發布時間：2023-05-24 16:33:46
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的兒童檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞： 兒童免疫預防接種檔案;微機化管理
自1978年兒童預防接種實行計劃免疫以來,兒童預防接種證和接種卡等檔案管理工作一直沿用手工抄寫,免疫程序全部由人工推算,各種接種數據報表手工統計分析,手續繁雜,人為影響較大。雖然在工作中不斷改進，但仍不能避免筆下誤、預約時間推算錯誤、報表數據不準確、流動人口管理難等問題。
兒童接種檔案微機化管理，是疾病控制信息化建設的基礎。通過刷卡自動計算兒童接種疫苗的免疫程序，自動記錄接種信息，各種報表由電腦自動生成，改變手工管理模式，具有操作快捷、信息準確、管理高效、程序符合率高的特點，能提高接種率，降低傳染病的發病率，大大縮短兒童家長接種時的等待時間等，具有極大的經濟效益和社會效益[1]。
1 軟件介紹
基層金苗卡系統的主要功能有：(1)為兒童建卡，對新建和遷入遷出兒童進行管理。兒童的基本情況信息包括出生日期、性別、體重、居住地、出生情況、過敏史，父母的姓名、單位、聯系電話、是否乙肝攜帶等。(2)對兒童進行接種登記管理，對接種疫苗情況記錄。包括接種日期、疫苗名稱、批號、生產廠家、費用、接種者等。(3)生物制品管理：包括疫苗出庫、入庫及庫存的數量、日期、批號、生產單位、規格等信息。(4)轄區人口及行政區劃管理情況。(5)各類報表的生成與統計。(6)各類數據的查詢。
2004年7月我們將沈蘇公司的基層金苗卡系統，在全省率先首次應用到龍口市防疫站、中醫院、龍口二院的預防接種門診，并在實踐中逐步探索、研究怎樣利用計算機的強大功能，更加完善方便快捷地完成兒童接種記錄的所有過程。經過一年的運行，我們在省內率先將微機化管理的工作推廣使用到全市所有的預防接種門診，在全省內率先實現了全市3周歲以內兒童接種個案電子化，免疫預防檔案微機化管理，替代了延用近30年的手工操作，解決了手工時代的各種難題，使我市的計劃免疫管理工作處于國內領先水平。
2 具體做法
2.1 實施微機化管理前的準備工作 (1)任何一項新技術、新工作的開展，都離不開政府的重視和領導支持。所以就這項技術的優越性、可行性、緊迫性與政府部門各級領導、各鎮醫院院長進行了良好的溝通，各級政府給予政策、財政等各方面的支持，使這項工作能順利進行。(2)制訂詳細、可行的方案。我們在全省內，率先對微機化管理在兒童預防接種工作中應用的可行性，進行了大量的調查研究，根據本市的經濟基礎和現有的各預防接種門診的條件，制定了詳細的工作方案，決定先小面積試點，積累一定經驗后，再在全市進行推廣應用。(3)加大宣傳力度，廣度。充分利用廣播、電視、報紙等新聞媒介，宣傳兒童電子接種證的好處，兒童接種檔案微機化管理的優越性，取得兒童家長的配合。
2.2 實施階段
2.2.1 物資配備 首先各預防接種門診要配備一臺512M以上的微機、針式打印機、UPS、U盤，讀卡器由防疫站統一配發。
2.2.2 人員安排及培訓 為了保證微機化管理工作的順利進行，要求微機操作員年齡在45歲以下，高中以上學歷，具有一定的電腦操作水平。培訓采取集中培訓的方式，時間2天。有個別不會的再強化培訓，務必達到所有人員回去后都能開展工作。
2.2.3 總結經驗試點先行 首先在計劃免疫工作較好的防疫站、中醫院、二院三個預防接種門診開展此項工作。第一步首先進行計算機的系統維護，錄入各單位的各項基本數據，例如單位編碼、接種周期、行政村名稱、人口資料等。每個預防接種門診都有一個全國唯一的用戶編碼。然后利用2004年12月和2005年1月強化服苗的有利時機，將前來服苗的2000年以后出生兒童的接種證全部收到接種門診，利用周末和夜間，采取歇人不歇機的辦法，1個月內將所有兒童的有關信息全部錄入微機。包括兒童的姓名、性別、出生日期、家庭住址、家長姓名、聯系電話等基本情況，以及所有的以往的疫苗接種記錄、過敏史。之所以用接種證作為錄入電腦的本底資料，是因為在實際工作中，接種證的信息記錄更加真實可靠。錄入完畢后，為每名兒童發放了電子接種證，這個電子接種證就保存著該兒童的全部預防接種信息。每名兒童在電腦里有一個唯一的地址，這樣兒童接種數據實時上傳時，就不會造成混亂。
