發布時間：2023-05-22 16:32:12
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案整理注意事項樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
根據本所行政財務部目前工作情況與不足之處，結合所發展狀況和今后趨勢，行政財務部計劃從以下幾個方面開展20xx年最后一季度的工作：
1、進一步完善所《員工手冊》，確定規章制度的各項內容，爭取做到各項制度的科學適用，保證所在既有的規范中順利運行。
2、完成各部門各崗位的工作分析，為年終評選及績效考核提供科學依據。
3、充分考慮員工福利，做好員工激勵工作，增強企業凝聚力。財務部年度工作計劃4、完善本部門組織機能，細化各員工工作職責，各項工作內容具體落實到人，定時定量完成，提高部門工作質量要求，圓滿完成所交給的各項工作任務。
二、具體實施方案
(一)規章制度的完善
規章制度引導員工工作規范，是處理日常工作中各項事務的依據，在一定程度上影響著企業的正常運行。然，本所迄今為止的規章制度嚴格來說是不完備的。鑒于此，行政財務部基于穩定、合理、健全的原則，在20xx年底首先應完成所規章制度的完善。
1、20xx年1月底前完成對《員工手冊》的初步修改，更新所有工作規范及崗位職責;
2、20xx年1月報請主任律師審閱修改;
3、20xx年2月份最終定稿。
實施目標注意事項
規章制度的制定應本著簡潔、科學、務實的方針，注重可行性及可操作性。
目標實施需支持和配合的事項
1、需各部門提供最新版本的服務規范;
2、制度修訂后需請各部門審閱、提出寶貴意見并須經主任律師最終裁定。
(二)各崗位工作分析
通過崗位分析既可以了解公司各部門各崗位的任職資格、工作內容，從而使公司各部門
的工作分配、工作銜接更加精確，也有助于對每個崗位的工作量、貢獻值、責任程度等方面進行綜合考量，以便為制定科學合理的年終優秀職員評選奠定良好的基矗詳細的崗位分析還給行政配置、招聘和為各部門員工提供方向性的培訓提供依據。
1、20xx年1月份擬定所年終優秀職員評選文件，報主任律師審閱后備案;
2、20xx年1月份完成崗位分析的基礎信息搜集工作，按各崗位職責確定其主要工作內容、工作行為與責任;
3、20xx年2月份在主任律師的指導下確定各崗位綜合考評依據，評選出所優秀職員。
實施目標注意事項
在信息搜集過程中要力求翔實準確，整理后的崗位分析按部門進行分類，以便日后工作中查詢。
目標實施需支持和配合的事項
1、需參考各員工完整的崗位職責;
2、優秀職員評選依據及崗位分析資料須經主任律師最終裁定。
(三)員工福利與激勵
做好員工激勵工作，有助于從根本上解決企業員工工作積極性、主動性、穩定性、向心力、凝聚力及對企業的忠誠度等問題。行政財務部在20xx年底亦須一以貫之地做好員工激勵，確保公司內部士氣高昂，工作氛圍良好。
1、堅持貫徹所原有的各項福利：如五金的繳納、中餐補貼、話費補貼、員工生日慶生會、年底發放過節禮品等;
2、計劃激勵政策：進行年度優秀職員評選表彰、員工合理化建議獎勵等;
3、組織員工團體活動：10月中旬組織一次爬山、季度安排員工聚餐等。
實施目標注意事項
員工福利和激勵是相輔相承的關系，行政財務部應站在長遠利益的立場上，做好員工福利與激勵工作。
目標實施需支持和配合的事項
1、每一項福利和激勵政策的制定都需要公司提供相應的物質資源，所以具體福利的激勵項目都需要主任律師最終裁定，行政財務部有建議的權利和義務;
2、福利與激勵政策一旦確定，行政財務部應配合做好后勤保障;
3、各部門負責人同樣肩負激勵責任，日常工作中對員工的關心和精神激勵需各主管以上管理人員配合共同做好。
(四)本部門組織機能完善
行政財務工作作為企業各項工作開展的動力及保障，自身的規范化建設也十分重要。因此，從本季度開始，行政財務部將大力加強本部門的內部管理和規范，嚴格按照現代化企業行政工作要求，力求將行政財務部提升到戰略性行政管理的層次。
1、完善部門職能，實施目標責任制：明確行政財務部的各項工作內容，并將每一項工作進行落實，做到每項工作均有責任人、完成期限、完成質量要求、考核標準;
2、建立詳細的行政檔案：此檔案的建立應在動態下保持良好使用功能，包括所有員工的學歷層次、服務年限、獎懲情況、培養發展方向等各項指標，以備所需。此工作應在2月31日前完成基礎檔案，并隨時更新;
3、提升本部門工作人員的專業水平：安排部門成員積極參加業務學習，進行禮儀培訓，著手提高部門人員的綜合素質和工作能力。
實施目標注意事項
行政財務部的自身建設關系到企業長遠發展的方向和后勁，因此應著眼于未來發展，盡可能地將本部門建設做到公司發展的前面。樹立危機意識，把工作做細做實。
目標實施需支持和配合的事項
