發布時間：2022-04-11 21:02:17
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案信息化建設樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：檔案；信息化；管理
自從信息化技術被發明以來，它就以其特有的優點被廣泛的應用于各行各業中，使我們進入了一個信息化的時代。而檔案的信息化建設也是當今時代檔案管理工作的必然選擇。這種信息化的管理，方便了我們對于檔案的查閱，修改以及保存，并且還可以在基礎管理的技術上實現信息資源的共享，提高了檔案管理的能力。
1 檔案信息化建設存在的問題
1.1 信息化建設中缺少規劃
從整體來看，我國檔案信息化建設的現狀是都根據企業或者各個行政部門自身建設的需要來進行檔案的管理，所以缺少統一的規劃。而且許多檔案管理部門也不會對自身的信息化建設進行全面的規劃，往往是針對一項問題進行分析，也就使哪里出現問題，解決哪里。這樣的建設管理方法一定程度上制約著整個檔案信息化建設的發展【1】。另外，各個檔案館使用的數據格式以及相關標準都沒有統一的規定，這就給不同檔案館之間信息的傳輸帶來了一定的障礙，同時影響信息的集中統計以及管理。
1.2 信息化建設管理落后
檔案的信息化建設的優越性主要體現在其利用最新的信息技術，對檔案資料實現信息化的管理，提高了管理的效率，省時省力。但這種信息化的管理并不是完全沒有缺點的，人員仍然是檔案管理中的核心。但有些檔案管理部門沒有認識到這一點，他們覺得高效率的電子科學技術可以實現檔案管理的完全信息化，從而就忽略了對這項工作的管理。管理人員的責任意識淡薄，過分的依賴于科學技術，忽略了人員在檔案管理中的重要作用。只注重檔案的管理，沒有及時將過時和有錯誤的檔案進行廢除和修改，擾亂了檔案管理的正常秩序【2】。
1.3 信息化建設資源短缺、人才缺失
當檔案的管理向著信息化建設的方向發展，其對于專業人才的需求不僅僅是具有檔案管理相關知識的人才，而我們需要的是既有檔案管理專業理論知識有掌握現代化信息技術相關知識的人才。由于檔案的管理工作是一項較為基本的，沒有太大發展的職業，所以，該方面的這種全面性的人才較少。這也一定程度上限制了檔案信息化建設的發展。另外，傳統的檔案管理工作是基于對紙質文件檔案的保存和管理，所以在信息化建設之初，我們的基礎資源相對短缺，而且建設之初的工作量較大，這也給檔案管理的信息化建設帶來一定的難度。
2 加強檔案信息化建設的措施
2.1 統一設置規劃
從根本上來看，我們對檔案實現信息化的管理最主要的目的就是實現對檔案資料的整合，實現檔案資源信息的共享。這樣的目標的實現，就要求我們各個檔案管理部門對檔案的信息化管理有統一的標準。在實際的應用中應該從大局出發，采用統一的建設管理方法，有利于對信息資源的統一整合。當然，這種標準的統一就需要上級有關部門加大重視，制定統一的標準。
2.2 加強技術人才的培養
上文我們提到過，檔案管理的信息化建設工作對于相關人才的要求非常高，我們需要的人才不僅要有檔案管理理論知識基礎，而且還要掌握現代化的信息技術。所以，加強相關技術人才的培養也是檔案信息化建設的一個重要方面。傳統的檔案管理工作一般是年紀較大或者已經退休的老職員，但自動信息化技術發展以來，他們工作起來就顯得力不從心，所以我們的檔案管理部門應該適當的減少這些老員工的工作量，聘用一些具有專業知識的新一代人才。另外，我們也要加大對在職人員的培訓，一方面加強他們的工作責任意識，另一方面實現其知識的更新，以適應不斷發展的信息化技術。
2.3 加強相關法規建設
對于檔案管理的信息化建設我們的法規還不是很健全，其主要體現在兩個方面，一是缺乏相關標準的完善，也就是指，檔案管理信息化建設沒有統一的標準，也就使我們在之前提到過的，不利于對信息資源的整合。另一方面就是對于信息化建設的管理方法的法規不健全。所以，國家有關部門應該加大注意力，加強對檔案管理相關法規的建設。對建設標準和管理規定兩方面作出明確的規定，促進檔案管理信息化建設的良好發展。
2.4 加強管理
在相關法律法規建設較為完備的基礎上，我們就要依據規定，加強對檔案信息管理工作的管理。當然，在相關法規建設不完備的時候，各個檔案管理部門可以根據自身發展的需要，對相關工作者的工作進行明確的要求，使所有的工作項目都做到有標準可依，這樣就使得整項工作更加系統化和統一化。
2.5 完善安全維護體系
檔案管理工作的信息化建設是以電子計算機作為主要的載體，這就會有一定的安全問題，所以我們在進行信息化建設的同時，也要注意對整個信息化建設的系統進行安全維護。具體表現為：采用多種先進的技術對計算機進行加密，防入侵，防病毒等處理。另外，還應該掌握對電子信息的備份以及恢復的技術，防止不當的操作造成數據的丟失。條件允許時，我們可以聘用相關的安全維護的技術人員對整個信息化建設系統進行安全防護。這是保證整個信息化管理系統正常運行的關鍵保障。
3 結語
綜上所述，檔案管理的信息化建設是當代檔案管理工作的重點內容，針對現階段檔案信息化建設中存在的問題，我們應該加大重視，從轉變思想觀念，積極引入技術人才入手，對信息化建設進行多方面的調整，在加強相關法規建設的基礎上，完善建設標準和管理措施，從根本上促進檔案管理信息建設的發展。
參考文獻
關鍵詞：檔案管理；信息化；建設
Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.