2.2.4 刷卡接種 2005年2月份開始，在全省率先使用了兒童預防接種信息卡。在接種日兒童家長開始用信息卡到預防接種門診為兒童進行疫苗接種，用信息卡記錄了所接種疫苗的接種日期、種類、批號等所有的相關信息，并自動進行下次接種時間預約，達到了方便、快捷、高效、準確無誤，使兒童家長體會到了現代化管理的優越性，得到了各級領導和兒童家長的好評。
2.2.5 試點成功，全市推行 2006年，在試點成功的基礎上，在全省內率先實現了以一個市為單位，所有預防接種門診，全部實行了兒童接種信息化管理。目前，在全市范圍內，兒童攜帶著電子接種證，在所有的預防接種門診，都可以進行接種，而絕不會出現人為的計算錯誤，或漏登、漏記現象。
3 效果
3.1 提高了工作質量
3.1.1 卡證符合率顯著提高 兒童接種微機化管理，減少了手工抄寫時登記大卡、小證的筆下誤。2006年年終工作檢查時，對全市19處接種門診的120名兒童進行了卡證符合率調查，結果發現，卡證符合率由未使用微機前2003年的72%提高到現在的98%。
3.1.2 兒童接種的免疫程序準確無誤 由于各種疫苗的免疫程序，均由電腦控制，避免了人工推算免疫程序所導致的時間誤差。
3.1.3 對流動兒童管理更加有效 減少了流動兒童因流動性大，接種記錄不全而導致的錯種、漏種、重復接種現象的發生。全國兒童預防接種信息聯網后，對于到外地暫時居住而又忘記帶信息卡和接種證的兒童，可以在數據庫里查詢后，給予補發接種證，既能使兒童及時接種疫苗，又不用家長回家取接種證，減少了兒童家長因此而產生的誤工費用和往返的旅程費用。
3.1.4 接種率報表更快捷、準確 實行微機化管理后，各種接種統計報表由電腦自動生成，報表時間由過去的1天時間，減少為現在的5min，并且絕無差錯。
3.2 提高了工作效率
本文主要通過對ERP系統建設項目檔案管理在大型企業中的一般性和特殊性分析，有針對性的制定相應檔案管理對策，保障項目檔案管理目標實現。
關鍵詞：
檔案管理 ERP 一般性 特殊性
一、ERP項目檔案管理的一般性分析
一般而言，ERP項目的實施主要分為初次調研階段、系統培訓、制定藍圖、確定編碼規則、主數據收集、流程測試、期初數據導入、上線支持八個階段，一般性的檔案管理，就是將這八個方面產生的資料進行收集、整理、歸檔。這樣的檔案管理不能深層次的體現ERP項目的檔案精髓。
二、ERP項目檔案管理的特殊性分析
文檔隨著ERP的實施而逐漸完善，同時也反映了整個ERP實施過程。文檔管理是項目管理的核心。雖然ERP項目具有大多數信息化項目檔案管理的一般性，但同時也具有很多它的特殊性，這也給ERP項目的檔案管理提出更高的要求。這些特殊性主要體現在：(1)需要比一般項目開展更多更細致的前期研究工作和配套準備工作，這些工作將形成比其它類項目更多的檔案資料，并具有較高的檔案價值。如果忽視對這部分資料的歸檔，將失去較多的檔案件。(2)ERP項目開工前要舉行正式的項目開工大會，要求參加人員的層級高、規模大，會議準備的文獻要求程度高，這些綱領性文件資料，是很寶貴的檔案源，需要及時預歸檔案處理。(3)與其它大部分的信息化項目不同，ERP項目建設中需要設計成套的藍圖資料，這些都是后期技術開發、人員培訓、系統應用管理的主要依據，是極為重要的檔案源，必須高度重視其歸檔管理。(4)ERP系統內部的整體業務架構、模塊創建、塊間邏輯關系、系統實現方式等極為復雜，在業務模型向技術實現轉化、系統成型過程中的各類測試和改進優化等，都將產生很多相應的特殊資料（如多版本），也是重要的檔案源需要加強管理。(5)ERP系統上線前的數據整理和主數據界定等都是難度大、涉及部門和單位多的事項，還涉及采集標準問題、數據規劃問題、數據多元審核問題等等，產生的檔案資料完整性、準確性比其它系統要求高且復雜，需要高度重視其資料的歸檔管理。(6)ERP系統的應用管理環境寬廣和層級多，各項業務都的本質都是與人、財、物等企業核心管理要素打交道，控管要求在所有系統中層級最高，標準最嚴格。系統的技術功能需要與企業的內控體系密切融合，增加了系統實現的難度和增加了許多特殊的檔案資料，需要納入歸檔范圍。(7)ERP系統上線的準備工作復雜且工作量巨大，其中人員培訓工作，涉及崗位構成復雜、數量大、培訓材料與手冊構成多樣、培訓教件多樣、考核標準多樣等特殊性，產生大量相關資料，有長期的檔案價值，需要完整的歸檔處理。(8)ERP系統上線、雙軌向單軌切換的多層級申請與審批資料的歸檔。(9)ERP系統上線后的雙軌運行評估資料、單軌切換有關資料歸檔，ERP系統上線后成功運行的標志物歸檔。(10)ERP系統上線應用的運行與維護期產生的相關資料的歸檔。(11)ERP系統全部安全管理的資料歸檔。(12)其它有特殊性的具有檔案價值的資料歸檔。