高考并非中國公民獲得文憑學歷的惟一途徑，還有成人高考、自學考試等途徑，所取得學歷都是國家認可的學歷。那我們知道有哪些嗎?下面是小編整理的2021高考報名時填寫報名表注意事項高考經驗，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
高考網上報名時填寫報名表注意事項1、科類信息。
考試科類信息至關重要，填報時須仔細校對，否則有可能無法正常參加高考 或者錄取時不能正常投檔。
2、身份證信息。
身份證號務必要正確填寫，這是電子檔案中最根本的能證明考生身份的標識。
3、聯系方式。
錄取期間的聯系電話最好填考生本人的手機號碼，考生本人沒有使用手機的可以填寫父母的手機號或是其它能隨時聯系到考生的手機號碼，便于在錄取期間和考生聯系。
4、通訊地址。
考生務必要準確填寫通訊地址，避免由于地址填寫錯誤造成錄取通知書投寄 錯誤。
5、報名結束后，考生發現信息填報有誤應當如何更正。
6、考生發現信息填報有誤，應持本人準考證、居民身份證和所在學校證明到當地招生辦申請修改，
當地招生辦審查無誤后報省招生考試院審核修改。
高考注意事項：提醒一：遲到15分鐘就禁止入場。
參加考試的考生，一定要在開考前20分鐘開始進入試室，正式考試開始15分鐘后禁止遲到考生進入試室。
提醒二：稿紙、手機是“禁品”。
只允許攜帶規定的文具，包括考試用的鉛筆、黑色字跡的.鋼筆、簽字筆等，不得攜帶任何書籍、筆記、報紙、稿紙、涂改液、計算器、移動電話、電子記事本等物品。否則將取消當次科目的考試成績或各科考試成績。
提醒三：須用2B鉛筆、黑色的鋼筆或簽字筆。
考生必須用2B鉛筆作答客觀題(選擇題部分)，用黑色的鋼筆或簽字筆在規定的答題區域作答各科主觀題(非選擇題部分)。考生必須在答題卡指定的各題目答題區域作答(包括畫表及輔助線)。否則答案無效。
提醒四：答題卡、試卷、草稿紙萬萬不可帶出試室。
正式考試開考60分鐘后，考生方可交卷離開試室。提前交卷的考生在監考員清點試卷、答題卡無誤后，并經監考員同意方可離開試室。正式考試結束后，考生應將試卷、答題卡反扣在桌面上，待監考員收齊試卷、答題卡點核無誤，方可離開試室。考生不準將答題卡、試卷、草稿紙等帶出，否則將被取消考試資格。
高考考場經驗及十大注意事項——填名號，粘條碼。
進入考場后，考生應按《考試操作指令》完成答題前的準備——考場分發題(卡)后，應按考場提示先將姓名、考號準確填寫在答題卡指定處，再將本人條形碼粘貼到答題卡相應位置，然后須檢查核對本人的試題題數、頁數和答題卡上的題數是否完整、對應。
——先審題，后作答。
對任何一道試題都須仔細審題，先看清題意，看準提問，然后作答;對綜合題、作文題等則要先審題構思再動手答題，并看清答題區域大小，以免因理解有誤答錯試題回頭修改。
——快答易，再答難。
應按試題順序作答——選擇、填空、簡答、綜合應用等，先做簡單、有把握得分的試題。遇到難題不緊張、不糾纏，以便節省時間解答相對較容易的試題，確保會做的題都能得分，將疑難試題留到最后分析解決。
——答題后，速涂卡。
涂卡時要涂點準確，不能漏涂，更不能串格;涂后如需更正涂點，要用橡皮將原涂點擦凈，不致影響得分。
——字跡清，卷面潔。
在回答主觀性試題時，不要只顧答題速度，不計書寫質量，切忌亂涂亂改。一定力求字跡清晰，保持卷面整潔，且敘述要有條理，避免因字跡辨認不清引起不必要的失分。
——心氣靜，抗干擾。
進入考場后，可先簡單地熟悉一下環境，平心靜氣地專心應考。考試期間，無論陰天下雨，還是刮風打雷，甚至是考場內其他考生發生意外情況，都不應分心聽看，分散精力。
——不懊悔，不自責。
高考是選拔性考試，試題具有一定區分度，因此有答不出的題目，或有的題目答題失誤實屬正常。考過一科就該忘記一科，切勿因一味責怪自己而影響下一科的正常發揮。
——遵時間，守紀律。
按照規定，交卷時間不得早于每科考試結束前30分鐘。如有考生在規定出場時間內答完試題，應認真檢查、修正答案，既不要違犯規定提前退出考場，更不得在考場內影響其他考生答題，若違犯考場紀律，將被按有關規定取消單科或所有各科的考試成績。
——區域外，莫答題。
答題卡中每道題都限定了答題區域，如在限定區域外答題，包括將答案寫在試題上、草紙上，答案都無效。更不得將姓名、考號寫在答題卡非指定位置，或以其他方式在答題卡留有“特殊標記”。
——第一天，勿估分。
關鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧
當我國引入現代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業、政府部門、事業單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類解析
1、內涵
不同的行業檔案的類型、種類、數量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質來看，它的價值在于使數據、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關鍵。目前企事業單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規范性等。