Keywords : file management; informatization; construction
中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
檔案信息化就是在檔案活動中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，用信息科學技術對檔案信息資源進行處理、管理、開發和提供利用。究其實質，是檔案管理模式和利用方式，從傳統的以檔案實體保管為主，向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息的形式為社會提供服務的轉變過程。但是，由于該項技術在我國發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識還存有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
一、檔案管理信息化建設的重要性與必要性 （一）檔案管理信息化建設的重要性：
1、檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。
2、完整可靠的信息和快速的綜合分析能力是決策和管理的有力保證．
3、檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。
（二）檔案管理信息化建設的必要性1、檔案信息化建設是電子政務實施的要求 檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像等，現在連政府機構的信息都放到網上，政府與公眾的互動處理也放到網上實施電子政務了，網上形成了大量電子黨政管理類文件。 2、檔案信息化建設是數字化、網絡化發展的要求 檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化、網絡化的大潮中求生存求發展？保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體，如何最大限度地發揮作用？這些問題就使開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。 3、檔案信息化建設是開發利用檔案價值的要求 提出控制論的數學家維納，在其飽含人文關懷的著作《人有人的用處——控制論與社會》中明確地指出：信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”、“價值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價值的。檔案價值的實現是要通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的。檔案部門作為一個信息服務機構，只有實現了檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化，才可能最大限度地發揮檔案的作用。
4、檔案信息化建設是檔案館自身發展的要求 隨著社會文明進程的不斷發展，檔案案卷數量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢，檔案館自身建設必須加強。建設數字化檔案館，實現信息化管理，要求檔案館在自身建設上要從網絡與計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數據獲取與更新體系、檔案數據處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數據與信息傳播體系、檔案數據庫建設體系、檔案咨詢服務體系、檔案數字化專業人員體系、數字化檔案館用戶體系以及檔案標準與操作體系等方面著手實施，改變現有管理手段相對落后的現狀。
二、檔案管理的現狀 檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術的進步，檔案管理的設施不斷得到完善、更新，但在實際工作中，檔案管理與社會的進步相比，仍然存在很大的問題，表現在：1、檔案工作人員素質偏低、待遇差、隊伍不穩定；2、領導重視不夠，檔案意識不強、經費不足、設備不全、硬件條件差、管理摸式呆板；3、宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。
三、加強檔案管理信息化建設的途徑
(一) 制定規劃，突出重點，推進檔案信息化建設工作
檔案信息化建設工作應該首先破除對信息化建設工作中存在的認識誤區，堅持以利用為中心，充分發揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結合本單位信息化工作發展水平來開展。要從本單位實際出發，講求實效，做到建一個成一個，發揮效用，不能搞形式主義。
(二) 重視檔案業務流程的重組。
第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務。第三，檔案指導、編研從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。
（三）增強保密意識，采取有效措施，構筑檔案信息的安全保障體系
檔案部門應樹立科學的正確的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中應樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
（四）加強組織協調，整合檔案信息資源，做好信息化建設的核心工作
作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設必須通過設置高效率的工作機構來協調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設工程的組織效率；網絡系統設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、與更新。
