發布時間：2023-05-24 16:33:47
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的合同檔案管理方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：建筑 合同 要求 實施要點
建筑建筑合同是對建筑工程進行整個工程進行全面監督的法律性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據材料，一旦發生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進行后期的竣工驗收和工程費用結算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負其責” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執一份”的原則，由各方對自己簽署內容的真實性、完整性、有效性負責。這種合同模式在文本上明確了權利和義務的分工，也使在責任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因為建筑建筑合同小項包含的數量多、種類雜、細節繁瑣，操作人員還要對以下幾個方面進行關注：
一、建筑工程合同管理的原則
合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而進行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關的相關證據材料；另一方面一旦雙方合同發生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。其主要內容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：
1、為合同檔案管理營造網絡管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現實中，經常出現合同缺乏統一的管理模式。從合同管理機構上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業務部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。
2、為實現合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應該負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。
3、各業務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負責合同文檔管理。避免出現專業素質較差，既缺乏合同管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要層單位的合同管理人員來進行合同的保管的行為。
二、建筑工程合同有效管理的注意事項
（一）探索新型管理模式，保持同一項目合同之間的有機聯系。首先，可以嘗試集中統一、區別管理的模式，對母公司合同管理系統而言，要集中管理權屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其他相關單位的有關合同實行目錄管控，建立合同之間的有機聯系，實現信息資源的共享。另外，建立責任傳導機制，解決合同管理分散問題。由于合同的產生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責任進行分解，明確地傳導給項目管理機構和合同管理部門，通過責任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。
（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準確、齊全、規范，建設單位在項目從工程立項開始，就應按照國家合同管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的合同管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應承擔的職責，規范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與合同跟蹤管理同步。
（三）加強對工程合同管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑合同管理工作的特點也有了新的變化，從而提高合同干部隊伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。合同管理人員要增強服務意識，認清合同工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把合同管理質量關。
（四）建立健全規章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業大都呈現出投資主體、企業性質、組織結構和市場結構的多元化特征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統的行政命令手段去推動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應繼續加強《檔案法》和適用規章制度的宣傳，讓依法治檔是維護國家利益、企業利益和職工權益的認識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實際、相互聯系、共同遵守的合同檔案管理規范。
（五）充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程合同信息資源，做好合同信息統計工作。大力推行對縮微合同、磁介質合同、電子文件合同在工程合同中運用。當前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行合同管理成為可能，成為項目合同管理的一個發展方向。近幾年，各個建設公司也開始對照片合同、錄像合同、紙質合同制成多媒體和進行光盤刻錄，對合同管理網絡化、信息化作了有益探索。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的合同檢索系統。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質和類型，收集整理的部門的合同資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。
（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。
三、結束語
建筑建筑合同的管理是一項全面的、長期的、耐心細致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細節上穩重，能夠熟悉各個合同的撰寫規范和要點，同時對工程各個環節還要有相當高的認識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質的不斷提升和合同管理理論的進一步發展，相信建筑工程合同管理的工作強度會逐漸下降，合同管理工作的開展也會更加簡便、高效。
參考文獻：
[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業文化.2011.
[2]王振華.建筑工程合同資料有效管理措施[J].山西建筑.2008.
