發布時間：2023-05-16 10:36:18
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的交通檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
在開展交通部門檔案管理過程中，其工作水平的高低直接影響到交通事業的穩定發展。為此，檔案人員需要不斷加強交通檔案管理力度，提升檔案管理的工作效率，確保交通管理工作正常、有序開展，以及時緩解交通行業檔案管理中存在的不足，提高交通行業的經濟效益和社會效益。下面結合筆者的工作經驗，著重就交通檔案管理中常見問題及解決措施進行了研究。
1、交通檔案管理的必要性
目前，隨著我國交通行業的不斷發展，從而給檔案管理工作帶來了一些改革與創新。交通檔案管理是社會生活中不可缺少的部分，對確保交通管理工作的正常開展和維護社會的穩定進行起到關鍵性的作用。在交通檔案管理當中，我們要遵循國家“統一管理、分級負責的”統一管理原則，在國家檔案行政管理部門的組織協調，統一監督和指導下，我們不僅要執行交通行業檔案管理的制度，又要接受當地檔案行政管理部門的監督與管理。交通行業開展檔案管理工作具有以下幾個方面的意義：（1）確保交通檔案管理的順利開展，對交通部門的相關工作起到協調的作用。交通檔案管理工作順利完成后，能夠在相一時間內完成更多的工作量，這樣可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行業的經濟效益。（2）交通檔案管理的有序開展，能夠提高人們的就業率，促進交通行業的持續發展?？傊殡S著交通檔案管理工作的不斷發展和進步，企業對專業人員提出了更高的要求，這樣有利于促進檔案管理工作的改革與創新，以滿足時展的需求，以培養出更多專業檔案管理人才，促進社會更好、更快發展。
2、交通檔案管理中常見問題分析
隨著人們的生活質量的提高，人們對于車輛的需求量不斷增加。車輛的增加和缺乏經驗的駕駛人員數量的遞增，引起了許多交通堵塞問題，進而產生了較多的交通檔案，這大大增加了交通檔案管理的力度。因此，為了解決以上問題，我們應采用科學合理的管理措施。目前來說，在我國交通檔案管理過程中，仍然存在著以下幾個方面的問題：
2.1人員信息銜接性不足，紙質檔案工作量大。
隨著交通事業的迅速發展，交通部門的網絡設備仍然較為落后，從而造成大量陳舊紙質檔案的出現，由于存放的時間過長，檔案記錄的信息大部分已經變得模糊了，且由于過去沒有詳細地記錄好檔案空間的有限記錄，且都是通過將紙質檔案轉錄到電腦中方式進行電子文檔的儲存，這樣的工作將會消耗大量人力和時間，從而給電子檔案的完善與發展帶來了較大的阻礙。
2.2檔案管理人員的整體素質較差。
在交通檔案管理工作中，有些檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要性，總是認為自己是一個小小的資料保管員而已，不重視檔案管理工作，這種錯誤的觀念導致他們在實際的工作當中缺乏一定的嚴謹性，進而造成一些檔案信息丟失事件的出現。
2.3檔案管理不夠規范，實際檢索效果差。
目前來說，在大部分交通檔案管理工作中，仍然存在管理不規范的現象，同時檔案管理部門沒有建立完善的檔案管理制度和標準，從而導致檔案管理人員沒有按照相關的規范要求進行檔案的保存和記錄，加上一些檢索工具缺乏一定的精度，檢索效果達不到要求。例如，在檔案中明明顯示了個人的檔案信息，但是利用檢索工具進行檢索時即顯示不出來，這樣不方便人們對檔案的使用，同時，還存在搜索方式設計不合理問題，需要到檔案存放的地方才能查找到檔案值，這樣將會浪費了大量的人力和時間，大大地降低了檔案管理工作的質量，難以滿足公眾的需求。
2.4電子檔案存放系統設備差，更新緩慢。
近年來，隨著我國網絡信息技術的迅速發展與進步，網絡技術出現了更新換代的局面，在交通行業檔案管理工作中，經濟出現管理系統使用幾年后就難以滿足新的發展要求。如交通檔案管理系統經過幾年的使用后，存在著軟件和硬件配套設施差，打印、掃描效率低，系統軟件不能及時得到升級等漏洞，從而造成檔案在使用的過程中不難直接錄入和上網，大大降低了檔案管理工作的效率。
3、做好交通檔案管理工作的建議
根據以上交通檔案管理中常見問題分析，這些問題將大大降低了檔案管理工作效率，因此，我們有必要采取一些針對性的解決措施，以提升檔案管理的工作效率，以滿足人們的使用需求。具體的措施如下：
3.1建立完善、規范的檔案管理體系。
古人說：“無規矩不成方圓”，任何一種管理活動都不能隨意開展，一般是在完善的計劃方案的指導下進行的，交通檔案的管理也不例外。在交通檔案管理的過程中，我們需要建立完善、規范的管理體系。在檔案管理工作中，要建立一個統一的管理系統，對交通各層部門進行自上而下的監管，如對交通部門的領導和工作人員進行管理，使他們充分認識到檔案的管理的標準和要求，掌握好系統的檔案管理內容和管理行為的規范性
3.2要不斷提高檔案管理人員綜合素質。
在交通檔案管理時，我們應加強對檔案管理工作人員的專業培訓，同時引進一些先進的管理技術，提高管理人員的水平。同時通過專業技能考核方法，提高檔案管理人員的工作積極性，使他們長期保持一種積極工作的狀態。
3.3加強交通檔案的信息化管理。