三、ERP項目中解決檔案的一般性與特殊性管理的主要對策
(1)提前學習研究和掌握項目運行規律，結合項目的一般性和特殊性，制定ERP項目檔案管理細則并認真執行。(2)ERP項目中的特殊性所涉及的業務性和技術性都很突出，檔案源點的廟宇和檔案物的跟蹤管理，需要項目領導者在人員匹配、檔案管理指導和監督管理方面多下功夫。(3)ERP項目產生的檔案資料，要隨項目進程伴隨性預歸和相應檔案化處理，不能全部留在項目尾期收歸。在正式歸檔前的階段，要確保檔案物的齊全。(4)ERP項目的檔案管理的首要條件，要確保項目檔案管理人員的穩定性和專業化能力培養。項目的檔案工作主管領導為項目檔案管理創建必要的工作條件。(5)對于項目檔案管理遇到的新情況新問題，項目領導應及時組織解決。
四、結束語
總之，ERP項目檔案管理的一般性和特殊性研究應該在項目管理實踐中試用和總結完善，形成有推廣應用價值的管理體系，提升項目檔案質量。
作者：呂微 單位：吉林油田公司信息中心
參考文獻
一、提高各級領導對計劃生育與婦幼保健檔案管理的重視
檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。一直以來，在我國對檔案管理工作中存在普遍的偏見，認為其是“形式工作”“機械勞動”，甚至將檔案管理工作人員稱之為“半退休式工作人員”。總之，目前我國對檔案管理工作未給予足夠的重視，對于婦幼保健與計劃生育檔案同樣如此。因此，應當提高各級領導對婦幼保健與計劃生育檔案管理工作的認識，充分認識到婦幼保健與計劃生育檔案管理工作的重要性，將婦幼保健與計生檔案管理工作納入主要工作議事日程中去，在年度經費預算上，給予此工作足夠的經費支持，將檔案管理工作放到各級婦幼保健計劃生育服務中心年終考核中去。
二、 明確計劃生育與婦幼保健檔案管理的目的與任務
對于檔案管理工作人員而言，其最基本的職業責任是保證檔案管理的及時性、安全性以及完整性，同時這也是檔案管理工作的主要目的之一。對于婦幼保健與計劃生育檔案管理工作人員應當保證所管理的婦幼保健與計生檔案的完整性――不被損壞，做到所管理檔案的安全性――不丟失，同時還應擔保證所管理檔案的有序性――規律擺放，不凌亂。
三、加強計劃生育與婦幼保健檔案管理工作制度的建設與完善
對于任何一項工作，建立健全相應的工作制度是保證工作保質保量有序完成的關鍵。對于婦幼保健與計劃生育檔案管理工作而言，建立健全一套有效的檔案管理制度，是做好與促進檔案管理工作規范化的前提之一。對于檔案管理工作人員而言，其管理的對象是數量龐大、凌亂、毫無規律的紙質材料，檔案管理工作更是一項瑣碎雜亂、大量消耗體力、腦力的工作，如果沒有成熟的規則制度對工作內容及工作人員進行必要的約束，就會造成檔案管理工作的雜亂無章。所以各級婦幼保健計劃生育服務中心應當依據自身實際情況，建立和完善一套適合自身的婦幼保健與計劃生育檔案管理工作。同時，上級領導部門也應該加強對婦幼保健計劃生育服務中心檔案管理中心的指導與監督，使得檔案管理形成一套科學合理的管理制度，促進婦幼保健與計劃生育檔案管理工作責任化、細心化、標準化和規劃化。
四、加強計劃生育與婦幼保健檔案管理工作人員的專業素質培訓與考核
雖然目前可以通過計算機輔助管理檔案，但是就目前實際情況而言，人依然是婦幼保健與計劃生育檔案管理工作的核心。為加強婦幼保健與計劃生育檔案管理的質量與效率，一方面必須吸納一批對檔案管理具有創新思想、技術熟練、專業技能高的專業人士進入婦幼保健與計生檔案的管理的工作崗位上；另一方面，應對現有婦幼保健與計劃生育檔案管理工作人員進行業余培訓，定期對其工作進行考核，建立檔案管理工作人員的獎懲制度，改善目前檔案管理工作人員懶散、消極的工作態度。
五、 樹立計劃生育與婦幼保健檔案管理的法制意識
檔案是認識和把握事物發展規律的鑰匙，檔案工作是維護歷史真實面貌的重要事業。檔案把往復不斷的現象真實地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象、準確尋找事物發展規律的可靠依據。在檔案管理的實際工作中進行抽檔、修改檔案甚至故意損壞檔案的行為是違反相關法律的。所以，對于婦幼保健與計生檔案管理工作人員必須要樹立檔案管理的法制意識，提高其對自身工作重要性的認識。
關鍵詞：救助遣送；檔案管理
1 救助遣送檔案管理工作存在的問題
1.1 救助人員甄別難，檔案建立困難