3、注意事項
根據現階段的檔案管理及其歸檔整理分類現狀、經驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構建，這樣就可以實現統籌規劃、統一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現，從而推動檔案管理功能與價值體現的最大化；并將其轉化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業治理提供牢靠的依據。
2 檔案管理歸檔整理分類技巧
1、以整理程序為準
一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，然后，按照我國的相關法律要求，設計出一套與現階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關聯的系統構成要素。因此，建議從這些構成要素出發，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設計文件的大類下，進一步從子項的外部、內部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。
2、紙質檔案電子檔案區別對待
現階段的檔案管理中有紙質、電子檔案管理兩種，所以需要區別對待。
（1）紙質檔案
針對紙質檔案可以按照傳統的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統的紙質檔案管理在經過電子檔轉化的過程，已經實現了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。
（2）電子檔案
針對電子檔案目前已經有了較專業的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關軟件的專業知識與操作技能的訓練，并做好技術性的安保措施。
3、技巧與方法說明
（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應該與效率結合起來。無論紙質、電子檔案，都可以按照企事業單位等機構的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數據庫、運用頻率進行數據圖表的制作，根據流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。
（2）透過職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數量、種類、類型、完整度、內容等基本要素的條件下，以機構、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構的工作職能能夠有理有序的體現在歸檔整理的范圍、期限之內，這樣就可以更好的實現針對性的整理分類，提高效率。
（3）以“主體”為旨歸的歸檔法
所謂以主體為旨歸，指的是在從機構或組織團體本身出發。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。
（4）行業標準先行，提高整理質量
行業標準導向的直接指向是整理質量問題。所以，一方面，要明確相關的國家管理規范、條例、細則；另一方面，在紙質、電子檔案整理中，按照行業的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。
（5）歸檔范圍、分類方案密切結合
目前來看，傳統的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。
3 結束語
由于現階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關的技術性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統論的理論思路與框架，構建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區分紙質、電子檔案的形式、用途、功能及現階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質量與效率的方法進行進一步整理水平提升。
參考文獻
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[2]章潔.淺談檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2013（10）.