（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件
檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。
（六）調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質
在當前狀況下，各檔案管理機構可以通過引進與培養相結合的方式，調整檔案管理人員的知識結構，對急需人才和高端人才加以引進，對現有管理人才通過培訓、在崗自學等方式進行培養，建立一支掌握檔案管理和信息技術，知識結構合理的復合型檔案管理人才隊伍，能夠適應檔案管理的發展需要，有效解決檔案信息開發利用不足等問題。
文獻標識碼：A
文章編號：1006-0278（2015）05-015-02
疾控中心是我國各種疾病預防控制的衛生性公益性單位，在疾控機構的檔案管理中的相關資料對當前各種流行疾病有準確的預測趨勢，能為出現的疾病預防和控制提供準確的依據，對今后可能引發出現的疾病還能提供重要的參考價值。因此，疾控中心的檔案管理工作不可忽視。隨著科學技術的發展和信息化技術的普及，過去陳舊的檔案管理方式己無法滿足當前的工作需要，如何在當前的科技時代實現檔案信息化管理，己成為值得關注和探討的話題。
一、檔案信息化建設在疾控機構中的重要意義
（一）檔案信息化建設目的
隨著信息時代的到來，疾控檔案信息化建設重要性得到了充分的證明，如何使疾控檔案的利用更為有效，成為了當前我國檔案管理工作的重中之重。疾控檔案的信息化建設，要求將計算機強大的數據系統處理功能結合網絡傳播的高效性貫穿應用于檔案管理與使用工作的每一個環節，不斷提高檔案管理工作的效率，提高檔案資料信息的利用能力，將工作人員從繁重枯燥的管理工作中解脫出來，充分利用科學技術和信息化管理手段提高檔案管理工作水平。
（二）檔案信息化建設意義
檔案信息化建設改變傳統紙質檔案繁雜勞動管理的方式，作為社會公共衛生管理的主要任務和主要內容，如果延續采用紙質管理模式，無疑增加了工作量，在人力、物力和時間上的消耗也是巨大的，影響檔案管理工作效率。充分利用科學信息化管理手段，能夠有效對檔案信息進行電子化合理排序和分類，還能利用各種功能進行檢索、復制和傳輸，大幅度提高工作效率。另外，檔案信息化建設還不受保管條件的限制，更好地保護檔案文件。傳統的紙質檔案在保管過程中會隨著時間的推移出現資料變質或殘損的情況，過于頻繁查看和使用還會加速損壞的可能，這些在電子化檔案管理中能得到有效的避免。
二、當前疾控檔案信息化建設的現狀
（一）上級不夠重視
當前，我國對于疾控中心信息化建設的投入總體來說還不夠，盡管很多地方的各級政府和相關部門已經注入不少資金以提高業務部門實力，但是也有不少地方疾控中心的檔案資料管理還處于紙質文件為主、電子管理為輔的階段，相應的規章管理制度也沒有制定和出臺，標準的檔案管理需要的配套設施和環境也無法得到提供，比如數字化網絡、專業存儲、軟硬件配備等。此外，從省市的檔案調動和連通共享工作都沒有得到應有的重視，由于對檔案管理工作的忽視，出現了不少資金不足、制度不夠完善的問題。
（二）專業素質較低
信息化建設的推進需要一批專業的技術管理隊伍和人才，但是當前我國很多地區的疾控中心相關人員在思想素質和工作能力上還打不到要求，不少疾控中心的專業人員由兼職從事，經驗豐富的工作人員缺乏對計算機系統的熟練操作和應用，而新人的人才在收集檔案、整理檔案的工作中無法專業迅速地處理，這樣的工作情況會影響疾控中心檔案信息化管理的推進。
（三）存在安全隱患
疾控中心的檔案管理有一定的特殊性和復雜性，其內容包括了科研檔案、突發流行病資料、疫情信息資料、傳染病資料、公共衛生信息等，這些資料信息對國家人口的安全有著直接的影響，同時還具備了保密性。但信息化管理無疑受到了網絡安全、系統軟件安全以及工作人員保密安全等多方而的威脅，例如硬件出現故障、網絡遭遇病毒、文件資料被人為篡改等，這些都給疾控檔案信息化建設帶來了發展和隱患。
（四）管理軟件落后
當前我國很多疾控中心使用的管理軟件屬于通用版，相關的專業人員并沒有針對業務的具體特點對其進行改進和優化，導致很多軟件的功能沒有得到充分的發揮，而與業務相關的檔案在需要使用的情況下也提供不了，特別是當前市而上出現的無法提供外部接口和類似疫情網絡傳播、傳染病監測等信息連接。由此可知，專業化的工作人員如果沒有先進的軟件配合與支持，那么在整理歸檔的工作中還是會遇到很多問題，甚至造成人力和財力的巨大浪費。
三、疾控檔案信息化建設措施
（一）重視檔案管理，加大資金投入
各地區疾控中心的管理人士應該重視檔案管理工作，全而深入認識檔案管理工作在準確預測疾病流行趨勢和預防控制方案制定等方而的重要意義，因此必須在法律規定的情況下充分結合當地的實際情況，制定出科學的行之有效的管理制度，特別是針對電子檔案的收集工作和整理工作順利進行而擬定的規章制度，另外還要配備標準的績效考核，強化信息化管理。相關部門還要在資金方而給予疾控中心一定的支持和幫助，優化檔案部門良好物理環境、安全電路等方而的硬件設施建設以及包括操作系統、殺毒軟件、防火墻、加密文件軟件等方而的硬軟件配套設施建設。更要從長遠的發展角度出發，將其作為各地區檔案連接的重要媒介綜合信息，加大資金投入，以起到連接和維護的作用。
（二）培養檔案人員，引進專業人才
現代疾控中心檔案管理工作需要一批有著高尚道德水平和優秀專業素養的復合型人才，因此引進培養專業性的高素質人才是當前疾控檔案信息化建設工作的重中之重。在疾控單位中，針對經驗豐富但缺乏計算機基礎技術的工作人員，單位應該對其開展定期的培訓以提高計算機操作能力；針對具備一定檔案管理能力及計算機基礎操作能力的工作人員，單位可以定期組織各種學術討論或講座等科研活動幫助他們強化專業認識，同時還可以有效增強各個部門之間的溝通與交流。另外，還要努力從外部引進更多的符合檔案管理要求、具有豐富管理經驗的人才以協助疾控中心做好檔案信息化建設工作。
（三）落實安全制度，強化管理技術
