結果與其薪酬、職業晉升相掛鉤，通過多種激勵性措施，建立一支高效、全能、優質的人才隊伍，更好地推動檔案管理信息化建設順利開展。
（二）正確認識檔案信息化的重要性
科學技術的迅猛發展使得檔案管理工作發生了深刻變革，因此，醫療衛生機構領導、檔案管理人員必須充分認識到檔案信息化的重要性，改變傳統思維，更好地順應時展變化。醫療衛生機構領導階層應充分認識到檔案信息化建設的必要性與重要性，將醫療檔案管理積極納入醫院整體發展規劃中，通過各種制度、資金支持，將檔案信息化建設落到實處。
（三）完善檔案管理制度
完善檔案管理規章制度，使各項工作開展有章可循。醫療衛生機構檔案管理部門應積極建設合理、科學的管理體制，加大信息化建設管理規章的建設力度，使得信息化建設在標準、規范框架下進行。應積極加強醫院各部門之間的聯系與配合，通過完善的檔案共享網絡，進一步實現醫院檔案規范化運作，及時、迅速發揮各類檔案應有價值。加強檔案的集中管理，統一病歷檔案與治療檔案，建立合理、科學的醫療服務平臺，保證醫患之間的正常交流，加快診療進度。完善檔案管理工作規程，進一步規范檔案管理具體行為，在相關法律政策與內部管理規范的共同配合下，積極推動醫療衛生單位信息化建設順利、健康、高效發展。
（四）加強信息化管理軟硬件支持
檔案管理信息化是醫療衛生機構信息化發展過程中的關鍵步驟，因此，醫療機構管理階層必須給予足夠重視與支持，積極創造條件加大信息化建設投入力度。加大檔案管理硬件環境建設力度，加大軟件系統開發力度，建立完善的檔案數據管理平臺，通過軟硬件系統的支持，促進檔案管理信息化建設順利開展。與此同時，醫療衛生機構還應加強檔案資源建設力度，通過多種載體、多種途徑豐富檔案資源，以加快醫療衛生機構檔案信息化建設的整體步伐。另外，加強醫療衛生機構不同科室之間的內網連接，有效提高信息共享程度，進而提高檔案利用率。
（五）整體統籌醫療衛生機構檔案信息化建設工作
醫療衛生機構檔案信息化建設屬于一項長期性、系統性任務，因此，醫療衛生機構必須將檔案信息化建設與自身戰略發展目標相結合。醫療衛生機構領導階層必須將檔案信息化建設納入醫院整體規劃中來，有步驟、有計劃、有重點的分步實施，制定檔案信息化建設總體目標、分步目標，預防檔案信息化建設工作出現“形式主義”等問題，將各項工作落到實處，真正促進醫療衛生機構檔案信息化建設工作的順利開展。另外，隨著網絡化、辦公自動化等發展，醫療衛生機構發展過程中出現了大量的電子文件，這些電子文件主要包括多媒體文件、文本文件、影像文件以及圖像文件等。因此，必須加強醫療衛生機構電子文件歸檔管理、紙質檔案數字化管理。電子文件資源屬于醫療衛生機構檔案信息管理的重要資料來源，必須嚴格按照相關標準要求進行編輯、整理。紙質檔案一式三份，一份供查閱使用，一份供異地保存使用，一份用來封存保管。
四、結語
綜上所述，在信息化時代背景下，積極加大醫療衛生單位信息化建設力度，是檔案部門跨越式發展的重要途徑，是醫療衛生單位健康、順利發展的前提。醫療衛生機構必須立足于檔案信息化建設的問題所在，并針對性提出解決對策，以期全面推動檔案管理信息化建設的高效發展。
參考文獻
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【關鍵詞】高校 檔案 信息化
高校聲像檔案信息化管理的建設首先要解決的問題就是正式當下高校聲像檔案信息化管理建設中存在的不足。通過對這些不足之處的改正與改善，逐漸的結合國內外先進的理論成果，在各個高校中不斷的展開積極的實踐。這才能保證整個高校聲像檔案信息化建設的順利實施。
一、高校聲像檔案信息化管理建設現狀
（一）基于傳統聲像檔案的不足。
在其行政管理以及教學實踐工作中大多還是采取傳統的紙質的記載或者是電子檔案的方式進行記錄。
對于紙質檔案與電子檔案的過度依賴不僅僅是因為這兩種記錄方式的快捷與簡便。更重要的是當下高校嚴重的缺乏聲像檔案管理意識。
聲像檔案的管理無法發揮其功效還在于其存檔率以及館藏量的不足。可以說由于聲像設備更新換代的太快，就難以保證聲像檔案長期的保管利用。另外聲像設備更新換代之后造成了聲像檔案的提取成為了問題，這些是造成聲像檔案館藏方式不一的最根本的原因。
（二）高校信息化程度的考量。
高校聲像檔案信息化管理不僅僅是對管理學層面的管理機制以及管理制度有高要求，同樣的作為信息化管理對信息工程技術層面的要求也是其重要的一個組成部分。高校信息化程度越高，對高校建構信息化的聲像檔案管理體系就越有利。在整個高校聲像檔案信息化管理結構中，硬件同樣占據著重要的作用。在一個完整的聲像檔案信息化管理結構中，存儲器、播放設備、轉換設備等等硬件是必不可缺的。從視聽影片的采集設備進行采集并轉換成統一格式，通過相應的軟件中的編輯系統進行統一編輯，經過聲像檔案的歸檔服務器進行統一歸檔。歸檔之后通過流媒體服務器提供給用戶對其進行提取與閱讀。這些聲像檔案管理的通信過程都需要專業性的硬件設施展開，所以高校是否建設有完備的相關硬件設施是整個高校建構其聲像檔案信息化管理系統的首要條件。
（三）建構步驟
高校要建構一個完善的聲像檔案信息化管理系統，大致分為三步：
第一步，是要確定一套制度化規范化的管理制度。制度中要對聲像檔案信息化管理的管理對象、管理組織以及管理人員配置有明確的規定。
第二步，設計或者借用現有的聲像檔案信息化管理系統平臺，實現聲像檔案信息化管理的整個過程。
第三步，設置評價及回饋渠道。通過信息交換、信息共享等方式使得瀏覽或使用聲像檔案的人能夠對檔案的真實性以及內容等方面進行評價。
二、高校聲像檔案檔案管理的規范
（一）信息化聲像檔案的制度規范