[3]黨珍珠.信息化環境下檔案管理工作的創新策略 [J].科技與企業，2014（08）.
[關鍵詞]電子檔案;辦公;整理;保護
1電子檔案的整理
1.1文書電子檔案整理
一是內部文件。以年份、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找。
二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
1.2科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多,可以先按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應附上電子文件內容說明和注意事項。
1.3會計電子文件整理
一是工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質的每月的工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等,同時還應附有移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
二是賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統,現在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統一,其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。
2電子檔案的保護
2.1優盤或大容量移動硬盤的保護
一是統一配發優盤或大容量的移動硬盤,并賦碼,專碼專人專用,登記造冊,列入資產。二是加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的優盤或移動硬盤不帶病毒。三是對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。四是在條件允許時,及時將存儲電子文件的硬盤載體更換成光盤,便于長久保存。
11月1日至11月16日
項目
日
期
工作內容
工作總結,需要提高補充的知識
2011年11月16日星期三
員工入離職流程圖，培訓員工信息表，調休單，加班申請單繪制
接觸到：員工崗位職責劃分
請銷假制度
員工崗位職責說明書，為薪酬績效提供依據，需要了解薪酬績效方面知識，請銷假與績效相關，如薪資結構設計，績效考核方案設計等
2011年11月15日星期二
人事制度的完善，人事檔案管理制度完善，以及人事檔案分類
上午：招聘工作
需要學習編寫制度的格式，需要了解相關人事行政的法律法規—《新華書店》—《行政人事法律法規政策文件全書》
2011年11月14日星期一
人事檔案歸類整理，及分類，收集明細
總結了人事檔案歸類及人事檔案明細，且注意事項培訓檔案與員工檔案以及績效檔案管理分開
2011年11月12日星期六
上午：智成人才市場招聘
下午：員工入職流程圖，人事管理制度，崗位職責分類
了解人事制度框架，以及相關內容及細節，崗位職責分類明細
2011年11月11日星期五
上午：早會行政：《員工手冊》
人事：制度健全
下午：具體事宜操作
了解行政人事分別職責，要系統性了解，從各方面學習，分類分步學習
2011年11月10日星期四
上午：華威招聘會現場
下午：日常接待面試人員，通知未齊全資料員工；做好11月份考勤備注，公司員工架構圖
根據員工架構圖反映人力資源管理的什么知識？
2011年11月9日星期三
上午：宿舍管理制度（試著起草）人事檔案整理、分類、編號
下午：完善
檔案明細
2011年11月1日—8日
了解公司組織架構，學做考勤，工資核算，指紋錄入等日常工作