在檔案管理過程中，交通部門應引進先進的計算機技術，將檔案信息全部錄入到計算機系統當中，通過計算機網絡系統實施檔案管理，使得檢索設備及時、迅速地檢測出檔案信息，實現檔案管理由查詢業務向信息化管理的轉變。促進人機的完美結合，實現交通檔案自動化管理目標，提高檔案管理工作的效率，促進交通事業的穩步發展。
3.4完善交通行業配套設施。
隨著我國交通事業也隨之得到了迅速發展，檔案數量不斷增多，人們對檔案管理提出了更高的要求。然而，我國交通行業在配套設施方面仍存在許多問題。
4、結語
總之，隨著我國交通事業的持續發展，給交通部門的工作帶來一些機遇和挑戰，同時對檔案管理的工作人員的要求越來越高。因此，我們有必要做好交通檔案管理工作，善于總結和研究檔案管理工作中存在的難題，不斷完善檔案的管理工作，促進交通行業的長久發展。
參考文獻
關鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理
一、會計檔案管理的內容
根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。
四、關于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
參考文獻：
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一、當前信息技術在城市軌道交通工程檔案管理運用中存在的問題
（一）檔案數據兼容性問題。
當前大多城市軌道交通工程的檔案是先經過市檔案館掃描后，再統一納入辦公網檔案管理系統。這個系統也是檔案查閱使用的途徑。但是當前城市軌道交通工程的檔案數字化建設的指標未健全、檔案統一管理的軟件缺乏，因而當前使用多種檔案管理系統，從而在管理時出現數據無法兼容性的問題，造成檔案數據無法進行數據掛接、批量處理，嚴重影響檔案管理的工作效率。
（二）工程竣工圖數字化問題。
在城市軌道交通工程檔案管理中，當前主要通過掃描紙質版的竣工圖方式對竣工圖進行信息技術數字化的處理，在這個環節中，需要掃描的竣工圖數量多，且在掃描到電腦后，還需要對每張電子圖進行后續處理，因而工作量繁重，并且其專業性要求非常高。此外，在掃描過程中因受到操作人員不當、紙張質量等因素的影響，其圖像的掃描結果也不一樣，有的因為操作失誤，導致竣工圖在數字化處理后無法使用了。
（三）信息化工程檔案安全性問題。
工程檔案通過信息技術轉化為數字信息的形式，而數字信息化具有不穩定性、流動性的特征，因而容易出現數字信息丟失、遺漏、受損、被更改的問題，從而引起城市軌道交通工程檔案安全問題。
二、提高城市軌道交通工程檔案管理中信息技術的運用
（一）完善檔案數字化建設的規范性和標準性。
完善檔案數字化建設的規范性和標準性，首先從政策和制度上去規范。因此要建立一套統一的、全面的城市軌道交通工程數字化檔案管理的制度以及移交標準。這套制度和標準中包含的內容有：對工程項目的數字化建設有一個明確的范圍；對檔案資料有一個統一的的數據格式、掃描軟件格式、著錄標準格式；要結合城市軌道交通工程的檔案特點，使用統一的檔案管理軟件進行計算機程序編制，從而確保檔案在移交的過程中，能夠對相關的信息數據進行批量的處理及快速的掛接。
（二）通過信息技術探索竣工圖數字化處理措施。
當前，在城市軌道交通工程檔案信息化的管理中，很多施工單位對竣工圖管理一般是將DWG格式的設計圖直接轉換成竣工圖。這種方式雖然簡單方便操作，但是此類型的竣工圖缺失竣工相關負責人簽字及竣工圖章，因此這類竣工圖是不符合要求的。但是對竣工圖采用圖紙掃描的方式進行數字化處理的方式花費的時間長，物力大。因此結合兩種方式的優點，采取以下措施：依舊將DWG格式的設計圖，對于缺失竣工相關負責人簽字及竣工圖章的問題，通過掃描技術處理。先把圖像放入可以用于竣工圖的CAD電子圖中，再把DWG格式的圖形文件轉變為PDF格式的圖像文件，從而解決此類問題。
（三）提高檔案管理人員的素質。
要實現信息技術的有效利用和信息安全，需要提高檔案管理人員的素質。具體措施是：對全市的城市軌道交通工程檔案管理人進行信息技術數字化管理方面的培訓，培訓的主要內容為信息技術的使用和網絡安全。通過培訓，使相關檔案管理人員掌握并加強檔案數字化處理的方法、檔案管理軟件的應用、網絡安全的技術性手段。此外，還需開展城市軌道工程基礎性知識的培訓，讓檔案管理人員能夠儲備一定的軌道交通工程專業知識，從而對一些專業性很強的軌道交通工程檔案能夠準確地把握，提高管理的專業性。
三、總結
【關鍵詞】交通公路；科技檔案；主要問題；對策分析
近年來，我國的交通事業快速發展，隨之形成了大量的交通科技信息的材料。是否能夠對這些科技材料進行有序有效地管理，已經成為衡量一個企業發展健康與否的標志，也是提升企業自身工作質量、加強企業社會競爭力必然條件。因此，加強對對這些科技資料的管理和利用，維護企業的合法權益、經濟利益，為企業的發展提供有力支持，為交通行業的發展提供助力，已經成為交通企業檔案部門的至關重要的課題。
1 交通公路科技檔案管理工作流程