檔案信息管理中的安全問題必須依賴強有力的安全管理制度的保障，在具體工作中藥加強對工作人員的管理培訓，還要徹底落實工作責任制，對工作人員的工作表現實行獎罰分明的考核制度，此外還要嚴格劃分檔案文件的安全級別，尤其是一些機密文件的保管更要實施物理隔離的措施，充分全而認識網絡管理的弊端，加強秘鑰管理。而一些系統機密則要運行跟蹤制度，通過計算機自動生成系統日志來對其加以監督，自主維護，出現故障及時整理恢復，在日常工作中要養成定時的維護和病毒防范的習慣。
（四）開發管理軟件，提高管理效率
各個疾控中心要根據白身的實際情況制定有針對性的管理方案，開發符合白身需要的檔案管理軟件模塊，保證其具備外部接口提供，網絡直報系統以及各系統相互連接的功效，對這些重要的業務檔案進行統一有效的管理，不但能預防信息孤立無效使用的情況，又能大幅度提高檔案信息利用的效率，提高檔案管理工作的效率。
摘要：職稱改革是我國一項重要的人才選拔和激勵制度，關系到廣大專業技術人員的切身利益。從2009年開始，廣西率先在全國各省區中實行無紙化信息評審工作，取得了良好的效果，得到了專業技術人員的廣泛認可和支持。作為職稱信息化改革的一個重要內容，檔案的信息化建設也被人們提上了日程。轉變觀念、加大資金投入，不斷提高從業人員的素質，制定相應的標準，確保檔案信息的安全性是職稱檔案信息化建設的關鍵。
關鍵詞：職稱檔案 信息化 廣西 途徑
1、引言
我國的職稱改革已經邁入了第二十六個年頭，近三十年來，這項政策在專業技術人才的選拔、激勵、使用等方面發揮了舉足輕重的作用。2008年，經過柳州市中小學教師系列的成功“試點”，2009年開始，廣西在全區范圍內實行職稱信息化評審的改革。這是廣西在創新人才選拔制度方面進行的一次有意義嘗試。從兩年的實踐來看，這項改革得到了廣大專業技術人員的認可和支持。作為信息化改革的一個重要內容，職稱檔案的信息化建設也因此被提上了議程。
2、職稱檔案信息化的含義
2.1職稱檔案的內容
職稱檔案是指各單位在開展職稱評審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖標、音像等不同形式的記錄資料。1主要內容包括各級人事職改部門的文件及通知、參評對象的各類表格（如評審表、認定表、重新確認表）、各類佐證材料、職稱證書等。
2.2檔案信息化建設的含義
檔案信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、音像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數據庫。2職稱檔案的信息化建設是指在職稱信息化改革的背景下，利用各種技術手段，將各類紙質的職稱文件或其它傳統的佐證材料轉化成電子檔案數據，并通過一定的數據庫技術實現對檔案信息的管理和利用。
3、職稱檔案信息化建設的必然性
3.1 傳統職稱檔案管理存在的問題
3.1.1 費時、費力、費錢
以廣西高校教師系列為例，申報高級職稱的紙質材料往往包括一式四份的評審表（16K紙雙面打印）、一式二十五份的推薦大表（A3紙打印）、論文代表作原件一份、各類證書或證明材料復印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料，參評對象往往需求提前半年收集材料并分類匯總；此外，由于高校教師的教育科研業績相對突出，一個參評對象完整的紙質申報材料往往重達2～3斤，一個高校一年的職稱材料的搬運很有可能會需要使用到微型的面包車，光憑職改工作人員來搬運是不現實的；再次，由于絕大部分申報材料提供的是復印件，使用到的復印紙多達幾百張，這無形中也會給參評對象帶來不小的經濟負擔。
3.1.2 檔案材料真實性無保證
近年來，職稱工作的社會關注度越來越高，一方面是因為職稱事關專業技術人員的切身利益，另一方面是因為在職稱評審中出現了不少材料造假的案件，破壞了職稱評審原本的公平性。極少數申報對象利用紙質復印件材料不容易讓人察覺的缺陷，在職稱評審中“獲利”，使人們對職稱評審的公平、公開和公正，產生了懷疑。
3.1.3 檔案材料利用率不高
檔案的最終目的是利用。一份參評對象的職稱材料，既是該同志基本情況的概述，也是該同志幾年甚至是幾十年來業績成果的一個總結，具有較大的利用價值。然而，長期以來，很多人存在一種落后和錯誤的觀點：職稱材料只是在申報評審時才有用，如果通過評審了，則職稱材料的存檔或利用就顯得可有可無。這種觀念導致人們將職稱檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開來，再加上相關單位職改辦部門保存的材料中主要是以評審表為主，其它申報材料一般如數退還給申報者本人。因此，大部分參評對象的職稱檔案實際上利用的程度非常低，形成了所謂的“信息孤島”。
3.2 職稱檔案信息化建設的必然性
3.2.1 省時、省力、省錢
隨著北部灣經濟開發區的建設及中國―東盟自由貿易區的建成，廣西正處在歷史上最佳的發展時期，為廣西專業技術人員的發展壯大提供了千載難逢的大好機遇。以教師系列為例，2004年全區申報高級職稱的教師人數只有900多人，而2010年的申報人數超過了6000人，申報人數增長了6倍。假設每份紙質申報材料的重量平均在2～3斤，則其總重量將高達幾頓，這將給檔案的使用和保管帶來極大的困難。而采用無紙化申報后，將大大簡化職稱檔案材料的制作時間和成本。一般情況下，某個單位或個人只需要具備一臺電腦、一個掃描儀或數碼照相機、一個移動硬盤就能夠滿足大部分職稱信息化佐證材料的制作、上報、保管和利用的要求。
3.2.2 人才的流動性增強，對職稱檔案的使用提出了更高的要求
隨著國家事業單位崗位設置改革政策的實施，很多專業技術人員逐漸擺脫了原來“鐵飯碗”、“大鍋飯”的思想束縛，人才的流動日益頻繁，這就要求職稱評審的任務不單單是選拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一個基本前提，就是要掌握人才的各項基本情況，而職稱檔案正好具備了這樣的功能。再加上信息化評審后，檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管，相比傳統的職稱檔案而言，具有更大的利用價值。
3.2.3 電子設備的普及和信息化技術的進步為檔案信息化建設提供了物質保障