［關鍵詞］編外人員 聘雇型態 雙軌制 同工同酬
［中圖分類號］D630.3［文獻標識碼］A［文章編號］1009-5349（2011）09－0016－01
［DOI］CNKI:22-1010/C.20110914.1126.003
一、“編外人員”現象
（一）編外人員“人事檔案管理”不完善
《勞動合同法》對編外人員的人事檔案提出了新的要求。合同檔案管理的好壞不僅影響勞動力的使用成本，而且影響事業單位服務品質和整體效率的提高。主要包括以下幾個方面：1.由于過去體制下事業單位的聘雇型態主要包括正式在編人員和編外人員（臨時工），臨時工不納入編制，單位對他們只限于你干活我發工資，沒有建立個人檔案，對他們的使用僅限于一定時期，人才流動率很大，造成人力資源浪費和單位人力使用成本浪費。2.編外人員人事檔案重視程度不夠。一方面是編外人員本身檔案意識不強，檔案在人才交流中心，或工作后不及時收集、補充、歸檔，使得檔案失去了利用價值；另一方面是檔案部門錯誤的用工觀念，認為臨時工沒有固定單位，有無人事檔案無所謂，造成人事管理模式和用工模式的混亂現象。3.勞資糾紛缺少憑證，沒有書面合同和用工協議。
（二）編外人員“雙軌制”弊端
雖然在一定的歷史時期內，作為一種迫不得已的變通，其對打破計劃體制下的僵化用工模式起到了重要作用，對事業單位用人制度改革產生過積極影響。但是，“雙軌制”的合理性與積極意義只限于“暫時”，一旦固化，就必然走向反面。《勞動合同》規定實施全員聘用制以來，在編制限制和成本控制下，在管理者陳舊觀念的局限下，并沒有打破編制內外的差別，而尤其是更多專業技術人員和高素質、高學歷人員加入了編外人員隊伍，對事業單位有著很大的貢獻。管理好這部分人力資源，不僅僅對于單位本身發展有積極影響，對社會就業穩定和人才合理配置也產生助推作用。然而目前編外人員承擔著編內人員相同甚至更多的任務，卻由于身份等級的存在，得不到相同的酬勞，心理不平衡，缺乏歸屬感。“同工不同酬”現象嚴重，這也是造成編外人員流動性大、工作積極性受挫、整體單位服務品質下降的關鍵因素。
二、紓解對策和建議
（一）完善檔案管理制度
1.檔案管理部門和人事部門轉變觀念，建立統一的人事檔案管理制度，參照正式在編人員檔案管理方法，建好、管好編外人員檔案，有利于檔案信息資源的開發和利用，保護用人單位的合法權益。2.結合編外人員用工特點，吸收個人繳納社會保險、醫療保險等，完善編外人員基本情況，避免因編外聘用人員檔案項目設置不完善而出現勞資糾紛等問題。3.規范續簽和終止手續，為了確保人事檔案轉遞的及時和安全，檔案部門加強檔案的轉遞和收集整理工作。
（二）進一步落實同工同酬制度
為了實現編外人員工作穩定、促進就業，調動編外人員積極性，提高服務品質，積極實施同工同酬制度，保障事業單位的更好更快發展。1.結合人力資源崗位分析，根據工作崗位、工作內容、工作業績的一致性，對編外人員所在崗位進行客觀評價，對于符合標準人員執行視同工制度（報酬待遇與市場接軌人員除外）。2.待遇到位。同酬是落腳點和關鍵點。對于視同工的人員，兌現同崗同工待遇，引入公平競爭機制，是能者居上，能者爭優。尤其通過考核對于高學歷、硬技術的優秀人才給予享受編內待遇，而對于未享受編內待遇的人員除基本工作外，獎金、各項社會保險、福利待遇與編內人員一致。縮小差距，調動工作熱情，穩定編外隊伍。3.加強培養。隨著編外人員主人翁意識的增強，為了加強單位人員的向心力，增加編外人員歸屬感，對于編外人員進行業務培訓，滿足他們對自我價值的實現，給予一定政策參與單位的發展當中，進行評優、推薦入黨等。4.單位主管要轉變思想，重視對編外人員的重視、管理和考核，對于能者居上的人員，給予入編的機會，充分利用人才，鼓勵編外人員工作的積極性和主動性。
（三）事業單位公開招聘編外人員
完善相關管理程序和審核程序，單位自己禁止隨意聘用編外人員。事業單位編制外用工必須公開招聘。按照“公開、平等、競爭、擇優”的原則，向社會公開招聘。事業單位新進人員必須通過考試、考核公開招聘，擇優錄用。經核準招用的編外工，用人單位應將招聘人數、招聘崗位、資格要求等招聘信息公開。