交通公路科技檔案的管理，主要包括對科技檔案的收集、整理、鑒定、保存、統計以及利用等工作?？萍紮n案收集工作，即是交通公路的檔案工作部門向有關部門收集其業務工作或者是該部門所承擔的項目建設過程中所產生的具有保存、利用價值的文件等材料。如與建設項目相關的招標與投標等文件，設備等更新、改造的資料，系統等屬合同關系所產生的文件資料?？萍紮n案的整理工作，是按照科技檔案形成的規律，堅持以保證科技檔案的系統性、完整性的原則為出發點，對檔案進行系統的分類，將無序的材料轉變為有序的材料?？萍紮n案的鑒定，是依據一定的原則和方法，對檔案資料的保存價值進行鑒定，保留有價值的材料，并對材料的保管年限進行確定?？萍紮n案鑒定的工作，一般需要根據科學技術負責人或者總工程師的指導，由科技人員和檔案人員共同完成，以確保檔案鑒定工作的準確無誤?？萍紮n案的保管工作，是以維護科技檔案的完整和安全為目的而進行的各項工作?？萍紮n案的統計工作，通過提取檔案的各項統計指標，分析檔案的統計數據，了解檔案以及檔案所處狀態，提高檔案管理的水平?？萍紮n案的利用工作，即是要求工作人員發揮自身的主觀能動性，了解部門的需求，編制實用高效的檢索工具，充分發揮檔案材料依據憑證的作用，為本單位的管理、生產、科研等提供檔案服務。
2 主要問題
第一、只意識到了憑證文件的收集工作，而忽略了技術文件的歸檔工作。
檔案的價值不僅是因為檔案的憑證作用，更是因為它的利用價值。然而，傳統的檔案收集和管理工作的過程中對于檔案的憑證作用更加的重視，以至于忽視了檔案的利用價值。作為技術參考是科技檔案所具有的利用價值之一，也是科技檔案最根本的屬性。但是，在各種歸檔管理工作的要求中，無一例外的要求歸檔材料必須為原件，如果以復印件作為文件材料歸檔，則會被認為是工作失誤。工作人員為了滿足歸檔的要求，歸檔材料非原件拒絕收檔。為了滿足歸檔的要求，卻使得一些重要的技術文件因為沒有原件而無法歸檔，從而影響了檔案材料收集的質量，也使得檔案資源作為參考資源的利用價值打了不少折扣。
第二、由于檔案分類工作的不完善，檔案數據庫的建設受到影響。
檔案分類工作是建立檔案檢索目錄體系的基礎，它直接決定了檢索查詢體系的查詢效率，從而影響了科技檔案資源被利用的程度和發揮作用的大小。分類是一個較為復雜的問題，它在很大程度上影響檔案的管理和資源的利用。檔案管理中分類的不合理導致館藏排架混亂，從而影響文件的檢索和利用。
第三、檔案編目不甚完善，影響檔案的檢索利用。
對檔案材料的編目工作是否完善，很大程度上影響著科技檔案資源利用的效率、檢索工作的效率。檢索是對檔案資源加以利用的基礎，而檢索利用的基礎則是檔案的編目工作，通過編目，可以建立多種途徑對檔案資料進行檢索查找，編目是檔案資源得到充分利用的重要前提條件。然而，一些檔案文件的編目中缺少在多數信息資源檢索中應用到的主題詞標引，這是檔案資源檢索利用的一大缺陷。
3 對策分析
第一、有機結合檔案的憑證作用和利用價值。
首先要使檔案管理制度得以完善，制定切實可行的程序和辦法來完成檔案資料收集、整理、編目等工作。在日常的歸檔過程中，要按照歸檔的要求，堅持歸檔文件原始性的原則。在管理工作中，應該放寬歸檔條件，對于尚未收集到元件的情況下，考慮使用相應的復印件替代，以保證檔案材料的準確性和完整性，使相關的技術資料之間相互對應，彼此協調一致，真實記錄和反映科技活動的過程。
第二、實現科技檔案系統性和完整性的緊密結合。
檔案相關工作人員應當從科技工作的起點入手，在過程中加以控制，以各類檔案的歸檔范圍為依據，結合課題或項目的實際，與相關的負責人共同完成項目歸檔文件的清單，而且清單應該能夠細化的反映出工作的不同階段應該形成的相應文件，如立項階段的調研報告、立項申請報告，項目結束時的工程總結、技術總結等文件。不僅使得技術人員和檔案人員對所需材料做到心中有數，同時也可以保證檔案資料的系統和完整性。同時還要對檔案管理的辦法加以完善，使得檔案的歸檔、管理工作做到標準化、規范化。
第三、充分結合加強檔案資料編研的集成管理能力與提高檔案資源的利用能力。
在對檔案材料的開發利用過程中，在充分了解用戶的需求的基礎上，對檔案資料二次整理，使得零散的檔案信息得以綜合，無序的信息變得有序，方便各類人員對檔案的利用。為了實現管理能力的提升，我們必須轉變意識，增強認識，圍繞決策、科研和綜合管理等主要工作，有針對性的開發研究。檔案整理人員要從全局觀察和思考，提供有效的資料，隨時了解單位的生產經營狀況，了解需求，圍繞中心展開檔案的整理工作，提高檔案資源的應用能力。
第四、結合檔案管理工作中的方法創新、組織創新和服務創新。
在檔案管理機構的建設上，要有專門的檔案室，并齊全配置檔案工作人員，同時要建立健全檔案工作制度。在隊伍建設上，要大力引進相關的專業人才，加強在職人員的業務培訓。在管理體制上，要實行“分級管理，統一領導”的管理制度。在管理方式上，要實現科技檔案館里的標準化、規范化、科學化管理，同時要加強檔案管理的信息化建設。在服務上，要大力開展在線服務，突破地域的限制，從而實現檔案信息的高度共享，同時，還要充分保證檔案的安全性保密性。
4 總結
公路科技檔案，是具有很高的保存價值的，是未來工作的借鑒和參考，因此加強檔案管理工作時間十分緊迫，必須做到分秒必爭。而科技檔案管理人員，要不斷的轉變思維，深化理解，積極提升自身素質，以自身的實際努力來推動科技檔案管理工作規范化、標準化、科學化的進程，為社會主義建設出一份力。