幾年前，當計算機、數碼相機、移動硬盤等電子設備對于國內絕大多數的消費者、甚至是單位來說都是一種奢侈品時，信息化建設因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今，筆記本電腦、數碼相機、移動硬盤、復印機、掃描儀等電子設備早已進入了“尋常百姓家”，即便是在一些條件比較艱苦的山區或者鄉鎮，也具備了制作信息化職稱檔案的基本設備；其次，信息化技術的進步為職稱檔案的使用變得更加的便利。如網絡技術的發展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的“帶寬問題”，加密碼認證技術解決了檔案材料的安全性問題等。
4、職稱檔案信息化建設的探討
4.1 轉變觀念，加大投入
作為一個“新生事物”，職稱檔案信息化建設的發展之路不可能一帆風順。與傳統紙質檔案管理相比，信息化建設面臨設備的使用和維護更加復雜、前期投入的經費更大、技術的學習和掌握更難等現實問題，再加上人們接受一個“新生的事物”普遍需要一個較長的過程，致使在實踐當中出現檔案信息化建設跟不上職稱信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多單位的領導或職改工作人員不重視導致的。片面追求職稱評審的通過率，“突擊性”的階段性工作，無固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應有的重視，職稱檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關單位加大對職稱信息化建設的投入，轉變人們的觀念，把“要我建”變為“我要建”，才能為職稱檔案信息化的建設爭取到更為有利的發展條件。
4.2 提高從業人員素質
職稱檔案的利用率大小，關鍵在于職改工作人員業務素質的提高。以往紙質材料階段，職改工作人員只需在評審會結束后將相關的評審文件和紙質的評審表歸檔保管即可。而信息化以后，職改工作人員既要指導申報對象如何制作信息化的檔案材料，又要負責信息材料的整理、匯總、上報和保管，工作量明顯增加了；其次，信息化后職改工作人員的工作難度也增加了，要求他們不僅懂得基本的電子設備使用和維護的方法，且需要學習掌握網絡傳輸、數據庫、繪圖軟件等計算機軟件的技能。可見，只有不斷提高職改工作人員的業務素質，才能為職改檔案信息化建設提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力，可以考慮以下兩種方法：（1）加強崗位技能培訓。采取集中學習和自學相結合的方式，對所有職改工作人員特別是缺乏相關信息化管理知識的人員進行培訓；（2）參加各種計算機或信息化方面繼續教育的培訓。必要的繼續教育能夠防止職改工作人員知識的老化，開拓他們的視野，調整他們的知識結構，提高他們的素質。
4.3 制定標準、安全第一
信息化標準的制定和信息的安全性保障是信息化建設的兩個核心問題。如果沒有相對統一的制作標準作為指導，那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現較大的差異性，不利于檔案信息的相互傳遞或者使用；其次，安全性問題是職稱檔案信息化建設的另一核心問題，由于檔案中大量涉及單位或個人的信息，假如保管不當，極有可能給當事人帶來物質上或經濟上的損失。因此，制定統一的標準，確保信息的安全就顯得十分的迫切。標準的制定可以掌握以下兩個原則：（1）不違反規定的原則。即根據現有的相關檔案管理的法律法規制作檔案信息化的要求；（2）普遍性與特殊性相結合。即各單位、各部門既要在服從上級人事職改部門有關職稱檔案信息化建設指導意見的基礎上，根據本單位的實際制定切實可行的方案和措施。其次，檔案信息化的安全性問題可以通過限制訪問策略（如網絡防火墻設置、網絡訪問權限設置、加密狗設置等）及物理安全設置等方法解決。
總之，信息化是當今社會發展的一大趨勢，職稱檔案信息化建設必將隨著職稱信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進道路上面臨的各種困難，才能使職稱工作在經濟社會發展中發揮更大的作用。
參考文獻：
關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理
檔案信息化的核心是轉變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉化為以數字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數檔案管理部門已經實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質量，實現檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識
檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現在三方面：一是利用信息技術實現檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運用信息資源存在錯誤觀念
對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現代信息化檔案管理的核心是實現資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網絡技術的優勢未被發揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考
（一）加強電子文件的管理
隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸到網絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現檔案信息丟失的情況。
（二）建立網絡檔案