（四）加強事業單位編制管理
加快編制改革和人事改革的同步發展，編制是人力資源的關鍵之處，對于單位人事管理有重要的實踐意義。
【論文關鍵詞】社會保險；檔案；創新
隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
一、社會保險檔案管理現狀分析
（一）社會保險的參保人數增長迅速
我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。
（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。
（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。 轉貼于
三、社會保險檔案管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。
（二）根據社保檔案類別進行分類管理
根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準
建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國統一管理下設分支機構
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。
關鍵詞：高速公路；項目管理
1、 高速公路建設項目管理簡介
1、1項目管理概述
項目是指在一定資源（投資、材料、施工機械等）約束下，為實現特定目的而進行的一次性任務，它具有整體性、一次性、目標性、生命期屬性、資源約束性、漸進明細性等特征。
項目管理與項目的概念相對應，是在一個確定的時間范圍內，為了完成一個既定的目標，通過特殊形式的臨時性組織運行機制和有效的計劃、組織、領導與控制，充分利用既定有限資源的一種系統管理方法。
1、 2業主在合同管理中的作用
我國的高速公路建設市場，正在全面推行“項目法人責任制”、“招標投標制”、“工程監理制”和“合同管理制”，按照市場經濟原則和現代化企業制度進行工程管理。作為投資主體的建設項目業主，既是資金的持有者又是建設項目的所有者，按照項目法人責任制原則、不僅要對項目建設的過程負責，還要對項目建設的成敗和項目運行的好壞發展；既要負責籌措項目的建設資金，還要對建設過程、生產經營及還款付息，直至發揮投資效益承擔責任。俗話說，一個事業的好的開始是成功的一半，項目建設的成敗在很大程度上影響著工程投入運營后效益的好壞。項目采用招投標選擇承包單位，用經濟合同約束雙方的實施行為，聘用可靠的監理工程師負責合同履行過程中的監督、管理、協調工作，這些都是建設過程中有效的保證措施。
1、 3業主合同管理的任務
業主必須依法確定與承包商這間的經濟權利和經濟義務關系，并通過簽訂工程建設合同的形式將這種關系進一步的確立。有關法律、法規是簽訂合同的重要依據和保障，嚴格履行與科學管理工程建設合同，是業主控制工程投資、確保工程質量的重要手續。業主對于合同管理的另一項任務就是通過加強合同管理，防范和減少合同糾紛。合同條款是公路建設當事人實施合同管理的法定依據。這就要求甲乙雙方在簽訂有關合同時，應該就合同條款內容進行認真研究、推敲，力求條款內容完善、詞句嚴密、簽訂合同程序合法，雙方的權利和義務明確。合同上認真地按照有效合同履行其職責，達到預防和減少合同糾紛的目的。
2、實施高速公路建設業主方合同管理體系的意義
2、1高速公路合同管理規范全面性的要求，現階段合同管理的研究還處于合同履行情況的管理，項目前期管理與施工合同管理聯系還不夠緊密，還缺乏全過程管理，全過程參與，全過程控制。
2、2嚴格加強合同管理，以合同作為以確參與方權利和義務，能防范減少合同糾紛，能提高合同管理的深度，是加強投資控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建設參與方素質，增加各方競爭力的需要。