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由于重慶主城區軌道交通工具具有運量大、快速、通暢、安全、準時、舒適、節能、環保等優點，人們越來越認識到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設計、建設至運營、經營各個階段會產生大量的數據，如進度、質量、投資、技術、合同等方面的數據，這些數據不僅內容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數據，將直接影響到項目能否順利實施，員工工作效率能否得到提高。根據國際信息化發展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個網絡化、數字化、一體化的工作環境，保障機構內各部門共享一個統一的信息通訊和數據處理平臺，實現數據的共享和信息交流，滿足企業內部辦公過程中涉及的公文流轉、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺等各方面的需要，實現高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個良好的工作環境，充分體現軌道交通運營管理智能化、電子商務網絡化的優勢。
1 軌道交通檔案傳統與信息化管理
在傳統的數據管理方式中，以手工勞動為主，軌道集團各職能部門將紙質文件交辦公室進行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權范圍內采集數據，同時也只能查詢到使用自己擁有的數據，形成了一個個“信息孤島”，其他部門有可能對本部門解決問題有幫助的信息資源因為資源的封閉而無法及時的獲得相關信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費。隨著軌道交通各條線路的開通，各個工程項目的立項建設，軌道集團接觸到的相關單位大大增加，往來文件資料也成幾何級增長，而傳統的數據處理方式的弊端也日趨顯現，如不及時加以改進，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。
2 軌道交通檔案數字化管理概念及內容
2.1 含義
數字化檔案管理是相對傳統管理而言的，它是以系統理論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，其整體動態的最佳效果。
2.2 軌道交通檔案數字化管理的目的
軌道交通數字化檔案管理的總目標：一是要千方百計地保存保護好各類軌道交通運營、建設階段的檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業服務，也就是要迅速、準確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項工作按計劃開展服務。
2.3 數字化管理的內容
數據管理一般包括數據采集、數據存儲、數據加工和數據查詢四方面內容。 數字化管理要做的工作就是通過各類信息技術平臺來縮短數據采集、加工、查詢的時間，延長數據存儲的時間。
3 數字化管理在軌道交通檔案中的應用
由于目前計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數字化進程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數字化處理流程開展相關檔案管理工作。
3.1 軌道交通檔案綜合數字化管理
軌道交通檔案綜合數字化管理包括文書檔案、人事檔案、會計檔案的數字化處理工作。
3.1.1 文書檔案。
文書檔案的數字化通過集團辦公OA系統來實現，OA自動化辦公系統的公文處理及歸檔流程嚴格按《企業檔案管理規定》、《企業檔案工作規范》要求制定，結合公司的實際情況，文書檔案按黨群、行政、生產、經營4類來分類，歸檔文件按大類結合年度進行排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據操作員錄入的文件相關信息自動生成檔案號，對文件進行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現在的OA系統功能還不完善，未能實現文件、檔案一體化計算機管理，檔案著錄標引工作還沒有完全轉移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。
3.1.2 人事檔案。
軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數字化信息量不足，許多基礎數據網上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內容也包括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、干部考核、考察、黨員統計等方方面面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動，制定科學合理的信息采集、維護和使用規定，明確界定各級、各部門的責任區分、權限和義務，形成科學、有序、規范、統一的運行協調機制，加強統一的強化培訓，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現干部人事檔案管理數字化信息系統建設更好地為現代組織人事工作服務。
3.1.3 會計檔案。