建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網站，發揮網站的優勢，通過建立內部服務網站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網絡檔案信息，實現檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉變管理方式，從傳統的管理方式轉化為現代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業務素質
檔案管理人員的業務素質決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業務素質至關重要，提高檔案管理人員的業務素質主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業能力，業務素質較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業務素質。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發揮管理人員的主動性，并激發管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉變傳統的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案管理 信息化建設 檔案信息化
檔案信息化就是以原紙質的檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息化，在企業內部，實現檔案資源共享，方便企業人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態的本企業人才的檔案信息。
1.檔案信息化建設的涵義
“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。
2.促進檔案信息化建設的幾點建議
2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識
檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作。
2.2提高檔案信息化水平技術
①配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
②每個員工的檔案全文的數字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。
③對上網的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對內部檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。
2.3全面提高檔案信息的管理水平
信息技術的廣泛采用，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。
②檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業的檔案達到高效的管理。
③信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
④從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發展的新方向
信息化工程建設的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細再仔細的，容不得出一點點差錯，否則就會導致檔案出錯，所以，信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。
①加強內部檔案信息化建設，選用適合的企業檔案管理軟件，制定適合本企業實際工作的檔案信息化管理的規章制度，及時改革不適應檔案信息化要求的管理體制，提高內部信息交換及共享的水平，創造更多有利于內部利用的條件。
②建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，全面的提高相關崗位人員工作的素質和工作能力。
③檔案管理的工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使內部檔案的信息系統運行保持在良好狀態之中。
④檔案的數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，所以必須要嚴把檔案的資料數據關，保證所輸入的資料是全面的、準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進行審核，在檔案資料輸入之后還要進行認真的校對。
4.結束語
充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為企業檔案的管理提供了很大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不但可以效地實現企業檔案的動態管理，提高企業檔案的管理效率，還能節省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設發展，為促進企業的整體經濟、效益的發展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對于企業來說，檔案管理的好壞直接關系到了企業的發展，所以，檔案管理是需要我們每個企業的管理層的領導去重視的。
參考文獻：
1 應用檔案管理軟件的優點