3、現階段業主合同管理系統建立的必要性分析
3、1規范的合同管理的需要：業主專業人員需要對招標合同相關條例的審核：建立專門系統的合同管理班子，如合同的簽訂嚴謹性不大，易為合同的順利履行留下隱患，使業主陷入被動境地，甚至給項目造成很大的損失。
3、2現階段合同管理停留在“重簽訂輕履行”階段的情況了；合同的簽訂具備了完善的順序，但合同的履行缺乏必要數量的管理人員按照合同的條款對項目履行情況進行檢查，形成對合同管理工作不夠重視局面，致使業主直到出現問題才發現原來合同早有上述規定，工程的損失卻無法彌補。
3、3業主合同管理職責落實到位要求，檔案管理部門與合同管理人員之間的工作關系必須調整好，檔案管理人員若干沒有及時向合同管理人員提供合同文件，合同管理人員也不主動向檔案管理人員及時移交合同文件資料，往往容易造成合同管理工作的被動和不到位。
3、4業主對合同管理全面控制，動態管理的要求，對于實際情況的變化，原先簽訂的合同條款不適合新發展的情況，這就需要業主合同管理人員具備全面控制，動態管理的意識，全面的對合同進行管理，包括業主與中標人簽約后合同管理人員根據項目實際情況的變化就項目出現的新情況對原合同條款進行補充與修正以適應新情況。
4、合同管理體系建立的內容分析
根據高速公路項目管理的實踐，其合同管理體系的主要工作歸納以下幾點：（1）制定訂立合同的策略，包括確定合同方式，設計合同體系，選擇合同條件，準備合同草本。（2）組織招標文件的編制，組織招標，組織合同談判和訂立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟蹤合同執行情況，審核支付申請。（5）分析和處理合同變更，對照預算進行控制對各種合同條件和技術要求變化引起的爭議進行商務處理。（6）分析和處理索賠，預見潛在問題盡量減少索賠事件。（7）建立合同檔案和信息系統，負責合同信息處理和檔案管理。
5、合同管理需要先進的合同信息系統
為加強和規范高速公路工程項目合同管理與投資控制的工作，便于各層次管理及時、準確、動態的掌握工程各階段進度和投資狀況，應建立網絡環境下的標書管理、合同管理、變更管理、計量支付、投資分析和通信管理六個模塊，實現標書生成、設計變更、計量支付、投資分析數據的計算機處理并在網上共享，提高工程管理水平和工作效率。
5、 1規范清單及變更管理：該系統可為用戶提供了動態化、全面化的清單管理功能，通過此功能，業主可以更全面、更清晰的掌握整個工程的實際情況。對中標清單“暫定金額”計算進行了改進，可設定不參與計算暫定金額的清單項目，并可對暫定金額比例進行調整，同時，用戶可以在清單項目選擇的時候方便地選取需要加入的項目。在變更管理中實現了一般、重大變更均可做數量、單價、新增合同項目變更。
5、 2加強計量支付管理：鑒于以往工程施工過程中，計量支付業務不規范，給業主計量支付帶來很大困難，包括報表格式不統一、監理審批過程繁瑣、業主監控手段不完善等。在系統中，清單項目計量從每個憑證開始輸入，熱后匯總成中期支付證書；提供現清單中沒有的項目的暫計量功能（指已按照變更通知要求做，但設計變更手續未批復的項目，按暫定單價和數量計量）；暫定金額中列支項目：補貼、材差、優質優價，僅在計量支付模塊中輸入，不需在變更管理中輸入；同時提供了預付項目中的動員預付款與材料設備預付款支付與扣回功能；手工輸入保留金，當金額達到保留金的限額時用對話框提醒用戶注意，在輸入計量項目準確性和及時性，使歷史數據的查詢變得快速、有效，同時，利用系統適時糾正了審核中存在的疏漏問題，當計量數據大于合同數據時，系統會自動報警，及時發現工程計量支付中的錯誤與疏忽，使對工程的計量支付更有效準確。
5、 3實現上下級部門的通信管理：系統設置固定網頁上，通過網絡實現省市高指信息的正確快速傳輸和共享，提高了數據的利用率和數據的使用效率，有效地保證數據的正確和可靠，保證數據的完整性和一致性，提供省市兩級高速公路建設指揮部及監理單位之間的數據通信功能，包括數據發送、數據接收和文件傳遞等功能，可發送的數據有：編碼庫、標書、合同、變更、其他費用、計量支付、合同刪除等；文件傳遞功能可以用來傳遞通知、報告、材料等文件信息；同時還提供數據打包、文件收發準備、信箱管理等功能。