根據公司主要組織架構，了解公司相關人員狀況，對各個崗位職責具體分析，完善編寫各項人事管理制度，建立完整的檔案明細及檔案管理系統，電子與書面結合。制定考勤制度，績效考核制度，了解薪資結構設計
內容
日期
工作內容
工作總結及提高補充的知識
2011年11月23日
上午：對人事制度內容全面閱讀，并提出建議
下午：全面閱讀員工手冊并編寫培訓大綱
擅于與領導溝通，借力打力，提高執行力度
2011年11月24日
本文主要介紹了校園火災檔案作為原始記錄保留起來的重要意義，如何做好校園火災檔案的收集整理與管理工作，簡述了校園火災檔案的內容。
關鍵詞
火災檔案；消防安全；建立管理
火災事故的發生給人們的生命和財產帶來巨大損失，而在各種火災中校園火災又具有特別大的影響。近年來，隨著全社會的防火意識的不斷加強，各個學校也都制定了相應的消防工作管理體系來應對不斷嚴峻的防火工作。因此，校園火災檔案作為原始記錄保留起來的意義，就顯得特別重要。它的建立與管理是構建消防工作管理體系的一項基礎性工作，對于今后的消防安全工作具有很大的指導意義和參考價值。為此筆者結合工作實際，對火災檔案的建立與管理、意義及作用，淺談自己的認識與思考。
一、火災檔案與消防安全工作的關系
火災檔案作為滅火工作結束后形成的具有保存價值的原始資料，在消防安全工作中發揮著非常重要的作用：
1.火災檔案統計工作，是消防安全工作中一項不可缺少、不可替代、不容忽視的基礎性工作。收集并保管好火災檔案，通過各類數字的統計，分析具有規律性、傾向性問題，便于對現實問題作出正確的分析和判斷，提高敏銳性和對火災事故的研判能力。總之,檔案資料的統計與掌握，對于研究火災規律，總結防火經驗等都具有非常重要的意義[1]45。
2.防火救災工作中既有成功的經驗，又有失敗的教訓。校園火災檔案是學校防火工作的一個記錄，哪些工作我們做得好，哪些工作沒有起到效果，在一份份火災檔案中都能找到答案。從歷史經驗教訓中汲取知識養料，不僅有利于當前工作的順利開展，也有利于今后工作的統籌安排，為創造一個有利于校園協調發展的良好環境提供條件。
3.對現實同類問題具有借鑒作用。火災檔案中不僅有相關部門處理火災的書面材料，而且有相關部門調查處理經過和結論，對處理相同情況的問題是不可缺少的依據。建立火災檔案便于對每一起火災事故進行全面細致地分析研究，分析已有的教訓和撲滅火災的經驗，有效避免隨意性，減少失誤，從根本上解決問題。
4.分析火災原因，制定切實可行的管理制度和防護措施。通過分析各類火災發生原因，制定有關的政策和規定，為日后防火工作的開展提供基礎性保障。相應建立“防火安全經常檢查制度”，“定期進行消防宣傳、消防培訓制度”，“安全用電、按章辦事，防止各類違規使用與操作制度”“，消防設施管理辦法”等。按制度要求分級負責、層層落實，防火安全制度責任到人，系統全面地預防火災事故的發生，為學校消防安全工作服務，共創平安和諧校園[2]31。
5.火災檔案信息化，提升消防管理工作的效率。運用檔案管理系統，可以對火災檔案進行信息化管理，建立健全火災消防檔案庫及消防宣傳資料庫，利用計算機管理軟件對其進行編目和檢索。可以設置專門的消防網頁，其中消防知識、火災案例等板塊內容應做到豐富翔實，此舉措能夠有力推動消防安全管理工作。形式多樣的宣傳教育，使防火安全意識深入人心，使師生和學校工作人員從內心認識到防火的重要性，能夠大大減少違章用電、用火、用氣等生活工作中的安全隱患，使火災事故發生量降到最低。學校消防檔案管理系統的建立，可以使全校師生員工做到自覺履行消防義務，形成全員行動的校園消防文化氛圍。
二、火災檔案產生哪些材料
火災檔案是滅火工作結束后形成的，從立案、勘查鑒定到結案處理全過程的，具有保存價值的，作為原始記錄保存起來的，用以查考的文字、圖表、照片、錄像等不同形式與載體的檔案材料。