(一)利用電子文件載體材料要比紙質檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質檔案進行掃描，轉換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數據外，我們還可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經建立OA系統或類似系統及其接口，這些系統的數據可通過接口直接轉入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責范圍內又未進檔案數據庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進行數字化管理后，專職檔案人員無論是自己負責的檔案，還是他人負責的檔案，可以實現即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔。另外對借閱檔案者，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。
用戶可以根據系統賦予的權限對電子檔案目錄進行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進行瀏覽、下載。對電子檔案進行查詢和利用不需要經過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設定每個用戶的權限即可。系統會自動記錄網上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進行利用統計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續，取走檔案實體;也可以通過網站提出借閱預約申請，檔案管理員批準借閱預約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規則和政策，由系統自動進行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進入系統的鑒定銷毀子系統，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據領導對鑒定銷毀申請的處理意見對其進行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續進行保管或直接進行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉移到已銷毀數據中供列表查詢。
2 應用檔案管理軟件存在的主要問題
(一)檔案人員素質有待進一步提高
檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它涉及到包括計算機技術、網絡技術、信息安全技術等多面，因此對于檔案人才素質有較高的要求。網絡化利用要求管理人員掌握WEB技術，IP技術及數據庫技術等計算機專門技術，還要求掌握檔案利用技術。這種專門人才在檔案系統內明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現疏忽情況，網站就沒有人維護、更新，甚至導致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀
在公司檔案逐步數字化的過程中，紙質材料與電子文件并存的情況將在相當長的一段時間內并存，而由于我們對數字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統崩潰的情況，現階段難以保證計算機系統、網絡的絕對安全。
(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度
紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
(五)信息化進程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數據庫，但庫存檔案還有一部分沒有進行數字化轉換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習慣于傳統的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統運行環境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識
首先，檔案人員要抓住有利時機，向主管領導匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網絡平臺相關信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領導參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領導了解其他單位的檔案工作情況及其領導的重視程度。從而增強領導的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎設施的投入。
(三)建立高素質的檔案人才隊伍
檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。有的同行認為，信息時代的檔案管理人員應該是“檔案信息導航員”，和“知識創新與創造者”。
隨著計算機網絡技術的進一步發展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數字化轉換工作，檔案數字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實現檔案管理同現代技術的有機結合，從而達到自動化、實時化、網絡化水平檔案管理水平。