【關鍵詞】礦山 工程管理 制度
中圖分類號：[TD-9]文獻標識碼：A 文章編號：
隨著我國國民經濟快速發展，對礦產資源的需求日益增加，礦產資源已成為制約我國經濟發展的瓶頸，甚至威脅國家經濟安全。為了緩解我國日趨突出的礦產資源供需矛盾，我國礦業企業集團積極貫徹中央“走出去”戰略思想，在國際市場不斷進行礦山資源綜合利用開發。但目前國內的礦業公司大多沿襲和保留著傳統的礦山管理工程模式，使得國內企業在經營海外礦山項目時遇到重重困難，甚至出現虧損。所以要有有效的工程管理制度，才能更好的完成一次工程。
以國際理念完善國際礦山工程管理制度
以國際化的思維模式來管理國際礦山工程
（1）西方經濟學說和管理學說引入我國已有上百年的歷史。我國經濟學家在結合國情基礎上衍生了一系列適合中國本土的經濟學模型和管理學模式。但是這種已經成為習慣的“變異的”和“中國式”的管理方法卻又不適用于海外礦山項目的管理。國外業主和礦山咨詢公司多為歐美和澳洲公司，即便是本國的業務，也遵循西方的管理模式。
（2）國際化工程管理的執行保障和法律保障
國際化工程管理在運營過程中要有執行保障、法律保障。國際工程承包模式經過長期實踐已形成了一整套通行的承包規則、管理體制與法律制度，即國際慣例。我國的國際工程承包，尤其是礦山國際工程項目承包才剛剛起步，在經驗上相比西方發達國家有很大的欠缺。
國際化工程管理要以國際化的礦山人才為基礎
礦山工程項目管理和商務人員的培養專業的國際工程管理團隊要由專業的國際化工程人才組成。國內的工程承包管理和商務團隊，多數有所欠缺。比如項目經理外語不夠熟練、商務和翻譯人員礦山專業知識和詞匯的欠缺等，導致一些現場問題無法迅速得到解決，也會導致報價時的一些漏報和錯報問題的發生。因此， 培養大批量具有高素質的礦山工程技術人才，是我國礦山經濟、礦山科技國際化的需要。
（2）礦山工程項目技術人員的培養
世界經濟競爭主要是科學技術的競爭，歸根到底還是人才的競爭。在世界礦業集團公司綜合實力競爭中，擁有高素質礦山工程技術人才的數量已成為衡量一個礦業集團公司水平的重要指標和依據。
3、礦山工程管理實踐的國際化
目前，國內的礦山工程項目現場管理和西方國家礦業集團公司的現場管理有很大的差距。主要包括安全保護、現場規章制度、采購體制，基礎設施建設以及對分包商及其施工隊伍的管理等。要從根本上解決現場管理的問題，就要多走訪西方礦業集團的工程現場，多做交流，引進高端的專業管理人員，完善現場規章制度，讓現場管理成為國際礦山工程進程的保障。
應引起重視的問題
首先是管理體制問題
（1）隨意性大。由于缺乏制約機制，行政干預因素多，容易發生不按程序建設、擅自擴大建設規模和提高標準的現象，不利于投資控制。
（2）責任不清。有些工程專門成立了由建設單位及其上級主管部門組成的工程指揮部，這樣做的出發點是為了加強工程管理，但實際上更容易造成責任不清，甚至挫傷建設單位管理的積極性。（3）管理水平不高。由于礦山的地理位置和生活條件等諸多原因, 大、中專畢業生往往不愿意到礦山來, 造成礦山工程建設方面的專業人才缺乏。
（4）不利于管理經驗的積累。有些工程管理機構是隨著工程的上馬而臨時組建起來的，工程結束后管理機構隨之撤銷，管理人員亦即生產籌備人員便分散到生產各車間，不再從事工程管理工作。
2、切實重視可行性研究，提高投資估算準確度
（1）未引起足夠重視。主要體現在對可行性研究報告的評審草率、不慎重。有些工程往往是在開工前，由主管部門召集建設、設計和施工等部門及部分“專家” 對可行性研究報告進行“突擊評審”。由于時間倉促，加上提供的資料不完整，評審很難得出科學的結論。
（2）重技術性而輕經濟性。在舊的計劃經濟體制下，由于生產單位只關心生產任務（產量）的完成，而無須考慮產品的成本和效益，因此對可行性研究工作往往只重視工藝流程、技術性、安全性等方面，而對項目的投資估算等經濟性缺少分析或估計不夠。