按照《辦法》、《細則》規定救助站的職能是為城市生活無著的流浪乞討人員提供食宿、返家等幫助，而流浪乞討人員向救助站救助時，應如實提供本人的真實情況。事實上，我們無法甄別其是否流浪乞討，全憑救助人員自述，說穿了就是任何人都可來救助，只要說流浪乞討、皮包被偷搶，就可住上10天，有的還住上3個月、半年的，有飯吃，有房住，還要為其買票送回家。救助站一年來接待的人員中，有15%找不到相關救助的依據的；被偷、被搶、被騙人員占50%；外來深圳務工不著占20%；還有滯留當地的無依無靠的港澳臺和外籍人員；有、上訪、上訴人員；有因家事糾紛離家出走或被丈夫趕出門的婦女和嬰兒。這些人身無分文，在無親友投靠，生活無著，所以，對于救助管理建立檔案這個問題就比較難辦理，救助站很難建立檔案。
1.2 對于重復流浪人員重復建立檔案
鐵路發達的地方也成為許多流浪兒童的聚集地。人流浪呈現兩大趨勢：第一，原發性流浪乞討，包括家庭、社會等因素造成的單一性、首源性流浪乞討；第二，重復流浪，原因包括二次救助及家庭問題沒有解決、原戶籍地留不住、監護人逃避責任等。而且還有一部分人，就想不勞而獲，例如，深圳福田區有一位單身女性前來救助站救助，要求提供臨時食宿。但這一住就至今在站內居留11個月，把救助站視為“安家居”。在留站期間，其父親、姐姐和戶籍所在街道辦都前來接她回家，但這位女受助人就拒不離站，執意提出要政府安排工作才肯回家。在受助期滿的人員中，不少人出站后找不到工作，又返回要求救助；有的白天出去找工，晚上回來站里食宿。有一位長期從事社會學工作的教授說，今天的救助站已成為流浪乞討人員的“招待所”、“旅游中心”、“分析比較研究室”。
1.3 《辦法》和《細則》對救助對象的界定不夠明確，太過原則，建立檔案困難
在貫徹《辦法》和《細則》中，第一線救助工作人員都對救助對象的規定感到很棘手，無法弄清什么人是應救助的，什么人是不應救助的。他們同說：“在《辦法》中規定救助對象是城市生活無著的流浪、乞討人員”，這是指城市生活無著的流浪人員和“乞討人員”兩種，還是指城市生活無著的流浪的乞討人員“一種”；而什么叫“生活無著”？農民從農村進城務工，剛到城市，沒有找到工作前，既沒有地方住，又沒有錢用，這是否可視作生活無著的流浪人員？城里靠撿垃圾、撿破爛為生的人員，算不算是生活無著的乞討人員？《細則》第二條規定：“城市生活的流浪乞討人員是指因自身無力解決食宿，無親友投靠，又不享受城市最低生活保障或者農村五保供養，正在城市流浪乞討度日的人員。雖有流浪乞討行為，但不具備前款規定情形的，不屬于救助對象。”這些規定太過抽象，不便執行。不要說這些人不愿意向救助站救助，就是進了救助站，要弄清其是否享受城市最低生活保障或者農村五保供養，沒有一段時間，也難以弄清楚。這些對于建檔工作是非常困難的。
2 救助遣送檔案管理工作的建議
2.1 造冊登記勤管理
以屬地管理為原則，對全市甚至全省的流浪乞討人員造冊登記；對所登記的流浪乞討人員進行甄別，并指給出路：1）組織有勞動能力的乞丐做公益勞動（如清掃街道、維護綠化等），掙夠路費后，送回原籍。2）對喪失勞動能力的殘疾人，給予長期供養。3）對職業乞丐者無條件遣送，并留案底。4）對受害的兒童給予無條件解救，并安排其日后的學習和生活。5）堅決打擊殘害婦女兒童者、堅決打擊乞丐頭和黑幫組織；所有乞丐，都必須納入救助站的管理。各區設立乞丐清潔間，給乞丐提供洗澡、洗衣服的地方；對乞丐定期做防疫檢查，以防止傳染病的傳播和蔓延。
2.2 建立檔案審查系統
政府有關部門有責任對乞丐身份進行鑒定。“如果是假乞丐，用假資料、假方法要錢，那他的行為就屬于欺詐，積累到一定數量就可以治罪判刑的。政府應該啟動一個檔案審查系統，給乞丐驗身，比如某地的掛牌乞討，由民政部門出證，而且一定要防偽。一個城市內可有一個聯網的系統，對乞討者的身份登記入冊，如果乞討者在一處被發現做假，他轉移到別的區的時候在網上，執法人員可以查到資料，以此為由對其進行強制管理。除有紙質檔案外，專門開發“民政社會救助管理平臺”系統軟件，與鎮鄉（街道）進行聯網，將名冊、相關資料輸入計算機管理，完成救助工作檔案的數字化處理、網絡化傳輸，實現社會救助業務網上受理審批，資金和人員的動態化管理，社會救助檔案查找利用十分方便。在提供紙質檔案的同時，也提供計算機信息服務，實行了檔案資料雙套制保存，確保社會救助檔案信息和系統的安全。
2.3 救助派遣建檔后的工作