由于上面提到的技術等原因，軌道交通的會計檔案數字化處理系統也沒有完全與OA辦公自動化系統合并在一起，并且根據《會計檔案管理辦法》要求，會計憑證、會計賬簿、會計報表的輸入應符合國家標準歸檔格式要求，目前的辦公系統在智能化處理這類專業文件上功能上還有欠缺，達不到一些標準規定。因此會計檔案的數字化目前還是通?^金蝶等專業系統管理軟件來實現，OA辦公自動集成化的工程還在開發進程之中。
3.2 軌道交通工程建設檔案管理數字化
由于軌道交通項目參與方眾多，圍繞工程項目的實施，如何做好各方之間的協調至關重要。軌道集團作為項目業主，與設計方、監理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個軌道交通工程建設數字化管理系統是十分必要的。
目前的軌道交通工程建設數字化管理系統功能僅限于施工單位與業主方的對接，施工單位的工程支付類文件統一在工程文件處理窗口處登記編號，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質文件與電子文檔同步歸檔。
4 結論
論文摘要:檔案管理向信息化發展,是時代的必然,信息技術的應用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便,節省成本,減少工作量。本文針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法,最后結合筆者的工作經驗,探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。
引 言
隨著社會的現代化發展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設,力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面,在各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件,如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。
一、檔案信息化建設的主要內容
(一)信息化的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
(二)檔案信息資源建設
檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一,它的開發和利用是檔案信息化的核心任務,是檔案信息化建設取得實效的關鍵。
(三)檔案的標準和規范建設
標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關于中國檔案信息化的標準規范體系。
(四)檔案信息化的應用系統建設
這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣,關系檔案信息化建設的速度與質量,集中體現了檔案信息化建設的效益。
(五)信息化人才隊伍建設
這是檔案信息化成功之本,對其他各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天,信息技術快速發展,掀起了以數字革命為特征的信息技術浪潮,改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術的快速發展和廣泛應用,對經濟和社會的發展產生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外,同樣需要現代化。目前,我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作,是適應時代和社會發展的必然選擇,是加快檔案現代化管理的客觀要求,也是提高服務水平的唯一途徑。
二、加強檔案管理信息化建設的對策
(一)建立網絡檔案系統
在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網,發揮網站的作用,使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設,根據系統建設需求,采購必要的硬件設備,為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
(二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵
1.電子文件的載體穩定性差,易損壞,隨著計算機信息管理網的建立與發展,越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前,又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換,在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線,建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。
2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。 三個部門的職能應用于相互滲透,揚長避短,發揮各自的優勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質量較好的電子文檔。