3、加強設計管理，努力降低工程造價
（1）要轉變觀念，充分利用買方市場的特點，對工程項目設計實行投標招標，擇優選擇設計水平高、經驗豐富、責任心強和服務態度好的設計單位，這是做到設計合理、經濟的有效途徑。
（2）嚴肅設計合同委托，明確要求限額設計，嚴格控制設計變更。通過合同關系，明確設計責任，制定獎罰措施，對限額設計做得好的，節約投資明顯的給予一定比例的獎勵，對于因設計錯誤導致超支的要堅決追究，進行處罰，使設計單位既感到壓力，又有一定的積極性。
三、具體管理制度
1、公章管理制度
（1）公章由辦公室專人保管。（2）屬下列情況，必須經單位領導（行政正副職）簽字后方可蓋章：a.上報的報告、文件。b.礦內外兄弟單位或地方政府的業務來往公函。c.各施工隊的工程量增加，停、窩工簽證；設備、備件、材料調撥或領用。d.單項工程竣工驗收證書和交工資料。
2、合同管理制度
（1）嚴格執行經濟合同法。（2）洽談和簽訂經濟合同或與對方商定經濟業務時，必須有兩人以上參加并要有核定價款的依據。工程承包合同的洽談，由部領導主持，各有關人員參加。重大工程項目招標（議標）的參與人員由部領導集體討論決定。（3）合同由有關部室起草交部領導修改審定后作為與對方洽談的依據。（4）由專人負責管理合同檔案。（5）工程付款。
3、技術檔案管理制度
（1）嚴格執行保密檔案工作的政策、規定和各項規章制度。（2）堅持檔案集中統一管理的基本原則，協同本單位技術人員把在工作中形成的文件、圖紙、資料和各施工單位提交的竣工圖紙、資料，按歸檔要求進行檢查，并辦理手續向礦檔案室集中統一歸檔，確保檔案的系統、準確和完整。（3）切實做好圖紙、資料的收、發、保管、借閱工作和檔案管理的七防工作，維護檔案的完整、安全、整潔、美觀。
4、設計圖紙會審制度
（1）方案和施工圖設計都必須會審。（2）設計圖紙的會審由部領導組織設計單位、工程監理和礦內相關單位人員進會審。（3）施工圖由設計單位到礦進行技術交底，本單位再對施工單位進行技術交底。
5、工程質量管理辦法
（1）嚴格執行建筑和安裝行業的有關標準。（2）嚴格執行水文、地質的有關標準。（3）砼砌筑在立模前必須對規格進行自檢，發現達不到驗收規范要求的地方，必須返工糾正。（4）每次立好模后，要經甲方現場管理人員驗收后才能隱蔽。（5）砼砌筑時，要按規范要求，做好試塊，做試塊時要有甲方管理人員在場。
6、工程管理考核辦法
為了進一步加強技改工程的各項管理工作，切實加強安全生產管理，嚴格做好各項工程質量工作，規范各項考核制度，根據礦有關規定結合技改工程的實際，特制定本辦法。（1）因施工單位原因，造成工程質量不合格，一切損失由施工單位承擔。（2）因施工單位原因，造成工程質量不合格但通過返工能達標，又不影響工期，則扣該部分工程量造價費用的50％；若返工后影響工期，則按合同處理。（3）施工現場若安全措施不嚴密，甲方有權進行考核扣款。（4）若因施工單位原因所造成的工傷亡事故，一切責任和費用由施工單位負責。
7、工程竣工驗收制度
（1）整體或子項工程在竣工完工后，都要由甲方組織設計單位、施工單位和礦內相關部門進行竣工驗收。（2）現場驗收后必須開會討論相關問題（先由甲方介紹工程建設的情況，再由施工單位介紹施工情況，然后由相關單位和部門就有關問題進行討論），若一致認為工程合格，則相關單位和部門在竣工單上簽字蓋章。（3）對不合格部分或對存在的問題，施工單位必須及時整改，若整改不合格，則算驗收不合格，不合格部分工程不作為結算工程量。（4）不聽從甲方統一指揮的施工單位，每次扣500 ～5000 元。
四、結束語
如果我們能在工程管理中減少失誤，少走彎路，把損失降低到最小，即對投資起到一定的控制作用。或者在一個工程之后，能夠及時總結經驗教訓，使出現的失誤不再重現，那將會對今后的工程大有益處。
參考文獻:
[1]成虎編著工程項目管理高等教育出版社2004年7月.
[2]工程項目管理暫行辦法中國鐵道出版社2007年5月.