為了防止救助派遣后流浪乞討人員的重復流浪，重復建檔，民政部門推出了隨訪制度，一方面幫助解決返鄉人及其家庭生活困難，另一方面指導督促家庭履行監護責任和撫養義務，對拒不履行監護義務的監護人，制定一系列的教育措施并保留上訴的權利。目前，這種跟蹤式的落實方法安置了多名流浪乞討人，沒有再出現重復流浪現象。另外。救助管理站可以在媒體上公開招募愛心教師，為流浪兒童安排法律、文藝等方面的課程，幫助他們更好地融入社會；與附近大學開展合作，定期安排志愿者、義工前來與孩子們進行溝通互動；并且，救助管理站與大學建立合作關系，為父母拋棄、丟失的流浪兒童進行DNA檢測、設立基因卡，并在網站公布，利用現代化手段服務尋親安置工作。
總之，檔案管理工作是救助遣送管理工作的基石，是提高救助工作質量和工作效率的必要條件，是維護社會穩定和諧的一項重要工作，科學規范的管理檔案，是衡量救助工作業績與管理水平的重要尺度。救助人員檔案記載著這個自愿求助，無償救動的原則。對生活無著的流浪乞討人員和急需幫助的人提供了第一手資料，是接待求助人員、未成年人，護送返鄉人員的最好記載。
參考文獻
[1]；周博；救助管理工作的問題與對策：基于浙江經驗的反思[J]；廣西民族大學學報（哲學社會科學版）；2009年06期.
關鍵詞：社會福利；檔案；綜合管理
1 社會福利檔案的概念和內容
中國社會福利制度是指政府出資為那些生活困難的老人、孤兒和殘疾人等特殊困難群體提供生活保障而建立的制度。為保障特殊困難群體的生活權益，國家頒布了《中華人民共和國老年人權益保障法》、《中華人民共和國殘疾人保障法》和《農村五保供養工作條例》等法律法規。有關法律法規規定：對城市孤寡老人、符合供養條件的殘疾人和孤兒實行集中供養，對農村孤寡老人、符合供養條件的殘疾人和孤兒實行集中供養與分散供養相結合；集中供養一般通過舉辦社會福利院、敬老院、療養院、兒童福利院等福利機構進行；對于殘疾人，通過政府的優惠政策來興辦多種形式的社會福利企業，幫助適合參加勞動的殘疾人獲得就業機會。
社會福利一般包括現金援助和直接服務。現金援助通過社會保險、社會救助和收入補貼等形式實現；直接服務通過興辦各類社會福利機構和設施實現。主要內容有：醫療衛生服務、文化教育服務、勞動就業服務、住宅服務、孤老殘幼服務、殘疾康復服務、犯罪矯治及感化服務（見矯治社會工作）、（見感化教育）、心理衛生服務、公共福利服務等。服務對象包括老年人、殘疾人、婦女、兒童、青少年、軍人及其家屬、貧困者，以及其他需要幫助的社會成員和家庭等。服務的形式有人力、物力、財力的幫助，包括國家、集體、個人興辦的社會福利事業的收養、社區服務、家庭服務、個案服務、群體服務等。
2 社會福利檔案的綜合管理的措施
2.1 統一的收發登記
對收到的文件和本級下發的文件，按上述分類標準歸檔錄入。收文錄入的內容包括收文時間、發文單位、文件標題、文號、目錄號和案卷題名；發文錄入的內容包括發文時間、文號、文件標題、簽發人、目錄號、案卷題名、主送單位和抄送單位。目錄號就是分類中的大類，如直屬單位，福利企業等，案卷題名就是大類下面的子類，如，直屬單位中的**市殯葬管理所。收（發）文登記錄入是錄入到電腦的excel表中，保存在本科室的共享文件夾下面，科室的每位同志都可以通過excel程序提供的搜索功能，找到某文件的目錄號和案卷號，從而快速地找到該文件。比如，擬找省民政廳下發的“關于召開全省救助管理工作經驗交流會暨救助管理站站長培訓班的通知”。通過搜索，查到了文件的目錄號是“政策文件”，案卷號是“救助管理”，我們就知道了此文件在政策文件中的救助管理專卷中，馬上就可以拿出這份文件。當然，還可以通過excel透視表做一些簡單位的統計。比如，政策文件共發文多少，政策文件中關于殯葬管理的發文有多少，收到省民政廳的關于救助管理的文件有多少等。
2.2 統一的編制目錄
對于收（發）文錄入，按照年度進行錄入的，即一個年度為一個文件名，每個大類（目錄號）下面的子類（案卷題名）中保存有哪些文件。同時，還建立了一份“卷內文件目錄”，卷內文件目錄也是錄入到excel表中，表格中的工作表標簽按照分類中的大類命名，即標簽名為直屬單位、國辦福利機構……，對于分類中的前8類表格中錄入文件名、目錄號（大類名）、案卷題名（子類名）、備注等內容。對于第9類即專項工作，立為專卷，錄入內容有文號、責任者、題名、日期、頁碼和備注，專卷整理后裝訂成冊，作為工作中的資料備查。如我們有某年度星光計劃專卷、明天計劃專卷、地震孤兒收養專卷等。卷內文件目錄中錄入了所有檔案資料的目錄內容，通過 excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。如， 在卷內文件目錄中查找《**市民政局關于國家電網公司捐贈“愛心助老基金”專款使用情況的報告》，其搜索結果為在標簽名為《“愛心助老基金”國家電網公司捐贈專款使用情況》專卷中的第一頁，當然很容易找到這份文件。