3.做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。
總之,加快檔案信息化建設的步伐,是提高交通運輸管理水平的重大舉措,在改善交通運輸狀況,發展經濟方面發揮著重要的作用。
參考文獻:
關鍵詞：普通高校；成人教育；專業化管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-9324（2012）06-0088-02
普通高校成人教育是一種個人自學、社會助學和函授考試相結合的具有中國特色的新型教育形式，是普通高等教育的一種補充，隨著我國經濟的快速發展及教育體制的改革、人才市場的興起，學歷在某種程度上已經成為衡量人才水平和資歷的一個主要尺度。而招工、招干、考證書、評職稱等，用人單位往往要求提供學生在校讀書的學籍檔案作為佐證，或通過查檔證實證件的真偽，作為錄用、聘任和晉升的參考條件。將成人教育發展中形成的歷史做真實的記錄，包括文件資料、學籍、成績、獎懲記錄等加以整理，建立檔案，無論是對成人教育的研究，還是證明學歷真偽等方面都有著不可替代的作用。
一、普通高校成人教育檔案的特點
1.來源分散，內容豐富。普通高校成人教育由于學生來源廣泛，學生分布在不同地區，不同教學點，檔案管理人員收集整理學生檔案有諸多影響因素，既有來自教學管理機構的教學文件，如招生計劃、各專業教學計劃與教學大綱、專業與課程設置、教學管理制度與辦法等；又有來自各地各教學點的學生資料，如新生入學登記表、學籍卡、成績冊，在校學生名冊、學籍變動證明材料，學歷認證材料（?？粕究疲┑?，并且，因為成人教育學生分散，集中學習的時間不多，因此，給檔案的收集帶來一定的影響。
2.學習形式靈活。普通高校的成人教育一般具有成人?？啤⒊扇藢？粕扇吮究啤？坪?、本科函授、第二學歷教育、高等教育自學考試、網絡教育等多種辦學方式，而且，教學形式也具有多樣性，除了課堂講授外還有通過網絡學習、參觀訪問、考察了解、實習等，范圍非常廣泛，形式也復雜多樣，因此，給檔案收集帶來一定的困難。
3.實用價值大。成人教育檔案是學生在學習期間學習情況的原始記錄，具有很高的實用價值：（1）為各類用人單位選聘、考察人才提供重要的參考依據；（2）為評估學校成人高等教育的辦學質量與效益提供重要的參考憑證；（3）為廣大的畢業生提供晉升、職稱評定及工作變動的學歷證明材料；（4）為畢業生提供接受高等教育檔案查閱，以彌補意外情況所帶來的損失；（4）為成人高等教育理論研究提供素材。
二、普通高校成人教育檔案的專業化管理
1.專業化管理的意義。檔案管理是一門專業性強的工作，除了要求管理人員要具備一定的檔案管理理論知識，科技知識和專業知識，還要掌握運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。隨著科技發展和社會的進步，現代化辦公技術的普遍運用，成人教育檔案的專業化管理可以使管理更加規范化和科學化，從而為成人教育改革發展做出應有的貢獻。
2.專業化管理的原則。（1）真實性。檔案是真實情況的反映，成人教育檔案的建立歸檔，必須如實反映成人教育的全過程，應及時、準確、全面地收集成人教育形成的教學和學生檔案，例如，學生學籍檔案建立，學籍變動等材料以及成人教育的招生情況、教學計劃和教學管理的全過程材料，如實記錄，歸檔，決不可以各種需要為由對記錄摻雜某些不真實的內容。（2）科學性。成人教育檔案的管理，既要符合學校檔案工作的實際，又要遵循檔案學基礎理論和邏輯原則，科學地界定歸檔內容與標準。學生材料、管理材料和教學業務材料歸檔既要分門別類，又要統一協調，嚴格按照規范進行整理立卷，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。類目設置既要相對穩定，又要能適應新增內容。檔案類目排列、檔號結構的確定需符合邏輯原則。（3）創新性。根據成人教育教學管理、師資、學生等的實際情況，改變原檔案的收集方式，創新檔案材料的收集整理機制，將原來的由案卷管理實體轉向信息內容管理，通過網絡管理，系統管理教學過程中形成的文件材料，采用先進技術和先進管理方法，進行類目設置、序列編排、上架檢索等管理，逐步實現計算機輔助管理，達到方便、實用。
3.專業化管理的關鍵。（1）人員落實。人員不落實，實現專業化管理將永遠是一句空話。成人教育檔案管理人員沒有受過檔案管理專業知識和管理技能的訓練，就無法對檔案管理工作進行合理的、規范的管理。因此，學校應該對檔案管理人員進行專業知識和現代化管理技術的培訓，并適當組織他們參觀交流，在工作中邊學邊工作，輔之以管理制度和獎懲辦法，成人教育檔案管理隊伍的專業化程度將會很快得到提高。（2）任務落實。隨著成人教育的不斷開拓發展，其檔案工作所擔負的任務將越來越繁重，其內容也將越來繁雜。所以管理人員落實之后，還要對每個管理人員分配具體的管理任務，實行分類落實，責任到人，這樣才能做好檔案管理工作，才能不至于造成檔案管理工作上的空檔和混亂。（3）改善工作條件，實現信息化管理。給檔案管理人員提供一個較好的、較現代化的工作條件，安排必要的環境，如建立起檔案室，購置檔案管理所需用品。并根據檔案管理現代化的新要求，利用計算機系統，利用校園網的優勢，對檔案信息進行征集、加工整理，分類管理，使檔案從手動檢索向自動化檢索轉變，盡早實現檔案管理工作辦公的現代化。