發展建設高校聲像檔案信息化的過程中，首要解決的問題就是要制定完善的標準化的聲像檔案管理制度、管理體系。要制定一套從采集方式到聲像檔案的入館目錄各個環境的標準化的制度。要保障高校各個職能部門都能夠統一的對其采集的聲像檔案進行歸檔與存儲。也就是說要將現存的高校中的膠片、錄像帶、紙質相片信息化。另外，還要將這些信息化的聲像檔案進行統一的編輯。要統一的添加文字說明，對這些檔案的標題、主要內容、制作人、轉化成數字影像的時間、整個聲像的長度等等進行明確的標注。
（二）信息化聲像檔案的技術規范
信息化聲像檔案的檔案管理的系統化首先是要保持與高效整個信息化體系的一致性。聲像檔案信息化建設的系統化首先要確定其在整個高校的信息化管理系統中的位置的準確性。要宏觀的把握高校的信息化體系的建構，將高校聲像檔案信息化歸入高校的行政管理信息化的大的體系框架之中。只有這樣才能夠使得聲像檔案信息化建設的可持續、長久的發展。具體實踐中，首先是把高校各個職能部門的聲像資料進行統一的管理編輯、處理、存檔。按照統一的標準進行館藏，從而保障聲像檔案的館藏量與入庫率。在高校的聲像檔案信息化的管理制度中也應該把這樣的一項制度明確的規定出來。
三、聲像檔案信息化管理結構優化
（一）聲像檔案信息化管理結構優化方法
在聲像檔案信息化管理結構優化方面所需要做出的努力包括以下幾個方面：
第一、圍繞學校校園文化精神核心進行聲像檔案信息的收集，避免盲目的收集無價值的檔案信息，提升聲像檔案的利用率而非館藏率。
第二、結合學校實際需求以及實際網絡覆蓋調整檔案管理系統的結構。
第三、在檔案管理系統中設置評價系統以及反饋系統，更大范圍內的接收對整個管理系統的反饋信息。
第四、利用互聯網及學校的門戶網站進行聲像檔案選擇性的與社會共享，進一步提升高校聲像檔案信息化管理的教育功能。
（二）聲像檔案信息化管理結構優化步驟
第一是硬件結構優化。首先擴大檔案管理系統的內存，提升高校檔案管理系統的可存儲聲像檔案的可能性。
其次是保持聲像檔案處理平臺的前后一致性。當下高校的聲像檔案的轉化與編輯的平臺多是自主選擇的。通過不同的處理軟件以及編輯系統所輸出的最終存檔的聲像檔案的格式是不統一的。
【關鍵詞】檔案 管理機制 創新 途徑
一、檔案工作管理模式的創新
如今，許多傳統的做法和管理模式已不再適應社會發展的需要，我們必須對此進行創新。其中包括檔案工作主要環節和一些具體操作手段的創新。要在立卷方法上創新，盡量簡化檔案部門長期推行的一些呆板的操作步驟，如從組卷方式到裝訂方法上考慮，我們可取消一些不必要的環節和步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。這樣，也便于推行部門工作，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，針對工作中發現的問題搞一些小革新，力求事半功倍。目前，許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入輸出或檢索而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高惜閱歸還檔案的速度。所以說，無論是檔案業務管理工作，還是檔案信息的交流都可以應用計算機進行現代化管理幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
二、檔案工作管理機制的創新
檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。鑒于此，應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的鐵飯碗現象，從源頭上解決創新的根本問題。如積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭，擇優上崗，真正做到優勝劣汰、能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力，開拓創新的新局面。與此同時，可建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的用人制度，分配制度，獎懲制度，將工作創新的內容作為考核的重要指標進行考核，并與勞動報酬，晉職升級掛鉤，營造出鼓勵創新的氣氛和環境，促進檔案工作良性循環。
三、要充分體現檔案工作的服務特色
日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務、實現各單位之間檔案的資源共享方面的工作做的卻很不夠，考慮的也很少。檔案部門必須變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。
四、專職檔案人員應當重視觀念更新
檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，掘棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。
五、專職檔案人員應當練就過硬的業務技能
從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，善于提出新方法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
六、檔案管理人員應當拓寬視野、豐富知識
作為檔案工作主體的專職檔案人員，創造積極向上的學習氛圍非常重要。專職檔案人員要把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。
七、加大硬件設施建設