另外，還可以制作了《報送資料登記表》，對科室發出去的文件的報送時間、題名、接收單位、簽收人進行登記。《傳真記錄》和《重要電話記錄》對接（打）傳真和電話進行記載。
2.3 加強檔案管理人員培訓
要實現社會福利檔案信息化，提高檔案管理的質量和檔案資源開發利用的效率，需要利用現代科學技術手段和方法進行管理，這就要求社會福利檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識素養，還要具備熟練掌握現代化信息技術的能力。社會福利要采取多種方法培養和提高檔案工作者的綜合素質，通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要。
2.4 信息化檔案安全防范
檔案管理人員必須要有風險防范意識，聯合社會福利信息中心部門，加強檔案信息系統的實時監控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統。同時，要給檔案系統安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時，作好檔案的保密工作。
3 社會福利檔案的綜合管理的意義
3.1 社會福利檔案是單位工作的查考憑據
檔案是當時當事直接使用的文件資料轉化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當時活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果，以及管理活動的經驗，它可以成為使人信服的歷史證據，它是任何單位連續工作必須查考的憑據。
3.2 防患社會福利信息外泄
檔案無不涉及信息機密，如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。
3.3 提高了服務質量
社會福利和社會事務工作需接待大量咨詢人員，此管理方法能迅速地查找到咨詢人所需的資料；為同類單位提供資料借鑒也是提高服務質量的表現。如，我市各地都在興建福利院，福利院的項目申報是大同小異，我們為后申報的單位提供借鑒先申報單位的資料。
3.4 有助于掌握政策
在政策文件中的每一個案卷題名（子類）卷宗中，保存的是一個專項工作的政策文件，即使是一個新手，只要掌握了該卷的文件，就基本掌握了該項工作的基本要求，掌握了政策文件下面的20多個子類也就掌握了社會福利和社會事務工作的全部政策。
4 結語
總之，檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。社會福利檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。因此，綜合管理對于社會福利檔案來說是非常重要的。
參考文獻
隨著社會的不斷發展與進步，醫療體系改革不斷深入，當前的衛生系統檔案信息化管理工作已經跟不上時展的步伐，而且還存在諸多的問題，會使衛生系統檔案信息化管理發展受到一定的約束。
二、衛生系統檔案管理信息化的作用
（一）推動檔案管理現代化
檔案管理信息化能夠推動檔案管理現代化主要體現在以下幾個方面。第一，檔案管理信息化能夠大大提高檔案的利用率，還能減輕檔案管理者的勞動量，并且能使醫療衛生機構的檔案資源得到最佳配置與合理管理。第二，工作人員通過計算機就能查閱相關檔案信息，能夠有效提高工作效率，同時還能夠有效避免紙質檔案的損壞、遺失問題。第三，檔案信息化能夠為檔案配上聲音、圖像等，使檔案的展示更加形象、直觀，從而能夠為檔案調閱者提供更好的服務。
（二）為管理者決策提供可靠保證
管理者在做決策前需要綜合分析醫療衛生機構的各項信息，只有保證信息的完整、可靠，才能制定出正確、合理的政策。檔案管理信息化為管理者決策提供可靠保證主要體現在以下兩個方面。第一，由于電子檔案可以在計算機上隨時查閱，而且信息齊全，一般不會出現信息錯誤和丟失的情況，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。第二，檔案管理信息化能夠對各種檔案信息進行綜合分析，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。
三、公共衛生信息化應用進展
（一）居民電子健康檔案