4.成人教育檔案管理是一個系統工程，為了更好地服務學校中心工作，服務學生，服務社會，應從以下幾方面做好工作：（1）強化管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，不但要求管理人員有扎實的專業知識，還要有認真的工作態度和高度的工作責任感。因此，領導應該把抓成人教育檔案工作列入學校工作的議事日程，培養專業的檔案管理人員，在經費、庫房、設備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持成人教育檔案的收集、歸檔工作。（2）規范檔案的收集整理。必須從日常工作的點滴做起，重視檔案資料的積累和保管，及時收集，定期整理分類，營造人人關心、重視檔案管理工作的氛圍，為檔案的建立、管理打下良好的基礎。（3）完善管理制度。完善成人教育檔案管理的各項規章制度，責任到人，責任到有關部門，建立各級檔案網絡組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成各有關部門專人負責，層層把關，齊抓共管的良好局面。（4）改革管理機制。改革傳統的管理模式，建立檔案信息服務體系。從匯編文集、整理、保管為主的管理模式轉向以開發、利用、服務為主。把主要精力放在提高檔案的利用和發揮檔案的價值和效益方面上來。根據不同部門用戶、不同專業角度的需求建立完善的檔案信息服務體系，滿足用戶多層次、不斷增長的服務需求。（5）更新管理手段。為了適應現代成人教育檔案大容量、繁瑣、復雜的特點，傳統的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應，必須應用現代化的信息技術手段進行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網絡化，實現檔案資源共享，信息化服務，做到及時、準確地為社會服務，為學生服務。
總之，成人教育檔案管理工作是一個多層次、多方面的系統工作，無論是檔案工作的領導者、形成者、管理者都應為推動學校成人教育檔案事業的發展盡心盡職，加快成人教育檔案工作的科學化、規范化建設，充分發揮檔案的功能。
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【關鍵詞】建立；教學信息；檔案管理；系統；思考
中圖分類號：G64文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）12-162-02
一、項目研究背景
（一）項目意義
當今時代是飛速發展的信息時代，各行各業中都離不開信息處理，使用計算機進行信息控制，不僅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。尤其對于復雜的信息管理，計算機能夠充分發揮它的優越性。在高校中，計算機管理系統應用于各個領域，包括科研、教務、財務、人事、圖書館等，大大提高了高校的管理效率，方便了廣大教師、學生和管理人員。教學成果管理系統的建立，一方面實現了教學工作全方位的網絡化管理，形成一個及時更新的教學成果數據中心和教學成果管理溝通平臺，全面、實時、準確地提供學校的各類有關教學成果信息，以輔助學校領導進行教學工作的決策，為其提供決策參考；另一方面，也能為我校教師教學研究活動提供個人教學研究活動的網絡管理空間，實現個人教學成果登記、查詢網絡化，免除了填寫各種統計報表的麻煩，節省工作時間，提高工作效率。
（二）現狀分析
近年來，學校的規模越來越大，老師人數、學生人數，隨著各級政府對教育投入的逐年增加，高等學校的教學工程與教改教研工作得到了飛速的發展，并有繼續增長趨勢。
面對如此多種類和級別的項目，如果管理完全由人工來完成，對于項目的建設、實施、管理、推廣、應用、監督存在諸多的不便。尤其是對即將進行的本科教學評估工作，教務處及項目所屬部門經常需要對歷年各類教學項目分門別類查詢，用現行的相互孤立、相對分散的文件夾管理方式對這類繁雜、大量的數據信息進行查詢與管理，顯得十分費時費力，已不能適應現代信息化管理需求。
但是，目前我校在成果管理方面只有科研成果管理系統在應用，教學類項目和成果中，只有教改論文成果在科研成果管理系統中得以體現，其它教學質量工程項目和教改教研項目的管理仍然是采用相互孤立、相對分散的文件夾管理方式來實現。為此，我們提出采用先進的信息化技術手段和工具，開發一套用于教學成果登記管理的計算機信息管理系統，方便地實現教學成果的管理和服務，從而達到提高教學管理水平的目的。
二、改革內容及擬解決的關鍵問題
（一）具體改革內容
項目主要研究內容是設計并實現一個基于技術、B/S架構的教學成果登記管理系統。具體包括以下幾方面內容：
1.實現一個功能基本齊全的教學成果登記管理系統。通過分析研究當前教學研究管理部門的實際運作情況，設計和實現包括個人信息管理（各類教研信息的登記，包括各類教學工程項目、教改教研項目、課程建設項目、教材項目等成果的鑒定、獲獎信息的登記）、系統管理、查詢管理、數據交換、審核、報表打印等基本功能。
2.實現教學成果登記管理系統良好的管理界面、查詢界面。
3.實現基本的業務流程管理機制，建立個人登記、院系、教務處逐級審核的管理機制。