1.火災立案登記表：登記表中詳細記錄起火時間、地點、原因，氣溫降水等氣象情況；火災發生時間、撲滅時間，撲救情況；滅火使用的設備工具、實施方法；火災過火面積以及經驗教訓等[3]24。
2.火災損失情況報告表：客觀、準確、科學的對火災造成的經濟損失進行分類，及時有效、實事求是的評估火災造成的經濟損失。包括火災造成的人身及財產物品損失，固定資產和流動資產的損失及其保險費的損失，以及對環境的污染產生的損失，對附近居民社會活動影響帶來的損失及火災現場及清理火場的費用等[3]24。
3.火災原因認定書：消防支隊和公安處成立聯合調查組進行調查和勘查，認定火災原因。包括事故調查記錄材料，火災情況訪問筆錄、證明材料等。
4.火災現場勘查筆錄：內容包括現場保護人員到場時間和保護情況、勘查詳細情況、勘查開始和結束時間、勘查結束后參加勘查人員簽名，同時附公安處對整個火災現場所做的實地錄像及照片。此材料是根據火災現場存在的事實，重現火災發生、蔓延經過的一項工作，在確定證據的可靠性、充分性和相互之間的因果關系方面起著十分重要的作用，在調查取證和認定火災原因工作中，占據非常重要的地位。尤為重要的是火災現場拍攝的照片、影像等，成為火災查處提供詳細直觀的第一手資料和最具說服力的證據，為火因的查明、火災肇事者查處提供大量的依據。
5.火災現場起火點平面示意圖，附有制圖說明。
6.其他與火災有關的火災情況的報告、批復、函件、簡報、新聞報道及相關會議材料。
三、火災檔案收集管理特點及注意事項
火災檔案的收集與整理是一項重要的工作，如果人們對這項工作重視不夠，相關部門不整理，不保存，火災資料殘缺不全，漏項很多，就會對后期查閱利用造成不便，不能很好地發揮其作用。
1.火災檔案不同于文書檔案，火災檔案的整理組卷有其獨自的特點。注意事項有：（1）火災檔案的收集力求齊全完整，一套完整的火災案件包括立案、調查、結論處理等全過程材料。（2）職能部門指定專門人員負責火災檔案資料，重大以上火災要建立專門檔案，在火災案件處理結案后三個月內完成對文件材料的收集整理、立卷歸檔工作。（3）火災檔案整理時，一定要遵循其形成規律，保持它們之間的有機聯系和成套性，以便保管和利用；相關的照片、錄像帶等入聲像檔案，為了便于檢索，一定要把聲像檔案和紙質檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關系。（4）材料整理時，以一次火災案件為單位組織材料，結論結果在前，其余材料按時間順序，重復材料剔除。一般是一案一卷或一案多卷，案結卷成。（5）案卷裝訂要求標準、規范。火災檔案材料要根據保存價值分為永久、長期、短期三類，如果不加區別地全部歸檔保存，既不便于保存和利用，又會造成人力物力浪費。（6）火災案卷標題結構應齊全完整、準確地揭示卷內文件內容，文字精練確切；案卷題名應包括失火時間、失火地點、責任單位等要素。
2.火災檔案的管理。（1）嚴格管理好火災檔案，一切火災案卷都要妥善保管，不得擴散，所有的檔案卷宗都要設為內部保管，按檔案管理辦法進行管理。（2）嚴禁私自借閱，其他單位或個人使用火災檔案要經防火部門同意后方可使用，并且不得對外公布火災統計資料和信息。（3）復查案件時不允許對歸檔的檔案材料進行修改、涂抹或銷毀，不準篡改火災檔案資料和信息。火災事故的發生對學校的發展及其影響是巨大的，損失是慘重的，防火工作事關師生的生命財產安全，事關學校的發展穩定大局，因而全面收集、利用計算機建立完備的火災檔案，提高相關人員的火災檔案管理意識顯得尤為重要。所以我們要以強烈的責任意識，將火災過后形成的所有寶貴的第一手資料進行存檔備案，使之達到規范化和標準化管理，確保火災檔案資料能夠更好更有效地為消防安全的各項工作服務。
參考文獻
[1]周鑫.校舍防火安全須臾不可懈怠[J].法制與社會，2009（8）.