高校檔案信息化建設是信息時代的必然產物。進入20世紀90年代，隨著信息技術的迅猛發展，國家從發展戰略的高度，明確提出了“以信息化帶動工業化”的要求，國家檔案局隨之提出了“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。同時，高校檔案信息化也是高校辦公自動化的必然要求。目前，很多高校都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統的出現也使檔案的生成方式發生了變化。諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網絡中進行，這就形成了大量的電子文件，電子文件的保管必須依托信息化數據庫的軟件保管和以磁盤、光盤等為載體的硬件保管。總之，高校檔案信息化建設是高校檔案工作發展的必由之路，是高校檔案現代化管理的必然要求，只有真正實現檔案管理的信息化、網絡化，才能達到檔案信息資源共享的目標，才能為人們提供更加高效、便捷的服務。但是，高校檔案在其信息化、數字化的實踐過程中，遇到了種種客觀的、現實的困境，致使檔案信息化建設總是停滯于單機數據儲存階段，不能達到質的飛躍，實現真正的信息化、數字化、網絡化。
高校檔案信息化建設的困境
基礎設施不完善。高校檔案信息化建設的基礎是擁有現代化、信息化的硬件設施和軟件設施。硬件設施主要包括服務器、存儲器、計算機、打印機、復印機、刻錄機、掃描儀、照相機等設備及其必備的組件。由于高校檔案信息化建設的經費投入較少，加之缺乏專業的技術人員，致使對這些硬件設施的投入不足，而且配置較低，不能滿足于檔案管理的數字化、網絡化建設。軟件設施主要包括檔案管理數據庫系統，這一系統需由專業的軟件開發技術人員來完成。目前，大部分高校都是通過向軟件公司購買，并請技術服務人員進行安裝和對檔案人員進行簡單的使用培訓來完成的。所以，在檔案管理應用系統這一方面，各個高校是不盡統一的，致使在使用上無法實現資源與技術的共享。
人員結構不合理。檔案管理有別于一般的辦公室工作，它需要專業的檔案管理人員，必須了解和掌握檔案的立卷、歸檔工作。可目前的狀況是，有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質，專業不對口，業務不精，綜合素質和能力水平相對偏低，對檔案的管理基本上只停留于檔案的收集和整理，很少涉及檔案的編研與利用。同時，檔案工作人員的年齡較大，老齡化趨向明顯，在檔案部門形成一個較大的年齡隔離層，不利于部門內部對檔案資源的研究與探討。再者，信息化時代要求既具有檔案專業知識又具有計算機信息技術的人員，可在這一點，在很多高校檔案館是不具備的，導致高校檔案管理的信息化、網絡化緩慢發展，遠遠落后于高校信息化時代的發展。這種年齡懸殊大、知識層次不一致、專業技術不對等是高校檔案館工作人員的主要特點。
信息資源利用不充分。隨著計算機在校園工作中的廣泛應用，高校辦公也基本上實現了信息化、網絡化，OA辦公系統和校園網站的使用，產生了大量的電子文件。這些電子文件大多散落于各個部門，并未及時上交于檔案館，致使時間一長這些電子文件就大部分丟失。目前高校的檔案信息化工作大多偏向于傳統檔案數字化，花費大量的人力物力財力掃描紙質檔案，很少考慮電子檔案。檔案館作為學校檔案的綜合管理單位，有權利、有義務收集這些電子文件，并將紙質文件一并歸檔，但是由于檔案館自身條件的局限性，不能及時的、完整的收集這些電子文件，加之各個部門對電子文件的不重視以及對檔案上交的不及時，導致高校在信息化建設中對電子文件的利用很不充分，造成嚴重的信息資源浪費。
數字信息的安全性不容易控制。檔案信息資源的網絡化是高校檔案信息化建設的最終目的，但是，電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離的自身局限性對電子文件的長期保管和安全保存構成了極大地威脅。同時，計算機病毒與網絡黑客的攻擊難以發現。由于人員和技術條件的限制，我們只能采取在服務器上安裝殺毒軟件、定期備份數據或設置訪問權限的方式防止中毒，避免黑客攻擊，但這并不能從根源上解決問題。再者，操作失誤、網絡系統軟硬件故障的偶發因素也是難以避免的。總之，這些網絡的破壞因素和工作人員技術的限制都加大了檔案信息化、網絡化的不安全成分，我們對之是無可奈何。
推進高校檔案信息化建設的措施
高度重視，確立主管領導負責制。高校檔案工作是一項服務性的工作，在高校建設中不是處于核心地位，但它是一項長期的、基礎性的工作，學校領導必須有足夠的重視，確立檔案管理的主要負責人，由學校主管領導統一領導，將高校檔案工作納入學校建設的總體規劃中，并分學期督查檔案館年度工作計劃實施進程和檔案安全保障情況，實行崗位責任制考核，加大管理力度，推動檔案工作更快、更好地向科學化、規范化、制度化和現代化方向發展。同時，學校領導應對檔案工作從人力、物力、財力上給予大力支持，大幅度提高檔案館業務建設經費、專項經費，確保檔案工作的建設需求，尤其加大對檔案信息化建設工作的投入力度，保障檔案工作與校園數字化工作的同步發展。
完善電子檔案管理規章制度，強化檔案管理的標準化。各高校檔案機構必須根據國家《普通高校檔案管理辦法》及有關法律法規的要求，結合自身實際情況，制定學校檔案管理規章制度和具體實施細則，尤其要制訂電子檔案管理的規章制度，如電子文件管理實施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規范要求等等，通過規章、制度的約束，實現檔案收集、鑒定、整理、保管等各個環節的標準化、規范化。同時，電子文件的數字處理、信息轉換等都應該有統一的標準和要求，只有標準統一才能夠使傳統檔案文本數字化的保管、利用、傳遞等工作都實現標準化、規范化，避免出現互不兼容、重復建設等現象的發生，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。
整合信息資源，有效發揮校園網和辦公自動化的互通優勢。高校檔案部門要加強檔案信息資源建設，首先，利用數據庫技術，通過手工著錄、掃描、數碼處理等方式有重點、有選擇地對紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等館藏各類檔案數字化，擴大數字信息資源總量。其次，通過對電子文件的收集，按照數字化管理體系進行歸檔、整理轉化為數字化檔案，建立相應的數字化檔案數據庫。再次，積極參與電子校務建設。檔案館可以牽頭對校內的數字資源統一協調和指導。依托校園網，將檔案管理系統與學校其他系統如OA系統、教學管理系統、科研管理系統等有效銜接。使檔案部門的管理者通過校園網收集到這些系統形成的電子數據，其他部門亦可以借助網絡共享數字化的檔案信息，形成檔案信息化服務的良性循環。