居民電子健康檔案包含了個人健康檔案、家庭檔案、個人健康信息、就診記錄和健康管理等信息，記錄了疾病發現、診療、康復全過程，實現了對居民個性化的連續、動態、全程健康管理。居民電子健康檔案改變了以往居民健康信息的紙質、靜態的狀況，實現了居民所有健康相關信息一點（源）采集，多點共享，綜合利用。只要簡單地刷一次卡就可以完成檔案記錄，既往的就診記錄和隨訪記錄都能方便、快捷地得到利用，有利于醫務人員及時掌握患者的疾病控制情況，根據個體情況進行健康教育和個性化管理，使治療針對性更加明顯，時效性更加突出。居民使用網上健康查詢、網上預約和健康管理咨詢等服務，從過去醫生主導向與病人互動的模式轉變，大大方便了患者就醫，提高了自我管理的依從性。公共衛生業務貫穿了個體從出生到死亡的全過程，是居民健康檔案的重要組成部分。
（二）醫防結合的慢性病管理
基于居民電子健康檔案，建立了醫防結合“三位一體”的慢性病全程健康管理模式。社區衛生服務中心負責組織和實施慢性病患者的篩查、診斷、常規治療、隨訪等工作，綜合醫院開展慢性病患者的診斷和救治，專業機構制定計劃、實施、質控、督導和評估，三方職責明確、分工協作、資源整合、信息共享。基于居民電子健康檔案，社區和綜合醫院建立了疾病復查、疑難重癥患者雙向轉診制度和流程。慢性病病人的隨訪、就診記錄、檢驗報告和用藥溯源自動同步至居民電子健康檔案，數據真實可靠，醫生能夠對患者疾病情況進行客觀、量化的評估和預警。對健康人群、高危人群、慢性病患者進行分類干預，開展健康教育、危險因素監測、定期隨訪、并發癥防控等工作，顯著提高了患者管理數量和管理效率。
（三）醫教結合的學生管理
基于?W生電子健康檔案，建立了醫教結合的學生健康管理模式。實行“一校一醫”的學生健康管理模式，學校發放機構卡，全科醫生發放醫生績效卡。全科醫生負責學生基本信息建檔、維護、疾病監測、健康處方管理的全程跟蹤，及時掌握校園內學生的健康信息，有針對性地開展各類疾病的干預與處置。建立一人一檔的學生健康檔案，為轄區內所有中小學生發放健康卡，健康卡與學生醫保卡、學籍卡信息綁定。利用每年的健康體檢、健康評估和健康指導，記錄學生的健康狀況與健康素養情況，同時做好學生的健康檔案與早年的兒童保健和后期的成人健康檔案銜接。
四、推進衛生系統檔案管理信息化建設的措施
（一）建立統一規范的標準化管理體系
在當前衛生系統檔案管理工作中，要想及時解決存在的問題，衛生系統就必須對當前的管理體系進行全面改革，實現檔案管理與現代信息技術的緊密結合，建立一個統一規范的標準化管理體系，促進衛生系統檔案管理信息化工作的有效實施與發展。在衛生系統信息化管理工作中，工作人員要對檔案進行標準化、規范化、統一化的系統管理，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行有效的分類管理與保存，以此來促進衛生系統檔案管理更有邏輯性與專業性，促進衛生系統檔案資料充分發揮自身的價值。
（二）培養檔案管理專業人才
目前，衛生系統檔案信息化建設需要大量的高素質、專業性、綜合性的人才。由于醫療衛生機構檔案管理工作比較復雜，再加上現代信息技術在檔案管理工作中的應用，對檔案管理人員的專業水平提出了更高的要求。因此，在實際的檔案管理工作中，衛生系統要引進一批專業的檔案管理人才，且他們必須要熟悉掌握各部門的檔案管理條例、職能分類，具有一定的計算機專業知識與醫學專業知識基礎，以此來打造一支專業性強的管理團隊，更好地為群眾進行服務。
（三）加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設
在檔案信息化建設中，最主要的就是要實現各單位檔案室計算機與網絡系統的普及應用，從而不斷加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設。第一，我國要在全國范圍內建立衛生醫療檔案信息網絡，并利用政務網對其進行輔助，來建立市與縣級檔案網絡之間的聯系。第二，對檔案管理軟件進行規范與統一，從而可以有效保障檔案數字信息數據的規范、標準、統一與長期使用性。第三，加強電子文件歸檔管理，積極推進傳統載體檔案數字化建設。在當前實際的檔案信息化建設中，衛生系統必須引進先進的辦公設施和網絡技術，實現衛生系統檔案管理的信息化，最大化地發揮現代技術在檔案管理中的作用，不斷提高檔案管理的信息化水平，以此來實現衛生系統檔案管理工作的可持續發展。
（四）完善衛生系統信息化建設的安全措施