關鍵詞：行政管理；降本節支；創新方法
一、行政管理降本節支的實施背景
行政管理降本節支適應市場大環境的需要。2016年，國內外經濟形勢都很嚴峻，面臨的矛盾和壓力十分巨大，2017年經濟形勢可能更困難。特別是，消費需求持續不旺，煉油等眾多行業產能過剩，國際油價持續低位運行，市場形勢異常嚴峻，市場競爭更加白熱化。有些工程公司為了拿到業主的EPC合同，甚至免費為業主做工程設計。面對復雜多變的國內外經濟形勢，石化企業亟待調整管理方式，持續推進轉型升級。對于行政管理部門而言，就是要花大力氣，改革管理理念，創新管理手段，壓低成本，降低支出。行政管理降本節支是落實中央“八項規定”重要舉措。黨和國家、集團公司黨組明確要求，要貫徹執行中央“八項規定”精神，堅決反“”，營造廉潔自律、節儉樸實的良好氛圍。公司根據“八項規定”的要求，落實精簡會議活動、規范出訪活動，厲行勤儉節約等要求。行政管理降本節支是踐行精細化管理理念的必然要求。現代企業的發展，要杜絕粗放的管理模式。精細化管理是提升行政管理水平的重要途徑，對我們更好地做好行政管理工作具有十分重要的意義。必須樹立精細化管理理念，養成精細化工作習慣，通過制度化、標準化，切實推進精細化管理。在當前經濟形勢下，市場競爭更加激烈。公司想要生存，除了加強市場開拓、生產管理和技術研發之外，還要強化成本控制，通過壓降成本來提升企業競爭力。而精細化管理正是降低企業成本，實現效益最大化的重要手段和措施。
二、3S管理法的內涵
企業的行政管理是一個復雜的體系，是企業的中樞神經系統，其觸角深入到企業的各個部門和分支機構的方方面面。在新形勢下，為了做好行政管理，降本節支，筆者對繁雜的行政管理體系作了梳理，并從實際出發，研究探索出的一套管理方法，使公司文秘、接待、外事、企業管理、綜合治理、資產管理、后勤、車隊等條塊工作在高效、規范開展的基礎上，有效降本節支，取得一定成效。行政管理3S管理法，3S分別代表System（機制）、Scheme（規劃）、Saving（節能），從建章立制、科學規劃、節能降耗三個方面真正將降本節支落到實處。3S管理法可以廣泛運用于企業行政管理，較大程度地降本節支，控制成本費用，向管理要效益。
三、3S管理法的實施方法
（一）完善制度規范，建立有效機制
目前，我公司有較為完整的管理制度體系，共有200余項制度，內容涵蓋了行政管理、企業改革管理、黨群工作、市場開發、項目管理、人力資源管理、技術質量管理、安全生產管理、財務管理、監察審計、采購管理、施工管理、檔案管理、信息化管理、法律與知識產權管理等全方位工作。每年年初，公司制定制度改造方案，報公司領導審批后實施。公司結合發展需要，對以前沒有明確制度要求的，研究制定相關的實體性規范；對已經有明確制度要求的，研究制定保障性規范，并注重二者的結合與配套，增強制度的針對性、指導性和可操作性，切實形成便于遵循、便于落實、便于檢查的制度體系。為了使制度進一步適應工作實際，符合依法合規工作要求，公司定期梳理、完善行政管理有關工作流程。
（二）科學規劃，優化方案，改革管理方式
新形勢下，企業往往面臨著資金困難，尤其是現金流緊張的困境。行政管理的資金往往以流出為主，這時就需要決策者和行政管理部門作出更詳盡的規劃。通過充分的調查研究，明確指出，要做什么，不要做什么？哪些是急需，哪些可延后？手中有多少錢，就辦多少事，切不可在企業生產經營困難、現金流緊張之時還將大筆資金用于不急需或不必要的行政管理和行政辦公建設，給企業運營雪上加霜。1、引入市場競爭，充分評審，選定方案招標采購或詢比價采購，具有公開、公平、公正的特性，面向社會，把采購的信息、宗旨、要求公布于眾，極大地擴大了物資的來源，增加了競爭性，采購行為也更為規范、透明。去年，公司在服務承包商選擇等方面作了大膽嘗試，主動出擊尋找廠家，獲取多種方案，通過評審，擇優合作。以公司出版發展歷程書籍的印刷服務為例，我們采取詢比價方式，從社會上邀請了5家圖文印刷公司，參與報價。組織公司相關部門人員參與評審，最后選定合作方。