[2]張弘.如何建好、管好、用好防火檔案[J].山西檔案，2008（5）.
一、電子文件的整理
1、基建、設備等電子文件的整理。
基建檔案的形成一般是利用計算機使用規范的紙張打印輸出的，所以，在數據信息整理時就要按檔案管理的要求進行輸入，就是對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶可以直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件載體的同時，應附上電子文件的內容說明和注意事項。
2、財務電子文件的整理。
學校財會賬簿內容一般已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤的形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
3、其它電子文件的整理。
現在的學校一般都建有計算機信息管理系統，如行政信息管理系統，包括教學、科研、人事管理、教學管理系統等內容。對這些電子文件該如何進行整理呢？我認為：計算機與信息中心接收相關數據后，應該進行集中處理，經匯總的數據再通過信息中心輸送給各部門共享。隨著每年數據的更新，過期的數據應按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
二、歸檔方式和途徑選擇
紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。
1、開通專線進行電子文件歸檔。
隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。對那些未被傳輸且具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，向檔案部門進行專線傳輸。檔案部門經與信息管理部門協商后，形成常見的文件格式（如DBF、DOC、TXT、EXE等），然后由檔案人員根據檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔案號等，錄入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行檢索。
2、由計算機信息管理部門負責歸檔。
為適應辦公自動化工作發展的需要，各校都設立了計算機與信息管理中心，由他們利用網絡技術建立了校園信息管理系統。由于計算機與信息管理中心具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳的歸檔途徑之一。
總之，無論利用何種歸檔途徑，都必須按照單位統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自主地從網上下載，以確保電子文件形成部門所形成的文件數據具有可靠的真實性和準確性。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，進行分類歸檔。
三、完善歸檔制度
1、電子文件來源廣泛，其形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理員與計算機技術人員等。因此，將頭緒如此之多的電子文件進行收集歸檔，必須要靠制度來約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件的歸檔工作納入到本單位的立卷歸檔制度之中，并列入到信息管理工作程序，認真地做好布置、檢查、總結、考核等日常所必須的管理工作。
2、形成“雙軌”歸檔制度。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式進行保存。為了使電子文件和紙介質文件達到內容真實相符，所以有必要采取“雙軌制”進行文件的歸檔，即紙介質與光磁介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護
一、培訓目標：通過培訓，使農村農民群眾了解黨和國家發展農村經濟的方針政策和法律法規；掌握基本的市場經濟，經營管理及科學文化知識；掌握 1 至 2 項實用技術，并能因地制宜地宣傳推廣，使農民有覺悟、懂技術、善經營、會管理的新型勞動者。
二、培訓任務及對象：農民群眾、致富能手，每人至少參加2期以上培訓，共計20個課時。
三、培訓時間及地點：塘壩村遠程室；XX年年7月11日起至7月20日止，期間于晚上8：00——9：00一個小時的培訓。
四、培訓教師：石傳花（組長）、馮金祥、田景英、羅永紅及駐村干部。
五、培訓內容及計劃：
培訓日期 培訓時間 授課教師 培訓內容
7月11日 20：00——9：00 各級領導及授課教師 開班培訓及對學員提出要求
7月12日 20：00——9：00 石傳花 種殖技術
7月13日 20：00——9：00 田景英 養殖技術
7月14日 20：00——9：00 羅永紅 經營管理
7月15日 20：00——9：00 馮金祥 外出務工知識
7月16日 20：00——9：00 石傳花 家庭生活知識
7月17日 20：00——9：00 田景英 種殖技術
7月18日 20：00——9：00 羅永紅 養殖技術
7月19日 20：00——9：00 馮金祥 法律法規知識
7月20日 20：00——9：00 石傳花 家庭生活知識
7月21日 20：00——9：00 各級領導及授課教師培訓總結及提出希望
六、教學方式：科技知識、適用技術的培訓主要采取集中播放錄像與講授結合的方式進行。