衛生系統可以從以下幾方方面完善衛生系統信息化建設的安全措施。第一，在出現隱患萌芽時，工作人員一定要科學地評估危險的大小，并重點保護這些有隱患的檔案信息。第二，工作人員要評估檔案數據的安全性，給檔案劃分相應的安全等級，并從實際情況找出相應的解決辦法，最終制訂一套切實可行的安全方案。第三，衛生系統要利用用戶信息認證、電子加密、防火墻等先進的技術保護檔案信息管理系統的安全。這些技術中，防火墻的效果最好，它能夠有效避免計算機訪問危險網站，減少中病毒的概率。
一、社區居民健康檔案管理系統的作用簡介
由于居民健康檔案是一份動態信息，隨時都會發生變化，所以建立居民健康檔案是一項長期的工作，要在健康檔案使用的過程中對建立的方式不斷探索與創新。所以我們設計并完成了基于網絡環境的社區居民健康檔案的管理系統，接下來我們對此操作系統進行具體闡述。
我們所創建的社區居民健康管理系統由五個功能模塊組成，包括檔案管理、信息服務、家庭監護、信息傳遞和系統管理，居民健康檔案根據普通患者、兒童患者和心腦血管疾病患者三種群體進行分類。
社區居民健康系統的五個模塊所產生的功能具體如下：
檔案管理模塊的主要功能是既可以生成和打印所需要的檔案報告，還可以進行檔案的修改、添加和刪除。信息服務模塊利用了先進的網絡技術，通過網絡把社區服務中心和用戶家庭關聯起來，在社區居民從網上查詢所需醫療信息的同時還可以將自己的健康信息情況上傳到服務中心，這樣社區衛生服務中心就可以及時地了解社區居民用戶當前的健康情況，并根據實際情況對社區居民制定出合理的康復計劃。家庭監護，這個模塊主要是針對社區的獨居老人以及患有心腦血管疾病的老人，社區衛生服務中心通過先進的網絡技術對有需要的家庭進行監護，防止和減少意外情況的發生。信息傳遞，主要是使用先進的網絡技術完成社區醫院和中心醫院的網絡互通，如果病人需要在大中型醫院進行治療，那么醫院醫生就可以將所需要的病歷檔案通過網絡及時地獲取，同時社區醫生也可以通過互通網絡來獲得中心醫院專家的技術支持和指導。系統管理的主要功能是社區居民用戶用來對信息進行修改、添加和刪除，以及社區用戶設置權限，修改用戶密碼和對系統數據的備份和還原。
二、社區居民健康檔案管理系統的保密安全
社區居民健康檔案管理系統的保密安全主要從三個方面來進行控制，即操作系統、數據庫管理和應用程序。用戶登錄時采用雙密碼，一個密碼進入應用程序，另一個密碼用來進入數據庫，雙密碼的主要作用是防止其他人僅用一個密碼就可以直接打開應用程序并進入數據庫。
用戶進入管理系統的主要流程是：首先用戶要用一個賬號來連接注冊表，在注冊表中查找是否有此用戶，如果有，系統將用戶輸入的密碼與系統進行比對，密碼正確用戶就可以進入應用系統并將第二層數據庫密碼解密，然后系統把該用戶ID和密碼再次進行比對，正確則進入數據庫，如果錯誤就退出系統。應用系統密碼是由用戶本人進行設置和更改，用戶的ID號是系統的管理員進行分配。
三、社區居民健康檔案管理系統的表現方式
首先是社區居民健康檔案管理系統的數據庫，數據庫主要是把居民家庭住址、社區醫生安排、常見疾病和體檢情況等基本信息情況進行記錄。在系統中，我們把居民的姓名、年齡、聯系電話等個人信息存放在居民基本信息表里，在社區服務中有需要的時候可以快速從表中提取。
接下來是社區居民健康檔案管理系統的服務器終端，社區居民健康檔案管理系統是運行在Windows2000應用程序所提供的進程，其中主要用到了COM組件，因此這個服務器終端的應用程序沒有應用界面。
社區居民健康檔案管理系統在原有的兩層服務器結構基礎上添加了新的業務邏輯層，運用了三層服務器的結構設計。業務邏輯層主要是把數據庫和客戶端鏈接起來，起到相互傳送信息的作用，數據庫既可以收到客戶端發來的請求，又可以將處理結果發送回客戶端。因此新填入的業務邏輯層在提高工作效率的同時又減輕了整體服務器的工作負擔。在管理系統中，連接數據庫、打開記錄集和對字段或字段集的操作主要是使用ADO屬性和方法，因為將來如果需要對程序進行擴展完善，一定會需要對參數的查詢和存儲功能，所以在設計服務器終端的同時，也為這些屬性進行了保存。
[關鍵詞] 醫院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1 基建檔案在醫院管理中的作用
1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。
2醫院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。
3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻]