整個過程公開透明，符合采購招投標規定，并且大幅度降低了開支。2、利用集團公司易派客平臺采購，降本成效顯著2015年起，中國石化“易派客電商平臺”正式上線運行。通過集合批量、公開招標，目前已上架596萬個具體規格的商品，涵蓋化工、煤炭、設備等大宗通用物資及辦公文具、復印用紙、打印耗材、電腦配件、安全帽、勞保服等低值易耗品。公司在線上完成采購，不僅采購依法合規、陽光透明，而且降本效果顯著。3、簽訂酒店合作協議，節省差旅及業務招待費用我公司地處陸家嘴中心區域，酒店住宿費用高、預約難。為方便部門、項目組安排來訪人員住宿接待，公司考察了附近3公里內不同檔次的多家酒店，對比了其安全、整潔、交通、價格等多方面因素，通過談判，爭取了優惠價格，并享受優先預約、入住等待遇，為公司會務接待提供了實惠和便利。公司通過充分考察，最終確定與公司附近的6家酒店簽訂了合作協議，節支比例達20%～60%。此外，為節省員工差旅住宿費，方便住宿預訂，公司還與華住酒店集團簽訂合作協議，約定我公司員工入住全國各地的漢庭酒店都可享受協議價格，節省了員工差旅支出，降低了成本費用。4、探索EPC項目現場的車輛、駕駛員屬地租賃、聘用模式隨著車隊駕駛員逐漸進入到齡退休高峰期，如何緩解車隊人手少、任務重的矛盾顯得愈發重要。加之，公司承擔的EPC項目分散于內蒙古、廣西、廣東、山東等地，駕車往返于公司本部和現場須消耗大量人力物力。經過充分的市場調研，筆者會同公司項目管理部門，積極開動腦筋，創新管理方式，在人員較多的EPC項目現場試行車輛和駕駛員屬地租賃、聘用模式。這種管理模式有效緩解了車隊人力負荷，節省車輛運營成本和用工成本。
（三）節能降耗，增強降本意識
我們不能不屑一顧于一滴水、一度電的價值，那是企業效益的根本所在。公司的每一個職工都應自覺地投入到節能降耗活動中去，堅持不懈地做好節約能源的工作。出臺有效措施，一是要從硬件上找突破口，通過改革管理理念、改良設備等方式，切實踐行節能降耗。與此同時，要加大宣傳力度，號召員工樹立一種“點點滴滴降成本，分分秒秒增效益”的節能意識，實現節能效益的最大化。推行行政辦公信息化、無紙化是公司行政管理節能降耗的重要舉措之一。近年來，公司行政辦公信息化、無紙化程度大幅提升。除了集團公司統一開發上線的合同管理系統和公文管理系統外，公司于2012年推行了自主開發的綜合管理信息平臺，該平臺下設行政管理、人事管理、信息技術管理、檔案管理、HSE管理等十余個板塊，其中，行政政務管理系統下設內部報告、信息、會議申請、物資采購、用車申請、出國（境）管理等13個業務流程，實現了該13個業務條線無紙化辦公。在辦公設備選用上，注重節能環保。例如，傳真機設備老化亟待更換，借此機會，公司采購了CimFAX傳真設備，并安裝自動傳真系統。對外傳真收發實現無紙化，每年節省的復印紙極為可觀。此外，公司著力強化物業公司、保安公司、餐飲公司等的管理和服務意識，責成物業加強巡檢，杜絕“跑冒滴漏”；在午休、下班后及時關閉各樓層無需開啟的照明，減少資源和能源的浪費。結合公司HSE觀察卡、QHSE月報制度，及時了解各部門對公司行政管理尤其是后勤服務的意見和建議，定期召集物業公司、保安公司、餐飲公司負責人，對提出的意見和建議進行分析，落實整改。踐行3S管理法，從建章立制、科學規劃、節能降耗這三個角度切實管控成本，抓管理、降成本、增效益，取得較好成果。降本節支絕不是經營者和財務部門的“獨角戲”，必須全程控制、全員參與。通過在企業上下踐行3S管理法，加強宣傳引導，讓降本節支的理念深入人心，使人人講節約、人人講成本的氛圍日益濃厚，成本費用被分解到每個崗位、每項工作、每位員工的身上，讓每一個人都為降低成本費用貢獻力量，推動公司的持續發展。
作者:陸敏 單位:中石化上海工程有限公司
參考文獻:
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[2]溫德誠.精細化管理淺談.管理與財富,2005(3).