4.實現數據交換功能，能夠從學校人事管理數據庫中獲取教師個人共享信息。
（二）擬解決的問題
在系統的實現過程中，擬解決的關鍵問題主要包括：
1.數據庫的實現技術。
2.網絡訪問技術。
3.保密機制和各級使用權限的實現。
4.與教務、科研、人事等系統數據交換的實現。
三、項目實施方案及可行性分析
（一）實施方案
1.系統的功能劃分與設計
簡單描述如下圖所示：
2.進行數據庫設計
根據需求，擬設計人員信息表、質量工程表、學科競賽表、教材著作表、獲獎成果表、系統信息表等數據庫表。
3.教學成果登記管理系統實現
主要完成以下工作：
a）數據錄入校驗；
b）多用戶實現；
c）多級權限安全實現；
d）查詢統計的實現等。
（二）項目可行性分析
1.教學成果登記管理系統的實現可參考各類科研成果登記系統基本框架與內容，功能模塊劃分、分級管理結構等軟件實現技術成熟度較高。
2.由教務處和計算機學院研究人員聯合進行系統開發，教務處各相關部門可以提供多年來進行教研管理的經驗、數據和設計要求，計算機學院研究人員有開發多種管理系統的豐富經驗，聯合開發出適應我校教研工作需要的管理系統可靠性很高。
3.項目預期的成果和效果（包括成果形式、實施范圍、受益面等）
成果形式：教學成果登記管理系統軟件，總結報告。
實施范圍：全校范圍。
受益面：全校教師和各級教學管理人員。
實施效果：完成對我校各類教研項目的信息實行科學化、信息化管理，采用三級
管理模式進行，教務處、學院、項目負責人，一級權限在教務處，主要是對各項目情況進行審核并監督項目建設，二級權限為各學院掌握，各學院可以通過系統來對各學院項目實施管理，督促項目的建設。三級由各項目組負責人對本項目自行登記。
四、通過建立教學信息檔案管理系統，提高教學研究管理水平
教學研究管理網絡化具有遠程、規范、動態、集約的特點，這些特點也是網絡化的優點，充分利用這些特點對實現教學研究管理現代化，提高教學研究管理水平具有重要意義。
（一）利用遠程性，加強信息交流
超越時空界限是現代計算機網絡的一大重要特點，信息在網絡上傳遞幾乎是瞬時的，距離不再是信息交流的障礙，在教學研究管理中可以充分利用這一特點，加強管理部門之間、管理部門與教學研究人員之間的信息交流。由于電子信息具有查詢、統計等功能，對信息的利用水平也得到很大提高。各基層單位可以通過各自的網絡入口將教學研究管理資料上報教學研究管理部門，教學研究管理部門進行遠程審核，大大提高了工作效率。
（二）利用規范性，營造規范環境
信息技術本身要求數據的規范化，不規范的數據難以實現計算機作業，通過人機界面的技術處理，可以有效地規范數據，使通過網絡提交的教學研究管理信息符合設計要求，這一特點保證了數據質量，提高了信息加工處理和分析的效率。同時這種規范性為教學研究管理營造了一個規范化的環境，在這一框架內教學研究管理部門設計網絡化方案本身就是對教學研究管理涉及到的方方面面進行規劃整合的過程，而基層管理人員也必須按一定的規范對信息進行加工處理，使整體教學研究管理工作步人一個規范化軌道。
（三）利用動態性縮短決策周期
教學研究管理利用計算機網絡技術實現了動態、適時的管理方式，使管理的周期可以不按常規的年度為單位，能夠即時獲取和提供所需信息，隨時掌握最新數據，及時了解教學研究動態，提高了對決策、評估的信息支持能力，縮短了決策周期。如對教學研究成果的管理，以往一般都是每年統計一次，而且是統計上一年的成果，這種滯后性導致成果管理與其他教學研究管理要素不同步，影響教學研究管理的決策。實現網絡化管理后，教學研究人員取得成果后馬上在網上錄人數據庫，管理部門不僅可以及時掌握，還可以針對成果進行各種組合查詢，一舉扭轉了成果管理的被動局面。
（四）利用集約性，提高管理層次
網絡環境下教學研究管理工作的遠程化、規范化、動態化等基本特征極大地提高了管理水平和能力，其優勢是傳統方式所無法比擬的。管理效益的大幅度提高，在人力、物力和時間上產生了極大的節約，使管理不在忙于簡單的上傳下達，而是將更多的力量轉向以提高學校的教學研究水平和學術地位為目的的導向性工作，向管理要效益，這就是集約性帶來的管理層次的提高。以前教學研究管理部門每年花很大力氣整理基礎數據，編印大量的報表、手冊，散發給各部門和教學研究人員。實行管理網絡化以后，這些工作都交由計算機去完成，建立教學研究管理信息數據庫，不同用戶可以各取所需，管理人員把主要精力花在對管理信息進行統計分析，然后針對問題出臺相應的政策引導教學研究工作上。
（五）本項目的特色與創新之處
1.針對我校在科研、教務、財務、圖書館、人事等方面已經廣泛采用信息管理系統的現狀，設計與開發教學成果登記管理系統，填補在教研領域信息管理系統的應用空白，推動我校數字化校園的建設進一步前進。
2.針對當前我校教學質量工程項目的大力推進，開展和實現了對包括專業綜合改革試點、特色專業、工程教育人才培養模式改革試點、教學團隊、教學示范中心、學科競賽、教材建設項目、教學改革研究項目、優秀課程、精品課程、精品資源共享課、優質通識選修課、雙語教學示范課、學科競賽等各種類，國家級、省級、行業、校級等各個級別項目的信息化管理，從而為我校的教學成果管理邁上新臺階，實現教學成果管理的科學化、信息化、網絡化奠定基礎。
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